¿Qué es una Plantilla de Plan de Continuidad de Negocio PCN?
¿Te imaginas lo terrible que debe ser que, ante una emergencias o caso fortuito, tengas que interrumpir las operaciones de la empresa inesperadamente porque no cuentas con un plan para continuar operando en este tipo de circunstancias? Las pérdidas económicas seguirían incrementando. Esto no debe ser así. Lo ideal es contar con un plan de acción antes de que el evento calamitoso suceda.
Precisamente para este fin existe el plan de continuidad del negocio (PCN) . Se trata de un documento que describe cómo seguirá funcionando una empresa durante una interrupción imprevista del servicio o las operaciones. Este plan puede ofrecer estrategias detalladas sobre cómo mantener las operaciones de la empresa en caso de interrupciones a corto y largo plazo.
Los responsables de la continuidad del negocio y los equipos de TI utilizan plantillas de gestión de la continuidad para desarrollar las estrategias de operabilidad durante una emergencia o evento inesperado, como lo fue la pandemia de COVID-19, que provocó el cierre definitivo de innumerables empresas.
Muchas organizaciones no contaban con un plan de acción para seguir operando ya que nunca imaginaron que la pandemia fuera a suceder. En consecuencia, fondos enteros de jubilación se evaporaron, la gente perdió su trabajo y miles de tiendas cerraron. No obstante, muchas empresas prevalecieron al adaptar sus estrategias comerciales a la situación actual y poner en prácticas planes de acción para seguir operando en tiempos difíciles. Lo anterior es posible con un buen BCM.
Para contar con un BCM efectivo, es recomendable utilizar plantilla BCM, ya que esta proporciona un marco, una guía y un programa de actividades para ayudar a las empresas a continuar y/o restablecer rápidamente sus funciones empresariales críticas cuando más lo necesitan. ¿Deseas saber más? Descubre los beneficios de utilizar plantillas digitales inteligentes que te permitan coordinar efectivamente con tu equipo, implementar las medidas correctivas necesarias y asegurar el cumplimiento del plan de continuidad en todo momento.
Aprende de este artículo lo siguiente:
- 7 elementos qué debes incluir en la planificación de continuidad del negocio.
- La importancia de realizar auditorías regulares de PCN y de contar con listas de chequeo.
- Los beneficios de contar con un Software para Auditoría PCN.
7 elementos qué deben incluirse en el plan de continuidad del negocio
Antes de pasar a describir los elementos del plan, queremos compartir contigo tres aspectos clave que deben tenerse en cuenta a la hora de planificar la continuidad del negocio frente a un desastre empresarial. Estos son:
- Acceso ininterrumpido a los recursos empresariales: Se debe planificar de forma que la empresa tenga acceso a todas las funciones vitales y procesos críticos en situaciones de emergencia. Estos podrían encontrarse en los procesos de negocio, en las instalaciones físicas o en el hardware o software de TI. Lo importante es que la gente siga trabajando, no sólo para mantener la productividad, sino para proteger los datos y asegurarse de que sus clientes no se queden colgados. Las tecnologías de acceso remoto hacen posible que las personas trabajen donde sea seguro y conveniente, ya sea en casa, en la sala de conferencias de un hotel, en casa de un amigo o en cualquier otro lugar.
- Operaciones continuas: El objetivo principal es garantizar que las operaciones sigan funcionando sin problemas, incluso durante los periodos de mantenimiento o los fallos operativos es esencial. Por ejemplo, la mayoría de las grandes organizaciones ya cuentan con más de un centro de datos. Si uno de ellos se desconecta por cualquier motivo -planificado o no-, los usuarios deben poder cambiar sin problemas a otro para acceder a las mismas aplicaciones y datos.
- Escenario de recuperación: Por ejemplo, piensa en una forma de recuperar los datos destruidos en caso de desastre. Para ello, debes hacer un análisis de impacto empresarial (BIA) y un análisis de los riesgos.
