Aprende cómo implementar el ciclo de mejora continua usando nuestras listas de chequeo digitales de recorrido Gemba, que involucran a todo miembro de tu organización para crear una cultura de cooperación, desarrollo y progreso.
Utilice esta lista para informar sobre los métodos de trabajo de su personal.
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Te debes estar preguntando el significado de Gemba ¿Verdad? Gemba -o Gembutsu- es un término japonés que se refiere a "el sitio de acción" o la "escena del crimen". En las organizaciones, los términos Walk o Recorrido Gemba son utilizados para referirse al acto de ir al lugar de acción, al lugar donde se están desarrollando los procesos para observarlos, estudiarlos, y obtener información de primera mano, entrevistando a los trabajadores o empleados que gestionan las tareas y procesos.
¿Cuál es la finalidad de realizar la caminata Gemba? El propósito es comprender cómo promover la mejora continua de procesos. Por ello, al recorrido Gemba también se lo denomina Gemba Kaizen, ya que forma parte del método Kaizen, que promueve la mejora continua de procesos a través de pequeños cambios, para generar un gran impacto a largo plazo.
Una lista de control de Gemba Walk se usa por directivos o supervisores cuando realizan un recorrido por el área de trabajo, con el objetivo de identificar las áreas problemáticas en el proceso de trabajo y encontrar una solución para mejorarlas. El método puede utilizarse para supervisar uno o más procesos según sea necesario, como por ejemplo, el servicio de atención al cliente, los costes, la productividad, la eficiencia y la seguridad del espacio de trabajo, etc.
Con la ayuda de una lista de chequeo del Gemba Walk, se puede entrevistar a los empleados sobres sus tareas u opiniones, o recopilar todos los datos necesarios y obtenidos tras la observación de sus actividades. De esta manera, no se olvida revisar o preguntar nada. Si cuentas con listas digitales de verificación, además, puedes documentar toda la información de forma segura y acceder a informes de inspección generados automáticamente. La tecnología pasa a convertirse en tu mejor aliada. ¿Deseas saber más?
Un Gemba Walk representa la mejor oportunidad para obtener buenas ideas, retroalimentación, quejas y problemas en el trabajo de parte del personal que realiza y entiende el proceso más que nadie dentro de la organización. Por ello, es fundamental que exista la debida preparación previa y tener claridad sobre el objetivo que se persigue y cómo lograrlo.
A continuación, compartimos 5 recomendaciones para que puedes realizar un Gemba Walk en tu organización de manera efectiva:
1. Planea el Gemba Walk con la debida antelación
Nunca realices un Gemba Walk sin la debida planificación. Crea tu equipo de trabajo y, una vez creado: asignen responsables, fijen objetivos, determinen qué observar y qué datos recopilar durante la caminata Gemba, y quién es responsable de cada gestión. Durante la planifición, determina lo siguiente:
2. Prepara al personal
Tras la debida planificación, te recomendamos informar a los trabajadores y empleados que se realizará un paseo Gemba con el fin de entender a mayor detalle los procesos dentro de la organización, no para buscar fallas, sino par encontrar oportunidades de mejora. Es muy importante no estresar al personal o hacerlo sentir nervioso. Esto puede generar conmoción y pérdida de confianza. La idea es poder observar cómo se realizan las gestiones con normalidad. Haz saber al personal que buscas un intercambio de ideas, conversaciones, y escuchar sus opinones o sugerencias. No se trata de buscar culpables, sino de entender los procesos y las necesidades de los empleados."Respeta al equipo. No juzgues"
Lo recomendable es realizar este recorrido en cada departamento una vez a la semana por unos 45 minutos, por un determinado periodo de tiempo. De esta forma, estarás en condiciones de recopilar los datos necesarios, estar cerca del personal, detectar las oportunidades de mejora y cómo implementarlas.
3. Utiliza listas de control digitales
Recuerda que el propósito fundamental de la metodóloga Gemba es observar y registrar información. Por tanto, una lista de verificación digital puede servir de guía para asegurar que todos los puntos se observen, interroguen y registren diligentemente. Por ejemplo, si deseas facilitar las dinámicas del trabajo y mejorar la organización, una hoja de verificación 5S es la indicada para ti.
Te recomendamos registrar todas las observaciones electrónicamente. De esta manera, es mucho más fácil recopilar y compartir los hallazgos, observaciones o ideas con todo el equipo y decidir dónde se requiere acción. Esto puede gestionarse con listas de verificación digitales, que reemplazan los apuntes anotados en bolígrafo y el papel, susceptibles de perderse y que son considerados muy poco prácticos vs. los beneficios que ofrecen las tecnologías de hoy.
Por ejemplo, una manera bastante práctica de implementar el método Gemba de manera organizada y constante, es utilizando estas listas digitales de control Gemba que te permitan añadir todas las gestiones a realizarse durante el recorrido, sin omitir ningún paso relevante, mientras coordinas con tu equipo de trabajo. Escribe tus resultados e incluye fotos. Con ejemplos fáciles de comprender, se refuerza el aprendizaje, el intercambio de ideas y opiniones y el seguimiento.
