¿Qué es una plantilla de análisis de impacto en el negocio?
Una de las peores pesadillas es tener que lidiar con desastres, accidentes o emergencias que obliguen a paralizar las operaciones comerciales, ocasionado cuantiosas pérdidas económicas. Pero, no estar preparado aumenta los nervios. No es posible controlar ni determinar con exactitud cuándo estos eventos desafortunados ocurrirán, pero sí es posible estar preparados y contar con un plan de continuidad comercial. ¿Cómo hacerlo?
Debe empezar con un análisis de impacto empresarial (BIA) para determinar y evaluar los efectos potenciales de las interrupciones de las operaciones comerciales, e identificar las vulnerabilidades, lo cual ayuda posteriormente a desarrollar las estrategias para minimizar riesgos. El BIA forma parte del plan de continuidad comercial, y ayuda a identificar las interdependencias operativas y procesos críticos que dan funcionamiento continuo a la organización.
¡OJO! No confundas BIA con análisis de riesgos, ambos son parte del plan de continuidad empresarial. El BIA es el proceso de determinar la criticidad de las actividades del negocio y los recursos necesarios para garantizar la resistencia operativa y la continuidad de las operaciones durante y después de una interrupción imprevista del negocio. El BIA cuantifica los impactos de las interrupciones en la prestación de servicios, los riesgos para la prestación de servicios, y los objetivos de tiempo y punto de recuperación. Estos requisitos de recuperación se utilizan luego para desarrollar estrategias, soluciones y planes.
Para llevar a cabo el BIA, las organizaciones utilizan una plantilla de análisis de impacto para evaluar y documentar los aspectos relevantes de manera organizada y minuciosa. La plantilla de análisis de impacto de negocio ayuda a capturar rápidamente toda la información esencial para un análisis BIA departamental, incluyendo actividades, dependencias, requisitos y riesgos. Estas plantillas brindan orientación para capturar las principales amenazas y vulnerabilidades, y guías para captar los requisitos de recuperación de recursos. Si vas un paso más allá y quieres modernizar las operaciones dentro de tu empresa, te aconsejamos utilizar plantillas digitales inteligentes o softwares para auditoría rentables. ¿Deseas saber más?
En este artículo te explicamos brevemente lo siguiente:
- Cinco consejos para realizar un análisis de impacto empresarial.
- Qué aspectos hay que tener en cuenta en la lista de comprobación BIA.
- Estructura de una checklist de análisis de impacto.
- Herramienta BIA: Programa de auditoría Lumiform.
Cinco consejos para realizar un análisis de impacto empresarial.
Para muchos profesionales entender cómo se verán afectadas las funciones de su empresa en caso de desastre es una de las partes más arduas y difíciles de la planificación de la recuperación de la empresa. ¿Cómo se decide qué funciones empresariales críticas para la misión o el negocio? ¿Cómo priorizar y planificar la recuperación? ¿Cómo identificar las dependencias dentro de la organización?
Para ayudarte a contar con un BIA eficaz, te enumeramos los siguientes 5 elementos fundamentales con los que debes contar:
- Obtén apoyo de la dirección de la empresa: El respaldo de los ejecutivos te da la influencia que necesitas para conseguir la cooperación y la prioridad con otros departamentos de la organización. La forma más eficiente y eficaz de conseguir el apoyo de la dirección es asegurarse de que haya comunicación de arriba abajo.
- Comprende el funcionamiento de la organización: Identifica todas las funciones y procesos empresariales críticos dentro de la empresa. Busca en la estructura organizativa, las divisiones y los departamentos de la empresa para encontrar contactos clave o expertos en la materia que puedan ayudarte a identificar y conocer los procesos críticos que se verán afectados por una catástrofe. Son críticos aquellos que supone un daño inaceptable para la empresa.
- Utiliza herramientas efectivas para realizar el análisis BIA: Una vez que haya completado la revisión de la empresa y conozcas el papel que desempeña cada proceso, función y sistema en el conjunto de las operaciones cotidianas. Utiliza herramientas como organigramas, entrevistas, cuestionarios, diagramas y software BIA para recopilar los datos necesarios para analizar el impacto potencial de un desastre en la empresa.
- Identifica procesos críticos y genera checklists para casos de desastres: Enumera los procesos críticos y no críticos y haz una lista del personal que debe estar presente para realizar cada función crítica. Reúne toda la información sobre cómo realizar cada una, quién la realiza y el impacto operativo y financiero de la interrupción de cada una el primer día de la interrupción. Continúa haciendo esto después de la primera semana de interrupción, después de 30 días, y así sucesivamente. Determina una fecha objetivo de recuperación para cada proceso, cada sistema empresarial y cada función crítica para el negocio. Luego, identifica y enlista las dependencias empresariales internas y externas. Por último, almacena seguramente todos los datos del análisis para su futura consulta en caso de desastre.
- Comparte y valida resultados: Confirma el significado y la conclusión del impacto empresarial con los directores de departamento o el personal clave para garantizar que lo que has determinado es preciso y realista. Presenta las conclusiones de su BIA al equipo de dirección ejecutiva para obtener la aprobación de utilizar las conclusiones para desarrollar estrategias de recuperación del negocio.
¿Qué aspectos hay que tener en cuenta en la lista de comprobación de un BIA?
