5S & 6S: Clasifica, Sistematiza, Ordena, Estandariza y Asegura

¿Qué es una Checklist de Auditoría 5s y 6s (5s + s)?

La auditoría de 5S es una herramienta utilizada para evaluar, mediante inspecciones periódicas, el cumplimiento de las 5 eses en el lugar de trabajo, con el propósito de mejorar la productividad de procesos, aumentar la calidad, reducir defectos y aumentar la participación de todos los miembros de la organización.

El término proviene de las siguientes 5 palabras en japonés, y que en español significan lo siguiente:

1. Seiri significa clasificación y a menudo se denomina "marcado rojo" (o red tagging), que consiste en retirar los artículos y materiales que no se necesitan para el trabajo.
2. Seiton quiere decir sistematización, y busca la organización de las herramientas o equipo, agrupándolos por, como ejemplo, función, etiquetas o zonas, con el fin de que los trabajadores puedan llegar a ellos fácilmente cuando lo necesiten.
3. Seiso se refiere a la limpieza mantenimiento y la aplicación de medidas preventivas para asegurar el orden y limpieza, en el lugar de trabajo.
4. Seiketsu representa estandarización, y se refiere al cumplimiento de la normativa y política interna en el lugar de trabajo por medio de recordatorios visuales, estableciendo expectativas sobre la responsabilidad de los trabajadores y llevando a cabo inspecciones y controles regulares.
5. Shitsuke expresa autodisciplina, y busca la creación de hábitos dentro de la organización.

Cuando a este listado se añade al S de seguridad, estamos hablando del método 5S + S o 6s, cuya filosofía se inspira en un lugar de trabajo que es seguro, limpio, organizado y despejado. Se ha demostrado científicamente que el desorden disminuye la productividad, distrae, ralentiza y provoca estrés. Si un espacio de trabajo cumple con estos 6 criterios, los empleados contarán con las condiciones suficientes para mejorar su productividad, creatividad y coordinación.

Para implementar las 6S se requiere de mucha disciplina y constancia a largo plazo. Por ello, se utilizan Check Lists 5S o 6s para ejecutar todas las etapas de manera sistemática y efectiva. Pues, los beneficios son tales que Toyota, Boeing y Hewlett Packard han incluido este método en sus organizaciones, logrando grandes resultados. ¿Deseas saber más?

Aprende de este artículo lo siguiente:

1. Cómo ayuda la implementación de la metodología cinco y seis eses a las organizaciones.
2. Cómo hacer la auditoría cinco eses efectivamente: Te mostramos con un ejemplo.
3. En qué consiste la S de Seguridad y cómo implementarlo en el lugar de trabajo exitosamente
4. Cómo introducir la auditoría 5s en los procesos de fabricación y manufactura. Sigue estos 3 consejos.
5. Cómo implementar los métodos 5S y 6S más eficientemente con una herramienta digital: Lumiform tiene la solución.

¿Cómo ayuda la implementación de la metodología cinco y seis eses a las organizaciones?

Esta metodología forma parte del modelo de gestión denominado Lean Manufacturing, que se basa en el principio de mejora continua aplicable a:

1. Procesos de producción.
2. Coordinación y productividad.
3. Aumento de calidad.
4. Reducción de defectos.
5. Orden y limpieza.
6. Mejoramiento de áreas de trabajo.

Tras la implementación de una auditoría cinco eses es posible identificar las oportunidades de mejora e idear y ejecutar las correspondientes acciones correctivas. Uno de los casos de éxitos más referidos es Boeing, que logró reducir en un 50% la producción del avión 737 Next-Generation en Renton (Washington) en 1999, reduciendo la producción a 11 días.

Entre los múltiples beneficios que ofrece esta metodología para las empresas, describimos los siguientes:

1. Aumento de seguridad dentro de la organización y disminución de accidentes de trabajo.
2. Mejoramiento de la organización y la calidad de productos y servicios.
3. Optimización de tiempo y recursos.
4. Entorno laboral limpio y amigable para el personal.

Lo mejor de todo es que no se requiere la comprensión de terminologías difíciles. Se trata de un método sencillo, que se rige por la lógica, es natural para el comportamiento humano y está al alcance de todo tipo y tamaño de industria u organización.

