Fichas de Datos de Seguridad (FDS): Plantillas inteligentes y PDF editables

¿Qué es una ficha de datos de seguridad?

Las Fichas de Datos de Seguridad (FDS) son documentos resumen que proporcionan información sobre los peligros de un producto y consejos sobre las precauciones de seguridad. Las FDS suelen ser redactadas por el fabricante o el proveedor del producto. En algunas circunstancias, el empresario puede estar obligado a preparar una FDS (por ejemplo, cuando el producto se produce y se utiliza exclusivamente en ese lugar de trabajo).

Las FDS proporcionan información más detallada sobre los peligros del producto que la etiqueta. Son un recurso importante para los lugares de trabajo y los trabajadores para ayudarle a conocer mejor el producto o los productos utilizados, e identificar los peligros para protegerse de estos, incluyendo la manipulación segura y las medidas de emergencia.

Como se verá más adelante, existe una serie de requisitos que las empresas deben cumplir en relación con las FDSs para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo. Para facilitar el cumplimiento de los requisitos legales, cada vez más exigentes en materia de documentación de procesos, muchas empresas han optado por implementar soluciones tecnológicas para el manejo efectivo de riesgos laborales. ¿Deseas conocer más?

En este artículo trataremos brevemente los siguientes temas:

1. Cómo se hace una ficha de datos de seguridad.
2. Qué información contiene una ficha de seguridad.
3. Cuándo se deben consultar la fichas de datos de seguridad.
4. Soluciones tecnológicas para la gestión de riesgos y manejo productos peligrosos.

¿Cómo se hace una ficha de datos de seguridad?

Las Fichas de Datos de Seguridad (FDS) están diseñadas para proporcionar a los trabajadores y al personal de emergencia información de seguridad importante para garantizar la manipulación segura de los productos químicos peligrosos para las personas y el medio ambiente.

Para mayor entendimiento, exponemos los puntos más importantes que debes tomar en cuenta antes de elaborar una FDS. Luego, te describiremos los pasos a seguir para elaborar una ficha de seguridad:

1. Las fichas de datos de seguridad están destinadas tanto a los trabajadores que manipulan sustancias químicas como a los responsables de la seguridad.
2. Las FDS están diseñadas para proporcionar los procedimientos adecuados para manipular o trabajar con una sustancia concreta.
3. Todos los productos químicos peligrosos requieren una ficha de datos de seguridad. Ésta debe ser redactada por el fabricante/distribuidor y enviada al comprador/usuario. Además, debe estar redactada en los idiomas establecidos por la ley aplicable.
4. Las FDS incluyen información como los datos físicos (punto de fusión, punto de ebullición, punto de inflamación, etc.), la toxicidad, los efectos sobre la salud, los primeros auxilios, la reactividad, el almacenamiento, la eliminación, el equipo de protección y los procedimientos en caso de derrame o fuga.
5. Todas las FDS deben indicar la fecha de la última revisión. Se puede determinar si una FDS ha sido actualizada comprobando esta fecha y comparándola con la de cualquier FDS anterior. Se exigirá la actualización de una FDS cuando el proveedor tenga conocimiento de cualquier «dato nuevo significativo».
6. Los productos químicos desarrollados en un laboratorio y enviados a otro laboratorio están obligados a tener una FDS y debe ser enviada con los contenedores de productos químicos al siguiente usuario.
7. Otros requisitos son: Producción de pequeñas cantidades; supervisión por una persona técnicamente cualificada; uso NO comercial general; evaluación de riesgos; notificación de los riesgos; notificación de los requisitos para que la sustancia se utilice sólo para I+D; mantenimiento de registros; nombres y direcciones de las personas que reciben la sustancia, identidad de la sustancia, cantidad distribuida y copia de la notificación escrita.

Ahora que conoces las generalidades de una FDS, describimos los 5 pasos a seguir para hacer una FDS:

1. Revisar los requisitos de la legislación aplicable. Por ejemplo, la Norma Oficial Mexicana NOM-018-STPS-2015, es la que determina los requisitos para la identificación y comunicación de peligros y riesgos por sustancias químicas peligrosas en los centros de trabajo.
2. Recopilar todos los datos posibles relativos a las propiedades físicas y químicas y a los datos de toxicidad del producto químico. Deben determinarse todos los peligros potenciales para la salud, no sólo los identificados por las autoridades de salud.
3. Analizar los datos existentes para determinar los peligros físicos y para la salud.
4. Utilizar la lista de comprobación de las 16 secciones de la Guía del Anexo 4 de las Naciones Unidas sobre la preparación de hojas de datos de seguridad (SDS).
5. Revisar las FDS de otros fabricantes para productos similares.

¿Qué información contiene una ficha de seguridad?