Los retos del BIA incluyen determinar el impacto de los ingresos de una función empresarial y cuantificar el impacto a largo plazo de las pérdidas de cuota de mercado, imagen empresarial o clientes. Por tanto, entre los impactos a tener en cuenta están:
- Reducción de ventas e ingresos
- Pérdida o retraso de ventas o ingresos
- Gastos adicionales, como horas extras, subcontratación, costes de expedición, etc.
- Multas
- Penalizaciones contractuales o pérdida de bonificaciones contractuales
- Insatisfacción de los clientes
- Rechazo de nuevos planes de negocio
Estructura de una checklist de análisis de impacto
Una vez realizado el análisis BIA y validados sus resultados, se procede a realizar un formulario para ser utilizado en caso de emergencias o eventos imprevistos que afecten las operaciones de la organización, o para explicar a los empleados y directivos los procesos críticos y el impacto de la falta de operatividad.
Esta es la estructura a seguir, según Paul F. Kirvan, secretario del Capítulo de Estados Unidos del Instituto de Continuidad de Negocios:
- Nombre de la unidad de negocios: Ingresa el nombre de la unidad de negocios.
- Recuento: Ingresa el número de personal a tiempo completo que tiene la unidad de negocios. Ingresa también, si cabe, el número de personal a tiempo parcial y los contratistas.
- Proceso padre (parent process): Describe las principales actividades que realiza la unidad, tales como ventas, interfaz de contratista, gestión de la relación con los inversionistas, etc.
- Ranking de prioridades: Ingresa el número para la clasificación subjetiva de la importancia de los procesos.
- Objetivo de tiempo para la recuperación: Ingresa un período de tiempo. Por ejemplo una hora o una semana. Describe el tiempo en que un proceso padre debe regresar a “funcionar como es usual” después de una interrupción.
- Objetivo de punto de recuperación: Ingresa el período de tiempo hasta el cual debe ser restaurado el proceso padre después de una interrupción. Por ejemplo, puede ser una hora o un día, dependiendo del proceso.
- De qué depende el proceso padre: Ingresa los nombres de las organizaciones y/o procesos de los cuales depende el proceso padre para su normal operación.
- Quién requiere del proceso padre: Ingresa los nombres de organizaciones y/o procesos que dependen del proceso padre para sus operaciones normales.
- Sub-procesos: Ingresa una descripción de las actividades de apoyo que realiza la unidad, tales como análisis de ventas, análisis financiero, etc.
- Orden de prioridades: Ingresa n número para la clasificación subjetiva de los sub-procesos y su importancia para la unidad de negocios.
- Objetivo de tiempo de recuperación: Ingresa el tiempo en que un subproceso debe regresar a “funcionar como siempre” después de una interrupción.
- Objetivo de punto de recuperación: Ingresa el tiempo o periodo en el cual debe ser restaurado el trabajo del subproceso después de una interrupción.
- De qué depende el sub-proceso: Ingresa los nombres de las organizaciones y/o procesos de los cuales depende el subproceso para sus operaciones normales.
- Quién requiere del sub-proceso: Ingresa los nombres de las organizaciones y/o procesos que dependen del subproceso para sus operaciones normales.
- Impacto cuantitativo: Ingrese una cantidad financiera asociada con el proceso padre, por ejemplo, los ingresos anuales generados por el proceso.
- Impacto cualitativo: Ingrese el impacto no financiero para la compañía, como la pérdida de reputación o la pérdida de clientes asociadas con el proceso padre.
- Tiempo necesario para recuperar personal: Ingresa el número de personal necesario para regresar a “funcionar como es usual” dentro de del período de tiempo especificado.
- Estrategia de recuperación: Ingresa las acciones específicas que la unidad de negocio debe realizar para recuperarse, tales como trabajar desde casa, reubicarse a un área alternativa, o recuperar un sitio web secundario (hot site).
- Tiempo de recuperación de tecnología/servicios: Ingrese el sistema y los servicios que deben recuperarse dentro del marco de tiempo específico.
- Comentarios.
¿Cómo hacer un análisis de impacto con Lumiform?
La aplicación para móviles de Lumiform reduce el tiempo necesario para capturar respuestas e introducir datos. Cada plantilla BIA se rellena simplemente a través de una tablet o un smartphone, tanto con conexión a internet como sin ella. El software de escritorio se utiliza para crear los cuestionarios y más tarde evaluar los datos. Esto reduce significativamente el riesgo de errores de documentación.
La fácil comunicación con todos los miembros del equipo permite mejorar los procesos internos y resolver los incidentes hasta cuatro veces más rápido. Los empleados en el sitio siempre reciben la última versión de la plantilla BIA y son guiados por el sistema a través de todos los procesos de documentación.
La documentación transparente ayuda a encontrar la solución correcta para los incidentes. Pero la solución digital de Lumiform ofrece muchas más ventajas para el proceso de impacto empresarial:
- Todos los resultados de los exámenes son automáticamente agrupados en un informe y pueden ser enviados a la dirección.
- Generar datos en tiempo real a través de procesos internos. De esta manera, las funciones críticas para el negocio se hacen medibles, y se crean continuamente soluciones basadas en los datos.
- Con la herramienta para crear formularios de Lumiform, puedes hacer tus propios formularios y editarlos en cualquier momento.
- Muy fácil de usar, sin margen de error para los empleados. La app te permite completar las listas de control fácilmente y en menos tiempo que los listados en papel o en Excel.
- Controla mediante una visión general todo lo que está sucediendo en las distintas ubicaciones, haciendo que todos los datos estén disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar.
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