Sistema Kanban: Qué es y cómo aplicarlo

¿Qué es el sistema Kanban? ¿En qué consiste?

Kanban (看板) es el término japonés para «tablero visual» o «señal» y se ha utilizado para describir una técnica de programación que formó parte del desarrollo de técnicas limpias de fabricación en el Sistema de Producción Toyota (TPS). Allí se utilizó un precursor de Kanban para programar tareas durante el proceso de fabricación Justo a Tiempo (“Just in Time”).

Abarcando toda la cadena de valor de un producto o servicio, desde el proveedor hasta el consumidor, el Kanban está diseñado para supervisar todos los procesos en todo momento con el fin de evitar interrupciones, cuellos de botella o exceso de existencias y establecer una estrategia de tracción de la demanda en lugar de una estrategia de empuje de la oferta.

Origen del sistema Kanban

En la planta de fabricación de Toyota en la década de 1940, esto se tradujo en las llamadas tarjetas Kanban, entonces verdaderos trozos de papel o cartulina, que se adjuntaban a todos y cada uno de los productos acabados. Cuando un producto se vendía, la tarjeta se devolvía a la planta de producción, señalando una demanda de dicho artículo que se volvería a producir. El mismo sistema no sólo se aplicaba a los productos acabados, sino también a los materiales. En cuanto disminuían las existencias, se devolvía la tarjeta y se reponían los suministros.

Aunque Taiichi Ōno es considerado el creador del sistema en la producción, David J. Anderson fue el primero en aplicar la técnica a la informática y al desarrollo de software y su libro de 2010 Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business es uno de los recursos más completos sobre el método Kanban.

A través de Anderson, Kanban no sólo se ha convertido en una herramienta popular dentro de la industria del software, sino en una técnica general para gestionar el trabajo del conocimiento en muchos sectores diferentes, incluyendo la gestión de proyectos, por ejemplo. De este modo, Kanban pasó de ser una herramienta para trabajadores principalmente sin escritorio a una herramienta que puede utilizarse para gestionar procesos en casi todos los sectores imaginables.

Kanban ya no se basa en recortes de papel que se adjuntan a un producto o material específico. En su lugar, unas pequeñas tarjetas registran el progreso del trabajo de forma visual en el llamado tablero Kanban para mantener a todo el mundo al día y hacerles responsables también.

Lee nuestra guía para saber más sobre:

1. Los 4 principios del sistema Kanban

2. Las herramientas y la terminología Kanban más importantes

3. Por qué deberías usar Kanban

4. Cómo aplicar el sistema Kanban

5. Ejemplos de empresas que utilizan el sistema Kanban

6. Software Kanban para empresas

¿Cómo funciona el sistema Kanban? Los 4 principios explicados

Aunque Kanban es una herramienta bastante flexible que puedes adaptar a tus propias necesidades, la técnica sigue basándose en una serie de reglas, principios y prácticas. El objetivo de Kanban, como el de todas las técnicas de gestión ajustada, es la mejora continua. La adhesión a los cuatro principios básicos de Kanban apoya este objetivo y ayuda a mejorar tus procesos.

1. VISUALIZACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO

Kanban exige la visualización, ya que es la idea central del método. Aquí es donde entra en juego el tablero Kanban, del que ya hemos hablado, y que se utiliza como guía visual en su manifestación física o virtual.

Un tablero Kanban puede ser tan simple o tan complejo como te sirva. Para visualizar tus procesos con éxito, tienes que desglosar tu flujo de trabajo hasta el más mínimo detalle, asignar tareas o averiguar quién es responsable de qué para luego crear tarjetas Kanban. Utiliza los swimlanes y las columnas para estructurar tus flujos de trabajo y gestionar varios proyectos o tareas interconectadas al mismo tiempo.

2. LIMITACIÓN DEL TRABAJO EN PROCESO

Como Kanban funciona con un sistema basado en el pull, limitar la cantidad de tareas en las que se puede trabajar a la vez es vital para garantizar un flujo de trabajo Kanban estable y fluido. De este modo, las listas de tareas no se saturan, no hay riesgo de exceso de trabajo y todo se hace a tiempo.

