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¿Qué es la Metodología 5S? Guía definitiva para la organización

¿Es el 5S el sistema que necesita para organizar su espacio de trabajo? Descubre más sobre la estructura única y las ventajas de introducirlas en su organización. Guía completa sobre los principios y la metodología de las 5S.

¿Qué es la metodología 5S?


Imagine un espacio de trabajo ordenado y que funcione bien, libre de desorden, seguro y que permita a sus empleados realizar sus tareas de forma eficiente. Cuando se dirige un negocio, mantener todo controlado no siempre es fácil y puede ser un reto. Sin embargo, hay sistemas que se han desarrollado para ayudarle a organizar sus espacios y lugares de trabajo en colaboración con sus trabajadores. La metodología de gestión 5S es uno de ellos.


Con origen en Japón, 5S representa las 5 palabras que empiezan por S y que describen la estructura central del sistema. Generalmente se traducen de la siguiente manera:


  1. Seiri(整理): Clasificación
  2. Seiton(整頓): Orden
  3. Seiso(清掃): Brillo
  4. Seiketsu(清潔): Estandarizar
  5. Shitsuke(躾): Sostener

Las palabras describen un proceso de cinco pasos que las empresas utilizan para hacer sus procesos más eficientes. La metodología es una herramienta de fabricación limpia, similar a Gemba walk o el enfoque Kaizen que proporciona un marco claro y estructurado para la eficiencia en el lugar de trabajo. La secuencia de las 5S es vital, ya que los pasos se presuponen unos a otros.



En esta guía aprenderás:


1. Metodología 5S y sus principios


2. Por qué usar la metodología 5S


3. Cómo integrar las 5s en sus operaciones


4. Qué herramientas facilitan el 5S


5. Cómo puedes medir tus éxitos 5S



Un espacio de oficina organizado con 5S

¿Cuáles son los cinco pasos de la metodología y principios de las 5S?


Como se mencionó anteriormente, la metodología de las 5S se caracteriza por los nombres de los cinco pasos que definen la metodología que comienzan cada uno con una S en el idioma japonés. Van desde seiri (ordenar) hasta shitsuke (disciplina) y cada uno tiene instrucciones detalladas ligadas a ellos.


1. SEIRI


Seiri se traduce tradicionalmente como Ordenar, pero también se relaciona con el orden y la organización general del espacio de trabajo. Aquí se eliminan de cada área todos los elementos que se consideran innecesarios. Durante la aplicación, se anima a los trabajadores e inspectores a preguntarse si hay herramientas, materiales o piezas innecesarias que obstruyan el espacio. En caso afirmativo, se retirarán.


2. SEITON


Siguiendo el primer paso de ordenación y eliminación del principio de las 5S, seiton se centra en todos los elementos que sobran en el espacio ahora desordenado. Hay que ponerlos en orden y organizarlos para conseguir la máxima eficiencia. ¿Dónde deben colocarse ciertas herramientas y piezas para que sean lo más útiles para la cadena de producción?


3. SEISO


El tercer paso, seiso, significa limpieza, pero no se limita a la limpieza general de la zona ahora ordenada. Por supuesto, después de ordenar y organizar, sigue siendo necesario retirar la basura, limpiar a fondo y limpiar todo, sin embargo, es más importante establecer un nuevo estándar de limpieza. De esta manera se obtiene más fácilmente un entorno de trabajo seguro, ya que las fugas, por ejemplo, pueden ser fácilmente identificadas.


4. SEIKETSU


Después de que todos los pasos anteriores se hayan completado con éxito, es necesario estandarizar su ejecución y completarlos diariamente. Esto se consigue fácilmente empleando un calendario y una lista de comprobación que los empleados puedan utilizar para orientarse.


5. SHITSUKE


Shitsuke, el último paso, suele traducirse como Disciplina o Sostenimiento. Esencialmente requiere que todos los nuevos hábitos y cada uno de los pasos hasta ahora completados del sistema 5s sean arraigados e incorporados a la cultura de la empresa. Se supone que las 5s son un hábito para todos y cada uno de los empleados. Para garantizar el mantenimiento de los principios de las 5s, puede asignar personal responsable, emplear listas de comprobación para la documentación y realizar un seguimiento de su progreso a medida que continúa el ciclo.



