¿Qué es un reporte de incidencias?
Un reporte de incidencias es una herramienta que se utiliza para plantear una preocupación o iniciar una investigación sobre un suceso que puede o no haber provocado lesiones corporales o daños a la propiedad de la empresa. Este formulario documenta los hechos e identifica las partes implicadas, la causa del incidente y los daños resultantes.
Las empresas pueden conocer las posibles faltas de los empleados, los peligros incontrolados en el lugar de trabajo, las violaciones y los problemas de seguridad a través de un informe de incidentes en el lugar de trabajo.
El objetivo general de presentar un informe así es iniciar una investigación para identificar la causa raíz del incidente y establecer acciones correctivas para evitar que se repitan hechos similares en el futuro.
Cualquiera de las siguientes personas puede utilizar un formulario de informe de incidentes:
- Una autoridad del lugar de trabajo (es decir, un supervisor, un gerente)
- Un trabajador que haya presenciado un incidente
- Cualquier miembro de la organización que desee dar a conocer un incidente concreto
En este artículo se explican los siguientes puntos:
1. Cuándo se debe notificar un incidente
2. Quién realiza un reporte de incidencias
3. Información esencial que debe incluir en su informe
4. Cómo redactar un reporte de inciencias
5. Cómo crear un reporte de incidencias en minutos
Cuándo hay que notificar un incidente
La regla general es tratar todos los accidentes e incidentes graves con la máxima urgencia, especialmente las lesiones, ya que pueden provocar problemas de salud importantes. En general, cualquier suceso o situación que entre en alguna de estas cuatro descripciones debe notificarse lo antes posible.
- Eventos centinela: Un incidente imprevisto que provoca lesiones físicas o psicológicas graves o la muerte. Los eventos centinela incluyen resbalones, caídas, accidentes vehiculares, desastres naturales, fugas químicas dañinas o brotes de enfermedades.
- Casi accidentes: Comúnmente denominados como «casi». Aunque no haya provocado lesiones corporales, daños a la propiedad o interrupciones operativas, se trata de un suceso no planificado que tuvo el potencial de causarlo.
- Eventos adversos: Normalmente relacionados con la medicina, se producen cuando un paciente sufre lesiones o muere a causa de un medicamento administrado o de una práctica médica, en lugar de por su enfermedad o condición existente.
- Eventos sin daño: Pertenece a situaciones o eventos que deben ser comunicados a toda la organización para prevenir riesgos y accidentes.
Una buena práctica es asegurarse de que las autoridades o los responsables de la seguridad tengan pleno conocimiento de los diferentes incidentes que se han comunicado. Esto es para que puedan controlar y aplicar las prácticas de seguridad en el lugar de trabajo en todo momento.
¿Quién realiza un reporte de incidencias?
El reporte debe ser firmado por la persona que lo redacta. También es imprescindible sellar el informe con la fecha y la hora. Además, deben firmar todas las partes implicadas o lesionadas y cualquier testigo.
Aunque la compañía de seguros no intervenga en el caso, el accidente debe documentarse, ya que puede servir como punto de referencia para aplicar medidas correctivas y prevenir futuros accidentes.
Aun así, un investigador o equipo de investigadores debe ocuparse de ello, es decir, evaluar y analizar los datos disponibles para establecer y aplicar las causas o medidas correctivas y comprobar periódicamente su cumplimiento. El equipo responsable debe estar debidamente formado o informado en materia de salud y seguridad en el trabajo.
Información esencial que debe incluir en su informe
Un buen modelo de informe de incidentes es objetivo y exhaustivo, y contiene toda la información necesaria para trazar una imagen precisa que pueda ayudar a las autoridades a realizar un análisis, identificar la causa raíz -a menudo con la ayuda de una plantilla de análisis de la causa raíz- y aplicar los planes de acción adecuados.
A continuación se exponen los distintos tipos de información que deben incluirse en la documentación del formulario de informe de incidentes:
- Información general: Debe contener la información esencial necesaria para llevar a cabo la investigación. Normalmente, debe incluir el quién, el qué, el cuándo y el dónde del incidente:
- ¿Quién estuvo involucrado? Debe incluir los nombres, el cargo, la posición y el departamento.
