¿Qué es una lista de control para una auditoría a una farmacia?
El proceso para obtener la licencia de farmacéutico lleva mucho tiempo y esfuerzo, y ser propietario de una farmacia conlleva más exigencias y requisitos. Si eres propietario de una farmacia, tienes que estar preparado cuando se realicen auditorías anunciadas o no anunciadas de cumplimiento normativo o contractual por parte de la autoridad sanitaria u otras compañías, como las de seguro. Esto implica que debes conocer muy bien los criterios normativos aplicables a operaciones y procesos de la farmacia. Solo así podrás mantener u obtener la licencia para operar con tu establecimiento farmacéutico.
El proceso de auditoría a una farmacia sirve para determinar si las farmacias cumplen o no con la normativa. De no hacerlo, pueden enfrentarse a una multa, a la adopción de medidas correctoras o incluso a la suspensión del servicio. No obstante, las auditorías, pueden aportar grandes beneficios al negocio. Las auditorías de calidad en la industria farmacéutica, por ejemplo, han ganado protagonismo con el fin de lograr el cumplimiento de no sólo la normativa aplicable, sino de los estándares de calidad internacionales. Por ello, muchos negocios buscan obtener la certificación ISO 9001:2015, para probar la buena gestión de calidad en la farmacia.
Una lista de verificación es una herramienta bastante útil y ampliamente utilizada por farmacéuticos para llevar a cabo las inspecciones a tercero, o la auto inspeccion de una farmacia para estar preparados en caso de una inspección sorpresa de la autoridad. Las listas de verificación para inspecciones contienen todos los requisitos de calidad y seguridad que deben cumplirse, lo cual facilita el proceso de auditoría. Además, ayudan a estandarizar procesos, y detectar riesgos y defectos, lo cual apoya sustancialmente a la elaboración de estrategia de mejora e implementación de acciones correctivas. ¿Deseas conocer más?
Este artículo hablaremos de los siguientes temas:
- Qué revisar al hacer una inspección de farmacia.
- Siete consejos para realizar una auditoría de farmacia.
- Moderniza el proceso de auditoría e inspección con herramientas digitales: Software y listas de chequeo digitales Lumiform.
¿Qué es importante incluir en una checklist de farmacia?
No es necesario que los responsables del establecimiento realicen la autoinspección ellos mismos. Pueden asignar esta tarea a los empleados, por ejemplo, auxiliares de farmacia, al responsable de gestionar la mercancía, o a la persona que se encarga del inventario. Una vez preparado el informes sobre el estado del establecimiento, se evalúan las deficiencias encontradas en función de su impacto en la calidad del servicio y se inician las medidas correctivas necesarias.
Sin embargo, el farmacéutico/a responsable, junto con el personal, deben definir las prioridades antes de la auditoría de la farmacia y preparar una lista de control con aquellos aspectos que quieran revisar durante la inspección. Al principio, las auditorías de la farmacia deben llevarse a cabo en intervalos más cortos, que pueden extenderse más adelante, a largo plazo. Es decir, al principio es recomendable que hagas las comprobaciones más a menudo para corregir las desviaciones más importantes, pero a medida que realizas los chequeos con más frecuencia, estos errores desaparecerán y las revisiones solo serán necesarias como medida de control rutinaria.
La lista de verificación de la auditoría interna de la farmacia debe cubrir los siguientes 5 aspectos y ser capaz de responder a estas preguntas:
Locales e instalaciones
- ¿Se han hecho cambios en el espacio desde la última revisión?
- ¿Las modificaciones han sido notificadas a la autoridad competente?
- ¿Hay suficientes mostradores para consultas individuales o estanterías de ventas a mano disponibles?
Personal
- ¿Están disponibles y a mano todos los certificados profesionales?
- ¿Las áreas de competencia y trabajo del personal se subdividen de acuerdo con los requisitos legales?
- ¿Están disponibles los horarios de servicio y sustitución?
- Según los planes de turnos, ¿se garantiza la presencia permanente de un farmacéutico?
Equipamiento
- ¿Están disponibles las ayudas científicas recomendadas y prescritas?
- ¿Está capacitado el equipo para la administración de recetas?
- ¿Hay dispositivos de prueba para métodos de prueba alternativos disponibles y listos para funcionar?
- ¿Los dispositivos que requieren ser calibrados (escamas, baño de agua) se calibran regularmente?
