Formato de Enunciado de Trabajo (SOW)

¿Qué es SOW y para qué sirve?

La única constante a lo largo del ciclo de vida de un proyecto es el manejo de una extensa cantidad de documentos y el papeleo. Siempre hay mucho papeleo que preparar, crear, aprobar, presentar y finalmente archivar. Todos esos documentos de gestión de proyectos son importantes, pero uno de los documentos más importantes es la declaración de trabajo, conocida en inglés como statement of work (SOW).

La declaración de trabajo SOW recoge y define todos los aspectos de la gestión del trabajo de un proyecto. Anota todas las actividades, los resultados, el calendario del proyecto y mucho más. Es un documento muy detallado que define todos los términos y condiciones acordados entre las partes y sienta las bases del plan del proyecto. Por esto, es un documento legalmente vinculante, razón por la cual a esta declaración también se la denomina contrato SOW.

Debido a la gran cantidad de detalles que requiere un SOW, la idea de redactar uno puede ser desalentadora. Por ello, el uso de herramientas eficaces de planificación de proyectos, como las listas de control digitales o softwares de auditoría, y de una declaración de trabajo exhaustiva y bien redactada te permitirá llevar con éxito un proyecto a la línea de meta dentro del plazo y del presupuesto previsto, sin afectar la calidad. ¿Deseas conocer más?

En este artículo te explicaremos brevemente los siguientes temas:

1. Cuáles son los objetivos del SOW.
2. Checklist para redactar un SOW.
3. Ejemplos de SOW.
4. Soluciones digitales para SOW.

¿Cuál es el objetivo del SOW?

El objetivo principal del SOW es definir las obligaciones, las responsabilidades y los acuerdos de trabajo entre dos partes, normalmente clientes y proveedores de servicios. En este sentido, este documento debe contener una descripción detallada de NO solo del alcance del proyecto, también debe incluir los objetivos, directrices, requisitos, los criterios de aceptación, las métricas de rendimiento, cronograma, resultados, costes y condiciones de pago con quienes trabajan en el proyecto, tanto si colaboran como si están contratados para trabajar en él.

El SOW también es útil para los gestores de proyectos, ya que proporciona una estructura sobre la que se puede construir el plan del proyecto o la estructura de desglose de trabajo. El nivel de detalle y claridad ayuda a mantener a todos los que participan en el proyecto en la misma página y a trabajar coordinadamente.

En resumen, los objetivos que persigue el SOW son los 4 siguientes:

1. Dar claridad: Aunque un SOW puede ser específico del sector o industria, siempre es conveniente tener en cuenta la audiencia, que a menudo incluye a otras partes además del proveedor de servicios. El lenguaje no debe ser tan técnico ni complejo para afectar la comprensión por parte de los usuarios finales, los distintos proveedores, la dirección y quizás incluso un juez, en caso de disputas.
2. Definir el éxito: Todos los implicados deben tener claro lo que constituye el éxito y el fracaso. Esto significa no sólo describir adecuadamente el trabajo, sino establecer criterios que definan cuándo algo se ha completado con éxito. Cuanto más detallado sea este criterio, mejor.
3. Dar especificaciones: Cuantos más detalles e información cuantificable se pueda proporcionar en el SOW, más fuerte será este. Debe describirse la calidad del trabajo que se espera, cuándo se espera o cómo se miden el éxito y los hitos. Por ejemplo, en lugar de decir que una tarea llevará «una cantidad de tiempo razonable», una estipulación acertada es «la tarea especificada no llevará más de cuatro horas».
4. Fijar un cronograma: Si bien se desea un producto de calidad, suele ser igual de importante recibirlo a tiempo. Un buen SOW incluye plazos y considera cierta flexibilidad. Por ejemplo, se puede especificar que los requisitos del usuario final deben cumplirse dos meses después de la firma del contrato.

¿Cómo redactar un SOW? Sigue este checklist

Cada vez que una empresa emprende un nuevo proyecto, alguien se encarga de redactar un SOW. Dependiendo del tipo de proyecto, interno o externo, se pueden asignar diferentes funciones para crear una declaración de trabajo. Por ejemplo, si se trata de un proyecto interno, el papeleo suele recaer en la oficina de gestión de proyectos. Si se trata de una prestación de servicios externa, esta tarea puede asignarse a los gestores de proyectos, a los patrocinadores del proyecto e incluso a los clientes o a terceros independientes.

