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Procedimento Operacional Padrão (SOP)

Procedimento Operacional Padrão (SOP)

Hero author imagePor Lara Barboza
•
maio 27º, 2024
•
7 min de leitura
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Tabela de conteúdo

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O que é um Procedimento Operacional Padrão (SOP)?

Um Procedimento Operacional Padrão (sigla em Inglês: SOP) é um processo padronizado que compreende uma série de instruções detalhadas. O objetivo é apoiar os funcionários na execução de tarefas complexas de forma adequada e segura. O principal objetivo de um SOP é desenvolver um sistema de qualidade eficaz, reduzir o tempo de trabalho perdido e garantir que os regulamentos e padrões específicos da indústria sejam observados.

O não cumprimento dos SOPs pode levar a erros significativos na produção e nas operações.

Os SOPs são amplamente utilizados em diversas indústrias, como manufatura, hotelaria, construção civil e farmacêutica. Estes procedimentos são projetados para:

  • Qualidade e conformidade
  • Atividades de rotina ou altamente repetitivas
  • Tarefas de alto risco
  • Novos processos ou áreas de negócio
  • Programas de treinamento

Índice de conteúdos

1. As 4 principais vantagens de implementar o SOP

2. Experimente este esboço simples e modelo para o SOP

3. Como escrever um SOP eficaz?

4. Como automatizar o fluxo de criação de um SOP?

trabalhador operando maquina empilhadeira

Como escrever um SOP eficaz?

2. um simples esboço e modelo de amostra para o SOP

3. Como criar um formulário SOP eficaz

4. tecnologias móveis para agilizar a documentação do SOP

As 4 principais vantagens de implementar o SOP

Muitas vezes as empresas não investem recursos suficientes para criar um SOP para seus funcionários. Razões comuns incluem o considerável tempo necessário, o número limitado de funcionários treinados que podem escrever um SOP e a dificuldade em rastrear se os funcionários estão usando e executando-o. No entanto, a incorporação de SOPs em um local de trabalho traz benefícios significativos. Este fato deve encorajar instrutores e gerentes a investir o tempo apropriado para escrever um SOP.

Aqui estão as 4 principais vantagens com um exemplo de porque um SOP deve ser usado no local de trabalho:

1. melhora a eficiência e a qualidade

As variações nos processos de trabalho afetam a qualidade e a eficiência do trabalho. A implementação de um SOP ajuda a prevenir este cenário, ajudando a padronizar todos os processos críticos e a reduzir as flutuações de trabalho. Os SOPs também ajudam a melhorar os sistemas de gestão da qualidade (QMS) e preparar as empresas para obterem a certificação ISO relevante e atenderem aos requisitos legais.

Exemplo SOP:

Os POPs padrão para produção de alimentos incluem tarefas como lavagem das mãos, limpeza e desinfecção de superfícies de contato com alimentos e o processo correto de embalagem. Isto se aplica a todos os funcionários que trabalham no negócio para garantir a segurança alimentar e prevenir a contaminação de alimentos, ingredientes e materiais de embalagem.

2. possibilita o treinamento de funcionários

Os SOPs complementam os materiais de treinamento para treinamento dos funcionários e servem como uma diretriz para a indução de novos funcionários. Gerentes com experiência profissional relevante devem estar envolvidos no desenvolvimento de procedimentos e etapas do SOP. Os SOPs são uma ferramenta eficaz para complementar e monitorar o treinamento em sala de aula, pois os funcionários podem realizar suas tarefas passo a passo em seu próprio ritmo.

Exemplo SOP:

Os POPs farmacêuticos comuns cobrem tarefas como dispensação, aquisição de medicamentos e verificação de prazo de validade. Os SOPs garantem que os farmacêuticos estejam atentos para proteger a segurança de seus pacientes e reduzir omissões e erros não intencionais na distribuição de medicamentos adequados aos pacientes.

3. aumenta a lucratividade

Os seguintes SOPs ajudam a garantir produtos e serviços ou entregas consistentes e de alta qualidade Eles ajudam a melhorar e manter os padrões da marca e a satisfação dos clientes. Isso é importante para garantir a fluidez das operações de negócios e a rentabilidade geral.

Exemplo SOP:

Os POPs comuns dos hotéis cobrem tarefas como limpeza geral da casa, confecção de camas, preparação de alimentos e controle de pragas. Isto é importante para manter a qualidade e consistência do serviço e dos padrões em um hotel e para garantir um bom atendimento e experiência ao cliente.

4. Garante um ambiente saudável e seguro.

Os POPs descrevem em detalhes como o trabalho com materiais perigosos, processos, equipamentos e sob condições difíceis pode ser realizado com segurança. Estes procedimentos ajudam a garantir que os protocolos de segurança sejam cada vez mais cumpridos, a fim de evitar acidentes e fatalidades imprevistas.

