¿Qué es una Hoja de Registro?
De la manera más rápida y sencilla, se puede decir que una hoja o formulario de registro es una lista de campos en los que un usuario introduce datos y los envía a una empresa o persona. Hay muchas razones por las que se quiere que una persona rellene un formulario de registro.
Por ejemplo, las empresas utilizan los formularios de registro para inscribir a los clientes en suscripciones, servicios u otros programas o planes; o, para controlar turnos, jornadas laborales y horarios. Los almacenes requerirán hojas de registro para controlar las entradas y salidas de productos. Para eventos, una hoja de registro ayudará a controlar el número de visitas e invitados. Es por esto que los formularios de registro son herramientas muy importantes, sino esencial, para numerosos negocios y que deben ser optimizadas de acuerdo con el fin que se busca cumplir.
Hoy en día, las hojas de registro digitales están ganando popularidad en distintos tipos de organizaciones. En el afán de implementar procesos ambientalmente responsables, agilizar la recopilación y análisis de datos, reducir el espacio de almacenamiento de la documentanción en papel y facilitar el acceso oportuno a la información, las empresas han optado por digitalizar sus procesos de registro y adoptar soluciones digitales. Los softwares de inspección y las hojas de control inteligentes son algunos ejemplos de herramientas digitales que facilitan y optimizan la labor de los organizadores de eventos, jefes de inventarios o profesionales de recursos humanos. ¿Deseas conocer más?
Aprende brevemente de este artículo lo siguiente:
- Cuándo se debe utilizar una hoja de registro.
- Cómo hacer una hoja de registro.
- Ejemplo de lo que debe de llevar una hoja de registro.
- Soluciones digitales para el registro y análisis de datos.
¿Cuándo se debe utilizar una hoja de registro?
Las hojas de registro o recogida de datos se utlizan según las necesidades y características de los datos que se requieren para medir y evaluar uno o varios procesos. Por ejemplo, si lo que se desea es hacer un control de registros de entradas y salidas de visitantes de una urbanización con el fin de garantizar la seguridad, el guardia utilizará una hoja de registro y anotará las credenciales, motivo de la visita y demás datos pertinentes sobre cada visitante.
Además de la seguridad, las hojas de registro pueden usarse para cumplir muchísimos otros escenarios como, por ejemplo, los siguientes:
- Eventos: Saber quién asiste y quién no ayuda a preparar la lista de invitados del evento, la comida y mucho más. Además, determinar el número de personas ayuda a determinar qué normativa cumplir. Por ejemplo, al existir X número de invitados, se deben implementar ciertas medidas de seguridad (salidas de emergencia implementar).
- Restaurantes: Muchos administradores usan las hojas de registro de restaurantes para controlar que se cumpla con la jornada laboral diaria y verificar que los empleados llegan a tiempo. También, se usan hojas de registro para verificar que la capacidad del restaurante está dentro del límite de personas permitidas por la normativa.
- Hoteles: Las hojas de registro y control para hoteles ayudan a determinar qué huéspedes se han registrado, qué habitaciones están ocupadas. Lo mismo ocurre cuando se registran las salidas. ¿Cómo va a saber el personal de limpieza qué habitaciones tiene que limpiar o cuáles deben preparar para los próximos huéspedes sino existe un registro actualizado?
- Hospitales: Para los hospitales, una hoja de registro es especialmente importante no sólo para obtener la información necesaria sobre el paciente, sino también para saber cuántas habitaciones hay disponibles. Si la sala de urgencias está llena, los pacientes son tratados según el grado de prioridad, lo que significa que los pacientes más críticos son los primeros en ser atendidos. Por eso es tan importante saber quién se va y cuándo. La hoja de entrada y salida puede salvar vidas. Además, para los servicios de salud, el registro de historial clínico o nota de evolución de un paciente es una herramienta fundamental. Esta es la forma de registrar y evaluar la condición, estado y progreso de los pacientes.
- Registros de temperatura: Un registro de temperatura ayuda a mantener rangos de temperatura seguros para la calidad de los alimentos, equipamiento, centros de datos, áreas de almacenamiento médico, entre otros. La incapacidad de mantener los niveles de temperatura adecuados puede derivar en disputas legales, multas, sanciones y pérdidas considerables. Para evitar eventos desafortunados, el registro de temperatura es esencial.
- Edificios gubernamentales: El gobierno, probablemente más que cualquier otra organización, de ser muy exigente con la entrada y salida de documentación. El no contar con un registro adecuado y actualizado generaría serias críticas y reclamaciones por parte de los ciudadanos. Una hoja de registro de entradas y salidas también ayuda a controlar los tiempos de trabajo de los empleados públicos, registrando sus llegadas y salidas.
- Registro de inventario: La mejor forma de llevar un buen control de stocks es tener una correcta gestión del almacén. Esto involucra registrar debidamente la cantidad de productos, dónde están ubicados y los flujos de entrada y salida. Por ejemplo, una hoja de registro de inventario de vehículos ayudará a los concesionarios de automóviles documentar los datos específicos de las unidades con fines organizativos y de referencia.
¿Cómo hacer una hoja de registro?
El contenido de una hoja de registro depende de la recolección y clasificación de los datos según las categorías de un evento, situación o problema que se desee estudiar o controlar, como los ejemplos que explicamos en la anterior sección. Una vez que se han fijado las razones para recopilar los datos, es importante que se analice las siguientes 7 cuestiones:
- ¿La información es cuantitativa o cualitativa?
