Aprende los beneficios de usar checklists digitales para asegurarse de que se cumplen los objetivos del proyecto dentro del presupuesto y cronograma, y mantener informados a los interesados en todo momento sobre el estatus del proyecto.
Lumiform te permite realizar inspecciones digitales a través de una app más fácil que nunca.
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No querrás apostarlo todo en un proyecto sin la debida planificación. ¿Verdad? Antes de empezar cualquier proyecto debes asegurarte de que este será exitoso y esto es posible si existe una planificación realista de su presupuesto, plazo y gestión de riesgos.
Para impresionar a tus colegas, jefes, empleados, clientes potenciales o inversores, debes poder diseñar un plan de proyecto atractivo y, sobre todo, informar a las partes interesadas sobre su estatus cada vez que lo requieran. Pues, una vez invertidos su tiempo y dinero, sus expectativas de éxito del proyecto son elevadas, por lo que querrán estar al tanto de todo suceso.
Por este motivo, el informe sobre el estado del proyecto es una herramienta importante en la gestión de proyectos. Con una plantilla para el informe de estatus de proyectos puedes registrar el progreso del proyecto o plan de negocios actual de manera organizada, estandarizada. A diferencia de las plantillas en formato Excel o PowerPoint, las plantillas digitales inteligentes te brindan mayor flexibilidad, ya que podrás editarlas fácilmente al tiempo que coordinas efectivamente con tu equipo de trabajo.
Imagina contar con formularios digitales que te permitan controlar efectivamente la ejecución de actividades con tu equipo mediante un sistema de mensajes, notificaciones y alarmas. Imagina poder revisar las actividades pendientes, realizadas o atrasadas y comunicarte con los responsables desde tu smartphone o tablet. Imagina poder identificar defectos o riesgos e implementar las acciones correctivas a tiempo, sin afectar el cronograma y el presupuesto. Esto y mucho más es posible con el uso de la tecnología rentable, como las hojas de control digitales o los softwares para auditoría interna. ¿Deseas saber más?
Estar al tanto del estado actual de un proyecto y no perder la visión de conjunto en una multitud de proyectos es uno de los mayores retos de la gestión de proyectos moderna. Por eso, al momento de realizar un informe del estatus del proyecto es importante comprimir la información correctamente para reducirla a lo esencial para que los puntos más importantes puedan ser comprendidos y discutidos inmediatamente y sin confusiones.
Lo anterior es posible con el uso de plantillas realizadas por expertos. Gracias al uso de plantillas, los directores del proyecto y el equipo pueden evaluar las áreas más importantes como tiempo, calidad y presupuesto y detectar las áreas que requieren de especial atención con mayor rapidez. Pues, un informe sobre el estatus del proyecto es esencialmente un resumen de las tareas realizadas, las tareas pendientes y el estado actual del proyecto en relación con los objetivos y resultados que se buscan asegurar. Este informe puede elaborarse diariamente, semanalmente o mensualmente para tener controladas todas las fases del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto.
1. Mejora la comunicación dentro del equipo: Las plantillas ayudan a ingresar la información de forma organizada para que todo el equipo e interesados conozcan el estado del proyecto, conozcan las fases, etapas y actividades y no exista confusión sobre la terminología o acciones a realizarse.
2. Mantiene a los interesados informados sobre el progreso del proyecto: El uso de plantilla ayuda a recolectar la información relevante tomar decisiones informadas sobre las contramedidas que deben implementarse para asegurar el éxito del proyecto. De igual manera, permite recoger sugerencias y correctivos para solucionar problemas.
3. Racionaliza el proceso de información: Una plantilla es una herramienta ideal para recolectar y cuantificar los distintos parámetros y proporcionar datos objetivos y comparables. Por ejemplo, es posible medir los plazos de entrega, la calidad de los resultados, los costes incurridos hasta el momento, el porcentaje de estos costes en los costes totales, el importe de los costes imprevistos y las horas trabajadas, ya sea por empleado o por grupo profesional.