Un límite de trabajo en curso significa esencialmente que una nueva tarjeta kanban sólo puede entrar en la columna En curso cuando la tarjeta en la que estás trabajando en ese momento se haya movido a la columna Revisión o Hecho. De esta forma, irás incorporando nuevo trabajo en función de la demanda.

3. GESTIONAR EL FLUJO

Mientras te esfuerzas por mejorar continuamente, es importante supervisar tu flujo de trabajo y estar atento a cualquier cuello de botella u otros problemas. ¿Con qué rapidez pasa tu trabajo de la columna de Tareas a la de Hecho? ¿Se puede mejorar el flujo? Es importante que:

• Abordes los bloqueos con rapidez
• Midas el rendimiento de tu equipo haciendo un seguimiento del tiempo del ciclo
• Sigas los plazos de entrega

4. MEJORA CONTINUA

Kanban es un sistema en movimiento, vivo y que respira, y un concepto evolutivo que está diseñado para que te adaptes y evoluciones con el fin de crear y responder constantemente al cambio.

Esfuérzate siempre por mejorar tu flujo, por ajustar y modificar y por crear una cultura de gestión del cambio.

Evalúa cuidadosamente tus procesos y recoge datos para impulsar mejoras de forma científica y ver cómo florece tu organización.

Elementos del sistema Kanban: Herramientas y terminología

Como Kanban es un sistema establecido y popular, tiene muchos términos asociados que debes conocer si quieres empezar a usar Kanban. Aquí se explican algunas de las terminologías y conceptos más importantes:

– Placa Kanban: Los tableros Kanban se han convertido en elementos básicos en la gestión de proyectos y muchos están familiarizados con esta herramienta visual de gestión de proyectos que puede utilizarse tanto de forma física como digital. Pero, ¿qué es un tablero Kanban?

En su manifestación más básica, un tablero Kanban se divide en tres etapas que visualizan un proceso:

1. Tareas pendientes
2. En progreso/WIP
3. Preparado
4. Completado

Por supuesto, muchos equipos optan por añadir más etapas o barajarlas según sus necesidades, pero cualquier secuencia que elijas conformará el flujo de trabajo de un proyecto. De este modo, las tareas pueden gestionarse y desplazarse por los planos verticales y horizontales de un tablero para ser ejecutadas.

– Tarjeta Kanban: En el marco de Kanban, las tareas están representadas por tarjetas Kanban que, al igual que el tablero, son físicas o virtuales. Estas tarjetas recogen información sobre las tareas, las describen, tienen fechas de vencimiento adjuntas y a menudo se asignan a un grupo de ejecución o a una persona específica.

– Columnas y líneas de nado: Para estructurar el tablero adecuadamente, los tableros Kanban se dividen en planos verticales y horizontales, también conocidos como columnas y «swimlanes». Columnas, como su nombre indica, dividen un tablero verticalmente y estructuran los diferentes pasos y estados desde “Por hacer” hasta “Completado” con cuantas otras etapas quieras incluir. Los planos horizontales de un tablero Kanban se denominan «swimlanes» o, planos de navegación, y sirven esencialmente para agrupar las diferentes tareas o separarlas según su tipo, propietario, etc.

– Límites WIP: WIP significa “Trabajo en curso” (work in progress) y abarca todas las tareas que se han iniciado y es una de las tres métricas Kanban más importantes. Para evitar una carga de trabajo demasiado elevada, los límites de trabajo en curso pueden ayudarte a controlar en qué se está trabajando y evitar el exceso de trabajo simultáneo.

– Rendimiento: Una de las tres métricas de Kanban, el rendimiento de tu equipo se define por el número de logros completados dentro de un proceso y, por lo tanto, mide la productividad de tu equipo durante un determinado periodo de tiempo.

– Tiempo de ejecución: La última de las tres métricas importantes de Kanban es la llamada Tiempo de espera, que mide el tiempo que tarda una tarea en completarse.

– Tiempo de ciclo: Cada vez que se registra una nueva actividad en la parte En Proceso/WIP de tu flujo de trabajo, comienza un nuevo tiempo de ciclo. Este tiempo sólo termina cuando se alcanza la fase de Completado/Hecho.

– Ley de Little: Combinando las tres métricas y variables tiempo de entrega, rendimiento y WIP, La Ley de Little es un teorema que se aplica popularmente a Kanban para relacionar las tres métricas entre sí y obtener valiosas istas.