- ¿Cómo se recogerán los datos y en qué tipo de documentos se hará?
- ¿Cómo se utilizará la información recopilada?
- ¿Cómo se analizará?
- ¿Quién se encargará de recoger los datos?
- ¿Con qué frecuencia se va a analizar?
- ¿Dónde se va a efectuar?
Una vez determinado lo anterior, se determina el procedimiento a seguir:
- Identificar el elemento de seguimiento. Toma en cuenta que los datos se recopilan para poder describir los hechos que están tras estos.
- Definir el alcance de los datos a recoger.
- Fijar la periodicidad de los datos a recolectar.
- Diseñar el formato de la hoja de recogida de datos de acuerdo a la cantidad de información a recopilar como, por ejemplo, fechas de inicio y finalización, interrupciones, personas responsables, etc.
La eficacia del formulario de registro depende de:
- Establecer objetivos claros: Por ejemplo, en el control de la calidad, los objetivos pueden ser obtener datos periódicamente para conocer la variación diaria dentro de un proceso, como el número de pacientes diarios en consultorios externos por especialidad, la tasa de prescripciones que no están disponibles en la farmacia del hospital, fechas de expiración de un lote de medicamentos, antes de su ingreso a almacén, etc.
- Considerar la confiabilidad de los registros: Seleccionar formas apropiadas de recolectar datos. Se debe registrar adecuadamente el origen de datos (el día, la hora, quiénes fueron los responsables, qué lote se usó, entre otros). Los datos deben registrarse de manera que facilite su utilización.
Ejemplo de lo que debe de llevar una hoja de registro
Te enlistamos algunos ejemplos de hoja de registro para distintos usos, que puedes usar como referencia para crear tus hojas de registros:
- Si estás organizando un evento o reclutando voluntarios para un proyecto comunitario, este formulario de registro de voluntarios, donación o patrocinio es ideal para recolectar la información que necesitas.
- Esta hoja de registro de entrada puede ser usada para registrar y rastrear a los visitantes de un evento, atracción turística o exposición y conocer las razones de su visita. En cambio, esta otra hoja de registro de evento ayuda a recolectar información de registro de evento.
- Esta plantilla de registro de temperatura del refrigerador te ayuda a recolectar datos de las temperaturas de los refrigeradores y congeladores de manera periódica para evitar la pérdida de alimentos y asegurar el buen estado el equipo refrigerante.
Soluciones digitales para el registro y análisis de datos efectivo
Usar registros de papel obliga a las empresas a manejar pesados archivos, muchas veces desactualizados, muchas veces muy poco prácticos. Esto implica grandes inconvenientes como acumulación de papel, pérdida de espacio y posibles extravíos. Además, todo este proceso no es sostenible ni responsable con el medio ambiente.
La cantidad de hojas de registro que deben realizarse varía por empresa e industria. Algunas empresas deberán manejar toneladas de papel y, en un punto, tanta información de dificil acceso afecta el desarrollo de actividades y procesos. Aunque el papel es una herramienta que permite registrar datos en tiempo real, no es la única ni la más ideal. Pues, este sistema lento y carente de agilidad puede ser fácilmente sustituido por soluciones digitales.
Con el software de escritorio de Lumiform puedes crear hojas de registro digitales en un par de clics. Puedes escoger una plantilla de entre las 12,000 plantillas listas para usar y adecuarla a la necesidad de tu organización u objetivo que se busca cumplir con el creador de formularios.
Gracias a las funcionalidades de la app móvil Lumiform, los visitantes, empleados o responsables pueden rellenar cualquier tipo de formulario desde su dispositivo móvil, smartphone o tablet. Más tarde, desde tu ordenador, podrás acceder a análisis que se generan automáticamente tras ingresar los datos en la hoja de registro. De este modo, reduces los riesgos de errores de documentación y, al mismo tiempo, ahorras el tiempo invertido en el procesamiento posterior de datos recogidos. Lumiform analiza los datos por ti.
Al digitalizar el proceso de recolección y registro de datos, se minimizan los errores humanos aumentando la productividad y la rentabilidad económica. Además, accedes a los siguientes beneficios Lumiform:
- La app Lumiform te permite llevar siempre un registro actualizado en un formato fácil de acceder y transportar. Desde tu teléfono móvil o tablet, el compañero inseparable de todo trabajador, la recopilación y registro de datos es mucho más fácil.
- La app y software de escritorio de Lumiform dotan al equipo de mecanismos de control efectivos. Por ejemplo, la localización del personal, el registro de actividad en tiempo real o la gestión de procesos, eventos o proyectos. Esto facilita el trabajo colaborativo entre diferentes departamentos, sedes o sucursales.
- Gracias al sistema de alarmas, notificaciones y mensajería instantánea, se pueden comunicar inmediatamente los inconvenientes a los compañeros y jefes de equipo. Con Lumiform, los problemas se solucionan hasta 4 veces más rápido que antes.
- Las herramientas electrónicas de Lumiform también ayudan a simplificar el trabajo administrativo y la recopilación de información, lo cual mejor la rapidez y la calidad del servicio, lo que se traduce en una mayor satisfacción de los clientes.
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