¿Para qué sirve un libro de caja chica?
Un libro de caja chica le permite llevar un registro de todos los pequeños gastos realizados en su oficina. La mayoría de las empresas que no son lo suficientemente grandes como para emitir tarjetas de crédito de empresa utilizan el efectivo para pagar todas las pequeñas cosas que necesitan en el lugar de trabajo. Cosas como:
- Bebidas y aperitivos
- Material de oficina
- Franqueo de cartas y paquetes
- Gasolina y aparcamiento para los recados de la empresa
- Otros pequeños gastos imprevisibles
Un registro de caja chica le permite mantener totalmente separados los gastos personales y los de la empresa. Puede que pienses que es demasiado complicado anotar cada dólar que sale de tu oficina. Tal vez parezca fácil rebuscar en tu cartera personal para los pequeños gastos de la empresa, pero piénsalo. Digamos que gastas 5 dólares al día en cosas varias. Con unos 260 días de trabajo al año, eso suma 1.300 dólares. Y esos gastos son deducibles de impuestos.
Con una hoja de registro de caja chica, tendrás una lista detallada que podrás incluir en tu declaración de impuestos. Y lo que es mejor, podrá llevar la cuenta de esas pequeñas cosas que pueden acumularse tan rápido. ¿Gasta demasiado dinero en los capuchinos de la oficina? Sin un registro de caja chica, no hay manera de saberlo. Al menos, no sin emitir tarjetas de crédito para la oficina.
En este artículo se explican los siguientes puntos:
1. Los registros de caja chica ayudan a detener el fraude
2. Cómo llevar un registro de caja chica
3. Registros digitales de caja chica
Los registros de caja chica ayudan a detener el fraude
La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados informa de que las organizaciones pierden una media del 5% de sus ingresos cada año debido al fraude de los empleados. Y la mayor parte son cosas de poca monta: rellenar informes de gastos, robar inventario y material de oficina, o apropiarse indebidamente de dinero en efectivo.
Un libro de registro de caja chica puede ayudar a mantener la tentación lejos de sus empleados. El sistema de «honor» puede ser estupendo en las circunstancias adecuadas, pero es mucho más seguro si todo el dinero en efectivo está guardado en un lugar y contabilizado.
¿Cómo puedo llevar un registro de caja chica?
Llevar un registro de caja chica no tiene por qué ser complicado. Sólo tienes que seguir estas prácticas recomendadas y lo tendrás controlado.
1. Decida la cantidad de caja chica que necesita
¿Cuánto dinero en efectivo debe tener a mano? Muchas empresas consideran que entre 100 y 200 dólares es una buena cantidad, pero depende de usted. Intenta llevar la cuenta de todos tus pequeños gastos durante una semana.
Eso te dará una idea de la cantidad de caja chica que necesitas. Mientras haces esto, es una buena idea decidir qué gastos pueden ser desembolsados en la caja chica. Tal vez invites a tus empleados a comer pizza los viernes, pero probablemente no quieras pagar sus almuerzos diarios.
También hay otras decisiones que tomar:
- ¿Con qué frecuencia quiere reponer el fondo de caja chica?
- ¿Hasta dónde tiene que llegar antes de reponerlo?
- ¿Vas a establecer un límite de retirada de fondos? ¿A cuánto debería ascender?
2. Nombrar a un custodio de la caja chica
Es una buena idea limitar severamente el número de personas que tienen acceso a su caja chica. Lo ideal es elegir a una o dos personas. Permitir que todo el mundo tenga acceso a la caja chica sólo conducirá al caos.
Dependiendo de tu situación, puede que necesites una caja registradora o una caja de seguridad. Un sobre en el cajón del escritorio del administrador de la oficina también podría funcionar. Pero sería útil que tuvieras un lugar designado para guardar el efectivo y el registro de la caja chica, preferiblemente uno que pueda cerrarse con llave.
Dependiendo del control que necesites, puedes conseguir vales de caja chica y nombrar dos custodios de la misma. Uno que guarde el efectivo y otro que apruebe las solicitudes y firme los comprobantes. En los vales debe figurar lo siguiente:
- La fecha
- El número de comprobante
- El importe de la caja chica requerido
- El motivo del desembolso
- El nombre y la firma de la persona que aprueba el pago
- El nombre y la firma de la persona que recibe el efectivo
Este comprobante debe guardarse con la hoja de registro de la caja chica, junto con los recibos de esas compras. De esta forma, tendrás todo ordenado a final de mes o de trimestre cuando llegue el momento de hacer los impuestos.
3. Consigue el dinero en efectivo
Ve al cajero automático o extiende un cheque a la caja chica. Anota este gasto en tu cuaderno de contabilidad para poder hacer un seguimiento de él.
4. Enseñe a todos a utilizar su nuevo sistema de caja chica
Si ha decidido obtener vales de caja chica, puede enseñar a todos dónde se guardan y cómo rellenarlos. Dígales a quién tienen que dirigirse para que se aprueben y desembolsen sus solicitudes. Familiariza a tus empleados con las directrices que has establecido. Explica qué gastos son aptos para la caja chica y a cuánto ascienden los límites.
5. Inicie su registro de caja chica
Llevar una hoja de registro de caja chica es fácil. El encargado de la caja chica sólo tiene que acordarse de registrar cada gasto lo antes posible. Si espera demasiado tiempo, probablemente se olvidará, lo que anula todo el propósito. Un sistema de vales facilita mucho las cosas, ya que ya existe un registro de cada gasto.
Un registro de caja chica puede ser tan simple como seis columnas:
- Fecha
- Número de desembolso de la caja chica
- Descripción del gasto
- Entrada de efectivo
- Salida de efectivo
- Saldo
Si su sistema de caja chica es electrónico, su hoja de registro de caja chica prácticamente se mantiene sola. Su encargado de la caja no tendrá que hacer ningún cálculo. Todo lo que tienen que hacer es introducir la información, y la aplicación hará todo lo demás por usted.
Usar registros digitales de caja chica
El uso de un libro de caja chica es fundamental para garantizar que la caja chica sea suficiente y se gaste adecuadamente.
Aunque los libros de caja menor en papel pueden ser suficientes para ciertas transacciones, los libros de caja menor digitales ofrecen muchas ventajas. Por ejemplo, la conversión aumenta la seguridad, minimiza el riesgo de pérdida y daño, y evita el gasto no autorizado.
Lumiform es una herramienta de control y formularios digitales. Permite digitalizar todo el proceso de caja chica. Crea automáticamente informes mensuales y analiza la evolución de sus gastos. Aproveche las ventajas de Lumiform para su registro de caja chica utilizando lo siguiente:
- Empiece a digitalizar desde el primer momento utilizando una de nuestras plantillas de la biblioteca de Lumiform.
- Recopile los datos necesarios sobre la marcha con la aplicación en su smartphone o tableta; esto también es posible sin conexión.
- Adapte y edite la plantilla descargada a las especificaciones de su empresa en unos pocos pasos utilizando el constructor de formularios de arrastrar y soltar, o cree una plantilla personalizada desde cero.
- Cree un informe sobre su caja chica cuando lo necesite y envíelo inmediatamente a otros responsables.
- Analice los datos recogidos a través del panel de control y desarrolle acciones a partir de los mismos para reducir sus gastos.
- Todos los datos se suben automáticamente a un almacenamiento seguro en la nube para garantizar que ninguna información se pierda o sea accesible a personas no autorizadas.
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