Plan de gestión del cambio organizacional: Ejecútalo a la perfección con plantillas editables

¿Qué es un plan de gestión del cambio organizacional?

Un plan de gestión del cambio organizacional es un conjunto de estrategias, procesos y acciones diseñados para facilitar la transición de una organización de su estado actual a un estado futuro deseado. Estos planes son esenciales cuando una organización implementa cambios significativos en sus estructuras, procesos, tecnología, cultura o estrategias.

En cualquier tipo de organización, sea grande o pequeña, se producen cambios importantes como, por ejemplo, cambios de liderazgo, implementación de los estándares ISO, la expansión de la empresa o la implementación de nueva tecnología. Para poder implementar estos cambios de manera suave y segura, y controlar los riesgos inherentes, existe un proceso formalizado para guiar a los empleados denominado Gestión del Cambio (Management of Change -MOC-, en inglés).

Sin el MOC, el cambio puede ser más doloroso y desafiante de lo que ya es. Los cambios repentinos en los procedimientos y el flujo de trabajo pueden causar confusión entre los trabajadores y contribuir a la interrupción de los procesos. La falta de familiaridad con los nuevos procesos y equipos puede provocar accidentes que podrían afectar al medio ambiente, las vidas y la propiedad. Estos riesgos se magnifican aún más en las empresas que manejan sustancias químicas y energía peligrosa en su sistema de producción.

Por tanto, la seguridad de los trabajadores es una de las mayores preocupaciones que conlleva la gestión del cambio organizativo. Esto es algo que no se puede ignorar pero que, lamentablemente, se omite considerar en la práctica. En el lugar de trabajo, la atención suele centrarse en realizar el trabajo y no en prevenir los riesgos.

Para dar un paso atrás y analizar minuciosamente los cambios y los riesgos, como es debido, las empresas utilizan planes y hojas de control para implementar nuevos procesos internos sin olvidar ni un solo criterio. De esta forma, facilitan la implementación del cambio, en estricto cumplimiento de la normativa aplicable, como la normativa de seguridad laboral.

Descuidar la gestión del cambio puede conllevar daños para la empresa. Dependiendo de la naturaleza del cambio, la reputación y continuidad del negocio pueden estar en peligro. Por ello, es muy recomendable implementar herramientas idóneas para implementar cambios, como un software para auditoría u hojas de verificación digitales. ¿Deseas saber más?

En este artículo te explicaremos brevemente lo siguiente:

1. Cómo implementar un plan de gestión del cambio organizacional.
2. Qué herramientas de gestión del cambio necesitas para ejecutar tu plan
3. Herramientas digitales de gestión del cambio ideales.

Cómo hacer la gestión del cambio en 7 pasos

Para implementar con éxito cambios importante en la organización es importante que tomes en cuenta que existen diferentes tipos de gestión del cambio dependiendo del tipo de organización y de la industria. No es lo mismo implementar cambios es una empresa farmacéutica que es una empresa de auditoría. Sin embargo, existen pasos generales y transversales, que describimos a continuación:

1. Reconocer todos los cambios: Si no se conocen a fondo los cambios que se van a producir, es difícil que el equipo directivo evalúe su posible impacto en la organización. Conocer los detalles del cambio, para poder gestionarlo adecuadamente.
2. Identificar todos los peligros y riesgos: Hay que realizar un cuidadoso análisis de riesgos, por mínimos que se consideren, que abarque todos los peligros potenciales que provocará el cambio. Deben identificarse los peores escenarios para cada riesgo, de modo que puedan tomarse las medidas preventivas adecuadas. Clasifica los riesgos que pueden minimizarse, controlarse o evitarse. Con base en este plan, gestiona los riesgos. Toma en cuenta las disposiciones normativas y las politicas de la empresa.
3. Averiguar si el cambio es factible o factible: Haz un análisis de riesgo-beneficio. ¿Los peligros causados por el cambio superan sus recompensas?
4. Realizar una revisión de seguridad previa a la puesta en marcha del plan de cambio: Analiza exhaustivamente el estado de los equipos y procesos relacionados para garantizar que se aplican las medidas de seguridad pertinentes, sobretodo si intervienen sustancias químicas. No lanzarías un cohete al espacio sin la debida revisión ¿verdad?
5. Aplicar el cambio solamente cuando es seguro hacerlo: Debe existir un liderazgo responsable y empático con los empleados. Protégelos siempre. También se deben establecer medidas de emergencia en caso de que un posible accidente se convierta en uno real.
6. Formar a todos los trabajadores afectados: Todos los empleados implicados, así como todos los directivos que vayan a ejecutar sus nuevos procesos, deben recibir una cuidadosa formación sobre los nuevos procedimientos. Esto reduce riesgos y fallos.
7. Siga los nuevos procedimientos y continúa evaluando: A medida que se introducen los cambios, la dirección debe seguir evaluando la implementación de los cambios y los riesgos (puedes hacerlo con varios recorridos Gemba). Esto puede consistir en recibir comentarios e informes continuos de las operaciones diarias de la organización.

Los pasos generales anteriores pueden variar un poco en función del tipo de MOC requerido. Los tres tipos más comunes son el MOC administrativo, el MOC organizativo y el MOC técnico.

¿Qué herramientas de gestión del cambio necesitas?

Por lo general, diferentes miembros del personal participan en la planificación y ejecución de cambios dentro de la empresa, manejando y actualizando una serie de documentos. El proceso comienza cuando se realiza una solicitud de cambio. Los profesionales calificados deben revisar la solicitud y analizar y reportar si el cambio podría generar efectos potencialmente adversos y hacer una lluvia de ideas para la gestión de riesgos. Después, el cambio debe aprobarse para su ejecución, enmienda o rechazo. A menudo, la aprobación final de las modificaciones proviene de un tercero experto e independiente del equipo de revisión.

Aunque las necesidades comerciales pueden variar, existen algunas herramientas comunes de control de cambios que necesitarás para poder liderar de manera efectiva. Como muchas empreas lo hacen, te recomendamos apoyarte en las nuevas tecnologías de auditoría para empresas que te permitan realizar lo siguiente con éxito:

Herramientas de gestión para el cambio:

• Guías y manuales
• Coordinar efectivamente con todos los involucrados
• Generar informes sobre el estado del proyecto
• Planificar y monitorear actividades
• Ofrecer formación y apoyo a los empleados y trabajadores
• Compartir y editar documentos
• Sistema de alarmas y notificaciones
• Inclusión de fotografías y comentarios a un sistema centralizado de control
• Lista de comprobación MOC

La App de Lumiform, por ejemplo, cuenta con listas de verificación inteligentes y un App de software, que te permite crear la documentación necesaria y coordinar debidamente dentro de la organización, al tiempo que puedes hacer con facilidad todo lo que hemos expuesto en la lista anterior.

Ejemplo de plan de gestión del cambio organizacional

A continuación, veremos un ejemplo simplificado de un plan de gestión del cambio organizacional en una empresa ficticia. Ten en cuenta que los detalles y la complejidad variarán según la situación real de la empresa y el tipo de cambio que se esté implementando. Este ejemplo es solo una guía general útil:

Empresa: Lumi Manufacturing

Objetivo del cambio: Implementar un nuevo sistema de gestión de la producción para mejorar la eficiencia y la calidad del producto.

Fase 1: Preparación (Meses 1-2)

• Identificación de la necesidad de cambio:
  1. Evaluación de la eficiencia actual del sistema de producción.
  2. Análisis de las quejas de los clientes sobre la calidad del producto.
  

• Creación del equipo de gestión del cambio: 1. Director de Proyecto: Ana Rodríguez
  2. Coordinador de Comunicación: Carlos Pérez
  3. Líder de Capacitación: María Gómez
  4. Equipo de Apoyo Técnico: Ingenieros de Producción
  

• Definición de los objetivos del cambio: 1. Reducir los tiempos de producción en un 20%.
  2. Mejorar la calidad del producto y reducir los defectos en un 15%.
  3. Aumentar la satisfacción del cliente en un 10%.
  