Para redactar una buena declaración de trabajo se requiere formación. La debida formación y experiencia de tu equipo debe poder superar los siguientes retos más usuales:

1. No saber cómo planificar con precisión un proyecto.
2. No saber por dónde empezar.
3. No saber cómo visualizar el plan y sus resultados.

Con lo antedicho en claro, compartimos los 10 pasos que puedes seguir para crear una declaración de trabajo sencilla pero bien definida:

1. Introducir el proyecto: La declaración de trabajo siempre comienza con una introducción que presenta a cada una de las partes interesadas el proyecto y el trabajo que hay que realizar. Además, como se trata de un acuerdo vinculante, ambas partes deben saber lo que aceptan al firmar el SOW. Es muy impotante asegurarse de que las partes entiendan que el SOW es un acuerdo formal.
2. Definir la visión: Se debe incluir siempre una visión o propósito del proyecto. La visión es una manera de crear objetivos y establecer expectativas realistas. La visión puede referirse a lo que se espera que se entregue. ¿Cuál es el objetivo del producto final? ¿Quién es el usuario final y cómo quiere utilizarlo? ¿Qué problema debe resolver el proyecto? Las respuestas a estas preguntas definirán la misión o cómo se van a cumplir con la visión. En efecto, hay que asegurarse de que la misión está muy bien definida y de que las partes están de acuerdo con la naturaleza del producto final. ¿Qué problema hay que resolver y para quién?
3. Establecer los requisitos del proyecto: Hay que determinar cuáles son los principales requisitos fundamentales del proyecto, qué problema se debe resolver y cómo. Para ello, enlista cada requisito y que no se te olvide ni uno solo. Esta lista se utilizará más para establecer las tareas, el proceso y el alcance.
4. Definir el alcance: ¿Qué está dentro del alcance? ¿Qué queda fuera del ámbito? Estas dos preguntas son vitales para acordar, definir y establecer el marco del proyecto. Esta es la base del resto del proceso de planificación ya que se define lo suficiente para alinear los objetivos y expectativas entre la agencia y el cliente. Enumera todos los resultados y entregables que busca el cliente utilizando el criterio S.M.A.R.T. (Specific Measurable Achievable Reasonable Time-Bound).
5. Establecer el plazo: Las estimaciones de tiempo de las tareas, la capacidad disponible de los roles necesarios y el coste total del proyecto son difíciles de estimar, pero son esenciales para seguir el progreso. La fecha de inicio del proyecto y los plazos se establecen en función de las estimaciones de tiempo, recursos y presupuesto.
6. Asignar recursos clave: Los proyectos no sólo necesitan suficientes recursos, sino los recursos adecuados. Por tanto, es importante evaluar qué tipos de recursos se necesitan para un proyecto y plazo determinado. Pregúntate lo siguiente: ¿Qué tipo de recursos necesitas para este proyecto? ¿Cuántas horas se necesitan por función, y dónde están los recursos disponibles?
7. Crear un cronograma: Una vez definidos el alcance, las fechas de inicio y fin, y acordados los recursos disponibles, se puede empezar a establecer el calendario del proyecto. Siempre es una buena idea discutir los hitos y el calendario con tu cliente mientras creas el SOW. Con el calendario sabrás los entregables, cuándo y en qué orden.
8. Condiciones y fechas de vencimiento de pago: Debes incluir las condiciones de pago y las fechas de vencimiento.
9. Incluir requisitos especiales: Por último, hay que tener en cuenta los requisitos especial que podrías necesitar como, por ejmplo, las medidas de seguridad de datos de información comercial secreta, etc. Esto debes incluir en la declaración de trabajo.
10. Aceptar y firmar: El documento puede firmarse cuando los 9 puntos anteriores hayan sido definidos, leídos y comprendidos en su totalidad por ambas partes. Ahora, el documento de declaración de trabajo funciona como documento formal y como plan de acción práctico a la hora de iniciar y ejecutar el proyecto. Este documento garantiza que ambas partes han establecido una base común y tienen un entendimiento sobre el ciclo de vida completo del proyecto. Asegúrate de que tanto el cliente como el equipo del proyecto entienden y están de acuerdo con el SOW antes de firmar el contrato.

