Herramientas Digitales de Investigación y Reporte de Incidentes Laborales

¿Qué la investigación de incidentes laborales y porqué requiere un reporte?

El término accidente suele utilizarse para referirse a un suceso imprevisto e involuntario, que no puede evitarse. No obstante, dado a que casi todas las lesiones, enfermedades y muertes en el lugar de trabajo sí puedes ser evitadas, se sugiere utilizar el término incidente. Así, se recomienda a las empresas que investiguen todos los incidentes, incluidos los casos en los que un trabajador podría haberse lesionado si las circunstancias hubieran sido ligeramente diferentes.

La investigación de un incidente en el trabajo ofrece a los empresarios y a los trabajadores la oportunidad de identificar los riesgos y peligros en sus operaciones y las deficiencias en sus programas de seguridad y salud. Y lo que es más importante, permite identificar y aplicar las medidas correctoras necesarias para evitar futuros incidentes.

Además de las empresas, las autoridades laborales pueden utilizar un formulario de investigación de incidentes para plantear las preguntas pertinentes y documentar toda la investigación relevante sobre el incidente. Esto permite a las autoridades orientar su trabajo y asesoraría, y velar por el cumplimiento de la normativa laboral.

Recuerda que la notificación de determinados incidentes es un requisito legal. En general, la ley exige a los empresarios y a otras personas que controlan los locales de trabajo que notifiquen y mantengan un registro de los accidentes laborales que causan la muerte o lesiones graves, los casos diagnosticados de determinadas enfermedades profesionales y determinados «sucesos peligrosos» (incidentes que pueden causar daños).

Es así que resulta imprescindible instituir un método sistemático para investigar los accidentes y reportarlos de acuerdo con la normativa aplicable. Para ello, puedes implementar las soluciones digitales y tecnológicas que muchas empresas han implementado en su gestión, como los softwares de auditoría interna o las listas de verificación digitales e inteligentes. ¿Deseas saber más?

Aprende de este artículo lo siguiente:

1. Cuál es la diferencia entre incidente y accidente.
2. Guía para investigación de accidentes de trabajo.
3. Quién debe realizar la investigación de un accidente de trabajo.
4. Cómo hacer un reporte de accidente de trabajo. Mira esta ejemplo.
5. Herramientas digitales para la investigación y reporte de incidentes laborales.

¿Cuál es la diferencia entre incidente y accidente laboral?

Como lo habíamos mencionado en la introducción, es posible que escuches las palabras incidente y accidente utilizadas indistintamente en la conversación diaria porque ambas son casi sinónimos. Sin embargo, en el mundo de los percances laborales, ambos términos tienen significados diferentes. Los incidentes son menos graves que los accidentes.

Un incidente es cualquier acontecimiento inesperado que no provoca pérdidas o lesiones graves, y un accidente es un acontecimiento inesperado que provoca daños, lesiones o perjuicios. No querrás subestimar la gravedad de los daños utilizando la palabra «incidente» en lugar de accidente.

Los empleados y trabajadores tienen derecho a un lugar de trabajo libre de peligros. Esto significa que tanto los incidentes como los accidentes son una causa justa de preocupación. Los incidentes suelen tener el potencial de causar lesiones a los trabajadores o incluso pueden ser un «cuasi accidente» en el que alguien casi sufre un daño grave. Por lo tanto, si alguien es testigo de un incidente o accidente en el lugar de trabajo, los trabajadores están en pleno derecho de informar sobre el asunto a la autoridad laboral. Por otro lado, el patrono o empresa tiene la obligación de investigar lo sucedido y tomar las medidas para garantizar que no vuelva a producirse el mismo problema.

Como regla general, tan pronto cuando se produzca un accidente o un incidente, debe prepararse un informe sobre el asunto. Si se trata de un reporte de accidentes, ten en cuenta que todo tipo de lesiones, sin importar su grado (sin lesión, leve, grave, muy grave o fallecimiento), deben ser reportadas, ya que las lesiones leves pueden empeorar y provocar lesiones más graves o problemas a la salud de los trabajadores.