Así, por ejemplo, WIP = Rendimiento x Tiempo de espera, al igual que Rendimiento = WIP/Tiempo de espera y Tiempo de espera = WIP/Tiempo de espera.

– 7 Cadencias Kanban: Las reuniones periódicas y repetidas, también conocidas como cadencias Kanban, ayudan a revisar tus procesos, a impulsar el cambio y a coordinar el flujo de trabajo de forma constante. Estas reuniones tienen lugar a diario, semanalmente, mensualmente o trimestralmente, según los temas que traten. Y generalmente se agrupan en las categorías de prestación de servicios y mejora o evolución.

Reuniones de prestación de servicios:

1. Reunión de Kanban
2. Reunión de reaprovisionamiento
3. Planificación de la entrega

Reuniones de evolución:

1. Revisión de la entrega del servicio
2. Revisión de riesgos
3. Revisión de las operaciones
4. Revisión de la estrategia

Los beneficios del sistema Kanban

Si te esfuerzas por conseguir estructuras y sistemas ajustados, deberías probar Kanban para mejorar tus flujos de trabajo, crear bucles de retroalimentación inteligentes para la mejora continua y ser más eficiente.

Kanban es un sistema flexible que puede configurarse de forma tan complicada o sencilla como quieras y te permite hacerte cargo de tus procesos, ver el panorama general y crear un enfoque holístico de la productividad.

Aquí tienes algunos de los beneficios que puedes esperar de la implementación de Kanban en las estructuras de tu organización:

1. Aumenta la eficiencia

Está en la propia naturaleza de Kanban descomponer los procesos para hacerlos lo más eficientes posible. Utilizando un tablero visual e implementando límites de WIP, puedes asegurarte de que tu equipo está trabajando en todo lo que puede manejar y mantener el flujo sin problemas en lugar de atascarlo con demasiadas tareas.

2. Más productividad

Al emplear las métricas Kanban tiempo de ciclo y rendimiento, puedes medir con éxito y de forma tangible la productividad en todo el flujo de trabajo. Esto te ayuda a identificar los problemas y a centrarte en las áreas que necesitan mejorar.

3. Gestiona las cargas de trabajo

La salud mental en el trabajo es un tema importante que ha ganado cada vez más atención en los últimos años, y con razón. El uso de Kanban para introducir o mejorar un sistema pull disminuye la carga de los trabajadores y los límites de WIP aseguran que no asumen más de lo que pueden manejar para protegerlos del agotamiento u otros problemas de salud relacionados con el trabajo.

4. Más colaboración

Los bucles de retroalimentación y las reuniones periódicas, tal y como fomentan las 7 cadencias Kanban, ayudan a los empleados y a los directivos a colaborar con mayor frecuencia y eficacia, lo que da lugar a una resolución de problemas y una mejora de los procesos aún más rápidas.

5. Menos residuos

Como Kanban es una herramienta limpia, una de las muchas ventajas de implementar el sistema en tu organización para gestionar tus flujos de trabajo es que reduces automáticamente los residuos. Si eliminas los pasos innecesarios, vigilando los cuellos de botella, las distracciones u otras actividades que suponen un despilfarro, puedes dirigir una empresa mucho más eficiente y sostenible, en todos los sentidos de la palabra.

¿Cómo aplicar el Sistema Kanban?

Kanban es una herramienta de la que pueden beneficiarse enormemente tanto los empresarios como los empleados. Pero, ¿cuál es la mejor manera de implementar Kanban en tu organización? Especialmente si trabajas en un entorno predominantemente o exclusivamente digital, como el desarrollo de software o la ingeniería de redes, donde no se pueden adjuntar pequeñas fichas de papel a los productos?

Desde que Kanban se ha adaptado de la planta de fabricación a otros tipos de gestión de tareas, los recortes de cartón y los tableros físicos han sido revisados. En una oficina pequeña o dentro de un equipo reducido, todavía puede tener sentido colgar un tablero real para trabajar, sin embargo, como trabajar desde casa se ha convertido en una opción viable -y en algunos casos incluso en un requisito durante el apogeo de la pandemia de COVID-19-, este enfoque ya no es posible.

