Cómo realizar una evaluación de necesidades

¿Qué es una evaluación de necesidades?

Con las operaciones diarias que implica la gestión de una empresa de gran actividad, puede ser difícil identificar específicamente los cuellos de botella y los retos que impiden el crecimiento de su negocio. Esto es así tanto si se trata de una pequeña empresa que intenta despegar como de una gran corporación que pretende expandirse.

Aquí es donde entra en juego la evaluación de necesidades, también llamada análisis de necesidades. No se puede arreglar lo que no se conoce. Esta evaluación es exactamente lo que necesita abordar porque el objetivo principal es encontrar las brechas del negocio para que pueda alcanzar su objetivo. Se centra más en el resultado que quiere conseguir (el qué) que en los medios para conseguirlo (el cómo).

Lleva a cabo una evaluación de las necesidades para comprender en qué punto se encuentra su empresa actualmente, identificar eficazmente las necesidades de su negocio y establecer los criterios adecuados que necesita para asignar de la mejor manera posible sus recursos para facilitar un crecimiento empresarial óptimo. Ya sean recursos humanos, financieros o instalaciones, puede utilizar una plantilla de evaluación de necesidades, que encontrarás más abajo, para trazar un plan que maximice la utilización de todos estos recursos, de modo que pueda dar pasos estratégicos hacia las mejoras estructurales, operativas y de procesos que su empresa necesita.

La «necesidad» es el desfase que su empresa necesita abordar para poder llegar desde donde está ahora hasta donde quiere estar. Sencillamente, son los cuellos de botella que impiden a su empresa alcanzar su crecimiento potencial. La realización de una evaluación puede ayudarle a salvar esa brecha porque identifica los puntos fuertes y débiles de su empresa, el primer paso para establecer los objetivos adecuados. Esto le ayudará a delinear las acciones apropiadas que deben realizarse para mejorar su desempeño y elevar su negocio.

Aunque normalmente se utiliza para las empresas, una evaluación puede realizarse para cualquier campo de trabajo, desde la educación, la sanidad y hasta el comercio minorista. Aquí hay un ejemplo de evaluación de necesidades integral que la Organización Mundial de la Salud llevó a cabo para determinar las necesidades de salud en línea con los estándares de los Servicios de Información de Salud Pública.

Este artículo abarca los siguientes temas:

1. ¿Cómo puede beneficiarse de una evaluación de necesidades?

2. ¿Cuáles son los pasos para realizar una evaluación de necesidades de forma eficaz?

3. Utilizar una herramienta digital para crear la evaluación de necesidades

¿Por qué es importante una evaluación de necesidades y cómo puede beneficiarse su empresa?

Tener una buena idea de qué procesos y prácticas están funcionando y cuáles no es vital para tomar decisiones informadas que puedan posicionar su negocio para el éxito. Dado que un análisis de necesidades está destinado a evaluar sistemáticamente las preocupaciones del negocio desde una perspectiva macro y micro, se cubre todo, desde los desafíos departamentales hasta los individuales. Si lo hace bien, su empresa no dejará ninguna piedra sin remover ni ningún problema importante sin resolver.

La evaluación le permite establecer un ciclo de mejora sostenible y continuo que puede ayudarle a impulsar los resultados. He aquí por qué:

• Permite la toma de decisiones basada en datos. Una evaluación proporciona información valiosa sobre la salud de su negocio utilizando enfoques y análisis sistemáticos. Esto permite tomar decisiones más informadas en el futuro. Cuando tiene datos en tiempo real en sus manos, puede formular los próximos pasos sin recurrir a ningún aspecto de conjeturas.
• Le ayuda a planificar de forma proactiva. Tener un conocimiento sólido del presente es la base para la planificación futura, ya que proporciona una visión predictiva. Con una evaluación de necesidades, puede controlar la dirección que está tomando su negocio y recalibrar fácilmente cuando sea necesario.
• Es fácil de ajustar. Una plantilla de evaluación de necesidades puede ajustarse fácilmente a su marco temporal, presupuesto y proceso. Esto significa que es lo suficientemente flexible como para ajustarse a cualquier objetivo que tenga – incluso con ajustes.
• Puede proporcionar soluciones incluso a desafíos complejos. El rendimiento de su empresa se compone esencialmente de una serie de decisiones, todas las cuales probablemente implican múltiples procedimientos y procesos. Dado que una evaluación implica una valoración de 360 grados de una empresa, es capaz de abordar los problemas en todos los niveles y ayudar a la dirección a detectar las lagunas de los problemas complejos.

¿Cuáles son los pasos para realizar una evaluación de necesidades de forma eficaz?

