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Guía Kaizen: Optimiza el Flujo de Trabajo

Descubre qué es el método Kaizen, por qué es utilizado por empresas exitosas y cómo aplicarlo en tu organización con nuestras listas de control digitales para mejorar la productividad y la calidad de procesos.

Vea nuestras plantillas listas para usar:

Plantilla de informe Kaizen

Utilice esta plantilla de informe Kaizen para definir fácilmente el proyecto, la categoría y la sección/proceso y para realizar otros procesos.

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Informe A3

El uso de una lista de verificación para el informe A3 facilita la recopilación de la información deseada, el análisis del problema y la planificación de la solución.

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Plantilla de 5 porqués

Utilice esta plantilla de 5 porqués para determinar la causa raíz de un problema, de modo que sus equipos de trabajo puedan evitar encontrarse con ellos de nuevo.

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Lista de control de seguridad 6S Lean

Con esta lista de control, puede identificar los peligros o los riesgos potenciales.

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Plantilla de informe 8D

Se utiliza una plantilla de informe 8D para documentar una inspección comprensible de la causa raíz basada en las 8 disciplinas de resolución de problemas.

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Plantilla DMAIC

Una plantilla DMAIC ayuda a los usuarios de Six Sigma a aplicar la metodología DMAIC como análisis de la causa raíz para la mejora del proceso.

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Calificado con 5/5 estrellas en Capterra

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¿Qué es el metodo Kaizen y para qué sirve?


El significado de Kaizen se basa en un conjunto de principios diseñados para generar cambios. El término se compone de "Kai" (= mejora) y "Zen" (= para mejor). Por tanto, este término japonés es utilizado para referirse al "buen cambio" o "cambio para mejor", e involucra un proceso de mejora continua que requiere disciplina a largo plazo.


El método Kaizen nace en Japón tras la Segunda Guerra Mundial, frente a la profunda crisis social y económica que afrontaba el país. Con el fin de aumentar la competitividad global de las empresas japonesas, el gobierno japonés promovió la metodología de William Edwards Deming, consistente en utilizar la estadística para el control y mejora de calidad de los procesos. Como resultado, en 1955, Masaaki Imai, quien trabajaba en el Centro de Productividad de Japón en los Estados Unidos, junto con Shoichiro Toyoda (ejecutivo de negocios que se desempeñó como presidente de Toyota Motor Corporation 1992-99), difunden el Sistema de Producción Toyota (TPS) que consiste en integrar las prácticas comerciales estadounidenses con un enfoque humanizado. ¡Fue un éxito!


Desde entonces, este método ha ayudado a las organizaciones a implementar una gestión organizada y continua, involucrando a cada uno de los individuos de la organización, sin importar su posición -desde la alta dirección hasta los empleados-, sabiendo que las pequeñas mejoras conducen a grandes resultados.


Por ejemplo, en la industria manufacturera, el método Kaizen ha ganado popularidad por que ha demostrado ser eficiente para reducir tiempos de inactividad, probabilidad de defectos, sobreproducción, talento no utilizado, mejora de flujos de trabajo, manejo de inventario, entre otros.


Esta herramienta, implementada mediante listas de verificación, también se utiliza para optimizar los procesos comerciales para la competitividad global y está relacionada con el enfoque 5S + S Lean. ¿Deseas saber más y cómo implementar este método en tu empresa?



Aprende de este artículo lo siguiente:


  1. Beneficios de implementar Kaizen: Casos de Éxito.
  2. Cómo se aplica el método de Kaizen. Importancia de usar listas de verificación.
  3. Qué es el Flash Kaizen y cuándo implementarlo.
  4. Qué otros métodos están asociados con Kaizen.
  5. Qué herramienta elegir para el análisis de datos Kaizen: Lumiform tiene la solución que buscas.

Nuestro consejo:

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"No hay nada que no pueda hacerse. Si hay algo que no puedes hacer, es porque no te has esforzado lo suficiente".


Sakichi Toyoda, inventor del primer telar automatizado de alto rendimiento del mundo.



Beneficios de implementar Kaizen: Casos de Éxito.