Por eso, a lo largo de los años se han creado y desarrollado muchas herramientas Kanban diferentes que permiten a las empresas crear tableros Kanban digitales a través de un software al que todos pueden acceder desde cualquier ubicación remota. Los tableros virtuales son aún más beneficiosos porque

• Las tarjetas Kanban virtuales se guardan para la documentación, mientras que las fichas de papel se pierden con más facilidad.
• Las tarjetas virtuales tienen más «almacenamiento» de información y pueden incluir muchos detalles sobre las tareas que no cabrían en una tarjeta de papel.
• Las tarjetas Kanban de papel no son tan duraderas como las virtuales.
• La mayoría de los programas Kanban incluyen recordatorios y otras herramientas automatizadas que señalan cuándo una tarjeta está atrasada o lista para empezar.
• Los límites del trabajo en curso pueden automatizarse y las tareas pueden establecerse como «dependientes unas de otras». Esto significa que ciertas tareas sólo pueden añadirse a la columna WIP en cuanto se completen otras tareas.

Ejemplos de empresas que utilizan el sistema Kanban

El sistema Kanban es una metodología de gestión que ha demostrado ser efectiva en la mejora de procesos productivos y la coordinación de equipos de trabajo. Desde su origen en la industria manufacturera japonesa, se ha expandido a diversas empresas y sectores en todo el mundo. A continuación, te mostramos ejemplos de empresas multinacionales que han utilizado el sistema Kanban para la consolidación de su producción:

1. Toyota: La empresa japonesa Toyota fue una de las primeras en adoptar el sistema Kanban en su proceso de producción. El sistema Kanban fue fundamental para el desarrollo de la filosofía de producción lean, que se centra en la eliminación de los desperdicios y la mejora continua del proceso de producción.
2. Amazon: La empresa de comercio electrónico Amazon utiliza el sistema Kanban en su cadena de suministro para gestionar el flujo de productos desde los almacenes hasta los clientes. El sistema Kanban se utiliza para controlar el inventario, reducir el tiempo de espera y mejorar la eficiencia en el proceso de envío.
3. Spotify: La plataforma de música en línea Spotify utiliza el sistema Kanban en su proceso de desarrollo de software. El sistema Kanban se utiliza para gestionar la asignación de tareas, el seguimiento del progreso y la coordinación entre los miembros del equipo.
4. Zara: La empresa de moda española Zara utiliza el sistema Kanban en su proceso de producción para gestionar el flujo de ropa desde las fábricas hasta las tiendas. El sistema Kanban se utiliza para controlar el inventario, reducir los tiempos de espera y mejorar la eficiencia en el proceso de producción.
5. Boeing: La empresa aeroespacial estadounidense Boeing utiliza el sistema Kanban en su proceso de fabricación de aviones. El sistema Kanban se utiliza para gestionar el flujo de materiales y componentes desde los proveedores hasta la línea de producción, consiguiendo los mismos beneficios de Zara, en lo que respecta a tiempos de espera y procesos de manufacturación.

Software Kanban para empresas

Existen plataformas digitales que permite a las empresas automatizar sus procesos de inspección y auditoría, utilizando técnicas y principios del sistema Kanban. Estas herramientas digitales ayudan a las empresas a optimizar la gestión de sus tareas y a mantener una visión clara del estado de sus procesos en tiempo real.

Una de ellas es Lumiform, con la cual las empresas pueden crear listas de verificación personalizadas y asignar tareas a su equipo de trabajo de manera eficiente. Los usuarios pueden acceder a la aplicación desde sus dispositivos móviles y, utilizando el sistema Kanban, pueden organizar las tareas pendientes, en proceso y completadas en diferentes etapas de la auditoría.

La plataforma Lumiform también permite a las empresas analizar los resultados de las auditorías y generar informes de manera automática y personalizada. Los informes pueden ser exportados en diferentes formatos, lo que facilita su distribución y análisis.

En pocas palabras, Lumiform es la herramienta que buscas: Tecnología alemana de vanguardia que permite a las empresas automatizar sus procesos de inspección y auditoría, optimizar la gestión de tareas y mejorar la eficiencia en la toma de decisiones. Al utilizar esta herramienta digital, las empresas pueden mejorar la calidad de sus procesos y productos, ahorrar tiempo y reducir costos en su operación diaria.