Esto es Pacific Fire & Security
Pacific Fire & Security Systems es una empresa de seguridad e incendios especializada en la instalación y mantenimiento de sistemas de detección de incendios, CCTV, control de accesos, detención de incendios y protección pasiva contra incendios. Con 70 empleados, la empresa se dedica a garantizar la seguridad y el cumplimiento, utilizando herramientas digitales para mejorar la eficacia y la gestión de datos.
Mark Oliver, Responsable de Cumplimiento de Pacific Fire & Security, explica cómo utilizan Lumiform de forma eficaz para agilizar las auditorías y mejorar el cumplimiento en todas sus operaciones.
El reto
Antes de adoptar la digitalización, Pacific Fire & Security dependía principalmente de métodos basados en papel para la documentación y el cumplimiento. Este enfoque consumía mucho tiempo y era ineficaz, lo que llevó a la empresa a explorar soluciones digitales: «El cambio a la tecnología digital vino impulsado por la necesidad de ahorrar tiempo y disponer de una copia de seguridad fiable de los datos», recuerda Mark. Alrededor de 2021-2022, pasaron a una herramienta digital, iAuditor, para mejorar la eficiencia del tiempo, la facilidad de uso y la copia de seguridad de los datos.
El cumplimiento de normativas como el GDPR y la protección de datos también exigía mantener los registros hasta 15 años. Este requisito puso aún más de relieve la importancia de una plataforma digital sólida. «La necesidad de mantener registros durante 15 años en virtud del GDPR dejó claro que necesitábamos una solución digital fiable», explica Mark.
A medida que sus operaciones crecían, se hizo evidente la necesidad de una plataforma que pudiera gestionar eficazmente las auditorías repetitivas. Esto les llevó a buscar una herramienta más completa, lo que finalmente les condujo a Lumiform.
El ahorro de tiempo y el cumplimiento han sido nuestras mayores victorias en lo que respecta a Lumiform.
Solución e implantación
Pacific Fire & Security encontró su solución en Lumiform, una plataforma que respondía a sus necesidades de auditorías eficaces y gestión del cumplimiento. «Lumiform cumplía todos los requisitos que necesitábamos», señala Mark Oliver, destacando funciones como el acceso de múltiples usuarios, una plataforma móvil y plantillas editables como cruciales para sus operaciones.
La transición a Lumiform fue rápida, sólo duró unas semanas. Esta eficacia contó con el apoyo del equipo de Lumiform, que ayudó a personalizar las plantillas para adaptarlas a las necesidades específicas de la empresa. «El proceso fue sencillo, y el equipo de asistencia se aseguró de que todo estuviera perfectamente configurado», recuerda Mark.
Con unas 110 plantillas en uso y unos 20 empleados utilizando la plataforma, Lumiform se ha convertido en una parte integral de sus operaciones, mejorando la captura de datos y agilizando las auditorías.
Resultados y beneficios
Desde la implantación de Lumiform, Pacific Fire & Security ha observado mejoras significativas en sus operaciones. La plataforma ha mejorado el seguimiento y la trazabilidad de las auditorías e inspecciones, permitiendo una recopilación y gestión de datos más precisa. Mark destaca el impacto: «Hemos podido ajustar los formularios para una mejor recogida de datos, lo que ha tenido un valor incalculable».
La facilidad de uso para los ingenieros sobre el terreno es una característica destacada. «Desde el punto de vista del usuario final, es muy sencillo. Basta con pasar el dedo por las pantallas», señala Mark, destacando lo intuitiva que es la plataforma para quienes realizan auditorías e inspecciones.
Este diseño fácil de usar, junto con las auditorías programadas, ha supuesto un ahorro de tiempo considerable. «El ahorro de tiempo y el cumplimiento han sido nuestras mayores victorias», añade Mark. «Podemos descargar y enviar rápidamente los documentos requeridos durante las auditorías de terceros, lo que simplifica enormemente el proceso».
En general, Lumiform se ha convertido en una herramienta esencial, que mejora la eficacia operativa y garantiza el cumplimiento de las normas del sector.
Es una plataforma rentable porque reduce la intervención humana, lo que supone un ahorro generalizado.
Planes de futuro
Pacific Fire & Security tiene previsto seguir aprovechando Lumiform a medida que surjan nuevas necesidades. La flexibilidad de la plataforma la convierte en la primera opción para cualquier nuevo requisito que surja. «Cuando surge una necesidad, Lumiform es la primera herramienta que tenemos en cuenta», afirma Mark durante nuestra conversación.
Aunque están abiertos a explorar nuevas funciones, la prioridad sigue siendo mantener la estabilidad y la funcionalidad. La empresa se compromete a utilizar Lumiform para mejorar aún más sus operaciones, garantizando que se mantienen a la vanguardia de la eficacia y el cumplimiento.
Recomendación
Para empresas de ámbitos similares, Pacific Fire & Security recomienda encarecidamente Lumiform. La plataforma es especialmente beneficiosa para quienes tienen personal móvil que necesita una captura de datos eficaz y auditorías periódicas. Mark aconseja: «Si tienes personal móvil y necesitas capturar datos de forma eficiente, Lumiform es una gran elección». La facilidad de uso y las completas funciones de la plataforma la convierten en un valioso activo para mejorar la eficacia operativa y garantizar el cumplimiento de las normas del sector.
Extendemos nuestro agradecimiento a Pacific Fire & Security y a Mark Oliver por compartir sus ideas y experiencias. Estamos orgullosos de apoyar su compromiso con la seguridad y la eficacia a través de Lumiform. Gracias por confiar en nosotros para formar parte de su historia de éxito.