El contenido y formato de una FDS consiste en las siguientes 16 secciones en orden, siguiendo las especificaciones de las Naciones Unidas:

1. SECCIÓN 1: Identificación del producto.- Identificar la sustancia o mezcla, los usos recomendados e indicando el nombre del proveedor e información de contacto incluyendo un número de teléfono en el que se le puede localizar en caso de emergencia.
2. SECCIÓN 2: Identificación del peligro o peligros.- Describir los peligros de la sustancia o mezcla y los elementos de la etiqueta del SGA (palabras de advertencia, indicaciones de peligro y consejos de prudencia) asociada a esos peligros. También se debería incluir un breve resumen o conclusión de los datos facilitados.
3. SECCIÓN 3: Composición/información sobre los componentes.- Identificar el o los componentes del producto. Por un lado, describir laidentidad química de la sustancia (ese nombre puede ser el mismo que el identificador SGA del producto), nombre(s) común(es) o sinónimo(s) de la sustancia, cuando proceda y el número CAS u otros identificadores únicos de la sustancia. Además, identificar todas las impurezas y/o aditivos estabilizadores que estén a su vez clasificados y que contribuyan a la clasificación de la sustancia. Por otro lado, para el caso de mezclas, se debe indicar el nombre químico, el número de identificación y la concentración o gama de concentraciones de todos los componentes peligrosos para la salud o el medio ambiente que estén presentes en cantidades superiores a su valor umbral. Las concentraciones de los componentes de una mezcla deberán escribirse mediante porcentajes exactos o en rango de porcentajes en orden decreciente por masa o volumen. Los fabricantes o proveedores pueden optar por enumerar igualmente todos los ingredientes, incluidos los no peligrosos.
4. SECCIÓN 4: Primeros auxilios.- Informar los primeros auxilios que una persona no formada puede dispensar sin utilizar equipo perfeccionado y sin disponer de una amplia selección de medicamentos. Por lo que, si se necesitará atención médica, habrá que indicarlo en las instrucciones y precisar en qué medida es urgente.
5. SECCIÓN 5: Medidas de lucha contra incendios.- Esta sección hace referencia a las medidas que se han de tomar para luchar contra un incendio causado por la sustancia o mezcla, o que se produce en su entorno. También hay que indicar todas las medidas de protección que deben tomarse en la lucha contra un incendio.
6. SECCIÓN 6: Medidas que deben tomarse en caso de vertido accidental.- Recomendar las medidas que se deben tomar en caso de vertidos, fugas o pérdidas con el fin de prevenir o reducir al máximo los efectos adversos sobre las personas, los bienes y el medio ambiente. Indicar las precauciones personales, equipo protector y procedimiento de emergencia ya sea para el personal que no forma parte de los servicios de emergencia o para el que sí que lo sea.
7. SECCIÓN 7: Manipulación y almacenamiento.- En esta sección se ofrecerán indicaciones sobre prácticas seguras de manipulación que reduzcan al mínimo los peligros potenciales que presenta la sustancia o mezcla para las personas, los bienes y el medio ambiente.
8. SECCIÓN 8: Controles de exposición/protección personal.- Algunos epígrafes hacen referencia a información de índole nacional o regional, por ejemplo, los “límites de exposición ocupacional”. El término “límite(s) de exposición ocupacional” se refiere a los límites en el aire del lugar de trabajo o a los valores límite biológicos, por lo cual es esta sección y cuando se disponga de ellos, deberán enumerarse con anotaciones para cada sustancia y para cada uno de los componentes de la mezcla. Asimismo, se deberá señalar la fuente de los valores límite. Lo mismo para los valores límite biológicos.
9. SECCIÓN 9: Propiedades físicas y químicas.- Se deben presentar las propiedades físico-químicas del producto, como lo son el color, olor, punto de inflamación, densidad, solubilidad, viscosidad, entre otras.
10. SECCIÓN 10: Estabilidad y reactividad.- Indicar la estabilidad y reactividad del producto, las condiciones que deben tomarse para evitar reacciones peligrosas y mencionares materiales incompatibles.
11. SECCIÓN 11: Información toxicológica.- información toxicológica sobre el producto, resultados de los estudios que confirman las clasificaciones de peligro para la salud que se dan en la sección 2 y los síntomas e información sobre las vías probables de exposición.
12. SECCIÓN 12: Información ecotoxicológica.- Información para evaluar el impacto ambiental de la sustancia o mezcla si se libera en el medio ambiente debiendo contener los resultados del estudio sobre los peligros ambientales y los efectos nocivos sobre el medio ambiente acuático.
13. SECCIÓN 13: Información relativa a la eliminación de los productos.- Precauciones que se deben tomar al desechar el producto y/o su recipiente, así como las leyes aplicables para dicha eliminación.
14. SECCIÓN 14: Información relativa al transporte.- En esta sección se proporciona información básica sobre la clasificación para el transporte o la expedición de una sustancia o de una mezcla peligrosa por carretera, mar o aire. Se deberá indicar, por ejemplo, el número ONU (Organización de las Naciones Unidas); el número de identificación de cuatro cifras de la sustancia u objeto; la designación oficial de transporte de las Naciones Unidas, la clase(s) relativas al transporte y el grupo de embalaje/envasado si se aplica.
15. SECCIÓN 15: Información sobre la reglamentación.- Disposiciones específicas sobre seguridad, salud y medio ambiente para el producto de que se trate.
16. SECCIÓN 16: Otras informaciones.- Proporcionaremos en esta sección cualquier información que consideremos pertinente para la preparación de las FDS. Se trata de incorporar otra información que no figure en las secciones 1 a 15 de las FDS.

