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Procedimento Operacional Padrão (SOP)

Melhore a eficiência do trabalho e aumente a rentabilidade do seu negócio. Crie um SOP digital através de um aplicativo móvel e acompanhe facilmente seu desempenho.

O que é um Procedimento Operacional Padrão (SOP)?

Um Procedimento Operacional Padrão (sigla em Inglês: SOP) é um processo padronizado que compreende uma série de instruções detalhadas. O objetivo é apoiar os funcionários na execução de tarefas complexas de forma adequada e segura. O principal objetivo de um SOP é desenvolver um sistema de qualidade eficaz, reduzir o tempo de trabalho perdido e garantir que os regulamentos e padrões específicos da indústria sejam observados.

O não cumprimento dos SOPs pode levar a erros significativos na produção e nas operações.

Os SOPs são amplamente utilizados em diversas indústrias, como manufatura, hotelaria, construção civil e farmacêutica. Estes procedimentos são projetados para:

  • Qualidade e conformidade
  • Atividades de rotina ou altamente repetitivas
  • Tarefas de alto risco
  • Novos processos ou áreas de negócio
  • Programas de treinamento

Índice de conteúdos

1. As 4 principais vantagens de implementar o SOP

2. Experimente este esboço simples e modelo para o SOP

3. Como escrever um SOP eficaz?

4. Como automatizar o fluxo de criação de um SOP?

trabalhador operando maquina empilhadeira

Como escrever um SOP eficaz?

2. um simples esboço e modelo de amostra para o SOP

3. Como criar um formulário SOP eficaz

4. tecnologias móveis para agilizar a documentação do SOP

As 4 principais vantagens de implementar o SOP

Muitas vezes as empresas não investem recursos suficientes para criar um SOP para seus funcionários. Razões comuns incluem o considerável tempo necessário, o número limitado de funcionários treinados que podem escrever um SOP e a dificuldade em rastrear se os funcionários estão usando e executando-o. No entanto, a incorporação de SOPs em um local de trabalho traz benefícios significativos. Este fato deve encorajar instrutores e gerentes a investir o tempo apropriado para escrever um SOP.

Aqui estão as 4 principais vantagens com um exemplo de porque um SOP deve ser usado no local de trabalho:

1. melhora a eficiência e a qualidade

As variações nos processos de trabalho afetam a qualidade e a eficiência do trabalho. A implementação de um SOP ajuda a prevenir este cenário, ajudando a padronizar todos os processos críticos e a reduzir as flutuações de trabalho. Os SOPs também ajudam a melhorar os sistemas de gestão da qualidade (QMS) e preparar as empresas para obterem a certificação ISO relevante e atenderem aos requisitos legais.

Exemplo SOP:

Os POPs padrão para produção de alimentos incluem tarefas como lavagem das mãos, limpeza e desinfecção de superfícies de contato com alimentos e o processo correto de embalagem. Isto se aplica a todos os funcionários que trabalham no negócio para garantir a segurança alimentar e prevenir a contaminação de alimentos, ingredientes e materiais de embalagem.

2. possibilita o treinamento de funcionários

Os SOPs complementam os materiais de treinamento para treinamento dos funcionários e servem como uma diretriz para a indução de novos funcionários. Gerentes com experiência profissional relevante devem estar envolvidos no desenvolvimento de procedimentos e etapas do SOP. Os SOPs são uma ferramenta eficaz para complementar e monitorar o treinamento em sala de aula, pois os funcionários podem realizar suas tarefas passo a passo em seu próprio ritmo.

Exemplo SOP:

Os POPs farmacêuticos comuns cobrem tarefas como dispensação, aquisição de medicamentos e verificação de prazo de validade. Os SOPs garantem que os farmacêuticos estejam atentos para proteger a segurança de seus pacientes e reduzir omissões e erros não intencionais na distribuição de medicamentos adequados aos pacientes.

3. aumenta a lucratividade

Os seguintes SOPs ajudam a garantir produtos e serviços ou entregas consistentes e de alta qualidade Eles ajudam a melhorar e manter os padrões da marca e a satisfação dos clientes. Isso é importante para garantir a fluidez das operações de negócios e a rentabilidade geral.

Exemplo SOP:

Os POPs comuns dos hotéis cobrem tarefas como limpeza geral da casa, confecção de camas, preparação de alimentos e controle de pragas. Isto é importante para manter a qualidade e consistência do serviço e dos padrões em um hotel e para garantir um bom atendimento e experiência ao cliente.

4. Garante um ambiente saudável e seguro.

Os POPs descrevem em detalhes como o trabalho com materiais perigosos, processos, equipamentos e sob condições difíceis pode ser realizado com segurança. Estes procedimentos ajudam a garantir que os protocolos de segurança sejam cada vez mais cumpridos, a fim de evitar acidentes e fatalidades imprevistas.

Exemplo SOP:

Os POPs comuns de construção incluem tarefas como discussões sobre ferramentas ou reuniões preliminares, avaliações de risco e análises de segurança no trabalho. Isto é essencial para discutir e avaliar as tarefas de alto risco que os funcionários irão realizar e para desenvolver formas de realizar estas tarefas com segurança.

Experimente este esboço simples e modelo para o SOP

Primeira página

: A página de título contém o título completo do SOP, número do SOP, número da versão ou data da aprovação, nome e assinatura do autor, nome e assinatura da pessoa que autoriza o SOP, e data da assinatura.

Tabela de conteúdos

:
Digite os números das páginas e o número total de páginas do SOP.

Objetivo

: O propósito define os objetivos e o escopo do procedimento operacional padrão.

Procedimentos

: O procedimento fornece descrições claras e convincentes das etapas individuais do processo.

Garantia de Qualidade

: A garantia de qualidade especifica os critérios para o controle do produto/serviço, sistema ou processo descrito.

Referências

: Todos os SOPs associados das operações utilizadas no presente SOP.

Como escrever um SOP eficaz?

Os modelos SOP vêm em diferentes formas dependendo da finalidade, indústria e grupo alvo e podem variar de instruções de processo a listas de verificação e fluxogramas. No entanto, todos eles devem se concentrar nas três áreas principais a seguir para criar um formulário SOP geral eficaz:

1. objetivo

Esta seção dá um objetivo claro do que precisa ser alcançado e porque o SOP é importante. Nesta área central as seguintes perguntas devem ser respondidas: “Qual é o processo alvo?”, “O que precisa ser alterado neste processo?” e “Por que escrever um SOP para este processo? Um propósito claramente declarado deve ajudar os funcionários a entender porque eles devem seguir procedimentos SOP relevantes e não apenas realizar processos em prol do processo.

Exemplo SOP (housekeeping in the office):

O SOP visa delinear os serviços domésticos e garantir que os locais de trabalho estejam livres de sujeira e desordem. Isto é essencial para manter um ambiente de trabalho seguro e para evitar incidentes menores ou maiores.

2. escopo

Esta seção descreve quais tarefas específicas são cobertas para o grupo alvo. Isso deve se referir às pessoas que devem seguir o POP e listar as tarefas e responsabilidades relevantes cobertas pelo POP. Também pode ser útil explicar o que está fora do escopo deste POP específico e referir-se a outros documentos que podem ser referidos para outras tarefas.

Exemplo SOP (housekeeping in the office):

Este SOP é projetado para auxiliar o pessoal de gerenciamento de instalações a realizar as seguintes tarefas:

  • Limpeza de janelas
  • Manutenção do tapete
  • Poeiramento
  • Eliminação de Resíduos

Este formulário SOP não se aplica para a identificação de danos e reparos em equipamentos. Para mais informações sobre essas tarefas, consulte o

Relatório de incidentes SOP.

3. procedimento

Este relatório inclui uma lista de passos detalhados para executar efetivamente as tarefas acima. As etapas processuais devem ser escritas de forma ordenada, concisa e de fácil compreensão. Todos os passos devem ser seguidos pelo pessoal.

esteira de fábrica com trabalhadores

Como automatizar o fluxo de criação de um SOP?

Os formulários SOP em papel dificultam o acompanhamento e a implementação dos procedimentos no trabalho diário dos funcionários. Uma ferramenta SOP digital eficaz deve ser fácil de usar para o pessoal. Ele dá visibilidade e controle aos treinadores e gerentes para garantir que as tarefas estejam sendo executadas corretamente.

Lumiform é uma ferramenta de inspeção digital que ajuda você a criar e otimizar um SOP. Com o aplicativo móvel e a plataforma web você pode

    • Criar modelos de SOP sem papel para cada tarefa importante.
    • Ler e executar procedimentos SOP em seu dispositivo móvel.
    • Tirar fotos para apoiar a verificação da implementação dos passos do SOP
    • Enviar SOPs aos seus superiores a qualquer hora e em qualquer lugar.
    • Armazenar todos os SOPs centralmente e acessá-los a qualquer momento de qualquer lugar.
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