Cómo Realizar Auditorías de Procesos por Capas (LPA)

¿Qué es una auditoría de capas?

La auditoría de procesos por capas (LPA) es una herramienta para mejorar notablemente el cumplimiento y la aplicación de las normas de procesos en las empresas, y forma parte del sistema de gestión de la calidad de la empresa. La LPA se centra en el control de calidad de los productos durante su fabricación, en lugar de inspeccionar un producto una vez fabricado. Esto permite a las empresas identificar los problemas de los procesos en una fase temprana o aplicar medidas correctoras a los procesos que puedan haber dado lugar a problemas de calidad.

Lo bueno de la LPA es que no requiere auditores externos. Con poco esfuerzo, los empleados y directivos se benefician de otros efectos positivos, como la comunicación orientada a la búsqueda de soluciones, una mayor comprensión de los procesos y un mayor conocimiento de las especificaciones de los mismos.

El término «capas» se refiere a los diferentes niveles de gestión que intervienen en la auditoría de procesos. A través de la auditoría de procesos, los implicados reconocen si los procesos de trabajo se han implantado según lo acordado, si son adecuados y si se han alcanzado así los objetivos.

Las organizaciones que cuentan con sólidos programas de LPA ven cómo se reducen significativamente los retrabajos y los desechos, las suspensiones de garantía y las quejas de los clientes. Pues, la causa subyacente de la mayoría de estos problemas es la falta de estandarización de los procesos o el incumplimiento de estos procesos aprobados. La clave para mejorar es definir estas normas y crear sistemas que garanticen que esos procesos se siguen correctamente.

Actualmente, muchas empresas exigen a sus proveedores una auditoría de procesos de este tipo. Para pasar estas auditorías, las empresas hacen uso de soluciones tecnológicas, como los software de auditoría o las listas de verificación digitales. Las listas de comprobación de LPA son un punto de partida para obtener ideas, y deben ser personalizadas según el departamento, el área de trabajo y el proceso específicos que se están auditando.

Gracias al uso de la tecnología las

Estos temas se tratan en este artículo:

1. Por qué aplicar auditorías de procesos por niveles.
2. Cómo hacer una auditoría LPA.
3. Qué importancia tienen las listas de comprobación de LPA.
4. Cuáles son los componentes de la elaboración de una lista de control de LPA.
5. Con qué frecuencia debo realizar una auditoría de LPA.
6. Una solución digital que facilita la aplicación del LPA: App Lumiform.

¿Por qué implementar Auditorías por Capas o Niveles?

La principal razón por la que una instalación debe implantar un sistema eficaz de LPA es para mejorar la ventaja competitiva. Un buen sistema de LPA identificará las variaciones en los procesos de alto riesgo que podrían conducir a la producción de productos no conformes. También ayudará a identificar los sistemas a prueba de errores que se vuelven ineficaces con el tiempo. Con las medidas de control adecuadas, se evita el envío de productos defectuosos y se reducen o eliminan los rechazos de los clientes.

Un sistema con informes en tiempo real sobre las no conformidades guiará a la dirección hacia los lugares exactos para dirigir sus recursos a la revisión de los síntomas, la identificación de los problemas y la búsqueda de sus causas raíces. Y lo que es más importante, permitirá a los diferentes niveles de gestión la oportunidad de revisar y acordar la contención inmediata y las medidas correctivas para cada no conformidad antes de que se realicen posibles envíos al cliente. Para recapitular, estos son los beneficios LPA:

• Alta participación de directivos y empleados
• Requisitos claros para las normas de los procesos
• Comprensión común de las normas de los procesos
• Los procedimientos operativos estándar se aplican con mayor seguridad
• Se minimizan las variaciones en los resultados de producción
• El sistema de producción mejora.
• Se reducen los desperdicios de material, los desechos, las repeticiones y los rechazos
• Una producción más eficiente acompañada de una disminución de los costes
• Otras auditorías internas pueden sustituirse parcialmente y, por tanto, se requiere menos esfuerzo

Hay varias formas de medir la eficacia de un sistema de LPA. Los buenos sistemas de LPA mostrarán mejoras en muchas de estas áreas a lo largo del tiempo:

• El coste de la calidad
• El número de no conformidades que podrían dar lugar a rechazos por parte del cliente PPM (partes por millón)
• Número de rechazos internos
• Costes de los desechos
• Costes de retrabajo
• Costes de garantía
• Número de ideas de mejora recibidas durante las auditorías

Si deseas mejorar cualquiera de estos indicadores, y al mismo tiempo mejorar la comunicación interna, un software de auditoría de procesos por capas bien diseñado es la respuesta ideal.

