Sausalitos lleva operando en el sector gastronómico desde 1994 y actualmente está representado con 48 restaurantes en casi toda Alemania. Inspirado en la cocina californiana-mexicana, Sausalitos ofrece tanto comida como bebida, y es una alegre mezcla de restaurante y bar. Todo ello en busca de un concepto moderno y animado.
Desde 2019, Sausalitos utiliza el software Lumiform para sus tareas diarias de limpieza y su concepto APPCC. Ralf Weiss nos cuenta cómo trabaja con Lumiform, qué ventajas aporta una aplicación digital y qué opina de la digitalización.
¿QUÉ SOLUCIÓN APORTA LUMIFORM EN VUESTRA EMPRESA?
Al principio queríamos utilizar Lumiform exclusivamente para nuestro sistema APPCC, pero al darnos cuenta de lo versátil y flexible que es el software, decidimos utilizar Lumiform también para auditorías y seguimiento de acciones.
Para nosotros, la digitalización es un paso hacia el futuro.
¿CÓMO ERA TU PROCESO DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN ANTES DE LUMIFORM?
Solíamos aplicar nuestro concepto de APPCC con lápiz y papel, para lo cual tenía que imprimir libros para cada operación. Sin embargo, esto nos dificultaba realizar cualquier tipo de análisis. Si querías evaluar algo, primero tenías que digitalizar los documentos pertinentes.
Lumiform nos ahorra todo este trabajo gracias a la función de análisis automático y también nos permite reaccionar inmediatamente ante determinadas situaciones mientras se sigue rellenando un formulario o una lista de comprobación. Por ejemplo, si un empleado introduce un valor de temperatura durante el control de alimentos que es demasiado alto o demasiado bajo, el software le asigna automáticamente una tarea de seguimiento predefinida para resolver inmediatamente el problema.
Antes, cuando teníamos situaciones similares, solíamos enviar tareas y acciones a través del chat de WhatsApp, pero con la App Lumiform lo tenemos todo recogido en un solo lugar. Gracias a esto podemos asegurarnos de que no se pasa nada por alto.
¿QUÉ PROBLEMAS RESUELVE LUMIFORM EN VUESTRO PROCESO DE TRABAJO?
Lumiform nos ha ayudado principalmente a estructurar nuestros procesos de auditoría. Antes de digitalizar nuestras operaciones, a menudo perdíamos el rastro de las cosas y no podíamos hacer un seguimiento adecuado de muchas situaciones.
También perdíamos o extraviábamos nuestros libros de APPCC de vez en cuando, pero ahora, gracias a la aplicación de Lumiform, tengo acceso a toda la documentación y puedo hacer un seguimiento de todo desde casa utilizando la función de análisis. Por tanto, para nuestra organización, la digitalización es definitivamente un paso hacia el futuro.
LA DIGITALIZACIÓN ES UN GRAN TEMA AHORA MISMO Y LO HA SIDO DURANTE VARIOS AÑOS. ¿CUÁL ES TU OPINIÓN SOBRE EL DEBATE PAPEL VS. DIGITAL?
Para Sausalitos, la digitalización también tiene un incentivo económico. Antes teníamos que imprimir todos nuestros libros de APPCC para cumplir la normativa, y ahora si volviéramos a hacerlo nos saldría más caro que el software, aunque ya habíamos pasado de la impresión en color al blanco y negro.
Además, utilizamos Lumiform no sólo como concepto de APPCC, sino también para realizar auditorías, en las que habríamos incurrido en costes adicionales si hubiéramos tenido que comprar una aplicación aparte.
Lo más práctico de Lumiform es que puedo exportar el informe e imprimirlo si alguna vez necesito o quiero tener una copia impresa a mano.
¿TE OFRECE LA APP OTRAS VENTAJAS, ADEMÁS DEL AHORRO DE COSTES QUE SÓLO PUEDES CONSEGUIR CON UNA SOLUCIÓN DIGITAL?