Para ganar mayor claridad, te describimos los siguientes 5 principales informes de incidentes:

1. Casi accidentes, también denominados incidentes: Situaciones en las que las personas involucradas no han resultado heridas pero podrían haber sido potencialmente perjudicadas por los riesgos identificados.
2. Incidentes con lesiones: Las lesiones pueden producirse en el lugar de trabajo cuando no se toman ciertas precauciones (no se utilizan los EPI o entran en juego otras variables que escapan a nuestro control). Estos incidentes deben notificarse de inmediato, para tomar las medidas correctivas necesarias y reducir la posibilidad de que se repita un evento de este tipo.
3. Informe de incidentes de exposición: La exposición a productos químicos o sustancias nocivas puede producirse en el lugar de trabajo, como monóxido de carbono, COVID-19, etc. Los profesionales de la seguridad deben informar rápidamente de estos incidentes para ayudar a mantener a los demás a salvo de los daños.
4. Eventos centinela: Los eventos centinela son acontecimientos extremos que provocan la muerte o lesiones permanentes graves. Estos sucesos son inesperados y pueden incluir acontecimientos como catástrofes naturales, brotes de enfermedades, resbalones, tropiezos y caídas, atropellos, etc. Estos sucesos deben notificarse para reforzar su programa de seguridad y tomar las medidas necesarias para aplicar acciones específicas para proteger a los trabajadores, en caso de que estos sucesos imprevisibles vuelvan a producirse.
5. Eventos adversos: Relacionados con la medicina, las vacunas y los dispositivos médicos. Estos eventos ocurren cuando un acto u omisión de un acto ha perjudicado a un paciente.

Guía para investigación de accidentes de trabajo

Un proceso de investigación bien construido puede llegar a la causa o causas fundamentales de un incidente y evitar que se repita. Consciente del impacto que las investigaciones pueden tener en la prevención de nuevos errores, la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA) ha esbozado un proceso de cuatro pasos para ayudar a los empresarios a realizar investigaciones de incidentes laborales, en una guía titulada Investigaciones de incidentes: Una guía para los empleadores.

4 pasos para gestionar las investigaciones de incidentes

1. Preservar y documentar la escena: Preservar el lugar del incidente para evitar que se eliminen las pruebas materiales, así como grabar en vídeo, fotografiar y dibujar ciertos elementos del incidente cuando sea pertinente. Documenta una gran cantidad de detalles para captar la esencia de lo ocurrido. La tecnología de gestión de riesgos puede ayudarte a automatizar todo el proceso de gestión de incidentes, proporcionando oportunamente a los usuarios directrices de cómo responder a un incidente y qué datos recoger mientras están en el lugar del incidente.
2. Recoger datos: La información sobre los incidentes se recoge mediante entrevistas, revisión de documentos y otros medios. Las entrevistas suelen aportar información detallada y útil sobre un incidente. Dado que los recuerdos se desvanecen, las entrevistas deben realizarse lo antes posible: preferiblemente tan pronto como la situación se haya calmado un poco y el lugar sea seguro. Cuanto antes se entreviste a un testigo, más precisa y sincera será su declaración. Una investigación de incidentes siempre implica entrevistar y posiblemente volver a entrevistar a algunos de los mismos o nuevos testigos a medida que se disponga de más información, hasta los más altos niveles de de la dirección. Se debe interrogar cuidadosamente a los testigos para solicitar toda la información posible relacionada con el incidente.
3. Determinar las causas fundamentales: Si deseas reforzar la cultura de seguridad de tu organización, es importante descubrir los orígenes de cualquier incidente que se produzca, mediante una técnica de investigación denominada análisis de la causa raíz. Hacerlo permite tomar medidas correctivas rápidas y evitar que se repitan.
4. Aplicar medidas correctoras: Los incidentes a los que no se les da seguimiento con acciones correctivas no son más que más accidentes a la espera de que ocurran. Por ello, todos los datos y análisis de la investigación de incidente requieren un seguimiento con acciones correctivas que realmente rectifiquen las causas de los sucesos. Cuando se identifica una deficiencia, es importante preguntar por qué existió y por qué no se abordó previamente. Por ejemplo: Si no se siguió un procedimiento o una regla de seguridad, ¿por qué no se siguió el procedimiento o la regla? ¿El procedimiento estaba desactualizado o la capacitación en seguridad era inadecuada? Es esencial descubrir y corregir todos los factores que contribuyen a un incidente, que casi siempre involucran deficiencias en los equipos, procedimientos, capacitación y otros programas de seguridad y salud.