¿Cómo llevar a cabo una auditoría de procesos por capas?

Para crear un sistema eficaz de LPA, es muy recomendable implementar el enfoque Deming, que consiste en los siguientes 4 pasos: planificar-hacer-comprobar-actuar:

1. Planificar: Los gestores y propietarios de los procesos deben conocer bien el proceso de LPA antes de crear equipos y formar a los participantes. El equipo de gestión es el responsable de crear las listas de comprobación y de implantar el sistema en toda la planta. Los expertos recomiendan crear el equipo con empleados de todas las áreas de la organización, incluyendo administración, ventas, calidad y cumplimiento de pedidos. No hay que incluir sólo a expertos, ya que a menudo notan lo que los expertos han pasado por alto.
   
   

   Escribe las preguntas de auditoría LPA. Estas preguntas deben ser objetivas, específicas y concisas. En general, se plantean entre 3 y 10 preguntas y tardan menos de 15 minutos en completarse. Parece sencillo, pero para obtener respuestas útiles hay que formular las preguntas adecuadas desde el principio. Esto comienza con el examen de los problemas anteriores de control de calidad y los procesos de alto riesgo, como los identificados en los informes de análisis de modos de fallo y efectos.

   
   
2. Hacer: Para programar y ejecutar de manera disciplinada debes planificar de manera adecuada. Las auditorías de procesos por niveles reciben su nombre de los múltiples niveles de personal que realizan las auditorías. Para crear el plan de auditoría, el equipo debe definir los niveles, así como la frecuencia de cada nivel. En este ejemplo hay tres etapas:
   1. La capa 1 incluye a los supervisores y a los jefes de equipo que realizan auditorías diariamente.
   2. La capa 2 incluye a los mandos intermedios que realizan auditorías una o dos veces por semana.
   3. La capa 3 incluye a los directores de planta que realizan auditorías mensualmente, así como a los ejecutivos que realizan auditorías trimestrales o anuales.

   Una vez que haya completado el proceso de planificación, es el momento de ejecutar los planes. Los elementos esenciales de una buena puesta en marcha son:

   • Programación y seguimiento eficientes: Los programas de LPA pueden requerir miles de auditorías anuales. El software de LPA automatizado reduce la carga administrativa permitiéndole asignar auditorías y establecer notificaciones automáticas en un par de clics.
   • Comunicación: También es fundamental para la implementación comunicar los beneficios y las expectativas en torno al programa LPA. Toma en cuenta que el LPA no consiste en culpar a nadie, sino en trabajar en equipo para identificar los problemas y crear operaciones de mayor calidad y más eficientes.
   • Acción correctiva: Debes ser capaz de cerrar rápidamente las no conformidades más pequeñas y asignar acciones correctivas oportunamente.
   
   
3. Comprobar: Analiza los datos recogidos y toma ejecuta medidas basadas en los hallazgos. Concéntrate en pasos como:
   1. Revisar los datos de las auditorías cuando todavía son procesables, en lugar de semanas o meses después (lo que suele ocurrir con las listas de comprobación en papel y el seguimiento basado en hojas de cálculo como Excel).
   2. Actualizar las preguntas cuando los procesos o requisitos cambian para verificar que las acciones correctivas funcionan.
   3. Medir el programa de LPA para desarrollar métricas, como los índices de finalización de las auditorías y el tiempo de cierre de las acciones correctivas.
   4. Implantar un programa de LPA para la reducción de los costes de calidad y una cultura de calidad.
4. Actuar: La mejora continua implica un compromiso continuo y la actualización de las preguntas. Por lo que empiezas de nuevo con el primer paso.

¿Qué importancia tienen las listas de comprobación de LPA?