La aplicación Lumiform nos permite evaluar automáticamente nuestra documentación APPCC, de modo que podemos comprobar hasta qué punto se aplica nuestro método o sistema de higiene en cada centro. Gracias a esto, puedo evaluar constantemente qué rama está funcionando positivamente y qué áreas de mejora podría tener0
Por ejemplo; gracias al software, pudimos descubrir que uno de nuestros restaurantes estaba rindiendo mal en sus tareas de limpieza. Cuando analizamos el problema, descubrimos que sólo ocurría cuando el chef no estaba. El personal limpiaba pero no actualizaba las listas.
Con el software, pude rastrear fácilmente esto sólo, mediante el uso de filtros para crear un patrón de búsqueda.
Lumiform es tan sencillo que incluso alguien que no lo haya utilizado nunca lo entiende inmediatamente.
LA SOLUCIÓN DE LUMIFORM OFRECE NUMEROSAS CARACTERÍSTICAS ÚTILES, COMO FILTROS Y ANÁLISIS. ¿Tienes alguna función favorita?
Una de las funciones más importantes para mí es que puedo hacer un seguimiento de los nombres de las personas que rellenan los formularios, de modo que puedo ver exactamente cuánto tarda alguien en completar su trabajo. Estos datos tienen un valor incalculable para mí y para la empresa, ya que me permiten optimizar los procesos de trabajo. El tiempo sigue siendo el bien más valioso que tenemos.
En el contexto de mi trabajo en Sausalitos, en realidad utilizo todas las funciones, por lo que no quiero destacar sólo una de ellas. En mi opinión, es la interacción de todas sus funciones lo que hace que Lumiform sea tan especial.
¿ES FÁCIL PARA TI DISEÑAR PLANTILLAS CON LUMIFORM?
Después de aprender un poco y darme cuenta de lo que realmente puede hacer la aplicación, el software es muy fácil de usar. Tras una breve fase de familiarización, aprendí rápidamente a entender los procesos y a hacer las preguntas adecuadas.
Gracias a la orientación de Lumiform, o si utilizas las plantillas prefabricadas que ofrece Lumiform, puedes construir fácilmente tus propios formularios más adelante en la aplicación. Por ejemplo, a mí me gusta utilizar el sistema de puntos para asignar valores a diferentes áreas. Lumiform es tan sencillo que incluso alguien que no haya utilizado nunca el software lo entenderá enseguida.
¿TUS EMPLEADOS TAMBIÉN SE BENEFICIAN DEL SISTEMA?
Para mis empleados, Lumiform significa sobre todo una cosa: «Siempre obtengo exactamente la información que necesito. Uso botones de información cuando creo mis propios formularios: Esto significa que se puede seleccionar una nota en la lista de comprobación, donde dice, exactamente, qué alimentos pueden seguir utilizándose, a qué temperatura, o cuándo deben desecharse.
Gracias a Lumiform, he conseguido una importante reducción de la carga de trabajo para mí personalmente, y al mismo tiempo he observado una mejora significativa del rendimiento en toda la empresa.
Mientras tanto, en la app, también hemos ido almacenando hojas de datos de seguridad o instrucciones de funcionamiento para tareas específicas.Por ejemplo, mientras limpian, se pide a los empleados que se pongan las gafas de seguridad o que lleven su equipo de protección, directamente a través de la app.
Normalmente, los empleados tienen que buscar primero esas listas y requisitos de seguridad, pero en la app sólo tienen que pulsar el botón de información correspondiente y obtienen exactamente la información que necesitan en ese momento.Muchos otros proveedores del mercado para APPCC no nos ofrecen en absoluto esas funciones.
¿CÓMO HA CAMBIADO LUMIFORM TU TRABAJO COTIDIANO?
Gracias a Lumiform, ahora sólo tengo que pulsar un botón y recibo todos los análisis y evaluaciones que necesito. Esto me permite realizar mejor mis tareas de gestión y tener una visión mucho mejor de todas las ramas.
A través de Lumiform, he conseguido una reducción significativa de mi carga de trabajo y, al mismo tiempo, he notado una importante mejora general del rendimiento en toda la organización.