A pesar de las útiles instrucciones paso a paso de la guía, los empresarios pueden sentirse abrumados ante la idea de instituir todos los procesos y el papeleo correspondientes que, en última instancia, mejorarán sus técnicas de investigación. Si deseas conocer sobre soluciones digitales fáciles de implementar, te aconsejamos pasar a la última sección de este artículo.

Contenido formulario de investigación de un accidente

Al crear un formulario de investigación de un incidente, ten en cuenta que debes incluir lo siguiente:

• Detalles de la persona o personas heridas y/o involucradas (nombre, fecha de nacimiento, identificación, etc.)
• Fecha y hora del accidente
• Testigos (datos de contacto y declaración)
• Accidente: desencadenantes, causas
• Cómo se reaccionó cuando sucedió el suceso
• Otros comentarios
• Sugerencias para medidas preventivas

¿Quién debe llevar a cabo la investigación de un incidente laboral?

La investigación de incidentes suele ser realizada por:

• El jefe inmediato o supervisor del trabajador accidentado o del área donde ocurrió el incidente
• El responsable del comité paritario o el vigía de seguridad y salud en el trabajo
• El responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo
• El funcionario público a cargo de velar por los derechos laborales de los trabajadores
• Cuando el accidente se considere grave o produzca la muerte, en la investigación deberá participar un profesional con licencia de Seguridad y Salud en el Trabajo, propio o contratado.

Además, toma en consideración la legislación aplicable a tu jurisdicción para no olvidar cumplir con todas las obligaciones legales pertinentes.

Para que las investigaciones sean más efectivas, deben incluir a los gerentes y los empleados o trabajadores, ya que cada uno aporta diferentes conocimientos, comprensión y perspectivas a la investigación. Pues, es demasiado fácil concluir que el descuido o la falta de seguimiento de un procedimiento fue la única causa de un incidente.

Al realizar una investigación, el equipo debe mirar más allá de las causas inmediatas. Recuerda que el fin de la investigación es descubrir la causa raíz, identificar los cambios sistémicos y las medidas necesarias para prevenir futuros incidentes.

¿A quién se reporta un accidente de trabajo?

Los informe de accidentes deben presentarse ante la Autoridad Laboral cuando la Ley así lo establece como, por ejemplo, cuando se traten de accidentes graves y mortales, así como las enfermedades diagnosticadas como laborales.

¿Cuál es el tiempo para reportar un accidente de trabajo?

Generalmente, debe presentarse dentro de los dos días hábiles siguientes al evento o recibo del diagnóstico de la enfermedad. Recuerda que el empleador es quien tiene la obligación de realizar la investigación de accidentes y erradicar todo riesgo a la salud o integridad de los trabajadores.

Este informe también puede presentarse a los directivos de una organización para tomar las medidas necesarias y verificar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, como el de proveer a los trabajadores con equipos de protección personal (EPP) y comprobar que el equipo se encuentre el perfectas condiciones.

En general, los informes de accidentes son utilizados por:

• La autoridad laboral, frente a daños para la salud de los trabajadores que se produzcan con motivo del desarrollo de su trabajo.
• Por los trabajadores, para reportar un incidente del que se ha sido testigo.
• La empresa, para concienciar sobre las políticas de seguridad dentro de la organización y, por mandato legal, cuando ha ocurrido un daño, lesión o fatalidad.

¿Cómo hacer un reporte de incidente laboral? Mira este ejemplo.

Un reporte de incidente de trabajo digital consiste en un formato para documentar cualquier incidente que tenga lugar en el espacio de trabajo y pueda causar lesiones a los trabajadores o a las instalaciones. Un reporte de incidente de trabajo debe incluir la información sobre todo lo ocurrido durante el suceso y sirve para identificar las razones de la causa del accidente.