Con lo anterior claro, el próximo paso es establecer el plan de acción para protegerse de las amenazas internas y externas. Para ello, te recomendamos usar una lista de control e incluir los siguientes 7 elementos esenciales:
- Representante: Linda Berg
- Función: Operaciones Leiterin
- Detalles de contacto: lberg@example.org
- Descripción de responsabilidades:
- Debe asegurarse de que los PCN están actualizados y coordinar con los líderes del equipo para votar qué cambios realizar al plan.
- Asiste en la identificación de los principales interesados en la región de EMEA sobre las amenazas en los programas y herramientas de apoyo al cliente.
- Operaciones: Atención al cliente.
- Descripción funcional: Equipo de atención al cliente que gestiona el chat en vivo las 24 horas y las llamadas de clientes en todo el mundo en las regiones de EE.UU., EMEA y APAC.
- Impacto en los negocios: Crítico
- Descripción del impacto: El 100% de los chats en vivo son dirigidos a través del equipo de soporte al cliente de Manila. El 20% de las llamadas en vivo se enrutan a la oficina de Manila. Una interrupción significaría que el soporte de chat en vivo ya no sería posible, y los clientes tendrían que esperar mucho tiempo por las llamadas.
- Medidas preventivas: Programa del proyecto y planes del equipo
1. Alcance y metas: Indica el propósito de la lista de verificación del plan de continuidad de las actividades, incluyendo las funciones comerciales específicas que se deben priorizar en caso de una emergencia durante la recuperación. Esta sección debería incluir ejemplos de emergencias que desencadenarían un PCN en respuesta.
Ejemplo: Este ejemplo de plan de continuidad de las actividades está diseñado para garantizar la continuidad de los servicios de TIC y las conexiones de los clientes en caso de un corte de energía más prolongado. Los cortes de energía pueden ser causados por tormentas o por un incendio en un edificio. Las áreas funcionales priorizadas en este PCN para la recuperación incluyen el servicio al cliente y el equipo de finanzas.
2. Un equipo claramente definido: En una emergencia, la gente no debería preguntarse quién está al mando. Crea un equipo de continuidad del negocio con miembros en las partes críticas de la organización. Estas personas dirigirán la respuesta frente a emergencias o interrupciones.
3. Un plan detallado: Piensa en el tipo de interrupciones que podrían producirse en cada uno de los lugares donde se desarrollan las actividades. Asume lo peor, y luego calcula lo que necesitarías hacer para mantener las operaciones más importantes. Usa una hoja de control para clasificar lo que más le importa a la organización en relación con los objetivos de recuperación: ingresos, cumplimiento de regulaciones, la marca, la protección de los clientes, etc. Luego, asigna los recursos, el personal, las instalaciones y los equipos. Esto ayuda a asegurar que las actividades se realizan de acuerdo con las prioridades del negocio.
4. Roles y Responsabilidades: Refiere a las personas clave y las tareas asignadas a ellas durante o después de un incidente. Cada miembro del comité tiene un conjunto específico de responsabilidades para asegurar que el plan puede ser implementado con éxito para cada función crítica del negocio.
Ejemplos:
5. Actividades comerciales vulnerables: Incluye riesgos potenciales en funciones operativas clave que impactarían significativamente la continuidad del negocio y enumera las medidas preventivas apropiadas.
Ejemplo:
6. Estrategia de Recuperación: Describe todos los procedimientos relevantes para restaurar las operaciones comerciales después de un incidente o crisis. Una buena estrategia incluye un marco de tiempo realista para la recuperación y recursos de emergencia.
Ejemplo: El equipo de TIC y los comités de PCN deben considerar programas alternativos de respaldo, un servidor para almacenar las solicitudes de los clientes después de un corte de energía. El soporte al cliente debería ser capaz de recibir y responder a las solicitudes en 30 minutos. El o la responsable de TIC debería operar salas de servidores alternativos en el área B si el corte de energía dura más de una hora para evitar grandes pérdidas de ingresos.
7. Comunicación en medio de una crisis: Una comunicación eficaz puede marcar la diferencia entre el pánico y una respuesta de emergencia sin problemas. Crea y enlista las herramientas de comunicación, como las telecomunicaciones, el correo electrónico, la dirección pública, la intranet, la mensajería instantánea, los mensajes de texto y el sitio web de la empresa. Lo mejor es contar con un software de mensajería instantánea, alarmas y notificaciones. Redacta con antelación los mensajes de emergencia de muestra para poder actualizarlos rápidamente durante una emergencia real.
¿Cuál es la importancia de realizar auditorías regulares de PCN y de contar con listas de chequeo?
La llegada del Covid-19 pone de manifiesto la importancia de realizar auditorías recurrentes para encontrar oportunidades de mejora a los PCN existentes. Pues, se ha demostrado que la mejorada capacidad resiliente de una organización de traduce a una ventaja competitiva y comercial importante.
Las razones por las que esto es importante pueden resumirse en los siguientes 3 puntos:
- Siempre hay espacio para la mejora: Un plan de continuidad identifica y aborda la sincronización de la resistencia entre los procesos empresariales, las aplicaciones y la infraestructura de TI. A la larga, ayuda a ahorrar la suma de entre 100.000 y 1.000.000 de dólares que una empresa tendría que pagar para reparar el fallo del sistema.
- Un PCN actualizado tiene el potencial de mantener tu negocio en funcionamiento en momentos de crisis, proteger los datos, mantener la imagen de la marca y retener y aumentar clientes. Estar preparado puede minimizar el tiempo de inactividad y conseguir mejoras sostenibles en la continuidad del negocio, la recuperación de desastres de TI, la capacidad de gestión de crisis corporativa y el cumplimiento de la normativa aplicable.
- Sin un plan efectivo y actualizado la organización puede sufrir pérdidas de ingresos y clientes, peor, podrías cerrar indefinidamente. El PCN actualizado, mejorado y auditado es una garantía de solidez y madurez empresarial, que toma en cuenta los riesgos y oportunidades.
Por ende, una plantilla de continuidad de negocio desactualizada puede llevar a una pérdida de confianza del cliente, a enormes pérdidas de ingresos y a daños en la marca y la reputación corporativa. Por eso, es fundamental que la plantilla de gestión de la continuidad de las operaciones se actualice continuamente. He aquí la importancia de contar con hojas de control inteligentes. Sigue leyendo:
¿Qué herramientas tecnológicas utilizar para hacer un plan de continuidad? Aprende sombre la solución Lumiform:
Las auditorías regulares de los PCN son esenciales para evaluar los procedimientos de contingencia y determinar si existen vulnerabilidades. También ayudan a alinear los procedimientos con los objetivos comerciales y las prácticas de la industria y a actulizar la plantilla del plan. Una plantilla moderna y eficiente de PCN, como ya lo vimos, ayuda a las organizaciones a gestionar eficazmente los acontecimientos inesperados, evitar costos adicionales y desarrollar continuamente tus procesos generales y posiciones clave. Pero, una plantilla en papel, Excel o PowerPoint es difícil de mantener y actualizar. Resultan cero prácticas en comparación con las herramientas digitales de las cuales se pueden beneficiar las empresas hoy en día.
Afortunadamente, con la app y software de Lumiform puedes hacer formularios digitales y ayudar a tu empresa a modernizarse y dejar atrás el papel y bolígrafo. Crea tus propias plantillas de plan de continuidad de operaciones, evalúa con precisión los proceso críticos y de recuperación, y actualiza el plan según sea necesario, ya sea desde tu dispositivo móvil o tablet. Al trabajar con las herramientas digitales de Lumiform puedes:
- Crear y personalizar digitalmente un ejemplo de PCN
- Reenviar las tareas a los individuos clave y a los miembros del comité de PCN
- Añadir instantáneamente fotografías a los controles
- Si es necesario, tener todo confirmado con firmas electrónicas
- Enviar un Plan de Continuidad actualizado a tu equipo de forma sencilla
- Crear informes automáticamente y guardarlos centralmente
Para ayudarte a empezar con una planificación digital, hemos reunido las mejores plantillas para un plan de continuidad de muestra que puede descargar y personalizar de forma gratuita. Conoce más sobre los beneficios de Lumiform haciendo click aquí.
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