Exemplo SOP:

Os POPs comuns de construção incluem tarefas como discussões sobre ferramentas ou reuniões preliminares, avaliações de risco e análises de segurança no trabalho. Isto é essencial para discutir e avaliar as tarefas de alto risco que os funcionários irão realizar e para desenvolver formas de realizar estas tarefas com segurança.

Experimente este esboço simples e modelo para o SOP

Primeira página

: A página de título contém o título completo do SOP, número do SOP, número da versão ou data da aprovação, nome e assinatura do autor, nome e assinatura da pessoa que autoriza o SOP, e data da assinatura.

Tabela de conteúdos

:
Digite os números das páginas e o número total de páginas do SOP.

Objetivo

: O propósito define os objetivos e o escopo do procedimento operacional padrão.

Procedimentos

: O procedimento fornece descrições claras e convincentes das etapas individuais do processo.

Garantia de Qualidade

: A garantia de qualidade especifica os critérios para o controle do produto/serviço, sistema ou processo descrito.

Referências

: Todos os SOPs associados das operações utilizadas no presente SOP.

Como escrever um SOP eficaz?

Os modelos SOP vêm em diferentes formas dependendo da finalidade, indústria e grupo alvo e podem variar de instruções de processo a listas de verificação e fluxogramas. No entanto, todos eles devem se concentrar nas três áreas principais a seguir para criar um formulário SOP geral eficaz:

1. objetivo

Esta seção dá um objetivo claro do que precisa ser alcançado e porque o SOP é importante. Nesta área central as seguintes perguntas devem ser respondidas: “Qual é o processo alvo?”, “O que precisa ser alterado neste processo?” e “Por que escrever um SOP para este processo? Um propósito claramente declarado deve ajudar os funcionários a entender porque eles devem seguir procedimentos SOP relevantes e não apenas realizar processos em prol do processo.

Exemplo SOP (housekeeping in the office):

O SOP visa delinear os serviços domésticos e garantir que os locais de trabalho estejam livres de sujeira e desordem. Isto é essencial para manter um ambiente de trabalho seguro e para evitar incidentes menores ou maiores.

2. escopo

Esta seção descreve quais tarefas específicas são cobertas para o grupo alvo. Isso deve se referir às pessoas que devem seguir o POP e listar as tarefas e responsabilidades relevantes cobertas pelo POP. Também pode ser útil explicar o que está fora do escopo deste POP específico e referir-se a outros documentos que podem ser referidos para outras tarefas.

Exemplo SOP (housekeeping in the office):

Este SOP é projetado para auxiliar o pessoal de gerenciamento de instalações a realizar as seguintes tarefas:

  • Limpeza de janelas
  • Manutenção do tapete
  • Poeiramento
  • Eliminação de Resíduos
  • Este formulário SOP não se aplica para a identificação de danos e reparos em equipamentos. Para mais informações sobre essas tarefas, consulte o

    Relatório de incidentes SOP.

    3. procedimento

    Este relatório inclui uma lista de passos detalhados para executar efetivamente as tarefas acima. As etapas processuais devem ser escritas de forma ordenada, concisa e de fácil compreensão. Todos os passos devem ser seguidos pelo pessoal.

    esteira de fábrica com trabalhadores

    Como automatizar o fluxo de criação de um SOP?

    Os formulários SOP em papel dificultam o acompanhamento e a implementação dos procedimentos no trabalho diário dos funcionários. Uma ferramenta SOP digital eficaz deve ser fácil de usar para o pessoal. Ele dá visibilidade e controle aos treinadores e gerentes para garantir que as tarefas estejam sendo executadas corretamente.

    Lumiform é uma ferramenta de inspeção digital que ajuda você a criar e otimizar um SOP. Com o aplicativo móvel e a plataforma web você pode

    • Criar modelos de SOP sem papel para cada tarefa importante.
    • Ler e executar procedimentos SOP em seu dispositivo móvel.
    • Tirar fotos para apoiar a verificação da implementação dos passos do SOP
    • Enviar SOPs aos seus superiores a qualquer hora e em qualquer lugar.
    • Armazenar todos os SOPs centralmente e acessá-los a qualquer momento de qualquer lugar.

    Author
    Lara Barboza
    Lara is a Content Manager with a Social Communication degree and a Master's in Content Management. She has acquired her experience during the last twelve years in the media and tech sectors in companies such as Paramount, Discovery, and Sicap, leading projects with social responsibility and innovation at their core. She is fascinated by the impact of technology on process optimization and is enthusiastic about analyzing market trends and providing value through content. Her goal as a member of Lumiform is to assist businesses in finding cutting-edge solutions for their challenges and boost productivity with meaningful information resources.
    A Lumiform oferece software inovador para simplificar fluxos de trabalho na linha de frente. Com mais de 12.000 modelos prontos ou formulários digitais personalizados, você pode aumentar a eficiência e automatizar processos essenciais. Fácil de usar, a plataforma oferece relatórios avançados e funções lógicas poderosas para soluções automatizadas. Descubra o potencial da Lumiform para otimizar seus fluxos de trabalho. Saiba mais sobre o produto

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