- ¿Están calibrados los instrumentos de medición de acuerdo con la normativa, como balanzas y termómetros?
- ¿Hay suficientes extintores disponibles y homologados?
Producción
- ¿Se comprueba la identidad de los materiales de origen y los materiales de embalaje primario con certificados de prueba reconocibles?
- ¿Sólo se compran materiales de embalaje certificados?
- ¿Son los certificados de prueba legítimos y han sido emitidos por personas o instituciones homologadas?
- ¿Hay instrucciones de fabricación para las recetas y los defectos?
- Las producciones documentadas.
Documentación
- ¿Se llevaron a cabo las documentaciones prescritas?
- ¿Está la documentación al día y en orden?
- ¿Han sido las documentaciones firmadas por personas autorizadas?
- ¿Está regulado el almacenamiento y archivo de la documentación?
- ¿Se ha asegurado que los períodos de retención se respetan?
Los auditores externos investigan exactamente qué problemas deben resolverse, especialmente en lo que respecta a los precios, los reglamentos y la situación de las licencias y certificaciones de los empleados. Por lo tanto, cualquier lista de verificación para la auditoría en la farmacia debe responder a las preguntas enumeradas. Cualquier defecto que ocurra debe ser corregido inmediatamente por la dirección y el personal de la farmacia.
7 consejos para realizar una auditoría de farmacia.
Una lista de control digital para una auditoría de farmacia bien estructurada es la mejor herramienta para que un inspectro lleve a cabo sin complicaciones las comprobaciones necesarias, sin olvidar revisar ni un solo criterio. Pues, los auditores debe llevar a cabo una inspección de forma regular, documentar los resultados debidamente, y a informar sobre ella mediante la realización de un informe de auditoría.
Para facilitar esta labor, compartimos 6 consejos para la realización de una auditoría externa o una auto auditoría de farmacia:
- Debería aclararse de antemano cuál será el alcance de la auditoría , para asegurar que se realizan las comprobaciones necesarias y se recopila y analiza la información pertinente.
- Promover una actitud positiva hacia las auditorías entre el personal de la farmacia y preparar al equipo para la auditoría.
- Crear un programa y horario con ejemplos reales de cómo se organiza la farmacia junto con el personal. Pues, nadie conoce la farmacia tan bien como sus propietarios y empleados.
- Contar con la documentación necesaria disponible: como políticas y procedimientos, facturas y registros (firma, sustancias controladas, etc.).
- Estos registros de datos nunca se deben modificar. Los hallazgos negativos deben ser comprobados antes de que los auditores preparen su informe de auditoría.
- La autorrevisión regular y proactiva en la farmacia con listas de control evita la aparición de problemas comunes, como errores de cálculo y de ortografía durante el proceso de prescripción.
Todas las medidas de la anterior auditoría de farmacia deben ser implementadas antes la auditoría.
Herramientas digitales fáciles de usar e implementar en tu negocio para realizar inspecciones efectivas en la farmacia
Las auditorías externas sin previo aviso por parte de las compañías de seguros y las autoridades pueden ser fácilmente superadas si se utilizan herramientas tecnológicas digitales. Lumiform es una aplicación móvil de inspección que ayuda a las farmacias a identificar defectos, mejorar los procesos y proteger al consumidor tal y como lo establece la normativa y sus políticas de calidad. Esto ayuda a evitar interrupciones de servicios, costosas sanciones, o investigaciones judiciales.
Al utilizar la aplicación para la auditoría interna, el personal de la farmacia podrá:
- Llevar a cabo una auto-inspección completa de la farmacia fácilmente, usando listas digitales de chequeo con un smartphone o tablet.
- Hacer fotos como evidencia de la mejor práctica o incumplimiento de las regulaciones, para poder coordinar e implementar la solución a los problemas de manera oportuna.
- Enviar notificaciones a los responsables sobre las medidas correctivas y auditorías planificadas a realizar. ¡Nunca nada se te va a pasar!
- Recibir automáticamente informes de auditoría y poder enviarlos al resto de los miembros del equipo o a tus clientes.
- Descarga y prueba la App de Lumiform para realizar inspecciones y auditorías de forma digital y segura a tu farmacia o a las farmacias que debas inspeccionar. Echa un vistazo a los beneficios de contar con una cuenta premium Lumiform.
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