¿Qué es un informe de recepción?
Un informe de recepción es un documento utilizado por las empresas para hacer un seguimiento de los materiales recibidos de los diferentes proveedores cada vez que hay entregas. Normalmente, los informes elaborados se distribuyen a otros departamentos para garantizar que toda la información sea refrendada a las personas pertinentes del equipo.
Se pretende que el agente de compras y el equipo de contabilidad sepan que los artículos específicos de los pedidos programados ya están a mano. Los detalles indicados en el informe les ayudarán a hacer un inventario adecuado y a liquidar los pagos necesarios para las mercancías a tiempo.
En este artículo se explican los siguientes puntos:
1. Por qué debe usar informes de recepción
2. Cómo redactar un informe de recepción adecuado
3. Cuatro razones en las que los informes de recepción digitales benefician a tu proceso
4. Los beneficios de los informes de recepción digitales
Por qué debe usar informes de recepción
Ya sea que ofrezcas productos o prestes servicios, en algún momento recibirás bienes, herramientas o piezas para llevar a cabo la operación de tu negocio. Para que puedas hacerlo sin problemas, la información sobre lo que se ha recibido o no debe ser rastreada apropiadamente y difundida, para esto es exactamente un informe de recepción.
Aquí hay ejemplos de algunos de sus usos:
- Ayuda a documentar las mercancías dañadas que deben devolverse y mantiene una documentación clara del motivo de la devolución.
- Puede servir como prueba esencial de recepción durante un proceso de cotejo a tres bandas. Este enfoque se suele utilizar para garantizar un proceso de pago más preciso, especialmente en el caso de las compras de mayor cuantía.
- Puede servir como prueba de recepción esencial durante el proceso de cotejo a tres bandas.
- Puede reunir y organizar los gastos de las facturas de los proveedores que aún no han sido recibidas por la empresa.
Esencialmente, es un factor crítico que ayuda a evitar la confusión entre los departamentos y le ayuda a estar siempre al tanto de cualquier artículo que falte, de las mercancías que deben ser devueltas y de las cuentas por pagar a sus proveedores.
Forma correcta de redactar un informe de recepción
La forma de redactar el informe de recepción dependerá de los requisitos de su empresa, como el franco a bordo (FOB) y las condiciones de inspección. Sin embargo, hay elementos esenciales que se observan uniformemente en todas las industrias.
Un informe de recepción adecuado debe incluir la siguiente información:
- Fecha y hora en que se recibió la entrega
- Número de compra
- Nombre de la empresa de transporte
- Lista de cada artículo recibido
- Cantidad de cada artículo recibido
- Condición de la mercancía. El personal de recepción tiene la opción de registrar sólo la mercancía dañada o la que falta
- Documentos complementarios (por ejemplo, comprobante de entrega o albarán), si son necesarios
- Nombre y firma del receptor oficial verificando que las mercancías estaban en buen estado
Se deben hacer varias copias del informe de recepción, conservando la copia maestra el departamento de recepción. El resto de las copias se enviarán a otros departamentos siguiendo las directrices de la empresa.
Considere la posibilidad de asignar secuencias numéricas a sus informes de recepción para organizar mejor sus informes y ayudar a que su seguimiento sea más fácil. De esta manera, podrá rastrear fácilmente si hay un informe perdido.
Tradicional VS. Digital: Cuatro razones por las que informes digitales pueden beneficiar su proceso
Antes, los informes se hacían en papel, pero las innovaciones actuales permiten una alternativa más rápida. La digitalización ofrece un puñado de beneficios que pueden ayudar a mejorar las operaciones y procesos de su empresa.
Aquí tienes cuatro ventajas principales de las que puedes disfrutar al digitalizar tus informes de recepción:
- Mejora la eficiencia de los procesos.
Cada vez que se produce una entrega, los formularios de informes de recepción deben estar fácilmente disponibles y difundirse inmediatamente al equipo de finanzas y a otros departamentos una vez completados. Los informes tradicionales le obligarían a fotocopiar o escanear la copia maestra, organizar las copias en papel carbón y luego transportar físicamente los documentos a los respectivos departamentos.
En cambio, un informe de recepción digital puede crearse, almacenarse y distribuirse con un solo clic. Lo mejor de todo es que todo esto puede hacerse incluso mientras utiliza una aplicación móvil en una tableta o un smartphone. - Se facilita la auditoría.
Una de las mejores cosas de los informes digitales es la facilidad de registro. Puede ayudar a limpiar sus pistas de auditoría al mejorar la consolidación de la información, minimizar los rastros de papel perdidos y evitar confusiones o información errónea a causa de una escritura ilegible. Los informes digitales son una herramienta de gestión de la información. - Hace que los datos sean más accesibles.
Cuando los informes se acumulan, almacenarlos y organizarlos puede ser un reto. Pero con la digitalización, se acabaron los días en los que había que nadar entre montones de informes en papel sólo para encontrar la información que se necesitaba. Puedes acceder a tus informes almacenados digitalmente, descargarlos y acceder a ellos en cualquier momento que lo necesites. Todo lo que tiene que hacer es buscar y descargar la información al alcance de su mano. - Mejora la precisión de los registros.
Debido a que los formularios digitales son altamente personalizables, puede hacer que determinados campos sean obligatorios para garantizar que nunca se omita información crítica. Los datos recogidos a través de los formularios digitales pueden ser más precisos, ya que ayuda a minimizar los errores de entrada y las discrepancias que pueden producirse durante las entradas manuales.
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