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Mantén el Control del Procedimiento de Recepción de Mercancías

Realiza inspecciones de entrada de mercancías, identifica inmediatamente cualquier defecto de calidad y digitaliza los procesos de control para aumentar su eficiencia. Utiliza el amigable Software de Auditoría de Lumiform.

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¿Qué es una inspección de recepción de mercancías?


La recepción de mercancías es un proceso laaargo, pero el más importante del almacén ya que, mediante este proceso se revisa que los productos adquiridos a un proveedor, como materias primas, productos alimenticios, ganado vacuno o productos químicos, cumplen con las especificaciones y los criterios de calidad acordados.


El no contar con un sistema de inspección de recepción de productos efectivo, incapaz de detectar a tiempo las mercancías defectuosas, origina costos adicionales y no genera valor al producto final. Esto no nos gusta para nada. Para evitar material perdido y atacar cualquier ineficiencia en los procesos de inspección, implementar herramientas digitales al proceso de evaluación de mercancías es la mejor solución.


Generalmente, los responsables del proceso de inspección utilizan listas de comprobación para revisar las especificaciones del pedido y compararlas con las características actuales de las mercancías y, en caso de identificar cualquier defecto, presentar las reclamaciones con mayor rapidez al proveedor. Estos procesos de inspección de basan en listas de comprobación en papel o Excel, nada prácticos y que no brindan el debido respaldo a tu equipo de trabajo.


Para garantizar el examen diligente de mercancías, producir productos finales de alta calidad, superar las expectativas de tus clientes, evitar desperdicios, y reducir costos de producción, te aconsejamos implementar a tus procesos de inspección listas de verificación inteligentes. Las listas digitales de control de Lumiform son capaces de digitalizar procesos, generar un sistema de control centralizado, identificar problemas a tiempo, y facilitar la coordinación efectiva de tu equipo de trabajo para la implementación de acciones correctivas a tiempo. ¿Deseas conocer más?



Aprende de este artículo lo siguiente:


  1. Cuál es el objetivo de la recepción de mercancías y cómo funciona.
  2. Qué se debe hacer al recibir la mercancía en el almacén.
  3. Cuáles son los tipos de inspección.
  4. Principales KPI y cómo mejorarlos.
  5. La solución digital que se adapta a tus necesidades: Software de Auditoría Lumiform.

Objetivo inspección de recepción de mercancías

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¿Cuál es el objetivo de la recepción de mercancías y cómo funciona?


El objetivo de la inspección de recepción es identificar las características no conformes de acuerdo con los requisitos del pedido. Es así que, la inspección de la entrada de mercancías no sólo garantiza los estándares de calidad de una empresa, sino que también sirve de garantía económica. Si la mercancía está dañada, se puede rechazar su aceptación y exigir una entrega sin defectos.


Pero, este proceso no se limita a la toma de pedidos, sino que es un proceso que requiere la participación de varias tareas interrelacionadas para que la gestión sea correcta y eficaz, como las que detallamos a continuación:


  1. Planificación e información de las mercancías: La planificación de las entradas de mercancías en el almacén es importante para evitar problemas de coordinación. La correcta coordinación de la cadena de suministro es un factor crucial para el proceso de recepción de mercancías. Además, una buena gestión de la información y documentación es esencial para que todos los empleados que participan en el proceso sepan qué esperar y cuándo llegarán los pedidos. En breves palabras, estos son los documentos necesarios que acreditan la entrada de mercancías en un almacén:
    • Orden de compra.
    • Registro completo de los pedidos realizados.
    • Hoja de pedido de mercancías (entre almacenes o departamentos de la empresa).
    • Albarán de entrega o recibo de entrega (documento recibido junto con la mercancía).
    • Hoja de recepción (documento interno utilizado para registrar los pedidos y las mercancías recibidas en el almacén).
  2. Descarga de las mercancías en el almacén: Una vez programada la mercancía, es el momento de descargarla de los camiones en el almacén y llevarla a la zona de recepción o directamente a su lugar de almacenamiento en las estanterías. Es importante que los trabajadores responsables tengan conocimientos e instrucciones sobre cómo comportarse en caso de posibles problemas o situaciones que puedan surgir. De este modo, siempre sabrán qué hacer y qué equipo utilizar.
  3. Control de calidad de las mercancías entrantes en el almacén: El proceso de comprobación de la entrada de mercancías debe estar estructurado y, sobre todo, ser uniforme. En primer lugar, debe comprobarse si la entrega es de la cantidad correcta, de acuerdo con el albarán de entrega y la hoja de pedido. Durante la inspección, usualmente realizadas en presencia del proveedor, los empleados responsables deben garantizar lo siguiente:
    • Que todas las mercancías recibidas se ajustan en todos sus parámetros a lo solicitado.
    • Disponer de alternativas para sustitución de mercancías necesarias que no hayan podido ser suministradas.
    • Clasificar y almacenar las mercancías recibidas en función a sus necesidades de conservación.
    • Controlar los stocks para conseguir una rotación adecuada para cada producto.
    Siempre que la mercancía entregada esté libre de defectos y en la cantidad deseada, se realiza la recepción de la mercancía, indicando el nombre del inspector, la fecha y hora.
  4. Etiquetado y colocación de las mercancías: En un momento determinado de todo el proceso de entrada de mercancías, es necesario registrar toda la información para llevar un registro de las mercancías que han entrado en el almacén. Muchas empresas utilizan su propio sistema de etiquetado para la inspección de entrada de mercancías, que les indica las acciones necesarias a realizar tras la inspección de entrada de mercancías. Esta información puede registrarse en los programas de los sistemas de gestión diseñados a tal efecto, como el de Lumiform, que te ayuda a digitalizar toda la documentación y cronograma de actividades.