La seguridad en el lugar de trabajo es el paso adicional que se centra en la identificación de los peligros y el establecimiento de controles preventivos para garantizar en todo momento la seguridad, salud e integridad de los trabajadores. Contar con un entorno de trabajo seguro no solo implica cumplir con la ley, la seguridad tiene un efecto positivo en la productividad de los trabajadores, ya que se encuentran en un ambiente sano y sin estrés.

¿Cómo hacer una auditoría 5 eses? Mira este ejemplo.

Para beneficiar a tu organización de la implementación de este método es muy importante poder realizar la auditoría 5 eses de manera eficiente y recurrente . Por ello, resulta indispensable contar con una hoja de verificación o Check list 5 eses para implementar los 5 pasos de la auditoría, sin olvidar revisar ni un solo criterio. Así, por ejemplo, puedes implementar listas de verificación de manera segura para:

• Reconocer los objetos innecesarios almacenados en la sección de fabricación y asegurar que las máquinas, equipos y herramientas se mantengan ordenadas y en funcionamiento.
• Inspeccionar la limpieza, el orden y la estructura de plantas o instalaciones.
• Realizar control de almacenes para mejorar el valor de los productos para los clientes.
• Controlar el cumplimiento de las normas de fabricación.

Para mayor entendimiento te detallamos los 5 pasos del formato 5S, con ejemplos:

Los cinco pasos del formato 5S:

Paso 1: Ordenar (Seiri)

Organiza tu lugar de trabajo clasificando todos los artículos y deshaciéndote de todo lo que no esté relacionado con el trabajo o el proceso. Así, existen menos distracciones, hay más espacio y se eliminan los obstáculos.

Paso 2: Sistematizar (Seiton)

Establece lugares fijos para cada elemento necesario para reducir el tiempo que toma encontrar las herramientas necesarias. Esto asegura un flujo de trabajo continuo y sin problemas durante el trabajo o proceso. Asegúrate de colocar etiquetas en artículos específicos y tenerlas al alcance.

Paso 3: Limpiar (Seiso)

Limpia frecuentemente tu lugar de trabajo y mantenlo así. Esto ayuda a crear un ambiente productivo y agradable.

Paso 4: Estandarizar (Seiketsu)

Desarrolla un plan para asegurar el mantenimiento de los tres primeros pasos. Asegúrate de que el lugar de trabajo sea inspeccionado, organizado y limpiado frecuentemente por los responsables.

Paso 5: Autodisciplina (Shitsuke)

Es crucial que cada persona que forma parte de la organización tenga la autodisciplina para cumplir con el plan de manera sistemática. La constancia y disciplina es lo que fortalece la ética de trabajo y lo que asegura un flujo de trabajo seguro y productivo.

Ahora, te mostramos un ejemplo de checklist de auditoría con base en el formato de auditoria 5S:

Ejemplo de checklist de auditoría 5S:

En su forma más básica, una auditoría 5s califica qué tan limpia, ordenada y organizada está la oficina o el almacén. Se puntúa en una escala de cero a tres, siendo tres el mejor y cero el peor. Las empresas pueden crear su propio sistema de puntuación, ya que es bastante sencillo seguir esta premisa. Se recomienda hacer una verificación al menos una vez al mes y con más frecuencia si el resultado de la auditoría no es satisfactorio.

Información general:

1. Definir el tipo de trabajo:

Limpiar
Ordenar
Organizar la oficina



2. Tomar fotos del espacio de trabajo y adjuntarlas aquí:




3. Criterios de puntuación para la inspección:

• Se hace pero no de forma sistemática ni regular: 1
• Se hace de forma sistemática: 2
• Se puede mantenerlo: 3

1. Ordenar - SEIRI

¿Está el suelo libre de objetos no deseados?

1
2
3



¿Están las tapas y el interior de todos los armarios, estantes, mesas, etc. libres de objetos no deseados?

1
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¿Se depositan los objetos según la frecuencia de uso?

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¿Están las paredes libres de viejos carteles, calendarios, fotografías, etc.?

1
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¿Tiene una apariencia general ordenada?