Hay cuatro pasos principales sobre cómo hacer una evaluación de necesidades de manera efectiva:

1. Identificar las necesidades de su empresa

Antes de cualquier otra cosa, primero debe saber cómo está su empresa actualmente y qué carencias le impiden alcanzar sus objetivos empresariales. Las necesidades pueden ir desde la falta de recursos a los cambios estructurales, y también debe incluir la exploración de las necesidades no reveladas que pueden no ser obvias en la observación inicial.

Por ejemplo, si está buscando expandirse, ¿necesita más recursos? Necesita adquirir una pila tecnológica adicional?

Una vez que sepas qué carencias necesitas cubrir, debes clasificarlas en función de su importancia para poder establecer el alcance de tu investigación y trabajar en ellas gradualmente una a una.

2. Reunir datos internos y externos

Una vez que conozcas las necesidades de tu empresa, tienes que entender mejor cómo puedes cubrir esas carencias mediante la recopilación y el análisis de datos. Puede recopilar información internamente como los registros de la empresa y externamente a través de la investigación de mercado (por ejemplo, encuestas, entrevistas o datos estadísticos) si es necesario.

Una de las mejores prácticas sobre cómo realizar mejor una evaluación de necesidades es encontrar el mejor método para recopilar los datos que necesita teniendo en cuenta la demografía de su plantilla. Factores como las diferentes edades y orígenes requerirán diferentes enfoques. Por lo tanto, intente diversificar sus métodos a través de entrevistas, grupos de discusión y otros métodos que considere más apropiados.

Sólo recuerde que debe ser coherente en lo que respecta al proceso que implementa y a las preguntas que formula. Esto minimizará la ambigüedad y aumentará la precisión.

Para consolidar mejor sus datos, lo mejor es utilizar una plantilla de evaluación de necesidades digitales que pueda organizar y clasificar sus hallazgos en un solo lugar. De esta manera, el análisis es más fácil.

3. Analizar los datos y establecer prioridades

Los datos que tiene son esencialmente su guía hacia la identificación de los pasos adecuados necesarios para cerrar la brecha entre su estado actual y el estado futuro que desea. Utilice su objetivo como punto de referencia para asegurarse de que las soluciones que se le ocurran satisfagan sus necesidades y le ayuden a mantener el rumbo.

Puede utilizar los datos recopilados para:

• Establecer las prioridades adecuadas
• Sopesar cada solución y comparar sus costes y beneficios
• Establecer un plan de acción
• Determinar los criterios para la asignación o reasignación de recursos

Al idear soluciones, recuerde que deben ser diversas. No se limite a aplicar una única solución. Normalmente, las diferentes necesidades requerirán diferentes conjuntos de soluciones, por lo que debe ser creativo y considerar varios enfoques para alcanzar el resultado deseado.

Luego, pruebe las soluciones que se le ocurran para identificar las que mejor apoyen sus objetivos empresariales.

4. Monitorizar y evaluar el resultado

Su evaluación debe conducir a la mejora de las estructuras de su negocio, los procesos operativos o la asignación de recursos. Para asegurarse de que saca el máximo partido a su estrategia, ésta debe ser supervisada y evaluada periódicamente. Esto le ayudará a identificar lo que hizo que tuviera éxito o los errores que hicieron que fracasara. ¿Ha progresado? ¿Necesita poner más recursos o hacer ajustes para obtener mejores resultados?

Herramienta digital para crear evaluación de necesidades

Una plantilla en papel para la Evaluación de Necesidades es ineficiente y consume mucho tiempo, ya que requiere duplicar el trabajo y existe el riesgo de pérdida de datos. La pérdida de informes puede impedir que los empleados y los directivos corrijan las deficiencias a tiempo.

Con Lumiform, puede pasar todos los documentos de control a una App/Software, mejorando así sus métodos de inspección y análisis en su organización. Pruébelo descargando una plantilla gratuita de evaluación de necesidades hoy mismo. Además, entre otras ventajas:

• Ofrecemos nuestra enorme biblioteca de plantillas para ayudar a las empresas a empezar a trabajar digitalmente en poco tiempo.
• Todos los resultados, imágenes y comentarios están automatizados en un informe digital.
• Ahorre tiempo realizando la evaluación de necesidades sin papel en línea con su dispositivo móvil.
• Defina un flujo de trabajo que genere automáticamente informes de análisis GAP que se envíen a destinatarios clave (por ejemplo, gerentes y revisores externos).
• Facilitar las firmas digitales para verificar los acuerdos entre el empleado y el evaluador.