4. Muestra la actitud correcta
Los gerentes, ejecutivos o supervisores deben mostrar la actitud correcta cuando realizan un recorrido. Recuerda que se trata de un método de mejora continua, no de un proceso de crítica hacia el trabajador. Coordina para que tu equipo Gemba no realice sugerencias o comparta opiniones personales. El objetivo es aprender de los trabajadores, no decirles cómo hacer sus gestiones.
Ponte en los zapatos de cada trabajador e idea formas de simplificar o hacer más eficiente sus gestiones. Quizás requieren herramientas digitales para simplificar sus gestiones, como las de asegurar la correcta ejecución de los estándares operacionales de calidad de la organización. Muchas veces, el uso de la tecnología contribuye enormemente con la mejora continua de procesos.
5. Reúne a el equipo para discutir los aprendizajes
Tras la culminación del recorrido Gemba, el equipo debe compartir lo que ha aprendido. Así, se puede concretar los planes o estrategias de mejora y decidir qué procesos deben conservarse y cuáles deben revisarse. En caso de edificarse problemas, analiza la causa raíz del problema y define las medidas correctivas correspondientes. Para ello, la realización de un informe 8D puede ser de bastante utilidad.
La filosofía Kaizen, a la que pertenece el método Gemba, persigue el objetivo de no sólo recoger datos, sino de promover eficazmente el trabajo en equipo, involucrando a cada miembro de la organización sin importar su posición. La introducción de este método ayudar a comprender lo que realmente está sucediendo en el lugar de trabajo.
Lo mejor de todo es que al mismo tiempo se desarrolla una buena relación de trabajo con los empleados, porque se les escuchará cuando tengan algo que decir y se aprenderá de ellos. El valor del método Kaizen radica en que todos persiguen la misma misión y objetivo.
Recuerda que este recorrido se realiza con el fin de determinar lo que realmente sucede en la organización y así poder identificar las oportunidades de mejoras. Hay tres preguntas "mágicas" que deberían encontrarse en cada lista de chequeo y de las que se derivan otras preguntas:
Esta pregunta se refiere al proceso estándar que se documenta, por ejemplo, con una instrucción de trabajo o un manual de instrucciones plantea lo siguiente: ¿Cuál debería ser el proceso a analizar? ¿Dónde está documentado el proceso? ¿Cuáles son las pautas del proceso?
Esta pregunta se refiere a la identificación sistemática de los problemas. Esta sección puede dividirse en las siguientes subpreguntas para llegar al núcleo del problema: ¿Qué ha pasado exactamente? ¿Dónde se ha producido el problema? ¿Cuándo ocurrió el incidente? ¿Quiénes estaban involucrados? ¿Quién descubrió el problema? ¿Qué impacto generó el problema? Haz un dibujo o tomeauna foto para ilustrar el problema de la manera más clara posible.
La tercera pregunta es más bien una solicitud para los empleados: los implicados en el proceso explican cómo, desde su punto de vista, surgió el problema o qué información relevante pueden compartir. Esta explicación se registra por escrito con el fin de poder llegar a la causa raíz del problema.
Mejora la implementación del Gemba Walk usando Lumiform, la intuitiva y poderosa aplicación de inspección con la que puedes optimizar la recopilación de datos y acceder a informes de productividad en un instante. Revisa nuestra biblioteca de plantillas gratuitas de Gemba, escoge una plantilla, descárgarla y personalizála según lo estimes pertinente.
Estamos en una fábrica de madera, en la que el equipo del recorrido Gemba podría observar los siguiente:
Una vez realizadas y documentadas estas observaciones del día a día, el supervisor o responsable podría plantear al personal las preguntas necesarias, con base en las 3 preguntas mágicas que enlistamos en la sección anterior. Las respuestas podrían explicar que la entrega de madera se realiza en la entrada de la fábrica porque no hay acceso a la parte trasera de la misma, que las herramientas de corte de madera pesada necesitan las tomas de corriente de alta resistencia y que esta se encuentran en el otro extremo de la fábrica, etc.
El responsable podría entonces pasar a medir el tiempo que tardan los trabajadores en cruzar la planta de un extremo a otro y llegar a la conclusión que se pueden ahorrar 4 horas de trabajo al día aplicando los tomas de corriente de alta potencia en la entrada de la fábrica. Realizando este ajuste, se aumenta el rendimiento y se reducen los costes (energía de los trabajadores). En el plazo de una semana desde la implementación de cambio, otra caminata Gemba determinaría que el proceso se ejecuta de forma mucho más rápida y segura.
Usar una lista de control durante una caminata de Gemba no es una opción sino un deber. Las listas de control del Gemba-Walk se utilizan durante el recorrido para registrar las observaciones y pensamientos en el lugar de trabajo de manera sistemática, objetiva y organizada. Con la poderosa aplicación de inspección de Lumiform, esto esto es posible y mucho más.
Con la app móvil de Lumiform, puedes realizar fácilmente recorridos con tu lista de comprobación del Gemba Walk, informar de problemas de inmediato y asignar rápidamente acciones correctivas a tus colegas responsables.
La fácil comunicación con todos los miembros del equipo y el cronograma de actividades permite mejorar los procesos internos y resolver los incidentes hasta cuatro veces más rápido. Ademas, puedes convertir todos tus formularios de papel en listas de control digitales.
Lo mejor de todo, es que no solo digitaliza procesos, también te beneficias de las siguientes funcionalidades del software de Lumiform:
