Por qué las plantillas de tecnología de la información son importantes

Ya sea un fallo de alimentación, ataques de hackers o errores de hardware y software: cuando fallan componentes informáticos importantes, es un gran problema para muchas empresas. La digitalización se ha establecido en casi todas las ramas de negocio, de modo que en muchos lugares, el fallo de la TI se convierte en una emergencia empresarial.

Cuando los negocios diarios se paralizan debido a una tecnología informática defectuosa o fallida, hay que actuar con rapidez. Para reanudar las operaciones lo antes posible en tales situaciones y evitar la pérdida de datos, las empresas deben tomar precauciones.

Entre ellas se incluye el mantenimiento proactivo de los servidores, las computadoras y las redes. Para el buen funcionamiento de una red informática, es necesario su cuidado y mantenimiento regular. Esto se traduce en menos fallos, una estabilidad más excelente y la consiguiente productividad.

Frente a fuerzas externas como el agua, los fallos o defectos en la alimentación eléctrica, el mantenimiento regular es de limitada ayuda. Por esta razón, también es importante tener a mano un manual de emergencia de TI como guía para actuar en situaciones críticas. Contiene enfoques de solución y regula las responsabilidades.

Todas las precauciones de la tecnología de la información tienen en común que pueden manejarse de manera más eficiente y fiable con plantillas para inspecciones, evaluaciones y asignaciones de trabajo.

Ventajas de la documentación de la tecnología de la información mediante plantillas

Empecemos por el principio: La documentación del sistema informático existente es necesaria para la planificación, el control, la supervisión y la preparación para emergencias. Sin documentación, el caos reina rápidamente. Esto incluye no sólo los servidores y las estaciones de trabajo, sino también la configuración de la red, los usuarios y los derechos de acceso, la copia de seguridad de los datos y las licencias de software.

La documentación de la TI es, por lo tanto, mucho trabajo, cuyo aspecto organizativo puede manejarse de manera más fácil, eficiente y trazable con plantillas. Con su ayuda, los administradores de la TI pueden registrar toda la información sobre la tecnología de manera sencilla y estructurada, porque se consultan todos los aspectos necesarios. De esta manera, ya no se olvida nada. Si algo cambia en la tecnología informática, puedes estar seguro de que se retoma la misma información.

Sin embargo, la documentación de la TI con plantillas ya no tiene que hacerse con lápiz y papel. El software de escritorio y las aplicaciones pueden utilizarse para registrar los datos no sólo digitalmente. Las plantillas son más cómodas de actualizar, y las evaluaciones son más rápidas.

La documentación informática automatizada con plantillas beneficia la seguridad informática y los gastos de TI de cada empresa.

Prepárese para las emergencias con plantillas

El manual de emergencia de IT es parte de la gestión de emergencias de la compañía. Un plan de emergencia de la empresa debe estar disponible en todas las empresas con más de diez empleados. Además de los procedimientos, normas de conducta y responsabilidades de la infraestructura de información, también regula otras emergencias para las áreas operacionalmente relevantes.

El plan de emergencia debe mantener en funcionamiento todos los procesos de la empresa, incluso en situaciones excepcionales. Los procesos se dividen en tres áreas:

• Preparación para emergencias: La preparación para casos de emergencia incluye todas las medidas preventivas que pueden adoptarse para evitar las crisis. En el entorno de la tecnología de la información, el objetivo es aumentar la fiabilidad o hacer un sistema más robusto.


• Gestión de emergencias: Se trata de actuar rápidamente en las crisis. Se restauran los procesos y sistemas que son importantes para los negocios cotidianos. La gestión de crisis y la planificación de contingencias también forman parte de la gestión de emergencias.


• Pruebas y ejercicios: Las pruebas y los ejercicios regulares son adecuados para mejorar continuamente los procesos de planificación de emergencias y descubrir los puntos débiles.

Las plantillas son un instrumento popular para aplicar las tres áreas de la tecnología de la información. Como ya se ha mencionado al principio, permiten registrar y comparar datos fácilmente. Las plantillas garantizan a los administradores de la tecnología de la información un trabajo estructurado y eficiente sin pérdida de tiempo.

Preguntas más frecuentes sobre plantillas en TI

¿En qué áreas de la tecnología de la información se utilizan las plantillas?

Las plantillas se utilizan a menudo en los departamentos de tecnología de la información en lo que respecta a la seguridad de la tecnología de la información, el mantenimiento de las computadoras, los servidores y las redes y la planificación de contingencias de la tecnología de la información. Fuera de estas áreas, suelen utilizarse en las adquisiciones de TI, proyectos de TI e instalaciones de TI.

¿Qué información pertenece a una plantilla de TI?

Dependiendo del área de uso, y del caso de uso de la plantilla, la información en una plantilla de TI varía. Lo único que suelen tener en común es que están fechadas y firmadas por el representante de TI. Además, la información debe ser lo más corta posible, fácil de entender y bien estructurada.

¿Qué ventajas ofrecen las plantillas para la documentación de TI?

Las plantillas en la documentación de TI traen orden al caos. Con su ayuda, la información se registra de forma estructurada, eficiente y fiable. Lo que a su vez beneficia la seguridad y los costes de la TI.