Un ejemplo sencillo de SOW

A continuación, te presentamos un ejemplo de enunciado o declaracion de trabajo aplicable al sector de la construcción. Se trata de una empresa de construcción que va a construir una casa y estructurará el proyecto en doce partes. Toma en cuenta que se trata de una guía de referencia y que una lista de control SOW puede incluir muchas más variables que las mencionadas aquí:

1. Declaración del proyecto.- Define por qué se ha iniciado el proceso de construcción y qué es lo que el cliente pretende conseguir exactamente cuando haya concluido: El cliente nos ha contratado para construir una casa de 3.000 pies cuadrados con cuatro dormitorios y tres baños. Eligieron nuestra empresa porque no subcontratamos.
2. Alcance del trabajo.- En cada entregable, puedes nombrar a un responsable, el coste y la fecha prevista de finalización. También puedes añadir registros de apoyo (por ejemplo, el plano de la planta, el plan de diseño, la estructura de desglose del trabajo) para obtener más referencias. Escribe un glosario/definición de los términos para evitar malentendidos en el futuro.
   • Entregable 1: Redactar el plano
   • Coste: 3.000 dólares
   • Persona responsable: Annabelle Miller
   • Fecha prevista: 2-1-2021
   • Producto 2: Comprar materiales de construcción
   • Coste: 200.000 dólares
   • Persona responsable: Bill Jersey
   • Fecha objetivo: 2-10-2021
   • Entrega 3: Verter los cimientos
   • Coste: 8.000 dólares
   • Persona responsable: Jessica DiCarlo
   • Fecha prevista: 4-5-2021
3. Glosario.- Incluir un glosario para aumentar la claridad y comprensión. Por ejemplo: Persona responsable es la persona que se encargará de la tarea específica que se le asigne y que será responsable de informar al jefe del equipo, John Smith, sobre cualquier retraso, problema o actualización que se produzca durante el proceso.
   • Persona responsable: John Smith
   • Descripción: John Smith es la persona responsable que supervisará el proyecto de principio a fin. Si alguien tiene algún problema que surja durante cualquier etapa del proyecto, él será la persona a consultar: Plano, Coste total, Fecha de finalización. Materiales, Cimentación, Eléctrico, Gas, Estructura y Techo.
4. Fecha objetivo.- El día en que se prevé que la tarea esté terminada. Fecha prevista: 1-1-2023.
5. Calendario del proyecto.- Explica el calendario de trabajo del proyecto. Clasifique los hitos (por ejemplo, la obtención del permiso de construcción de las autoridades locales, la finalización de la adquisición, la consecución del 50% del proyecto) para señalar los aspectos críticos que conducen a la realización del proyecto. También puedes añadir directores visuales, como gráficos, tableros y hojas de ruta, para que todo el mundo tenga una visión rápida del calendario del proyecto.
   • Fecha de inicio de la construcción: 3-5-2021
   • Estudio del terreno: 1-1-2021
   • Borrador del plano: 2-1-2021
   • Copia final del plano: 3-1-2021
   • Finalización del 50%:1-1-2022
   • Fecha de finalización de la construcción:1-1-2023
6. Costes del proyecto.- Los proyectos suelen sobrepasar el presupuesto, por lo que es más relevante que los gestores de proyectos realicen antes un análisis de costes y beneficios. Esto puede ayudarle a determinar la combinación correcta de recursos (por ejemplo, mano de obra, maquinaria, instalaciones de seguridad y protección) y el coste óptimo.
   • Costes totales: $500,000
7. Criterios de aceptación.- Los criterios de aceptación se utilizan para evaluar los resultados, es decir, si funcionan correctamente de acuerdo con las especificaciones prescritas.
   • Existe un plan de continuidad de la actividad en caso de desastre imprevisto.
   • Existe un plan de recuperación en caso de catástrofe imprevista.
   • Asegurar los permisos de construcción de las autoridades locales
   • Aprobación del cliente
   • Finalización de la adquisición
8. Variaciones.- Muchos proyectos de construcción pueden variar el diseño y los términos originales, por lo que es imprescindible decidir si se permiten o no este tipo de cambios. El sector de las variaciones puede abordar el método por el que las partes se adherirán en caso de demandas de cambio.
   • Las variaciones en los diseños de los planos pueden cambiarse en función de los resultados del estudio del terreno.
   • Coste de la madera debido a la fluctuación de los precios de la misma.
   • Cambios que el cliente pueda hacer durante el proceso.
9. Condiciones del contrato.- Aquí puedes incluir otras condiciones, como definir los detalles de la mano de obra, el programa de seguridad, los métodos de limpieza, la garantía y el estándar de rendimiento.
   • Ejemplo: El cliente puede rescatar el pago sólo si la mano de obra es deficiente. Por este motivo, el cliente debe dar su visto bueno después de cada etapa del proceso de construcción, antes de que comience la siguiente, para mitigar este riesgo. Después de este visto bueno, ya no se les permite retener el pago.
10. Aprobación y firmas del proyecto.- Nunca comiences la construcción sin las firmas/aprobaciones importantes; éstas hacen que su SOW sea ejecutable. Los gestores de proyectos deben conseguir que todos los firmantes clave estén de acuerdo con cada objetivo e hito del proyecto antes de suscribir el SOW. Esto ayudará a proteger a todas las partes en caso de conflictos.

