¿Qué es un plan de seguridad para eventos?
Un plan de seguridad para eventos es la base de un evento exitoso. En la práctica, sirve para identificar los posibles riesgos que pueden producirse antes, durante y después de un evento, ya sea pequeño o masivo. Este plan ayuda a los planificadores a prepararse para las emergencias y a garantizar que el evento se desarrolle de forma positiva y sin incidencias.
La probabilidad de que se produzcan peligros aumenta cuando hay más personas implicadas tanto en la preparación como en la ejecución de un evento. Un solo detalle que se pase por alto puede tener consecuencias catastróficas. Como ha pasado en repetidas ocasiones en diferentes partes del mundo cada año.
Utilizando esta plantilla de control de riesgos, por ejemplo, puede consolidar la elaboración de una estructura de seguridad . Minimizando cualquier peligro mediante la gestión de los fallos evitables.
Este artículo aborda los siguientes temas:
1. Los 5 mayores riesgos/peligros a la hora de planificar un evento
2. Elementos importantes de un plan de seguridad para eventos
3. Uso de tecnología digital: Innovación y eficiencia
Los 5 principales riesgos/peligros en la planificación de eventos
El planificador de eventos es responsable de coordinar la cooperación con el personal y los contratistas de manera que se garantice que el equipo, los servicios públicos, las instalaciones del lugar de celebración y los consumibles sean seguros y que se tomen suficientes precauciones de seguridad antes, durante y después del evento.
Hemos enumerado los 5 principales peligros que deben tenerse en cuenta para mantener la seguridad en los eventos y damos algunos consejos para evitarlos:
1. Disturbios en la multitud
Los planificadores de eventos deben asegurarse de que hay personal de seguridad suficientemente formado en el lugar y bien distribuido por el recinto para evitar que se produzcan disturbios importantes. La situación debe evaluarse correctamente y con rapidez para poder tomar inmediatamente las medidas necesarias.
Añadir que es esencial conocer la exactitud de los asistentes y datos específicos para actuar en consecuencia y poder organizar todo de antemano. Utilizando una plataforma adecuada donde poder recopilar dicha información.
2. Caída de equipos
En los eventos de interior y exterior se suelen utilizar muchos equipos audiovisuales. Es importante no sólo colocarlos de manera que sirvan para el propósito del evento, sino también para que las personas se lesionen. Los altavoces y las luces deben colocarse en soportes sólidos y estables, y los cables deben fijarse con cinta adhesiva para evitar tropezar con ellos.
En los conciertos u otras actividades al aire libre, no hay que ignorar los rayos, por muy divertido que sea el evento. Los campos abiertos son muy susceptibles de recibir rayos, al igual que pasó en este festival argentino. Los organizadores deben tener preparadas carpas de emergencia donde se pueda evacuar a la gente en caso de que se vea un rayo.
4. Asistencia médica insuficiente
Incluso después de una detallada evaluación de riesgos, los acontecimientos siguen siendo imprevisibles y los accidentes inevitables. Por ello, en cada evento debe haber personal de primeros auxilios suficientemente formado y con el equipo médico adecuado.
Si ocurre un accidente, es esencial notificarlo en un informe de incidentes lo antes posible, detallando los datos personales y el qué/cómo ha ocurrido. Informando, también, de la lesión y el tratamiento realizado en el momento.
5. Seguridad de los alimentos/bebidas
Independientemente de que un determinado servicio de catering o varios proveedores sirvan comida en un evento, hay que asegurarse de que cuentan con los permisos oficiales necesarios para confirmar la seguridad de los alimentos que sirven.
Este formulario de evaluación puede ayudarle a supervisar si el servicio de alimento sigue el programa de seguridad alimentaria correspondiente
Elementos importantes de un plan de seguridad para eventos
Para mantener los peligros y los riesgos del evento lo más bajos posible, es importante crear una estructura de seguridad comprensiva y lógica para generar fluidez. Para hacer posible la seguridad en los eventos, deben tenerse en cuenta las medidas de seguridad estructurales, técnicas y organizativas.
No hay que olvidar la evaluación de riesgos de un evento ya nombrado, que insiste en un análisis de riesgos exhaustivo y en los subconceptos necesarios:
- Gestión de recursos
- Permisos
- Servicio de pedidos
- Servicio sanitario
- Iluminación adecuada
- Protección contra incendios, incluida la orientación de las vías de evacuación
- Protección contra rayos
- Orientación a los visitantes, incluida la planificación de vallas y barreras
- Gestión del tráfico
- Comunicación entre organizadores y visitantes
- Evacuación y desalojo
Uso de tecnología digital: Innovación y eficiencia
El uso de una aplicación de inspección móvil como Lumiform ayuda a agilizar el proceso de evaluación de riesgos y control de medidas. Las listas de control hechas a medida para la seguridad de los eventos pueden realizarse fácilmente utilizando un dispositivo portátil. Las pruebas fotográficas de los peligros se capturan y añaden inmediatamente.
Además, los contratistas y empleados pueden ser informados inmediatamente desde la aplicación sobre las acciones de seguimiento. Después de cada evaluación de riesgos, se generan automáticamente informes a través del dispositivo móvil y se envían a las personas responsables.
Con Lumiform, los organizadores de eventos ahorran tiempo en papeleo, lo que les deja más tiempo para abordar los peligros y preparar su próximo evento seguro.
Digitalice las listas de control y los procesos internos con Lumiform:
- Genere datos en tiempo real a través de procesos internos. Esto hace que la calidad y la seguridad sean medibles y puede utilizar los datos para optimizar continuamente los procesos.
- Obtenga una visión general de todo lo que ocurre en el lugar.
- Los informes se crean automáticamente, lo que ahorra todo el procesamiento posterior.
- Ahorre tiempo analizando todos los datos con mayor facilidad e identificando más rápidamente las áreas que necesitan su atención.
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