Plan de gestión de crisis, guía y consejos

¿Qué es un plan de gestión de crisis?

El mundo empresarial es uno de esos entornos en los que hasta el más mínimo de los peligros imprevistos puede tener efectos perjudiciales para la confianza y el futuro de la empresa.

Sin embargo, hay una forma de que las empresas mitiguen estos riesgos. Deben recurrir estrictamente a un plan de gestión de crisis (también denominado estrategia de supervivencia) en caso de que se produzcan acontecimientos empresariales inesperados.

El uso de plan digital de gestión de crisis ayuda a planificar con antelación e identificar todas las amenazas potenciales para desarrollar estrategias para contrarrestarlas.

Funciona de forma similar a un Plan de Continuidad de Negocio , tiene como objetivo garantizar que las operaciones puedan continuar con los recursos restantes después de un desastre. Además, facilitan el intercambio de información entre los miembros del equipo de gestión de crisis.

Este artículo informa sobre los siguientes temas:

1. Qué debe contener un plan de gestión de crisis

2. Planificación de la gestión de crisis: Lista de control

3. Resuelva una crisis con una herramienta digital

¿Qué debe contener un plan de gestión de crisis?

Antes de poner en marcha el plan de gestión de crisis, hay que asegurarse de que se tienen en cuenta todos los riesgos específicos y se preparan los procedimientos correctivos. Además, para estar seguros de la viabilidad del plan, hay que someterlo a pruebas. Una vez que se demuestre que el proceso funciona, se puede formar a los empleados en consecuencia.

La elaboración del plan de gestión de crisis requiere seguir los siguientes procedimientos:

1. Seleccionar a los miembros del equipo de gestión de crisis.
2. Definir qué es realmente la crisis.
3. Desarrollar el seguimiento y los identificadores de la crisis.
4. Designar a los responsables de eliminar el riesgo.
5. Crear un plan de información a los empleados sobre el riesgo.
6. Establecer criterios específicos, sobre la evaluación de las consecuencias negativas de un peligro, e identificar los procedimientos de respuesta.
7. Desarrollar una estrategia de medios sociales.
8. Comprobación y actualización periódica del plan.

Además de la gestión de crisis: Plan de gestión de riesgos

Mientras que un plan de gestión de crisis tiene como objetivo principal minimizar los daños causados por acontecimientos imprevistos, un plan de gestión de riesgos crea medidas concretas para evitar esos acontecimientos desde el principio.

Si el plan de gestión de riesgos es incapaz de contener un problema, el plan de gestión de crisis interviene para amortiguar el impacto negativo en la empresa. También, el plan de continuidad nombrado antes describe las medidas que tomará la empresa para garantizar que el plan siga siendo viable, mientras dure la catástrofe. Para ello, despliega sistemáticamente sus recursos restantes hasta que se restablezca el status quo.

¿Cómo utilizar una lista de control en la planificación de la gestión de crisis?

No todos los planes de gestión de crisis son iguales. Aunque los detalles pueden variar en función de las preferencias, las capacidades y los recursos de cada empresa, hay que tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de crear una lista de control para la gestión de crisis:

1. La seguridad es lo primero

Cuando se produce una crisis y la seguridad de los empleados está en peligro, una buena empresa estará dispuesta a sacrificar la productividad y los beneficios por la seguridad de sus empleados.

Esto incluye, por ejemplo, acuerdos de trabajo flexibles cuando el riesgo de una infección vírica amenaza la vida y la salud de quienes se desplazan a la oficina o al lugar de trabajo, como ocurrió con Covid-19. Aunque algunas funciones organizativas pueden verse afectadas por la nueva normativa, las empresas proactivas dan prioridad a la seguridad de sus empleados.

En caso de tratarse de otro tipo de peligro que pueda afectar a sus empleados, puede realizar inspecciones de seguridad laboral para anticiparse al desastre y crear un entorno seguro.

Reafirmar que, si están adecuadamente preparados junto con un plan de gestión de crisis de la empresa, pueden esperar sobrevivir al desastre, mientras que muchos de sus competidores no lo harán.

2. Vivir la transparencia

Cuando surge una crisis, los empresarios hacen bien en comunicar la situación de forma honesta, clara y eficaz a sus empleados en lugar de intentar encubrirla. Los empleados quieren poder confiar en sus superiores y directivos y, por tanto, sentir que están al tanto de todos los detalles de una crisis organizativa, especialmente si pueden acabar viéndose directamente afectados.

Si las empresas son honestas con sus empleados, sobre todo en las crisis, esto se traducirá en una mayor confianza en los directivos y ejecutivos que, en última instancia, se reflejará en la forma de realizar su trabajo diario.

3. No especular

Las empresas que optan por mantener los detalles de la crisis vagos, si no completamente ocultos a sus empleados, dejan espacio para la especulación.

Socavar la confianza casi siempre arroja una mala luz sobre la empresa, pero una buena empresa considera necesario mantener a sus empleados informados para evitar que surjan rumores en primer lugar. Crear una cultura de comunicación abierta consolidará la confianza y promoverá la cooperación productiva entre los equipos.

4. Comunicación con los clientes y las partes interesadas

Independientemente de si una empresa se enfrenta a una crisis interna o global, los clientes y las partes interesadas esperan una comunicación clara y honesta. Aunque parezca que no hay tiempo suficiente en el día para apagar los incendios que siguen apareciendo, hay que mantener siempre una línea de comunicación abierta entre los clientes y las partes interesadas en cuanto a sus compromisos y sobre la situación de la empresa.

Resuelva una crisis con una herramienta digital

Centrarse en la seguridad y la productividad es la clave para lograr y mantener el éxito de las operaciones, incluso en una crisis. Con la aplicación móvil y el software de escritorio de Lumiform, los directivos y los principales interesados pueden crear planes eficaces de gestión de crisis utilizando listas de control para minimizar el impacto de los diferentes tipos de crisis.

Las listas digitales facilitan la aplicación de las medidas preventivas de un plan de gestión de crisis. Todos los datos están disponibles inmediatamente para todo el equipo de gestión de crisis. De este modo, los problemas durante la aplicación se detectan inmediatamente y se corrigen de inmediato.

Con Lumiform, los directivos y ejecutivos se benefician de las siguientes ventajas a la hora de planificar:

• Con el kit de construcción de formularios flexible, se pueden realizar ajustes en las listas de comprobación una y otra vez.
• La plataforma digital facilita la cooperación sin fricciones en el equipo.
• Actualizaciones en tiempo real sobre la aplicación de las medidas correctivas o preventivas. De este modo, las medidas de crisis pueden optimizarse continuamente en función de los datos obtenidos.
• Las acciones pueden asignarse con niveles de prioridad al personal adecuado, garantizando que las tareas de gestión de crisis se completen a tiempo y no se pase nada por alto.
• Los informes generados automáticamente pueden enviarse inmediatamente a los clientes y a las partes interesadas.

Para facilitar la puesta en marcha de la gestión de crisis con una lista de comprobación, hemos reunido varias plantillas que pueden adaptarse en cualquier momento a las necesidades individuales de la empresa.