Como se puede ver, la lista de comprobación del alcance de los trabajos de construcción es bastante sencilla y, con suerte, más fácil de rellenar ahora que tiene un ejemplo de referencia. Una plantilla como ésta te puede ayudar evitar conflictos y a incluir toda la información relevante sobre el proyecto.

Lumiform: Genera SOWs y cumple los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto

La creación y auditoría del SOW requiere que se genere, registre y proporcione continuamente información importante sobre la naturaleza del proyecto, muchas veces compleja, como el caso de un SOW de construcción. Usar plantillas en papel o en Excel para manejar toda la información requiere un esfuerzo enorme e innecesario. Pues, no resulta práctico manejar tanto papeleo cuando existen soluciones digitales fáciles de implementar en la gestión de proyectos.

Con el software de escritorio de Lumiform, la elaboración y auditoría de un SOW es mucho más fácil y rápido de hacer. Al utilizar una de las plantillas de nuestra biblioteca de formularios digitales, y adaptarlas a las necesidades de tu proyecto, generas una lista de control digital que te ayuda a crear una declaración de trabajo completa o auditar el cumplimiendo del SOW. Puedes crear estas listas de control de manera muy fácil desde tu ordenador, compartirlas con las partes interesadas y recoger todas las firmas del proyecto de forma electrónica.

Gracias a la App móvil Lumiform, puedes utilizar estas listas de control desde tu tablet o smartphone, estés o no conectado al internet. Esta gestión de proyectos digital minimiza el riesgo de generación o pérdidas de documentación, esencial para garantizar la calidad y la gestión de riesgos.

Lo mejor de todo es que al usar las listas de control puedes acceder a informes que se generan automáticamente tras terminar el control o auditoría. Si has usado una lista de control de requisitos SOW, sabrás qué documentación o información hace falta previo a firmar el contrato SOW. Si has usado una lista de auditoría SOW, sabrás el estado del proyecto y si está acorde con las especificaciones de la declaración de trabajo.

Los controles con checklist digitales y los informes automáticos generan los siguientes 7 GRANDES beneficios para la gestión de proyectos:

1. Todos los resultados de la auditoría o control se agrupan automáticamente en un informe que pueden enviarse a las partes interesadas en distintos formatos: Word, PDF, vía mail. Tú eliges.
2. Tienes acceso a una visión general de todo lo que ocurre en las distintas fases del proyecto. Siempre estarás al tanto de las actividades realizadas, pendientes, atrasadas o no realizadas y de los responsables para poder actuar a tiempo.
3. Puedes gestionar desde la app la coordinación efectiva de actividades y acciones correctivas gracias a nuestro sistema de mensajes, notificaciones y alarmas.
4. Ahorras tiempo al tener acceso a informes automáticos de análisis de todos los datos recogidos, que te permiten identificar más rápidamente las áreas que necesitan de especial atención. Con Lumiform, puedes resolver problemas hasta 4 veces más rápido que antes.
5. Con el constructor de formularios digitales puedes escoger y usar una de las plantillas listas para y modificarla o crear una desde cero.
6. Todo control, auditoría y documentación manejada se guarda de manera segura en la nube. Puedes incluso incluir fotos o planos en los informes y todo estará en la nube y al acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar.
7. Conectar fácilmente el software de Lumiform con otros sistemas de software de la empresa.

Lumiform facilita la vida de los gestores de proyectos al brindarles las herramientas digitales necesarias para registrar todo evento o dato relevante de manera organizada y mantener la documentación segura y al alcance de los interesados. Una documentación limpia y transparente ayuda a evitar errores y conflictos.