Se requiere un compromiso y paciencia a largo plazo para maximizar los beneficios de Kaizen. Pues, los beneficios hacen que la espera valga la pena. La mejora de la calidad, la productividad y la seguridad a través de una gestión de mejora constante en el lugar de trabajo conduce a una mayor moral de los empleados, a la satisfacción de los clientes y a mejores ingresos para la empresa.


Al adoptar el método de mejora continua como principio rector, las organizaciones se orientan hacia la excelencia operativa. Dado que las pequeñas mejoras graduales a lo largo del tiempo producen grandes resultados, el ciclo Kaizen debe iniciarse o continuar lo antes posible. La mejor inspiración viene de las palabras del fundador de Toyota: "Antes de decir que no puedes hacer algo, inténtalo."


A continuación, compartimos 3 casos de éxitos tras la implementación del método japonés Kaizen:


    Toyota Motor Manufacturing: Cada uno de los millones de vehículos de Toyota que salen de las líneas de producción es sometido a miles de verificaciones por los equipos de control de calidad. Se realizan más de 2.000 verificaciones en cada vehículo para garantizar la seguridad, el rendimiento y la calidad estructural de cada uno de ellos. Además, Toyota ofrece 350 días de formación cada año a sus empleados.


    En Tôhoku Oki Electric Co., el sistema de sugerencias es el centro de su éxito y lidera todos sus esfuerzos de mejora. La empresa recibe 570 sugerencias por empleado y año (aproximadamente 1,5 ideas escritas por empleado y día de trabajo).


    En Canon, cada empleado de proponen aproximadamente 50 ideas de mejora al año empleado. En algunas plantas de Canon, los responsables se encargan de reservar media hora como tiempo Kaizen - tiempo para no hacer nada más que pensar en la mejora en el taller. Cada empleado de Canon recibe un Cuaderno de bolsillo de 55 páginas que explica el CPS, cómo conseguir los objetivos Kaizen y el sistema de premios.


Recuerda que, con el uso de tecnología inteligente, las empresas pueden gestionar más fácilmente los esfuerzos diarios y resolver los problemas de forma consistente y de forma rentable. el uso de la tecnología agiliza y simplifica las gestiones dentro de una organización. Por ello, recomendamos utilizar la plantilla digital de informe Kaizen, una herramienta bastante práctica que te brindará el soporte necesario para la implementación de este método en la organización.



"No podemos progresar cuando estamos satisfechos con la situación actual".


Taiichi Ohno, padre del sistema de producción Toyota Production System.



¿Cómo se aplica el método de Kaizen? Importancia de usar listas de verificación.


Dado que el Kaizen es un proceso continuo, de paso por paso, te recomendamos seguir estos 6 consejos prácticos para empezar y seguir con la metodología Kaizen en la organización:


    1. Cuestiona las prácticas actuales: Siempre hay espacio para la mejora.


    Una cultura que se resiste al cambio es una cultura que se resiste a la innovación. Aunque cuestionar los procesos actuales puede ser delicado y generar dudas o conflictos, ser crítico es necesario para detectar e implementar los cambios impactantes y duraderos que la organización busca. Analiza las oportunidades de mejora o la cauza raíz de los problemas para que no inviertas recursos en resolver el problema equivocado. Genera grupos de trabajo, promueve la comunicación y coordinación. Así, es más fácil identificar los defectos de calidad y coordinar con los empleados. No se trata de criticar y de culpar, sino de aceptar la realidad de un día típico de trabajo.


    Mediante el Gemba Walk, se puede aprender o revisar cómo funciona los procesos y obtener información de los empleados sobre cómo mejorarlo. Para ello, se debe ir al lugar donde suceden las cosas, observar y analizar la manera en la que se está desarrollando una tarea o gestión. Se hacen preguntas y se aprende de los trabajadores. Con una lista digital de control de Gemba Walk puedes guiar a los observadores a hacer las preguntas precisas y relevantes para determinar las soluciones que se necesitan y cómo implementarlas.


    2. Identifica oportunidades de mejora o la causa del problema en conjunto con tu equipo de trabajo e involucrando al personal.


