Aprende cómo implementar cambios dentro de la empresa exitosamente con listas de verificación de liderazgo continuo, entrenamiento efectivo, planificación de tareas y recursos, y de herramientas de gestión del cambio para la colaboración y la comunicación efectiva.
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En cualquier tipo de organización, sea grande o pequeña, se producen cambios importantes como, por ejemplo, cambios de liderazgo, implementación de los estándares ISO, la expansión de la empresa o la implementación de nueva tecnología. Para poder implementar estos cambios de manera suave y segura, y controlar los riesgos inherentes, existe un proceso formalizado para guiar a los empleados denominado Gestión del Cambio (Management of Change -MOC-, en inglés).
Sin el MOC, el cambio puede ser más doloroso y desafiante de lo que ya es. Los cambios repentinos en los procedimientos y el flujo de trabajo pueden causar confusión entre los trabajadores y contribuir a la interrupción de los procesos. La falta de familiaridad con los nuevos procesos y equipos puede provocar accidentes que podrían afectar al medio ambiente, las vidas y la propiedad. Estos riesgos se magnifican aún más en las empresas que manejan sustancias químicas y energía peligrosa en su sistema de producción.
Por tanto, la seguridad de los trabajadores es una de las mayores preocupaciones que conlleva la gestión del cambio organizativo. Esto es algo que no se puede ignorar pero que, lamentablemente, se omite considerar en la práctica. En el lugar de trabajo, la atención suele centrarse en realizar el trabajo y no en prevenir los riesgos.
Para dar un paso atrás y analizar minuciosamente los cambios y los riesgos, como es debido, las empresas utilizan listas de control para implementar nuevos procesos internos sin olvidar ni un solo criterio. De esta forma, facilitan la implementación del cambio, en estricto cumplimiento de la normativa aplicable, como la normativa de seguridad laboral.
Descuidar la gestión del cambio puede conllevar daños para la empresa. Dependiendo de la naturaleza del cambio, la reputación y continuidad del negocio pueden estar en peligro. Por ello, es muy recomendable implementar herramientas idóneas para implementar cambios, como un software para auditoría u hojas de verificación digitales. ¿Deseas saber más?
Para implementar con éxito cambios importante en la organización es importante que tomes en cuenta que existen diferentes tipos de gestión del cambio dependiendo del tipo de organización y de la industria. No es lo mismo implementar cambios es una empresa farmacéutica que es una empresa de auditoría. Sin embargo, existen pasos generales y transversales, que describimos a continuación:
Los pasos generales anteriores pueden variar un poco en función del tipo de MOC requerido. Los tres tipos más comunes son el MOC administrativo, el MOC organizativo y el MOC técnico.
Por lo general, diferentes miembros del personal participan en la planificación y ejecución de cambios dentro de la empresa, manejando y actualizando una serie de documentos. El proceso comienza cuando se realiza una solicitud de cambio. Los profesionales calificados deben revisar la solicitud y analizar y reportar si el cambio podría generar efectos potencialmente adversos y hacer una lluvia de ideas para la gestión de riesgos. Después, el cambio debe aprobarse para su ejecución, enmienda o rechazo. A menudo, la aprobación final de las modificaciones proviene de un tercero experto e independiente del equipo de revisión.
Aunque las necesidades comerciales pueden variar, existen algunas herramientas comunes de control de cambios que necesitarás para poder liderar de manera efectiva. Como muchas empreas lo hacen, te recomendamos apoyarte en las nuevas tecnologías de auditoría para empresas que te permitan realizar lo siguiente con éxito:
La App de Lumiform, por ejemplo, cuenta con listas de verificación inteligentes y un App de software, que te permite crear la documentación necesaria y coordinar debidamente dentro de la organización, al tiempo que puedes hacer con facilidad todo lo que hemos expuesto en la lista anterior.
La solución digital de Lumiform ayuda a manejar el cambio de una manera más controlada y transparente. Siempre tienes tu lista de control en tu bolsillo donde quiera que vayas. ¿Quieres cambiar algo en tu formulario de gestión de cambios? Simplemente adáptalo a los cambios sin tener que hacer todo desde cero.
Con la aplicación móvil de Lumiform, puedes realizar fácilmente auditorías de calidad y seguridad, informar de problemas y asignar rápidamente acciones correctivas a los colegas responsables. La fácil comunicación con todos los miembros del equipo y terceros te permite mejorar los procesos internos y resolver incidentes hasta cuatro veces más rápido que antes.
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