La base de toda auditoría de procesos por niveles es la lista de comprobación con preguntas y puntos de verificación. La lista de comprobación del LPA se utiliza para verificar si las normas especificadas se aplican y se cumplen antes, después y durante toda la duración de la auditoría.

Las preguntas del LPA para la lista de comprobación se derivan de las especificaciones importantes necesarias para lograr un buen resultado del proceso. Entre ellas se encuentran las instrucciones de trabajo y de proceso, así como las descripciones funcionales. Lo ideal es que las preguntas sean creadas por el equipo LPA. Pues, las experiencias de los empleados y directivos pueden servir de base para las preguntas. Los requisitos de los clientes y los resultados de los procesos en curso también deben formularse como preguntas.

La lista de comprobación está diseñada para ser breve y fácil de responder, a fin de que los informes sean más sencillos y rápidos de comprender. Lo ideal es que todas las preguntas de la lista de comprobación se formulen como preguntas cerradas. Es decir, pueden responderse «sí» o «no». Además, es ventajoso limitar el número de preguntas de la lista de comprobación a una página.

Gestiona la documentación de los resultados de las listas de comprobación con un software o app de auditoría de Lumiform. Los informes de auditoría recopilados se analizan al final para ofrecer una visión general de las tendencias que afectan a la producción y calidad. También, te permite informar inmediatamente de las desviaciones y tomar medidas para minimizar el impacto negativo. Además, los datos recogidos pueden utilizarse para futuras listas de comprobación del LPA.

¿Cuáles son los componentes de la elaboración de una lista de control de LPA?

Dado que una lista de comprobación del APL depende de la formulación de preguntas, el éxito radica en formular las correctas. Pero también está la cuestión de cómo saber qué preguntar. Anteriormente en el artículo, mencionamos la importancia de incluir las experiencias de los empleados para formular preguntas específicas sobre la experiencia de la empresa en materia de productos, de modo que los problemas puedan anticiparse y resolverse antes de que aparezcan en la cadena de suministro. A continuación, encontrarás un ejemplo de preguntas:

• ¿Conocen los empleados la política de calidad?
• ¿Siguen los empleados la política de calidad?
• ¿Están todos los envases de los productos debidamente etiquetados para su uso en la producción?
• ¿Hay instrucciones disponibles para cada tarea?
• ¿Siguen los operarios las órdenes de trabajo estandarizadas o los planes de control?
• ¿Qué hace que el trabajo de cada empleado sea exitoso?
• ¿Cómo se puede saber si los empleados están haciendo su trabajo?
• ¿Existe un plan de reacción en caso de que surja un problema?

Sin embargo, si planea crear su propia lista de comprobación o plantilla, es importante que tenga preguntas que aborden cada una de las siguientes categorías:

• Comunicación
• Organización y entorno del lugar de trabajo
• Configuración
• Trabajo estandarizado de los operarios
• Planes de control/instrucciones de trabajo
• Control de calidad
• Sistemas de medición
• Acciones 5S
• Comentarios

Puedes utilizar la auditoría de procesos por capas gratuita de Lumiform para empezar.

¿Con qué frecuencia debo realizar una auditoría de LPA?

La respuesta a esta pregunta depende en gran medida del tamaño, la productividad, los recursos de la empresa y el grado de disconformidad existente. Por ejemplo, si hay un alto nivel de desorganización y pérdida de productividad o rechazos de productos, es aconsejable aumentar el ritmo de realización de una auditoría. Sin embargo, la realización de una auditoría de LPA es completamente voluntaria, por lo que no hay ninguna normativa federal o legalmente vinculante que diga que tiene que participar en este método de revisión.

Por lo general, un ejemplo de calendario de auditorías de procesos por niveles sería algo así:

• Auditorías diarias: las realizan los supervisores y los empleados. Obviamente, las auditorías diarias requerirán la mayor cantidad de personal y recursos para su realización. Las auditorías diarias son excelentes para gestionar las operaciones de la empresa y asegurarse de que todo funciona correctamente. Se trata de reservar un tiempo cada día para abordar las preocupaciones de los clientes y estar al tanto de los pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes. Sin embargo, hay que tener en cuenta que las auditorías diarias pueden resultar tediosas para quienes tienen que realizarlas todos los días, por lo que puede ser una buena idea asignarlas a diferentes empleados, ya que de lo contrario la supervisión puede experimentar una reducción de la calidad.
• Auditorías semanales: son realizadas por los mandos intermedios.
• Auditorías quincenales: también las llevan a cabo los mandos intermedios.
• Auditorías mensuales: las llevan a cabo los directores de planta.
• Las auditorías trimestrales: realizadas por los directivos.
• Auditorías anuales: apoyadas por los ejecutivos