¿Cuándo se deben consultar la fichas de datos de seguridad?

Como empleador, existen responsabilidades respecto a las FDS. Los empresarios deberán asegurarse de que todos los productos peligrosos (según la definición de la normativa sobre productos peligrosos) tengan una FDS actualizada cuando entren en el lugar de trabajo. Como se ha mencionado, en algunas circunstancias, el empresario puede estar obligado a preparar una FDS (por ejemplo, cuando el producto se produce y se utiliza en el lugar de trabajo).

Las FDS deben estar a disposición de los trabajadores expuestos al producto peligroso y del comité o representante de seguridad y salud. Se recomienda a los empresarios informatizar la información de la FDS siempre y cuando:

• Todos los empleados tengan acceso al ordenador o al dispositivo y reciban formación sobre su uso
• Los ordenadores/dispositivos se mantengan en buen estado de funcionamiento, y el empresario ponga una copia impresa de la FDS a disposición del empleado o del comité/representante de salud y seguridad que lo solicite.

Como trabajador, ¿cuándo debo utilizar una FDS?

Como trabajador, debes familiarizarte siempre con los peligros de un producto antes de empezar a utilizarlo. Debes consultar una FDS, hacer coincidir el nombre del producto en el envase con el de la FDS, conocer los peligros, comprender las instrucciones de manipulación y almacenamiento seguros, así como saber qué hacer en caso de emergencia.

Se puede pensar que la FDS tiene 4 objetivos principales. Proporciona información sobre:

1. Identificación: del producto y del proveedor.
2. Peligros: físicos (fuego y reactividad) y para la salud.
3. Prevención: medidas que puede tomar para trabajar de forma segura, reducir o prevenir la exposición, o en caso de emergencia.
4. Respuesta: respuestas adecuadas en diversas situaciones (por ejemplo, primeros auxilios, incendio, liberación accidental).

Para la mayoría de las personas que trabajan con productos peligrosos, siempre hay que:

1. Leer el nombre del producto químico,
2. Conocer los peligros
3. Comprender las instrucciones de manipulación y almacenamiento seguros
4. Saber qué hacer en caso de emergencia

Algunas cosas que hay que saber:

• Asegúrate de que el producto se utiliza de la forma prevista por el fabricante; de lo contrario, es posible que no se apliquen los consejos proporcionados en la FDS y la etiqueta, o que las medidas de protección indicadas no sean adecuadas. La sección 1 de la FDS debe describir el uso típico del producto y puede indicar restricciones. Pide consejo a tu supervisor o a un profesional de la salud y la seguridad si la forma de utilizar el producto no coincide con la FDS.
• La sección 2 resumirá los peligros relacionados con el producto, las precauciones a tomar y qué hacer en caso de emergencia. Comprende que la FDS incluye información sobre los peligros potenciales, pero puede no ser específica sobre los procedimientos de trabajo seguros necesarios para tu lugar de trabajo (por ejemplo, la FDS puede no especificar qué tipo de respirador debe usarse, sólo que se necesita un respirador). Puedes encontrar más información preguntando a tu supervisor. Estas decisiones pueden requerir la ayuda de un profesional de la seguridad o de alguien con conocimientos de seguridad química.

Soluciones tecnológicas para la gestión de riesgos y manejo productos peligrosos

Todo producto clasificado como «producto peligroso» que esté destinado a ser utilizado, manipulado o almacenado en un lugar de trabajo debe tener una FDS. NO es una tarea fácil elaborar una FSD e informar a todos los trabajadores y contratistas que manejan sustancias químicas peligrosas y mezclas, sobre los elementos de la hoja de datos de seguridad y de la señalización, incluidos aquellos trabajadores que tenga algún tipo de actuación en caso de emergencia.

Para cumplir con esta obligación patronal y garantizar la seguridad y salud del personal y del medio ambiente, debes recopilar mucha información y documentación de diferentes fuentes: legales, científicas, administrativas, etc. El no cumplir con un solo criterio puede poner en alto riesgo al personal y, en última instancia, a la reputación de la empresa.

Para evitar que esto suceda, lo mejor que puedes hacer es implementar soluciones tecnológicas que te ayuden a coordinar con tu equipo multidisciplinario de manera efectiva, organizar y considerar todos los criterios de control y seguridad sin omitir nada, verificar el cumplimiento de las medidas de seguridad por parte de tu personal, cerciorarte de que los FDSs contengan toda la información solicitada por la Ley y brindar acceso continuo a los FDS actualizados a todo el personal.

Con Lumiform, esto y más es posible. Las funcionalidades de la app móvil y software de escritorio te permiten acceder a los siguientes beneficios:

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