    Kaizen se aplica para todos, desde la alta dirección hasta los trabajadores que realizan las tareas más básicas. La mayoría de las personas de una organización no son miembros de la junta directiva ni los responsables de la toma de decisiones. Pero, son los trabajadores los que realizan las actividades día y a día y conocen mejor que nadie las necesidades de la empresa. Fomenta la participación en un entorno libre de culpa. Involucra a cada una de las personas que trabaja en la organización para que realicen cambios en sus propios procesos. Aunque las grandes ideas son pomposas, los pequeños cambios pueden tener un gran impacto a largo plazo. Da lugar a estos cambios.


    La administración también debe demostrar su compromiso de mejora continua al tomar medidas inmediatas para introducir esos cambios pequeños y graduales. Deben poder responder con iniciativas eficaces a largo plazo.


    Tratándose de la identificación de causa raíz de problemas, una de las técnicas más simples es el método 5 porqués. Con este método, se pueden implementar mejoras rentables y de alta calidad, consistentes con los objetivos de calidad de la organización, con base en sugerencias creativas de los empleados y de valiosa información sobre el lugar donde se realiza el trabajo.


    3. No busques la perfección: Los cambios pequeños llevan a mejoras sustanciales si tienes paciencia y eres constante.


    Las organizaciones tienden a abandonar la aplicación de la filosofía Kaizen porque no ven o no sienten inmediatamente los efectos de las acciones, aparentemente pequeñas, sobre la organización. Por tanto, debe entenderse desde el día uno que Kaizen no existe para perfeccionar repentinamente los sistemas o procesos, sino para mejorarlos. La perfección no existe porque siempre hay nuevas formas de mejorar.

    Para mantener la constancia, se requiere supervisar el rendimiento y la eficacia de los cambios introducidos. Esto puede hacerse mediante el reporte A3 o el informe 8D, por ejemplo. La mejora continua que se hace correctamente conduce a resultados positivos y duraderos que añaden un valor significativo a toda la organización, pero ello toma tiempo, coordinación y comunicación.


    Es indispensable obtener la aceptación de los trabajadores y vencer su resistencia al cambio para que la gestión Kaizen sea exitosa.


    5. Reconoce el éxito: ¿Qué mejor incentivo para seguir en el proceso de mejora continua?


    El camino de la mejora continua se caracteriza por el deseo de crecimiento, tanto personal como profesional. Es bueno alcanzar al menos un porcentaje de los objetivos de mejora. Celebra esas victorias, por grandes o pequeñas que sean. Los empleados que realmente quieren ayudar a mejorar el negocio, el producto o la experiencia del cliente, son los que están más involucrados, por tanto, son lo que quieres mantener motivados.


    6. Utiliza herramientas digitales e implementa otras estrategias.


    Cuando llegue el momento de aplicar las mejoras, puede resultarle útil aprovechar otras metodologías de mejora de procesos como el Six Sigma, 5s + S. Por ejemplo, el método 6S es utilizado para mejorar la eficiencia y la seguridad en el espacio de trabajo y eliminar las desviaciones o defectos.


    Toda decisión informada tiene como base un análisis de datos. Para recopilar estos datos necesitas un sistema fidedigno, que documente todo debidamente y que garantice que se recoje la información adecuada y pertinente. Con listas de verificación digitales es mucho más fácil documentar y analizar procesos, detectar dónde hay espacio para la mejora, para la eliminación de defectos o la colaboración. La plantillas de control de la biblioteca de plantillas de Lumiform puede ayudarte a empezar, implementar, ejecutar y mantener tu ciclo de mejora continua.


    Por ejemplo, puedes aportar dándoles a tus empleados acceso a herramientas digitales, como una lista digital de status de proyectos que les permitan asegurarse de que se cumplan los resultados del proyecto, al tiempo que mantiene a todos los interesados informados sobre el estado de cada proyecto.




"Kaizen significa una mejora continua que implica a todo el mundo, sin gastar mucho dinero".


Masaaki Imai, fundador del Instituto Kaizen.



¿Qué otros métodos están asociados con Kaizen?


La mejora continua se caracteriza principalmente por soluciones proactivas. Varios métodos profundizan el principio Kaizen y respaldan el proceso de optimización a largo plazo. Obtenga más información sobre estas prácticas aquí:


    Paseo Gemba

    La caminata Gemba se realiza para aprender o revisar exactamente cómo funciona un proceso en particular en el sitio y para obtener comentarios de los empleados para sugerencias de mejora. La lista de verificación de Gemba Walk ayuda a identificar las causas fundamentales para el establecimiento de objetivos basados en problemas.