Llevar a cabo tantas auditorías a este ritmo puede parecer exagerado, pero es importante asegurarse de que todos los engranajes de la máquina están alineados y producen productividad y capital. La razón por la que un programa de LPA es tan intensivo es para que cualquier pequeño fallo pueda ser eliminado antes de que cause un daño real. Esto es especialmente importante en las industrias manufactureras, en las que un defecto del producto, si no se detecta a tiempo, puede acarrear una serie de consecuencias, como la retirada del producto, la pérdida de ingresos o incluso lesiones. Dependiendo de su gravedad, la retirada de un producto tiene el potencial de arruinar la reputación del negocio.

Si la empresa es más pequeña o carece de recursos para mantener el volumen de auditorías, está bien reducir la frecuencia para no agotar el personal o el capital, pero el objetivo sigue siendo hacer tantas como la empresa pueda permitirse. Se recomienda hacer al menos una auditoría semanal para asegurarse de que no hay quejas o riesgos importantes que pasen desapercibidos.

Una solución digital que facilita la aplicación del LPA: App Lumiform

Un sistema de auditoría de procesos por capas requiere un sistema eficaz para registrar y gestionar los datos de una auditoría de procesos de varias etapas. La base para una implementación exitosa es el uso óptimo del tiempo y los recursos dentro del equipo de calidad y en toda la empresa. Utilizando el software de auditoría de procesos por capas de Lumiform, los auditores pueden hacer frente a los siguientes retos:

• Planificación descoordinada: Las auditorías por capas que deben completarse por turno, semana o mes, pueden olvidarse. La función de programación recuerda a los auditores de calidad cuándo debe realizarse una auditoría e indica la ventana de tiempo en la que debe completarse una LPA.
• Auditorías no completadas: Las auditorías pueden ser percibidas como una molestia, por lo que no se les da prioridad en la producción empresarial diaria. Lumiform fomenta la finalización de las auditorías gracias a su capacidad de informar en tiempo real. La función de programación también muestra a los gestores si las auditorías están atrasadas. Además, cada lista de comprobación de auditoría de procesos por capas puede completarse cómodamente en cualquier momento y lugar a través de un dispositivo móvil.
• Falta de seguimiento de la no conformidad: Las no conformidades pueden pasarse por alto si no se comunican y corrigen a tiempo. Con la aplicación Lumiform, es posible tomar fotos y notas a través de un dispositivo móvil para capturar cualquier no conformidad encontrada. Además, se puede asignar a los problemas una acción inmediata con la urgencia y el plazo adecuados.
• Ausencia de verificación: Las auditorías en papel se archivan una vez terminadas y posteriormente se recuperan manualmente para su revisión, con lo que se pierde mucho tiempo que podría aprovecharse mejor para tomar medidas correctivas. El software de auditorías de Lumiform puede generar automáticamente informes, que pueden ser fácilmente compartirlos con otros miembros del equipo o partes interesadas a través de dispositivos móviles o del escritorio, o tablets.
• Registros desorganizados: Lumiform permite a los gestores de calidad rellenar las LPAs a través de dispositivos móviles y luego generar instantáneamente informes listos para el CEO que se organizan automáticamente y se aseguran en la nube. Además, son accesibles en cualquier momento y lugar.
• Pérdida de oportunidades de mejora continua de los procesos: Las auditorías en papel deben organizarse, revisarse y registrarse manualmente para recopilar suficientes datos para el análisis. Con la función de análisis de Lumiform, el personal de calidad puede revisar rápidamente las comprobaciones que fallan con frecuencia para determinar qué problemas deben abordarse de forma prioritaria. También pueden ver las tendencias para determinar qué áreas están funcionando bien y cuáles necesitan mejorar. La evaluación también les permite ver cómo progresan los controles a lo largo del tiempo.