Las inspecciones de entrada de mercancías se realizan principalmente en los siguientes sectores:

  • Empresas de restauración, comercio minorista y otras empresas alimentarias.
  • Empresas de transformación de mercancías (empresas de producción).
  • Proveedores de servicios logísticos.
  • Empresas de transporte.


¿Qué se debe hacer al recibir la mercancía en el almacén?


Con una lista de control que contenga TODA la información precisa y ordenada sobre los puntos de control de calidad a verificar, determina si las características de la mercancía, como tamaño, color, forma, marcas o embalaje de los artículos, corresponden con las especificaciones del pedido o no. Tras la examinación, etiqueta o marca el resultado con base en los siguientes criterios:

  • Rechazado: Si la inspección de la mercancía entrante ya ha revelado defectos, la entrega se describe como inaceptable, o rechazado. En este supuesto, los inspectores de calidad deben preparar un informe de no conformidad (NCR) para los materiales rechazados e indicar si se clasificarán, desecharán o reevaluarán en función de criterios de aceptación más específicos. El rechazo de materiales durante una inspección de mercancías entrantes puede provocar cuellos de botella, lo que a su vez desestabiliza el plan de producción. Sin embargo, el rechazo también evita costosos problemas de fabricación que dan lugar a productos inseguros y defectuosos en la producción en masa. Al desembalar la mercancía en el almacén, debe ser sometida a una nueva inspección de entrada de mercancías; y, si se encuentran defectos durante este o más tarde durante el uso real, la entrega será clasificada como defectuosa y deberá ser devuelta
  • Aceptado: Si todo está bien con la mercancía, la mercancía se marca o etiqueta como aceptado. Los bienes aceptados deben ser puestos en stock o enviados al siguiente proceso. Si todas las materias primas o componentes comprados cumplen los estándares de calidad, los fabricantes suelen proceder a la primera ejecución de la producción. Se lleva a cabo una primera inspección de la muestra para confirmar que el proceso de fabricación produce un producto que cumple los requisitos de diseño.
  • Aceptado condicionalmente: Los inspectores de calidad deben vigilar los daños causados por el transporte. Es importante centrarse en los defectos menores o mayores, como las desviaciones funcionales y dimensionales y el marcado incorrecto, para determinar si las materias primas pueden ser "aceptadas condicionalmente". Por adelantado, deben establecerse las condiciones de aceptación, como la reelaboración o la sustitución por el proveedor, para garantizar que los responsables de la calidad y un representante del proveedor estén de acuerdo.


¿Cuáles son los tipos de inspección?


Imagina que pagas una prima para abastecer los estantes de tu tienda de comestibles, tu proveedor te entrega una caja llena de plátanos podridos y, para variar, te dicen que no puedes devolverlos porque el plazo dentro del cuál podías hacer reclamaciones ya venció... Todo esto porque el responsable de la inspección se enfermó y la persona que debía reemplazarlo no llegó y no contabas con las herramientas necesarias para conocer el problema y resolverlo...


Este es un ejemplo que no escapa de la realidad y que obliga a los negocios a inspeccionar los productos de los proveedores antes de que sea muy tarde y tu giro del negocio se vea afectado. Por eso se realizan varias inspecciones durante el proceso de pedido y recepción de mercancías.


Existen tres tipos de inspecciones de entrada que se describen a continuación:

  1. Preproducción: La inspección previa a la producción forma parte del procedimiento de entrada de mercancías. Este tipo de inspección tiene lugar antes de que se inicie la fabricación de una pieza y examina todas las materias primas que formarán parte del producto final. Por ejemplo, se puede comprobar que la tela con la que se fabricará una camisa no tiene agujeros ni desgarros.