4. Permite que se tomen medidas para los riesgos y peligros potenciales identificados: Con una plantilla se pueden recopilar y documentar la información de forma estandarizada sobre los factores de riesgo del proyecto, su probabilidad y su impacto sobre el proyecto. Esto ayuda a mejorar la gestión del riesgo para evitar afectaciones a los plazos y presupuesto.
5. Mejora los sistemas de apoyo necesarios para alcanzar los objetivos: Las mejores plantillas de progreso del proyecto crean responsabilidad y compromiso dentro del equipo. Al mismo tiempo, garantizan la consecución de los objetivos del proyecto.
Es muy útil estructurar siempre el informe de estado del proyecto para que se pueda seguir mejor el progreso, o la falta de progreso. Por lo tanto, es recomendable usar una plantilla de proceso estandarizada para evitar defectos y gestionar los riesgos con base en datos históricos. Además, con una estructura definida es mucho más fácil para todos los involucrados interpretar la información correctamente y detectar las áreas o actividades importantes o esenciales.
Recuerda que el contenido del informe de situación de un proyecto NO debe ser sobrecargado y debe limitarse a los puntos esenciales.
Cada plantilla para un informe de estado del proyecto comienza con la cabecera del proyecto. Aquí es donde se especifica la información general del proyecto como, por ejemplo:
Además, el informe de estado del proyecto se divide en las siguientes 8 secciones:
El estado del RAG es un elemento esencial de un informe de progreso. RAG significa rojo, amarillo y verde. Cada color indica el estado actual de un área de servicio importante, que típicamente incluye calidad, tiempo, alcance y presupuesto.
Esta sección evalúa si hay algún riesgo en el proyecto y cuáles podrían ser. También se toman medidas para minimizar su ocurrencia.
Los recursos del proyecto como los empleados y las máquinas involucradas también pertenecen al informe de estado. Esto determina qué recursos han sido programados y cuáles están disponibles.
Al principio de cada proyecto se define un presupuesto, los llamados "costes objetivo". En esta parte del informe de situación, los costes objetivo se comparan con los costes reales. Se muestra un importe negativo en rojo.
Las fechas pueden ser marcadas en una plantilla informe de proyecto simplemente con "OK" o no OK "NOK". Entonces los indicadores de fecha aparecerán en verde o rojo. Para muchas fechas de un proyecto, también se pueden asignar hitos.
En este punto, se observa el estado actual del proyecto, para poder determinar los siguientes pasos y avanzar con el proyecto.
Durante la discusión del informe del estado del proyecto, el cliente u otras personas involucradas pueden compartir comentarios o feedback y tomar notas para implementar lo aprendido.
El informe sobre el estado del proyecto o el informe de progreso requiere que se registre y proporcione continuamente información importante sobre el estado del proyecto en relación con los objetivos que se buscan asegurar. Usar plantillas en papel o en Excel para manejar toda la información requiere un esfuerzo enorme e innecesario. Pues, resulta nada práctico. ¡Es hora de modernizar la gestión de proyectos!
La App de Lumiform te permite documentar y recolectar toda la información relevante para el informe de estado del proyecto desde tu tablet o smartphone, sin importar si estás o no contectado al internet. Esto esto es posible al usar las listas de control digitales creadas con el software de escritorio de Lumiform. Lumiform cuenta con más de 12.000 plantillas de listas de control y verificación que puedes usar y adaptar según las necesidades del proyecto. Al digitalizar los controles se minimizan los posibilidad de pérdidas de documentación, esencial para garantizar la calidad y la gestión de riesgos del proyecto en general.
Lumiform facilita la vida de los gestores de proyectos al brindarles las herramientas digitales necesarias para registrar todo evento o dato relevante de manera organizada y mantener la documentación segura y al alcance de los interesados, sin importar la hora y el lugar en el que se encuentren. Una documentación limpia y transparente ayuda a evitar errores y a registrar correctamente el estado del proyecto para poder determinar las siguientes acciones a realizar.
Además, Lumiform ofrece a los gestores de proyectos y a su equipo muchas más ventajas como, por ejemplo, las siguientes:
