Evaluación de la Capacitación: Ejemplos, formularios y modelos de formación

¿Qué es un Formulario de Evaluación de la Capacitación?

El Gerente de Capacitación y Desarrollo o de Recursos Humanos de una organización es la persona responsable de la evaluación del rendimiento de los empleados y la persona encargada de averiguar cómo cubrir las necesidades de crecimiento y desarrollo de los empleados y de la empresa, con la finalidad de determinar cómo ese desarrollo se convierte en un aumento de productividad.

Teniendo en cuenta estas evaluaciones, un gerente de capacitación planifica, coordina y lidera el desarrollo profesional y, por ende, la capacitación de los empleados. Para determinar las capacitaciones que se requieren y la efectividad de las mismas, debe contar con las herramientas necesarias que le permitan recoger datos relevantes de manera sistemática y organizada.

Un formulario de evaluación de capacitación y formación es una herramienta utilizada para obtener comentarios de los participantes en un curso o seminario de formación. Esto hará que sea más fácil identificar las brechas y los problemas de habilidades para luego trabajar en la mejora de los programas de capacitación y la experiencia general que estos programas brindan. También pueden utilizarse para justificar un aumento de salario y el potencial ascenso y, por ende, incentivar el rendimiento de un empleado.

Al realizar evaluaciones y recoger comentarios o sugerencias sobre las capacitaciones, muestras a los empleados lo importantes que son. Por un lado, las capacitaciones demuestran el interés real de invertir tiempo y recursos en el desarrollo de las habilidad y conocimientos de los empleados: y, por otro lado, generan la oportunidad de recolectar ideas y críticas constructivas para aprovechar las oportunidades de mejora continua. Además, es importante tener en cuenta que una evaluación del desempeño mal ejecutada puede dar lugar a resultados negativos, como la renuncia de empleados, políticas de oficina ineficientes y una cultura empresarial negativa. ¿Deseas saber más?

Aprende de este artículo lo siguiente:

1. Cuál es la importancia de la evaluación de las capacitaciones a empleados.
2. Cómo hacer una evaluación de la capacitación: Lee esta guía.
3. Por qué es útil un formulario de evaluación de la capacitación.
4. Herramientas digitales de evaluación de la capacitación: Beneficios de usar la App Lumiform.

¿Cuál es la importancia de la evaluación de las capacitaciones a empleados?

«Uno de cada cuatro empleados teme más a las revisiones de rendimiento que a cualquier otra cosa en toda su vida laboral», dicen Douglas Stone y Sheila Heen, autores de «Gracias por la retroalimentación». Este sentimiento es compartido por los gerentes.

La mayoría de los gerentes, supervisores y profesionales de recursos humanos siguen teniendo dificultades para llevar a cabo exámenes eficaces del rendimiento. En una encuesta a los empleados, sólo el 55% de los encuestados consideraron que las revisiones del desempeño tenían un impacto positivo en su organización. A pesar de la reacción negativa, en otra encuesta, sólo el 30% de los encuestados indicaron que su organización había hecho cambios en su sistema de gestión en los últimos años.

Muchos empleados cuestionan las evaluaciones de desempeño y formación. Algunos tienen turnos diferentes a los de sus jefes lo que genera la sensación de que sus superiores no los han observado lo suficiente como para dar una evaluación precisa y real de su desempeño. Además, la mayoría de las empresas sólo realizan exámenes del rendimiento una o dos veces al año y suelen realizarse actividades de recuperación en el intervalo, no se informa a los empleados sobre el estado de su rendimiento hasta el examen propiamente dicho. En consecuencia, esto puede llevar a temores y actitudes defensivas por parte del empleado.

A fin de abordar estas preocupaciones, es importante preparar un proceso de evaluación de la actuación profesional bien ejecutado.

La formación en el puesto de trabajo (ampliamente conocida como OJT) ayuda a desarrollar la carrera del empleado, el crecimiento próspero de la organización y a sentirse realizados personal y profesionalmente. Durante la formación, los participantes se familiarizan con el entorno de trabajo, adquieren experiencia práctica en el uso de maquinaria, equipos, herramientas, materiales, etc. Además, los participantes se enfrentan a los típicos retos que se presentan durante el desempeño del trabajo.

La ejecución de la formación en el lugar de trabajo es poco costosa y crea un entorno libre de estrés para los empleados. Su eficacia se basa en el uso de las herramientas, máquinas, documentos y equipos, así como en los conocimientos de los especialistas que trabajan en este campo. Sin embargo, el proceso de capacitación no termina con la culminación del programa. Por el contrario, como hemos comentado anteriormente, se culmina con la evaluación de la eficacia de la formación y el rendimiento en el puesto de trabajo, porque si no ¿por qué formar a los empleados en primer lugar?

La evaluación de la eficacia de la formación y el desempeño profesional mide el impacto de la misma en los conocimientos, las habilidades, el rendimiento y el retorno de la inversión de la empresa. Es por esto que se considera a los formularios de evaluación de capacitación y formación como una necesidad de la organización. En síntesis, estos te permiten:

1. Determinar si la formación beneficia a los empleados.
2. Ver el efecto en el rendimiento de la empresa y determinar el ROI de la formación.
3. Identificar oportunidades de mejora y descubrir problemas.
4. Mejorar la tasa de retención de los empleados.

Las evaluaciones pueden darse a los empleados, al formador de los empleados y al supervisor que supervisa el programa de formación en tres fases diferentes: antes, durante y después de la ejecución. Por ejemplo, la productividad de los empleados, las cifras de ventas y el estado de ánimo y la felicidad en general pueden medirse antes de la formación y, una vez más, después de que ésta haya tenido lugar. Esto demuestra la calidad y la eficacia de la formación impartida y permite a las empresas seguir haciendo más de lo mismo o cambiar su enfoque.

¿Cómo hacer una evaluación de la capacitación? Lee esta guía.

Para evaluar la efectividad de un programa de capacitación, te recomendamos seguir estos 7 pasos:

1. Identificar las métricas a implementar (KPIs): Fija los indicadores clave de rendimiento. Puede ser, por ejemplo, aumento de ventas de productos, número de llamadas al mes, nivel de compromiso de los empleados, etc.
2. Administrar una evaluación previa a la formación: Realiza una evaluación inicial a los participantes para conocer lo que los empleados conocen o no previo a la capacitación. De esta forma, tras la capacitación puedes medir el conocimiento obtenido.
3. Medir el compromiso: El compromiso de los empleados es uno de los principales parámetros que hay que tener en cuenta. ¿Los empleados sólo completan los requisitos mínimos? ¿Están motivados o no? Esto ayuda a determinar qué método de capacitación es más didáctico o más efectivo.
4. Evaluar la retención de conocimientos: Evalúa la retención de conocimientos para poder identificar lo que los participantes han aprendido, y si pueden ejecutar lo aprendido correctamente.
5. Medir el comportamiento: Es importante medir el comportamiento de los empleados. ¿Cómo ha cambiado el comportamiento de los empleados desde que terminaron su formación? ¿Tienen más confianza en el trabajo? ¿Hacen menos preguntas? ¿Hacen las cosas con más eficacia?
6. Medir los resultados: Utiliza los KPI para evaluar los resultados de la formación. Determina, por ejemplo, si ha aumentado el número de ventas, el índice de satisfacción de los clientes o el nivel de compromiso. Si no se ven resultados inmediatamente, toma en cuenta que la formación es un proceso continuo y que deben seguir perfeccionando el programa de capacitación y formación de empleados para beneficiarse tanto del crecimiento individual como del corporativo.
7. Recoger retroalimentación: Consulta a los participantes qué opinas sober la formación, qué disfrutan y qué cambiarían para mejorar la experiencia de aprendizaje. ¿Cuándo hacerlo? Hay cuatro momentos diferentes dentro de los cuales puedes solicitar retroalimentación a los participantes de su seminario:
   
   • Después del programa de capacitación: A menudo, los comentarios sobre la capacitación se recopilan después de que finaliza el evento o unos días después. Tras el evento, los participantes tienen una opinión finalizada sobre el contenido transmitido y las condiciones generales encontradas. La desventaja de esta variante es que muchos pueden no tener ganas de responder un cuestionario inmediatamente después. Si la encuesta se lleva a cabo solo unos días después, es posible que los participantes ya estén mentalmente ocupados con otras cosas y, en consecuencia, la tasa de participación sea baja.
   • Durante el programa: Otra opción es entregar un breve formulario de evaluación de la capacitación después de cada pausa o bloque de temas para obtener comentarios específicos sobre los bloques de temas individuales de la capacitación. Los cuestionarios breves aumentan la motivación de los participantes del seminario para responderlos. Esto aumenta su tasa de participación y la calidad de las respuestas.
   • Antes del último punto del programa: Si coloca el tiempo para la evaluación de la capacitación antes del último punto del programa, puede estar seguro de que todos los participantes todavía están en el lugar y le brindan la atención deseada. Con esta variante probablemente logre la tasa de participación más alta con un solo formulario de evaluación de capacitación distribuido para el seminario.
   • Después del programa: También puede combinar la obtención de comentarios. Comentarios relacionados con el tema directamente en el seminario y comentarios generales después de la capacitación. Durante el evento, mantenga el formulario de evaluación de la capacitación breve y complételo con una encuesta más larga unos días después. Luego compare los resultados entre sí. Descubrirá que obtiene información más valiosa con este método.