    Los productos pasan por múltiples controles de calidad a lo largo del proceso de fabricación, pero el primer control es sin duda el más importante porque es la base sobre la que se construye todo. Cada una de las comprobaciones posteriores a la primera es una prueba de seguridad en caso de que se haya pasado algo por alto durante la inspección inicial.
  2. En línea: Una inspección en línea tiene lugar en medio de la producción para asegurarse de que todo funciona correctamente. En la industria de la confección, se trata de comprobar que no hay costuras parciales o faltantes.
  3. Final: La inspección final se realiza cuando el proceso de fabricación ha terminado. Esto garantiza que la calidad de la pieza o producto se ajusta a los estándares de la industria e indicaciones del cliente.

Cada paso de la inspección es vital para garantizar la calidad. Los materiales defectuosos, rotos o dañados pueden costar a una empresa sus resultados, por lo que es importante que la inspección se realice correctamente.


Principales KPI de recepción de mercancías

¿Cuáles son los principales KPI eplicables a la entrada de mercancías?


Para responder a esta pregunta, nos vamos a referir al famoso Sistema de Producción de Toyota (TPS, Toyota Production System), que busca eliminar, en todos los niveles de la organización, cualquier forma de desaprovechamiento, de sobrecarga y de irregularidad en su proceso de producción. El TPS se basa, por una parte, en la estandarización de procesos y, por otra, en el método Kaizen.


De acuerdo con Toyota, la implementación de los KPIs adecuados es fundamental para aumentar la eficiencia de un almacén, optimizar procesos de trabajo y reducir errores. El seguimiento de estas KPI ayudan a optimizar el proceso de recepción de mercancías en un almacén.


"Estos son algunos de los más usados:


  • Nivel de rotación. Relacionado con el análisis de Pareto 80/20 (el 20% de las acciones genera el 80% de los resultados).
  • Precio de inventario. Pudiéndose utilizarse para ello diferentes sistemas contables.
  • Roturas de stock. Número de productos o lotes averiados o con defectos.
  • Stock disponible. Porcentaje del stock que es realmente vendible.
  • Cobertura del stock. Hace referencia a las líneas de venta.
  • Utilización del espacio. Cálculo del ratio metro cúbico, ratio del metro cuadrado y, sobre todo, ratio del kilómetro cúbico.
  • Número de ítems y líneas de pedidos. Indicador fundamental para calcular los niveles de rentabilidad.
  • Ratio de devoluciones. Análisis de las devoluciones y sus causas: desperfectos, mermas del producto, mala calidad, etc."



Lumiform: Programa de Inspección de Entrada de Mercancías


Contar con un sistema de examen de mercancías eficiente no es un privilegio, es una necesidad. La App de Lumiform de listas de control te ayuda a estandarizar procesos, ahorrar costos, encontrar problemas y coordinar efectivamente con tu equipo de trabajo, que siempre estará conectado sin importar su paradero.


El software de auditoría de Lumiform te ayuda a realizar lo siguiente de manera sistemática y organizada:

  1. Estandarizar procesos gracias a nuestras listas digitales de control y verificación para inspecciones de mercancías. Nuestro flexible constructor de formularios permite crear nuevas listas y adaptarlas una y otra vez.
  2. Cronograma de actividades y notificaciones: La aplicación Lumiform garantiza el cumplimiento del cronograma de actividades. Todos los empleados reciben notificaciones sobre el proceso y las fechas de vencimiento. Los supervisores reciben automáticamente notificaciones cuando las asignaciones están atrasadas y se han producido problemas. Así, por ejemplo, puedes supervisar las inspecciones, identificar oportunidades para mejorar el proceso y la eficiencia de las operaciones.
  3. Tomar e incluir fotos en los registros: No hay nada más incriminatorio que las pruebas fotográficas. Con Lumiform, puedes incluir en tus registros digitales las fotografías y proceder de inmediato con las reclamaciones al proveedor.
  4. Confirma al proveedor: Con Lumiform puedes comprobar tantas veces quieras que la mercancía recibida es la correcta. Descubrir a posteriori que se ha entregado un envío equivocado es un dolor de cabeza con el que nadie quiere lidiar. Si esto ocurre, puede enviar una notificación de incumplimiento al proveedor al instante.
  5. Identificación y resolución de problemas rápida: Los datos que se recopilan al utilizar las listas de control digitales de inspección de Lumiform, se recogen en la pestaña de análisis. Aquí puede acceder a todos los datos y ver los informes de rendimiento desglosados por tiempo, ubicación y departamento. Esto te ayuda a identificar rápidamente las causas y los problemas para poder solucionarlos hasta 4 veces más rápido que antes.
  6. Objetivos definidos en el tiempo: Vigile lo que está sucediendo e identifique los puntos de vista de la información obtenida para aumentar su eficiencia.

Conectar el software de Lumiform a los sistemas de software de la empresa es muy facil. El excelente servicio de atención al cliente de Lumiform, disponible las 24 horas del día y los 5 días de la semana, responderá de forma fiable a todas sus preguntas sobre la aplicación cuando necesite ayuda para utilizar la herramienta.


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