Beneficios de implementar la metodología 5s


Hay numerosos beneficios que se pueden obtener al implementar la metodología de gestión 5s en su organización. Los 5 principios no sólo le animan a mejorar continuamente y a seguir una rutina establecida, sino que las 5s también implican activamente a los trabajadores en los procesos de mejora que mejoran sus condiciones de trabajo. De este modo, puede establecer una mejora holística de la que se benefician usted, sus empleados y su empresa.


Al implementar las 5s, las empresas pueden minimizar los errores y, en general, avanzar hacia una producción más eficiente que mantenga a los trabajadores seguros y apoye la calidad de la producción. Estos son 5 de los principales beneficios de la implantación de las 5s:


  1. Menos desorden
    El beneficio clave de una implementación de los principios de las 5s es quizás bastante obvio pero no por ello menos significativo: reduce el desorden y proporciona un espacio de trabajo limpio. Esto evita que las herramientas y otros materiales se pierdan o se dañen, mantiene la seguridad de los trabajadores y aumenta la higiene y la organización del lugar de trabajo.
  2. Aumento de la productividad
    Al emplear las estrategias que se detallan en la metodología de las 5S, centrándose en el espacio de trabajo y su limpieza general, puede esperar que sus procesos sean más ágiles y mejorados. Al perder menos tiempo tratando de localizar las herramientas y el equipo, ya que todo tiene su espacio dedicado, el tiempo de trabajo aumenta. Esto, a su vez, impulsa la productividad de manera significativa y puede conducir a una mejor calidad y mayores ingresos.
  3. Más disciplina
    Al seguir normas y reglas estrictas e integrar a los empleados en la aplicación de los principios de las 5S, se aumenta la disciplina de los trabajadores que beneficia a todos. Al cabo de un tiempo, ordenar, guardar todo en su sitio y limpiar se convierten en una segunda naturaleza y se arraigan en el proceso.
  4. Reducción de residuos
    El empleo de la metodología 5S también puede suponer una importante reducción de residuos. Las herramientas y los materiales ya no se pierden ni se pueden reparar o sustituir de forma eficiente. Al centrarse en la limpieza y la estructura, los daños pueden minimizarse y las máquinas defectuosas pueden identificarse más rápidamente antes de que se conviertan en un problema mayor.
  5. Más seguridad
    El programa 5S hace que el espacio y las áreas de trabajo sean un entorno mucho más seguro para los empleados. Las sustancias peligrosas, por ejemplo, pueden ser identificadas y almacenadas de forma segura. Además, debido a que todo el mundo es diligente y está atento a los derrames y al desorden general, los trabajadores son menos propensos a resbalar, por ejemplo, a tropezar con materiales desatendidos o a utilizar equipos defectuosos.
  6. Mejora del tiempo de funcionamiento de las máquinas
    Al vigilar las máquinas y cualquier otro tipo de equipo, las averías pueden reducirse significativamente. Cualquier problema se detectará mucho antes de que se convierta en algo crítico y, por lo tanto, le ahorrará tiempo y dinero a largo y corto plazo.


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Cómo implementar las 5S en la fabricación: Paso a Paso


La forma más fácil de implementar las 5S es hacer continuamente preguntas a sus empleados mientras trabajan en los 5 pasos. Esto fomenta las respuestas sinceras y ayuda a determinar dónde puede haber deficiencias. Como los principios de las 5S ya están convenientemente divididos en pasos y una estructura totalmente pensada, resulta conveniente trabajar cada aspecto sin esfuerzo.


Sin embargo, es beneficioso establecer un plan de implementación que puedas seguir. Evalúa dónde y hasta qué punto tu organización necesita las 5S, cómo realizar las formaciones de la mejor manera y cómo empezar a implementar los principios de las 5S de forma sostenible.


PLAN DE IMPLANTACIÓN


  1. Evaluación

    Antes de comenzar la implantación de las 5s, evalúa su necesidad para tu empresa. Incluya a sus empleados en este proceso y hágales preguntas concretas. ¿Están contentos con la organización del lugar de trabajo? ¿Ha habido problemas en el pasado con la localización de equipos o documentos? ¿Ha habido algún accidente debido a derrames o equipos sueltos? ¿Hay algún almacén sin etiquetar? Es todo el mundo consciente de las funciones que debe cumplir para mantener todo ordenado? ¿Existe un procedimiento operativo estándar (SOP) en vigor?