Para realizar un reporte de accidente en el trabajo, debes seguir los siguientes 5 parámetros:

1. Ser específico: Todos los datos deben ser registrados de forma clara y específica. La mayoría de las inexactitudes se deben a errores de mecanografía y a simples errores gramaticales y ortográficos (por ejemplo, información incorrecta sobre los nombres de las personas involucradas, fecha y hora del accidente, números de contacto, etc.). Sea más específico acerca de lo que se está refiriendo y evite declaraciones vagas que puedan llevar a confusión. Por último, siempre debes revisar su informe antes de presentarlo para evitar errores.
2. Ser realista: El informe de un accidente debe ser objetivo y estar respaldado por hechos. Evita incluir declaraciones emocionales y tendenciosas en el informe del incidente. Nunca debes actuar de forma parcial sobre un accidente. Sin embargo, si es necesario incluir el testimonio de testigos o pacientes, es importante que se reproduzca tal y como sucedió.
3. Completar las lagunas: Asegúrate de que todas las cuestiones importantes (qué, dónde, cuándo, por qué y cómo) se aborden en el informe del accidente. Habla no sólo con la persona afectada, sino también con los testigos, las personas que informaron del accidente y, si es necesario, los paramédicos tratantes o similares. Se espera que los detalles se utilicen para futuros estudios e investigaciones.
4. Incluir pruebas: Se deben incluir fotos, diagramas e ilustraciones como pruebas de apoyo. Haz tantas fotos como sea posible de la lesión, el daño y los alrededores. Esto complementará los hechos relatados y los hará más comprensibles.
5. Añadir firmas digitales: Cuando el accidente haya terminado, las personas involucradas en el mismo (por ejemplo, víctimas, testigos, administradores, reporteros, etc.) deberán firmar para declarar y confirmar toda la información mencionada en el informe del incidente.

Estructura de un reporte de incidente de trabajo

Estos son los 12 elementos básicos que se deben incluir todo reporte de incidente de trabajo.

1. Tipo de incidente (lesión, cuasi accidente, daños materiales o robo)
2. Dirección
3. Fecha del incidente
4. Hora del incidente
5. Nombre(s) de la(s) persona(s) afectada(s)
6. Descripción narrativa del incidente, incluyendo la secuencia de eventos y los resultados del incidente
7. Lesiones, si las hay
8. Tratamientos requeridos, si los hay
9. Nombre de los testigos
10. Declaraciones de los testigos
11. Otros trabajadores implicados
12. Vídeo y/o fotografías del lugar de los hechos

Ejemplo de reporte de accidente de trabajo en una empresa

El viernes por la tarde, 3 de febrero de 2019, a las 14:00 horas en ABC Shipping ubicada en la Avenida 13, Manzana, uno de los trabajadores del almacén ( Juan Ceán) se resbaló y cayó mientras cargaba un inventario pesado (85 libras). Se cree que la causa principal fue la falta de disponibilidad de una carretilla de mano o de una transpaleta. En lugar de esperar, Juan intentó llevar la carga él mismo. Una segunda causa posible es el estado del EPI del trabajador, concretamente sus botas, muy desgastadas en algunos puntos.

Cuando Juan se cayó, sus compañeros se apresuraron a socorrerlo. Sospechando una fractura, la supervisora de la planta (Katia Iturra) decidió llamar al 911.

Juan dijo que se sintió un poco mareado cuando perdió el equilibrio y que simplemente «tropezó con los pies». Intentó minimizar el daño a la propia carga mientras caía, lo que puede haber provocado una caída más torpe.

Dos de sus compañeros de trabajo dijeron que se dieron cuenta de que estaba luchando un poco antes de la caída, pero que estaban ocupados con sus propias tareas y consideraron que sería descortés «llamarle la atención». Para más información, véanse las declaraciones de los testigos adjuntas.

Juan fue trasladado a un hospital cercano y se confirmó una fractura en la muñeca. Juan estará de baja durante varias semanas.

El supervisor está trabajando actualmente con el responsable de seguridad ( Christian Earnell) para evaluar el estado del suelo, el número y el estado de las carretillas de mano y los gatos de paletas en el suelo, así como el estado de las botas proporcionadas por la empresa con más de dos años de antigüedad.