¿Por qué es útil un formulario de evaluación de la capacitación?

La forma más sencilla y ordenada de recopilar retroalimentación de la capacitación es mediante una hoja o formulario de evaluación. Al evaluar los formularios de retroalimentación, conocerá las expectativas y necesidades de los participantes para poder adaptar esas necesidades al programa y mejorar el contenido o la experiencia del participante.

Al mejorar de forma sostenible la calidad de las capacitaciones, garantizas su éxito. Este éxito se refleja en una fuerte lealtad de los clientes, una alta tasa de recomendación y un número cada vez mayor de ventas o clientes.

¿Qué debe incluir una hoja de evaluación de la formación?

La estructura del contenido de un formulario de evaluación de la capacitación depende del contenido y tipo del programa de capacitación, pero siempre debe estar bien estructurada y ser lo más breve posible. Pues, con frecuencia, cuanto más largo es el cuestionario, menos ganas tienen los participantes del seminario de completarlo, afectando la calidad de las respuestas proporcionadas y de la evaluación. En consecuencia, el formulario de evaluación no debe contener demasiadas preguntas y, preferiblemente, debe estar equipado con preguntas simples.

Lineamientos de estructura del formulario de evaluación:

Organización y condiciones generales

Esta sección trata sobre la evaluación del lugar, la organización del seminario, el equipamiento y el catering. Las respuestas recibidas ayudan a determinar si el entorno, así como las condiciones generales, crearon una atmósfera de aprendizaje adecuada.

Líder del seminario

El líder del seminario contribuye decisivamente al éxito del seminario. Por lo tanto, sus competencias deben ser evaluadas después de cada capacitación para mejorar constantemente su calidad docente. El foco está en la evaluación de habilidades didácticas y habilidades sociales.

Diseño de contenidos y metodología

Un seminario debe ser variado y aportar un valor añadido a los participantes. Por lo tanto, es mejor preguntar antes del evento sobre los intereses, deseos y expectativas individuales. Después del evento, se puede medir la satisfacción y el grado de expectativa cumplida.

Elogios, críticas y oportunidades de mejora

Pregunta directamente qué se puede mejorar. Solo a través de los comentarios constructivos recibidos por los participantes, se puede trabajar constantemente en la calidad de los programas de capacitación.

Información general

Al final del formulario, ingresa una sección para obtener información más relevante sobre el grupo de participantes. Esto incluye, entre otras cosas, el motivo de participación en la formación, la actividad profesional y la edad.

¿Qué herramientas digitales utilizar para evaluar la eficacia de una capacitación? Beneficios de usar la App Lumiform.

Un formulario digital de evaluación de capacitaciones facilita la valoración y evaluación de los programas de formación y seminarios. Con la potente App de formularios de Lumiform, puedes realizar las evaluaciones de manera sistemática, en cualquier momento y en cualquier lugar, desde tu smartphone, tablet o computador.

Lumiform te permite compartir los informes de los resultados de la evaluación y compartirlos al instante con tu equipo con tan solo un par de clics. Si utilizas la herramienta digital para sus formularios de evaluación de la formación, esto es lo que puede hacer:

• Generar datos en tiempo real de la retroalimentación y evaluaciones realizadas.
• Obtener una visión general de la eficacia de las capacitaciones.
• Generar informes automáticamente tras el uso de los formularios digitales.
• Ahorrar tiempo con un análisis automático de todos los datos y una identificación más rápida de las áreas que necesitan especial atención.
• Implementar soluciones fácil y organizadamente: A través de una comunicación más eficiente dentro del equipo o con terceros, las mejoras se implementan hasta 4 veces más rápido que antes .
• La herramienta para crear formularios de Lumiform te ayuda digitalizar tus formularios o cuestionarios en papel y adecuarlos según tus necesidades.
• Lumiform ofrece más de 10.000 plantillas prediseñadas, para que pueda empezar a trabajar digitalmente de forma rápida y segura, incluyendo muchas plantillas de procesos de gestión de cambios.
• El software de Lumiform es muy fácil de usar, sin margen de error para los usuarios.
• La app te permite completar las listas de control fácilmente y en menos tiempo que los listados en papel o en Excel. Por ello, los controles se completan aproximadamente un 30% – 50% más rápido.