    Si usted o alguno de sus empleados ha respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, quizá merezca la pena empezar a utilizar las 5S en su lugar de trabajo y cosechar los beneficios de un espacio de trabajo organizado.
  2. Formación

    Involucrar a sus empleados en cada paso de su viaje de las 5S sigue siendo crucial. Por lo tanto, antes de comenzar la implementación es vital que les explique sus objetivos y que esboce lo que espera conseguir para la empresa con la implementación del nuevo sistema.

    Explique la metodología 5S en detalle, describa sus beneficios y proporcione la formación adecuada para garantizar que se cumplan sus expectativas. Utilice instrucciones prácticas y demuestre los pasos de las 5S de forma clara en un espacio de trabajo, involucrando a sus empleados en el proceso.

    También tiene la opción de contratar a expertos en las 5S para que realicen la formación por usted. Dependiendo del tamaño de su empresa y del número de empleados, podría considerar esta opción como eficiente en cuanto a tiempo, aunque más costosa.
  3. Plan de acción

    Si la formación se ha llevado a cabo y todo el mundo sabe lo que se espera de ellos es el momento de pasar a la acción. Antes de empezar, puedes hacer fotos y documentar el estado actual del espacio de trabajo que quieres mejorar. Después, sigue los pasos de las 5S.
    • Clasificar y separar todo en categorías "necesarias" e "innecesarias"
    • Organizar todos los artículos y equipos necesarios para que sean fácil y cómodamente accesibles. Etiquetar las cajas, carpetas y cajones para que incluso las personas que no estén familiarizadas con el puesto de trabajo puedan orientarse en él.
    • Limpiar el espacio de trabajo y sacarle brillo según el principio de seiso. Sea diligente y minucioso. Dado que la limpieza debe repetirse a diario o en otros intervalos regulares, la primera limpieza tiene que ser la más minuciosa.
    • Estandarizar los pasos anteriores una vez completados. Asegúrese de que los empleados realizan los tres pasos con regularidad. Establezca calendarios e inspeccione y audite periódicamente todas las áreas de trabajo para comprobar el cumplimiento de la nueva normativa. Puede retocar las rutinas con el tiempo si observa que ciertas prácticas no están funcionando.

    Si las cosas van bien y puede notar el éxito en sus estrategias de las 5S, podría incluso considerar la ampliación de su sistema de gestión. Ya sea afinando su sistema actual, añadiendo una sexta S a los principios de las 5S o probando otras técnicas que complementen a las 5S, como el enfoque seis sigma.


    ¿Cuál es la sexta S de la metodología 5S?


    Con el tiempo, la metodología de las 5S se ha complementado con una S adicional, que significa seguridad, ya que la seguridad es especialmente importante para cualquier lugar de trabajo. El paso adicional transforma la metodología de las 5S en la metodología de las 6s o enfoque de las 5S+ y, por lo general, se centra en la realización periódica de evaluaciones de riesgo y ayuda a establecer medidas preventivas para evitar los peligros más comunes.



    Herramientas y software que ayudan a la implantación 5S


    Hay un surtido de herramientas y métodos que puede utilizar para implementar 5S/6S en su empresa y sus procesos. Algunas de ellas ayudan en las etapas de planificación e implementación, otras en la clasificación. Para saber de qué herramienta se beneficiaría su organización, pruebe cada una de ellas para hacerse una idea y luego decida si le son útiles en esta fase de su empresa. Siempre puede volver a ellas o sustituir una herramienta elegida por otra. Manténgase flexible y abierto al cambio, de lo contrario la optimización continua será inalcanzable.

    1. Etiquetas rojas de 5S
      Si ha pasado tiempo investigando sobre los 5S, es probable que se haya topado con el llamado procedimiento de las etiquetas rojas de los 5S. Este procedimiento es una valiosa herramienta de clasificación que ayuda a etiquetar los elementos inútiles o innecesarios en el espacio de trabajo. Esta ayuda de gestión visual envía una señal clara a todos los implicados de que los elementos etiquetados no son deseados.

      Las etiquetas rojas son especialmente útiles si el área en cuestión es particularmente grande y difícil de controlar, sobre todo si los empleados trabajan por turnos o cambian de espacio de trabajo con frecuencia. Además, si tiene muchos artículos que deben clasificarse, las etiquetas rojas pueden ser útiles para llevar un control de todo lo que ya se ha evaluado.