Como puedes ver, incluir la historia completa, con pequeños detalles y declaraciones de testigos, será de gran ayuda para investigar y recordar el incidente con mayor claridad. Después de documentar el incidente, es muy posible que tengas requisitos legales de notificación que cumplir. Informa y guarda los archivos según los requisitos de mantenimiento de registros de los organismos reguladores. Por lo general, la mejor práctica es conservar los archivos mientras dure el empleo.





¿Por qué utilizar Lumiform para optimizar el control de la seguridad y el registro y elaboración de informes de accidentes?




Para realizar una investigación exhaustiva, recoger y analizar datos reales y fidedignos, y registrar y documentar toda la información diligentemente se requiere de muchísimo tiempo y coordinación. Para alivianar esta carga, Lumiform, una app móvil y software de escritorio, ha diseñado una serie de soluciones para agilizar la recolección y análisis de datos mediante el uso de listas de control de seguridad inteligentes que generan informes automáticamente, ya sea de incidentes, auditorías o de procesos, para que puedas encontrar oportunidades de mejora con rapidez. Lumiform simplifica el análisis de esos datos, lo que facilita su interpretación y, por tanto, la detección de la causa principal.

Por supuesto, antes de poder llegar a la causa raíz, hay que tener un relato preciso de lo ocurrido. Desde un dispositivo móvil y unos pocos clics, los usuarios pueden recoger datos sobre el terreno y acceder a la información pertinente para saber cómo actuar de inmediato. Las listas de control digitales de Lumiform guían a los usuarios sobre los pasos que deben dar u los datos que deben recopilar. Un proceso de recopilación guiado, tipo asistente, incorpora una lógica de preguntas dinámica, mostrando u ocultando más preguntas en función de las respuestas anteriores. Además, los usuarios pueden cargar fotos, lo que ayuda a mantener todos los componentes organizados para que nada se escape.

Lumiform no sólo facilita la recopilación y el análisis de datos sobre incidentes para mejorar la toma de decisiones. La tecnología de gestión de riesgos automatiza el proceso de acciones correctivas, ofreciendo el marco necesario para poder avanzar las iniciativas y responsabilizar a las personas de manera efectiva. La tecnología de gestión de riesgos ayuda a realizar un análisis de los cinco porqués, u otros método de determinción de la causa raíz con mayor facilidad. Este proceso, ágil y flexible, ahorra tiempo y aumenta de la precisión en la implementación de acciones correctivas.

Algunas de las formas más específicas en que la tecnología de gestión de riesgos de seguridad de Lumiform puede ayudar a agilizar el proceso de acción correctiva incluyen:

1. Plantillas de procesos, auditorías y acciones correctivas: Ahorra tiempo utilizando formularios o plantillas para iniciar el proceso de acción correctiva, en lugar de crear un formulario único para cada evento. Contamos con más de 12,000 plantillas listas para usar y que pueden ser adaptadas fácilmente desde tu ordenador con nuestro creador de formularios.
2. Seguimiento automatizado: Asigna las tareas y las acciones correctivas a los responsables parte del equipo de trabajo. Las tareas pueden marcarse cuando se completan, o pueden automatizarse disparadores de escalada cuando se producen retrasos. El estado de las actividades es visible para los usuarios autorizados.
3. Sistema de notificaciones y mensajería instantanea: Los usuarios pueden comunicarse inmediatamente para coordinar efectivamente, solucionar problemas, recopilar información, cumplir con la normativa y hacer informes de incidentes cuando sea necesario. Esto ayuda a desencadenar flujos de trabajo automatizados, que inciten a otras partes interesadas a completar las tareas y ofrecer comentarios relacionados con las acciones.
4. El hecho de no tomar las medidas apropiadas sobre los problemas puede ser perjudicial para la organización: La moral puede decaer y las sanciones pueden ser importantes. Es vital que se registren todos los datos relevantes, que se comuniquen las actualizaciones de estado y que los procesos automatizados de escalamiento garanticen que las acciones correctivas se completen de manera oportuna.

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