    5S (6S Lean)

    La métodología 5S + S se utiliza para el diseño eficiente del lugar de trabajo. El objetivo es lograr un flujo de trabajo minimalista que ahorre recursos.


    Six Sigma

    El sistema de gestión para la mejora de procesos Seis Sigma o Six Sigma se basa en el principio Kaizen y apunta al más alto nivel de trabajo cualitativo y de optimización. Los 6 pasos, también llamados ciclo DMAIC, son "Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Verificar" te guía en todo el proceso.


    Reporte A3

    La herramienta de identificación y resolución de problemas: Reporte A3 también te ayudar a mejorar procesos y aumentar la calidad de productos y servicios.



¿Qué es el Flash Kaizen y cuándo implementarlo?


Cuando hablamos de Kaizen hablamos de un camino largo y continuo. Este no es el caso del Flash Kaizen, que consiste en un proyecto de mejora a corto plazo, aplicable a una área en específico de la empresa.


El Flash Kaizen permite a los equipos de ggestión de proyectos lograr fácilmente un alto nivel de compromiso de las personas involucradas y mantener el interés de la alta dirección. Sin embargo, el Flash Kaizen NUNCA debe reemplazar la implementación del ciclo Kaizen.


Ejemplos de situaciones precisas para implementar Flash Kaizen:


1. Como paso inicial al ciclo Kaizen

  • Recibir el apoyo de un patrocinador del equipo directivo superior
  • Presentar el tamaño del proyecto, los objetivos SMART y los recursos necesarios
  • Recopilar los datos necesarios para definir las mejoras requeridas

2. Durante el ciclo

  • Presentación de Flash Kaizen por la alta dirección. Entrenamiento del equipo para mejorar y revisar el proyecto.

  • Gemba-Kaizen con un mapa de procesos y resolución de problemas con datos de apoyo

  • Análisis de datos y desarrollo de soluciones viables como el 5S-Kaizen

  • Refinar, priorizar e implementar soluciones

  • Preparación y planificación de la mejora continua y presentación de los resultados y recomendaciones a la alta dirección


3. Después del Ciclo

  • Continuar implementando mejoras, especialmente para las acciones que se pasaron por alto durante el Flash Kaizen
  • Comunicar los cambios del proyecto a los principales interesados y a todos los empleados
  • Coordinar los efectos del Flash Kaizen (en comparación con los objetivos del proyecto) con la alta dirección


"Se requiere un compromiso a largo plazo con el nuevo aprendizaje y una nueva filosofía de toda gestión que busque la transformación. Los tímidos y débiles y las personas que esperan resultados rápidos siempre se decepcionarán."


W. Edwards Deming, autor de "Out of the Crisis"




Lumiform: La herramienta digital definitiva para el éxito de Kaizen.


Las listas de verificación digitales le permiten implementar y monitorear fácilmente los esfuerzos de mejora continua. La aplicación digital lo guía paso a paso a través de sus controles o auditorías. Puede documentar, analizar y verificar los pasos del trabajo en cualquier momento y en cualquier lugar.


Con la generación automática de informes, siempre estará actualizado con los últimos desarrollos y los compartirá con las personas adecuadas. Utilice las listas de verificación como una herramienta kaizen útil, que se puede adaptar de manera flexible a las necesidades de su empresa, y comience hoy una comunicación corporativa nueva, más transparente y eficiente. Benefíciese también de las siguientes ventajas.


  • Genera datos en tiempo real sobre procesos internos. Esto hace que la calidad y la seguridad sean medibles, y puede utilizar los datos para optimizar constantemente los procesos o resolver problemas.
  • Además, ofrecemos más de 9,000 plantillas listas para usar para ayudar a las empresas a comenzar digitalmente en poco tiempo.
  • Con la aplicación móvil súper intuitiva, puedes, junto a tus compañeros de equipo, realizar controles en el campo con facilidad.
  • Todos los resultados, imágenes y comentarios se agrupan automáticamente en un informe digital.

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