Fase 2: Diseño y Planificación (Meses 3-4)

• Diseño del nuevo sistema de gestión de la producción:
  1. Contratación de consultores externos para diseñar el sistema.
  2. Creación de un comité de diseño con representantes de todas las áreas afectadas.
  

• Comunicación y participación:
  Reuniones informativas con todos los empleados para explicar la necesidad del cambio.
  Establecimiento de un sistema de retroalimentación para recoger sugerencias y preocupaciones.
  

Fase 3: Implementación (Meses 5-8)

• Capacitación y desarrollo:
  Desarrollo de programas de capacitación para empleados en el nuevo sistema.
  2. Sesiones de capacitación programadas para todo el personal.
  

• Implementación del nuevo sistema:
  1. Fase de prueba piloto en una línea de producción.
  2. Evaluación de resultados y ajustes necesarios.
  

Fase 4: Monitoreo y Evaluación (Meses 9-10)

• Monitoreo continuo: 1. Establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la eficiencia y la calidad.
  2. Reuniones regulares del equipo de gestión del cambio para revisar el progreso.
  

• Reconocimiento y celebración: 1. Reconocimiento público de equipos que logren mejoras significativas.
  2. Celebración de hitos alcanzados durante la implementación.
  

Fase 5: Evaluación Post-Implementación (Mes 11)

• Evaluación de los resultados: 1. Comparación de los KPI con los objetivos establecidos.
  2. Encuesta de satisfacción del cliente para medir la percepción de la calidad.
  

• Ajustes finales: 1. Realización de ajustes finales en el sistema y los procesos según sea necesario.
  

Este es solo un ejemplo básico de un plan de gestión del cambio organizacional. Más allá de este ejemplo, los planes pueden ser mucho más detallados y específicos, adaptados a las necesidades y circunstancias particulares de la empresa y el cambio que se está implementando.

Las ventajas de usar las Checklist digitales y App de Auditoría de Lumiform.

La solución digital de Lumiform ayuda a manejar el cambio de una manera más controlada y transparente. Siempre tienes tu lista de control en tu bolsillo donde quiera que vayas. ¿Quieres cambiar algo en tu plan de gestión del cambio organizacional? Simplemente adáptalo a los cambios sin tener que hacer todo desde cero.

Con la aplicación móvil de Lumiform, puedes realizar fácilmente auditorías de calidad y seguridad, informar de problemas y asignar rápidamente acciones correctivas a los colegas responsables. La fácil comunicación con todos los miembros del equipo y terceros te permite mejorar los procesos internos y resolver incidentes hasta cuatro veces más rápido que antes.

Digitaliza los planes de control y los procesos internos con Lumiform:

• Con la herramienta para crear formularios y planes de gestión de Lumiform, puedes convertir tus listas en papel en listas digitales en cuestión de minutos.
• Lumiform ofrece más de 9.000 plantillas prediseñadas, para que puedas empezar a trabajar digitalmente de forma rápida y segura, incluyendo muchas plantillas de procesos de gestión de cambios.
• Ahorra tiempo analizando todos los datos más fácilmente e identificando las áreas que necesitan tu atención más rápidamente.
• Con la app móvil súper intuitiva, tanto tú como tus compañeros de equipo podéis realizar cualquier comprobación in situ con facilidad.
• Todos los resultados de las revisiones se incluyen automáticamente en un informe del sistema.
• Los análisis exhaustivos te ayudan a identificar más rápidamente las áreas ineficientes de tu empresa y, por lo tanto, a mejorar continuamente los procesos de auditoría.
• Muy fácil de usar, sin margen de error para los empleados. La app te permite completar los plan de gestión del cambio organizacional y demás checklist fácilmente, en menos tiempo que los listados en papel o en Excel.