¿Qué es una Gemba Walk Checklist o Recorrido Gemba?
Te debes estar preguntando el significado de Gemba ¿Verdad? Gemba -o Gembutsu- es un término japonés que se refiere a «el sitio de acción» o la «escena del crimen«. En las organizaciones, los términos Walk o Recorrido Gemba son utilizados para referirse al acto de ir al lugar de acción, al lugar donde se están desarrollando los procesos para observarlos, estudiarlos, y obtener información de primera mano, entrevistando a los trabajadores o empleados que gestionan las tareas y procesos.
¿Cuál es la finalidad de realizar la caminata Gemba? El propósito es comprender cómo promover la mejora continua de procesos. Por ello, al recorrido Gemba también se lo denomina Gemba Kaizen, ya que forma parte del método Kaizen, que promueve la mejora continua de procesos a través de pequeños cambios, para generar un gran impacto a largo plazo.
Una Gemba Walk Checklist se usa por directivos o supervisores cuando realizan un recorrido por el área de trabajo, con el objetivo de identificar las áreas problemáticas en el proceso de trabajo y encontrar una solución para mejorarlas. El método puede utilizarse para supervisar uno o más procesos según sea necesario, como por ejemplo, el servicio de atención al cliente, los costes, la productividad, la eficiencia y la seguridad del espacio de trabajo, etc.
Con la ayuda de una Gemba Walk Checklist , se puede entrevistar a los empleados sobres sus tareas u opiniones, o recopilar todos los datos necesarios y obtenidos tras la observación de sus actividades. De esta manera, no se olvida revisar o preguntar nada. Si cuentas con listas digitales de verificación, además, puedes documentar toda la información de forma segura y acceder a informes de inspección generados automáticamente. La tecnología pasa a convertirse en tu mejor aliada. ¿Deseas saber más?
Aprende de este artículo lo siguiente:
- Cómo realizar un Gemba Walk de manera efectiva: Sigue estos 5 consejos.
- Qué preguntas incluir en la lista de chequeo Gemba Walk.
- Ejemplo de Gemba Walk.
- Qué herramientas digitales usar para implementar Gemba de forma sistemática y objetiva: Lumiform tiene la solución.
Cómo hacer un Gemba Walk de manera efectiva.
Un Gemba walk implica que los líderes o miembros de un equipo visiten el lugar de trabajo real para observar, aprender y comprender mejor los procesos y las actividades que ocurren allí. Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo realizar un Gemba walk:
Preparación:
- Identifica el objetivo: Antes de realizar un Gemba walk, debes tener un objetivo claro en mente. ¿Qué aspecto específico de los procesos deseas mejorar o entender mejor? Define tus metas y expectativas.
Selecciona el lugar de trabajo:
- Elige el área o el lugar de trabajo que esté relacionado con tu objetivo. Puede ser una línea de producción, una oficina, un almacén, etc.
Planificación:
- Programa la visita: Coordina una fecha y hora conveniente para visitar el lugar de trabajo. Es importante que no sea una sorpresa para los empleados, ya que deseas que estén abiertos y dispuestos a compartir información contigo.
Durante el Gemba walk:
- Observa atentamente: Cuando estés en el lugar de trabajo, observa detenidamente los procesos y actividades. Presta atención a los detalles, las interacciones entre los empleados y cualquier desperdicio o ineficiencia.
- Haz preguntas: Interactúa con los empleados y realiza preguntas para comprender mejor lo que están haciendo y por qué lo hacen de esa manera. Escucha activamente sus respuestas y muestra interés genuino.
- Toma notas: Lleva un cuaderno o una tableta para tomar notas sobre lo que observes y las conversaciones que tengas. Esto te ayudará a recordar los detalles y a identificar áreas de mejora.
- No juzgues: El propósito de un Gemba walk no es criticar, sino comprender. Evita emitir juicios o culpar a los empleados por problemas que puedas encontrar.
Después del Gemba walk:
- Analiza la información: Revisa tus notas y observaciones para identificar oportunidades de mejora y áreas problemáticas. Comparte tus hallazgos con tu equipo y otros interesados.
- Toma medidas: Desarrolla un plan de acción basado en lo que aprendiste durante el Gemba walk. Esto podría incluir la implementación de mejoras, la asignación de recursos adicionales o la revisión de procesos.
- Realiza seguimiento: Asegúrate de dar seguimiento a las mejoras implementadas y continúa realizando Gemba walks de manera regular para mantener un enfoque en la mejora continua.
Recuerda que un Gemba walk es una herramienta importante para fomentar la comunicación, la comprensión y la mejora en una organización. Debes enfocarte en aprender de los empleados que trabajan en el lugar y en colaborar con ellos para resolver problemas y optimizar los procesos.
Qué preguntas debe incluir un Gemba Walk Checklist
Un Gemba Walk Checklist es una herramienta útil para garantizar que el proceso de Gemba walk sea efectivo y completo. Incluir una serie de preguntas específicas en tu checklist puede ayudarte a enfocar tu observación y a obtener información valiosa. Aquí tienes algunas preguntas que podrías considerar incluir en tu checklist:
Propósito y Objetivos:
- ¿Cuál es el propósito principal de esta visita al Gemba?
- ¿Qué objetivos específicos se deben lograr durante este Gemba walk?
Ubicación y Fecha:
- ¿Cuál es la ubicación exacta que se va a visitar?
- ¿En qué fecha y hora se realizará el Gemba walk?
Seguridad y Cumplimiento:
- ¿Se están siguiendo los procedimientos de seguridad?