1
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Adjuntar foto (s) de objetos etiquetados en rojo.

AÑADIR FOTO

2. Sistematizar- SEITON

¿Hay señales de dirección en todas las plantas desde la entrada en adelante?

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3



¿Todos los equipos tienen etiquetas de identificación?

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¿Están todas las habitaciones, cubículos y áreas comparables claramente numeradas o identificadas?

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¿Están divididas las áreas especiales para basura / rechazos / desperdicios, etc.?

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3



¿Están etiquetados los interruptores, controles de ventiladores, etc.?

1
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¿Están todos los cables, alambres, tuberías, etc. limpios y ordenados?

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3



¿Se aplica eficazmente la codificación por colores para una identificación sencilla?

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¿Hay una apariencia de orden?

1
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¿Es fácil encontrar cualquier artículo / documento sin demora?

1
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Busca y asigna un lugar para todos los suministros necesarios para el trabajo. Algunas áreas alrededor de la oficina necesitan atención adicional. Existe un buen sistema de codificación de colores, pero parte del etiquetado está dañado o falta. En general, la oficina está bastante organizada. Aunque los suministros se pueden adquirir de manera oportuna, podría ser más rápido.

3. Limpiar - SEISO

¿Están disponibles y mostrados los horarios de limpieza?

1
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¿Se mantienen los pisos, paredes, ventanas, puertas, etc. a un alto nivel de limpieza?

1
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¿Es evidente el uso de herramientas de limpieza adecuadas?

1
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¿Se mantienen las máquinas, equipos, herramientas, muebles a un alto nivel de limpieza y se muestran sus programas de mantenimiento?

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¿Existe una apariencia general de limpieza en general?

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4. Estandarizar- SEIKETSU

¿Se utiliza una lista de verificación periódica para sistematizar los métodos de las 5?

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¿Se aplican listas de verificación estándar para examinar regularmente las 5S?

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¿Están sistematizadas las etiquetas, avisos, etc.?

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¿Los caminos tienen un tamaño y color estándar?

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¿Están las tuberías, cables, etc. codificados por colores?

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5. Autodisciplina para mantener en el tiempo - SHITSUKU

¿Existe un sistema sobre cómo y cuándo se realizarán las actividades de las 5S?

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¿La gerencia brinda asistencia al programa 5S mediante identificación, recursos y liderazgo?

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¿Las primeras 3S se han convertido en parte del trabajo diario?

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¿Los trabajadores muestran un compromiso positivo en las actividades de las 5S?

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¿Se presentan carteles de 5S y recordatorios de puntos de trabajo de 5S?

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¿Se realizan programas de capacitación y otros programas para mantener el sistema del lugar de trabajo?

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TERMINACIÓN

¿Alguna recomendación?

Ejemplo: "Recomendaría una mejor comunicación desde el liderazgo para hacer cumplir la práctica organizacional. Esto incluiría colgar más carteles publicitarios del método en la pared y una programación más clara y codificada por colores para la limpieza y la higiene."

Clasificación general:

Pasa
Reprueba

Nombre y firma del inspector:

Beverly Roberts

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¿En qué consiste la S de Seguridad y cómo implementarlo en el lugar de trabajo exitosamente?

Habíamos establecido que la S de seguridad es el paso adicional que se centra en la identificación de los riesgos y peligros en el lugar de trabajo, para establecer los debidos controles preventivos y así, garantizar en todo momento la seguridad, salud e integridad de los trabajadores.

Para realizar un análisis de seguridad puedes utilizar listas de control realizadas por expertos y personalizadas por tu equipo de trabajo para realizar un análisis de riesgos laborales con base en las disposiciones de las OSHA, por ejemplo.

Una vez identificados los riesgos y peligros en el lugar de trabajo, es muy importante asegurarse que el personal está consciente sobre el asunto y de las medidas de precaución a tomar. De esta forma, tu equipo sabrá qué prácticas de manufactura seguir, cuáles son los riesgos químicos que existen en el lugar de trabajo, o las seguridades que se deben tomar en un lugar de construcción, entre otros.