      Si su organización es comparativamente pequeña, es posible que no necesite las etiquetas rojas, pero siempre puede probarlas u optar por un método de etiquetado visual diferente.
    2. Ciclo PDCA
      PDCA son las siglas del llamado Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, utilizado a menudo en la gestión de la calidad y en la resolución de problemas. Utilizando este ciclo puede complementar su estrategia de las 5s y abordar cualquier problema que pueda surgir durante uno de los cuatro pasos:
      • Planificar: Identificar un área que necesita ser mejorada y decidir una estrategia para abordar dicho problema de forma eficaz.
      • Hacer: poner en práctica su plan en una pequeña zona "piloto" para probar su eficacia y no interrumpir el flujo de trabajo habitual.
      • Comprobar: Revise todos los cambios realizados. ¿Han dado resultados? ¿Se ha producido el impacto esperado?
      • Actuar: Si se ha detectado una mejora, es el momento de incorporar el plan en un área mayor.
      El ciclo PDCA está pensado para repetirse: si algo no va según el plan o si algo da resultados inesperados, reagruparse y empezar de nuevo.
    3. Por qué el análisis de causa raíz
      También originado en Japón, como muchas estrategias de gestión ajustada, el método de los 5 porqués plantea preguntas para llegar a la causa raíz de un problema con el fin de abordarlo adecuadamente. Todas las preguntas son "por qué" y se supone que se alimentan unas a otras. Esto significa que una pregunta siempre va precedida de la respuesta a una pregunta anterior.

      Sin embargo, el proceso no se limita estrictamente a 5 preguntas: puede hacer menos o más, según sus necesidades. También es importante tener en cuenta que puede haber más de una causa raíz y seguir indagando para resolver los problemas de forma holística.
    4. Listas de verificación 5S
      Las listas de verificación son una herramienta útil para la mayoría de las empresas y también pueden apoyar sus esfuerzos de implementación de las 5S de manera efectiva. Hay muchos tipos diferentes de listas de comprobación que pueden ayudarle a crear procesos cada vez más eficientes y llevar a su empresa al siguiente nivel, como:
      • Listas de comprobación de mantenimiento preventivo: El viejo adagio suena a verdad, también en los negocios y la producción, cuando decimos: Más vale prevenir que curar. Mantenga sus procesos funcionando sin problemas utilizando una lista de comprobación para sus esfuerzos de mantenimiento preventivo para mantener las máquinas y los equipos en funcionamiento durante el mayor tiempo posible.
      • 5 listas de verificación de auditorías: Listas de verificación de auditorías, especialmente en el contexto de las 5S y la fabricación le ayudan a realizar un seguimiento de sus esfuerzos y a inspeccionar los procesos de forma eficiente.

      Hay muchos programas informáticos que facilitan la creación de listas de comprobación y le ayudan a realizar un seguimiento de cada lista de comprobación rellenada sin esfuerzo. Explore nuestro fabricante de listas de comprobación y constructor de formularios o navegue por nuestras plantillas de fabricación ya preparadas.


    Así se mide el éxito de las 5S


    La razón principal para implantar las 5S es, por supuesto, poder obtener algo de la herramienta de gestión ajustada. Pero, ¿cómo se mide el rendimiento de su metodología 5S? La mejora de la eficiencia puede ser un bonito eslogan, pero ¿cómo se puede medir exactamente? Aquí hay 5 pasos que pueden ayudarle a hacer un seguimiento de sus esfuerzos:

    1. Establezca objetivos SMART. A estas alturas probablemente ya haya oído hablar de los objetivos S.M.A.R.T., es decir, objetivos que, traducidos, deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos. Al definir objetivos medibles podrá evaluar directamente si sus esfuerzos han merecido la pena o si su sistema necesita ser ajustado.
    2. Esfuércese por automatizar la recogida de datos. De este modo, podrá seguir fácilmente sus progresos y medir, por ejemplo, cuántas piezas se están produciendo ahora que una máquina se ha acercado a la estación de acabado.
    3. No sea impaciente y deje pasar el tiempo suficiente para que los cambios den sus frutos. A veces es posible obtener resultados de la noche a la mañana, pero para poder evaluar plenamente la utilidad de un cambio, dale tiempo.
    4. Por último, es vital que no se deje llevar demasiado por los datos y se centre en lo importante. Puede ser que alguna parte de su organización sea desmesuradamente eficiente, sin embargo, si esto no repercute en su producción final (o en sus beneficios), dicho cambio no es necesariamente útil.

    5. Escritorio ordenado con la metodología 5S
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