- ¿Se cumplen las normativas y regulaciones pertinentes?
Procesos y Flujos de Trabajo:
- ¿Cuáles son los principales procesos que ocurren en esta área?
- ¿Se siguen los procedimientos estándar?
- ¿Existen cuellos de botella o interrupciones en el flujo de trabajo?
Eficiencia y Productividad:
- ¿Cómo se mide la eficiencia en esta área?
- ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes?
- ¿Existen oportunidades para mejorar la productividad?
Calidad y Control de Calidad:
- ¿Cómo se realiza el control de calidad en esta área?
- ¿Se registran y abordan las no conformidades?
- ¿Qué medidas se toman para garantizar la calidad del producto o servicio?
Comunicación y Colaboración:
- ¿Cómo se comunica la información en esta área?
- ¿Existen reuniones o herramientas de colaboración específicas?
- ¿La comunicación entre equipos es efectiva?
Desperdicio y Mejora Continua:
- ¿Se identifican y reducen los tipos de desperdicio (muda) como sobreproducción, inventario excesivo, etc.?
¿Se fomenta la mejora continua en el Gemba?
Recursos y Capacidades:
- ¿Se cuenta con los recursos necesarios (personal, herramientas, equipos, etc.)?
- ¿Existen necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades?
Satisfacción del Cliente:
- ¿Cómo se asegura la satisfacción del cliente en esta área?
- ¿Se recopilan comentarios o quejas de los clientes?
Seguridad y Salud en el Trabajo:
- ¿Se promueve un entorno seguro y saludable para los empleados?
- ¿Existen medidas de prevención de accidentes y enfermedades laborales?
Cultura Organizacional:
- ¿Cómo se refleja la cultura organizacional en esta área?
- ¿Se fomenta la participación de los empleados en la toma de decisiones?
Estas preguntas son solo un punto de partida. Puedes personalizar tu checklist de Gemba walk de acuerdo a los objetivos específicos de tu visita y las áreas de interés. Recuerda que el objetivo principal es comprender mejor los procesos y las actividades en el lugar de trabajo y buscar oportunidades de mejora continua.
Ejemplo de Gemba Walk.
Estamos en una fábrica de madera, en la que el equipo del recorrido Gemba podría observar los siguiente:
- Los trabajadores transportan grandes piezas de madera dentro de la fábrica.
- Los miembros del equipo que procesan el inventario a menudo permanecen parados a la espera de que los repartidores crucen la planta con mercancías.
- Los miembros del equipo de procesamiento dedican aproximadamente un tercio de su tiempo a buscar las herramientas de corte de madera, dispersas en diferentes estaciones por toda la planta de la fábrica.
Una vez realizadas y documentadas estas observaciones del día a día, el supervisor o responsable podría plantear al personal las preguntas necesarias, con base en las 3 preguntas mágicas que enlistamos en la sección anterior. Las respuestas podrían explicar que la entrega de madera se realiza en la entrada de la fábrica porque no hay acceso a la parte trasera de la misma, que las herramientas de corte de madera pesada necesitan las tomas de corriente de alta resistencia y que esta se encuentran en el otro extremo de la fábrica, etc.
El responsable podría entonces pasar a medir el tiempo que tardan los trabajadores en cruzar la planta de un extremo a otro y llegar a la conclusión que se pueden ahorrar 4 horas de trabajo al día aplicando los tomas de corriente de alta potencia en la entrada de la fábrica. Realizando este ajuste, se aumenta el rendimiento y se reducen los costes (energía de los trabajadores). En el plazo de una semana desde la implementación de cambio, otra caminata Gemba determinaría que el proceso se ejecuta de forma mucho más rápida y segura.
Qué herramientas digitales usar para implementar Gemba de forma sistemática y objetiva: Lumiform tiene la solución.
Usar una lista de control durante una caminata de Gemba no es una opción sino un deber. Las Gemba Walk Checklist se utilizan durante el recorrido para registrar las observaciones y pensamientos en el lugar de trabajo de manera sistemática, objetiva y organizada. Con la poderosa aplicación de inspección de Lumiform, esto esto es posible y mucho más.
Con la app móvil de Lumiform, puedes realizar fácilmente recorridos con tu lista de comprobación del Gemba Walk, informar de problemas de inmediato y asignar rápidamente acciones correctivas a tus colegas responsables.
La fácil comunicación con todos los miembros del equipo y el cronograma de actividades permite mejorar los procesos internos y resolver los incidentes hasta cuatro veces más rápido. Ademas, puedes convertir todos tus formularios de papel en listas de control digitales.
Lo mejor de todo, es que no solo digitaliza procesos, también te beneficias de las siguientes funcionalidades del software de Lumiform:
- La herramienta para crear formularios de Lumiform te ayuda a convertir cualquier lista de comprobación en papel o Excel en listas de control digitales en cuestión de minutos.
- Documentar todos los datos de manera segura en la nube, a la que puede ser accedida por los miembros del equipo autorizados para el efecto.
- Generar datos en tiempo real a través de procesos internos. Esto hace que la calidad y la seguridad sean medibles por primera vez y se pueden utilizar los datos para optimizar continuamente los procesos.
- Acceso a una visión general de todo lo que está pasando en el sitio y en cada etapa del proceso.
- Generación automática de informes- esto te ahorra el postprocesamiento de datos manual.
- Aumento de la eficiencia de los procesos internos gracias al sistema de comunicación eficiente con el cual se coordina la resolución de incidentes hasta 4 veces más rápido que antes.