Considera que, dependiendo del tipo y grado de riesgo o peligro, existen distintas maneras de asegurar la integridad y salud de los trabajadores. Por ejemplo, puede ser que la manera más idónea de proteger a los trabajadores sea mediante equipos de protección personal (EPP), como cascos de seguridad, gafas de seguridad, máscaras faciales, guantes aislados, botas antideslizantes, entre otros. En otros casos, la solución será más sencilla, como por ejemplo, reparar una máquina o sustituirla por otra.

En sístensis, estos son los beneficios de implementar la S de Seguridad:

1. Se genera un entorno de trabajo óptimo que aumenta la productividad.
2. Los trabajadores realizan sus gestiones en un ambiente de trabajo seguro y sintiéndose motivados por las buenas condiciones del lugar de trabajo.
3. Aumenta la comunicación entre empleados y directivos, mejorando la coordinación de actividades.
4. Se implementa una filosofía de mejora continua. 5S + Seguridad no es una "solución rápida", es una medida que requiere optimización cíclica.

Auditoría 5s y 6s en los procesos de fabricación y manufactura: Sigue estos 3 consejos.

La implementación de las 5S y 6S en lugares de trabajo como las fábricas o instalaciones de producción puede ser un reto muy grande. Por ello, su aplicación debe realizarse muy diligentemente para evitar errores, riesgos o problemas mayores. Pero, ¡no te alarmes! Esto es posible mediante la realización de auditorías recurrentes.

3 consejos para implantar las 5S + S de forma gradual y efectiva.

1. Comunicar y educar: Asegúrate de que todos los empleados conozcan el método 5s o 6s y sean conscientes de sus ventajas. Implica a los empleados en el aumento de la productividad incorporando sus sugerencias u opiniones.
2. Nombrar a un responsable: El método de mejora continua requiere auditorías frecuentes para analizar los avances, pendientes y oportunidades de mejora. Para ello, es muy recomendable nombrar a un responsable que también esté abierto a las preguntas e impresiones de los empleados.
3. Control: La ejecución de este procedimiento requiere, reiteramos, de un alto nivel de disciplina, coordinación y paciencia. Es importante no reprender a los empleados sino destacar la eficacia de este método y sus beneficios.

Los cambios NO se consiguen de la noche a la mañana. Sin embargo, si proporcionas recursos educativos como seminarios, correos electrónicos, anuncios, folletos, etc., podrías acelerar el proceso y llegar a ser cada vez más eficiente. Haz uso de la tecnología, como las listas digitales inteligentes de Lumiform, para asegurar la ejecución coordinada de tu plan o estrategia y ahorrar tiempos y costes a la organización.

La solución digital que necesitas para realizar Auditorías 5S & 6S: La App Lumiform

Puedes realizar auditorías recurrentes en tu organización, apoyándote en la hoja de verificación 5 y 6 eses de Lumiform, una herramienta digital que te permite realizar fácilmente cualquier tipo de control de calidad y seguridad, identificar e informar problemas, y comunicarte con inmediatez con los miembros del equipo.

Puedes escoger una checklist lista para usar de nuestra biblioteca Lumiform, personalizar tu hoja de verificación con nuestra herramienta para crear formularios, o realizar una desde cero. A la hora de confeccionar tu lista de control, asegúrate de incluir todas las preguntas e indicaciones necesarias, y de facilitar la proposición de acciones para mejorar el entorno y los procesos de trabajo.

Estos son los beneficios de utilizar Lumiform:

• Genera datos en tiempo real sobre tus procesos para poder medir la calidad y la seguridad de cada proceso y tener un punto de partida para la mejora continua.
• Genera una visión general de todo lo que está sucediendo en distintas localizaciones, para que puedas actuar a tiempo en caso de identificar cualquier defecto o problema.
• Genera informes automáticamente sobre los resultados de la auditoría. De esta manera, ya no inviertes mucho tiempo en analizar los datos recogidos y puedes identificar más rápido las áreas que necesitan de tu especial atención.
• Puedes resolver los incidentes hasta 4 veces más rápido que antes gracias a un sistema de comunicación y coordinación más eficientes. Las soluciones se implementan de manera oportuna.
• Puedes completar las listas de control en menos tiempo que los listados en papel o en Excel. Por ello, los controles se completan aproximadamente un 30% - 50% más rápido.