- ¿Qué ocurrió? Indique una descripción precisa de los hechos ocurridos.
- ¿Cuándo ocurrió? Debe incluirse la hora y la fecha.
- ¿Dónde ocurrió? Indique el lugar concreto. Si las condiciones físicas y ambientales o los peligros potenciales han contribuido al incidente, también deben incluirse.
- Lesiones: Debe enumerar los diferentes tipos de lesiones, su gravedad y las partes del cuerpo afectadas.
- Testigos: Debe narrar las declaraciones de todas las personas que estaban presentes cuando ocurrió el incidente.
- Tratamientos: Debe indicar los tratamientos de primeros auxilios o los medicamentos que se administraron a las personas afectadas.
- Daños a la propiedad y al equipo: Aquí se deben enumerar los bienes físicos o las instalaciones dañadas en el incidente.
- Comportamiento: Debe detallar el comportamiento y el movimiento de las personas implicadas en el momento exacto en que se produjo el incidente.
¿Qué no debe figurar en el informe del incidente?
- Declaraciones especulativas que no son verificables
- Consecuencias de enfermedades que aún no han sido diagnosticadas por un médico
- Demasiadas palabras de relleno y adjetivos: mantener los hechos
Cómo redactar un reporte de incidencias
La regla general a la hora de redactar un informe sobre un incidente es utilizar un punto de vista en tercera persona para reflejar mejor la objetividad, incluyendo sólo los hechos y omitiendo cualquier opinión o sesgo personal.
El formato de un modelo de formulario de informe de incidentes tendrá esencialmente cuatro partes. Son las siguientes:
- Introducción: Aquí se debe detallar la información general y resumir una visión general del incidente en no más de tres frases.
- Cuerpo: Toda la información relevante sobre el incidente debe incluirse en el cuerpo. Hay que hablar de lo que ocurrió de principio a fin con precisión y detallar los acontecimientos en orden cronológico, incluyendo hechos objetivos y sin prejuicios. No se debe omitir nada.
- Conclusión: Debe indicar la resolución y los resultados del incidente. ¿Se resolvió? ¿Cuáles fueron los resultados? Si no se resolvió, explica los problemas y proporciona los planes de acción que deben realizarse para resolverlos.
- Firma: El formulario de informe de incidentes debe llevar el nombre completo y la firma del redactor y de alguien de la alta dirección para documentarlo y rendir cuentas. Esto garantizará que toda la información indicada en el informe es válida e incuestionable.
Cómo crear un reporte de incidencias en minutos
Recopilar manualmente los detalles de los incidentes y elaborar un reporte desde cero es tedioso y muy ineficiente. Hoy en día, los métodos de papel y lápiz son mínimos, si no obsoletos, y los informes de incidentes no son diferentes.
Sustituir los formularios manuales de informes de incidentes por una solución digital sin papel proporciona un puñado de beneficios que pueden mejorar la eficiencia, promover la accesibilidad, fomentar la responsabilidad y aumentar las medidas de seguridad en su lugar de trabajo.
Lumiform le ofrece exactamente esto y más. En lugar de redactar uno desde cero, opte por nuestras plantillas de informes ya preparadas y personalizables que puede descargar en su teléfono y a las que puede acceder en cualquier momento del día, con o sin Internet, para poder acceder siempre a información valiosa cuando lo necesite.
Pero eso es sólo la punta del iceberg. El uso de la aplicación de informes de Lumiform también le dará acceso a los siguientes beneficios:
- Utilizar la intuitiva aplicación móvil para registrar los acontecimientos del incidente en el momento y haciendo su formulario de informe de incidentes en minutos, eligiendo en nuestra biblioteca de plantillas.
- Consolide todas las declaraciones de los testigos y los documentos de apoyo en un solo lugar, para que sus datos estén convenientemente agrupados en un solo informe.
- Genere datos en tiempo real con sólo un clic para poder compartirlos con las autoridades para una investigación más rápida y un mejor registro.
- Minimice los márgenes de error con una aplicación sencilla y fácil de usar a la que pueden acceder todos los miembros de su equipo. No es necesario tener conocimientos de Excel o Word, sólo hay que rellenar los campos y ya está.
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