Esto es Protekto
Protekto apoya a las empresas como socio y proveedor de servicios fiable cuando se trata de la salud y la seguridad de sus empleados. Con una amplia gama de servicios que incluye médicos de empresa, salud y seguridad en el trabajo y protección de datos, Protekto ayuda a las empresas a mantener bajo control todas las cuestiones de seguridad de forma fácil y segura.
«Nos vemos como un airbag por dentro y un escudo protector por fuera», explica Kent Schwirz con una sonrisa en la entrevista, describiendo acertadamente el papel de Protekto: velar por la seguridad de los empleados internamente y garantizar la protección jurídica de las empresas externamente. Ya se trate de la prevención de accidentes laborales o de la protección frente a la pérdida de datos, Protekto ofrece un apoyo de 360° para mantener las espaldas de las empresas libres.
Kent Schwirz es responsable de la prestación de servicios y coordina el equipo que se ocupa del personal de campo. Aunque rara vez visita directamente a los clientes, se asegura de que se mantengan los altos niveles de calidad y de que los clientes queden satisfechos. Se centra en optimizar los procesos y garantizar que todos los servicios cumplan siempre las normas más estrictas. En esta entrevista, nos cuenta cómo la empresa conoció Lumiform y cómo el software ha revolucionado el trabajo diario en Protekto.
El reto
Antes de introducir Lumiform, Protekto se enfrentaba al reto de documentar sus servicios de forma eficaz y estandarizada. «Creábamos nuestros informes y registros en Word, lo que a menudo daba lugar a una proliferación de documentos diferentes», informa Schwirz. Especialmente para los clientes con varias sedes, era crucial que todos los informes tuvieran un aspecto estandarizado y profesional.
Sin embargo, la variedad de documentos y el procesamiento individual de los mismos por parte de distintos empleados daba lugar a resultados incoherentes. Además, la gestión de calidad exigía mucho de la trazabilidad y normalización de los informes. Estos retos exigían una solución que permitiera normalizar los documentos y garantizar el cumplimiento de las estrictas normas de calidad.
Solución y aplicación
Para superar los retos que planteaba una documentación incoherente, Protekto decidió implantar Lumiform. «La introducción de Lumiform nos ha ayudado a crear normas y a garantizar la calidad de nuestros informes », explica Schwirz. El primer caso de uso fue la auditoría de protección de datos, en la que se utilizaron los nuevos formularios. El equipo de Lumiform apoyó activamente a Protekto en la configuración del sistema, lo que no sólo facilitó la adaptación e implantación de los formularios, sino que también fue un factor decisivo en la decisión a favor de Lumiform frente a otra solución similar.
La transición de los protocolos basados en Word a los formularios digitales de Lumiform fue un paso crucial para garantizar la coherencia de los informes. En unos dos meses, el sistema estaba tan integrado que los primeros empleados pudieron utilizarlo de forma productiva. La intuitiva interfaz de usuario de Lumiform ayudó al equipo a familiarizarse rápidamente con el nuevo sistema.
Beneficios y resultados
La introducción de Lumiform fue bien recibida por todos los empleados, informa Schwirz, especialmente por el grupo piloto. Este grupo se dio cuenta rápidamente de que podían terminar su trabajo mucho más rápido. «Terminamos nuestro papeleo mucho más rápido los viernes», informa Schwirz.
La intuitiva interfaz de usuario de Lumiform facilitó la transición y los empleados apreciaron el aumento de eficacia. La posibilidad de rellenar y añadir a los informes directamente in situ acelera considerablemente el flujo de trabajo y aumenta la aceptación del nuevo sistema en todo el equipo.
Normalización y coherencia en la documentación
La introducción de Lumiform tenía un objetivo claro: garantizar una calidad estandarizada y coherente de la documentación. «Y lo hemos conseguido plenamente», confirma Schwirz. Antes, los distintos estilos de procesamiento daban lugar a informes incoherentes, lo que resultaba especialmente problemático para los clientes con varias sedes. «Con Lumiform, los informes tienen ahora el mismo aspecto en todas partes», prosigue Schwirz.
La estandarización de los formularios garantiza que todos los informes se creen según las mismas especificaciones, independientemente del empleado que los cumplimente. Esto no sólo aumenta la profesionalidad de la documentación, sino que también facilita la trazabilidad y la gestión de la calidad. Los clientes de Protekto se benefician de esta coherencia, ya que pueden confiar en la calidad constante de los informes.
Aumento inesperado de la eficacia gracias a un enorme ahorro de tiempo
«La normalización era nuestro requisito básico. Pero el éxito práctico que nos ha convertido en entusiastas seguidores de Lumiform se encuentra en un ámbito completamente distinto», explica Schwirz, refiriéndose al importante ahorro de tiempo que ha supuesto para la empresa el uso de Lumiform. «Nos ha sorprendido la rapidez con la que ahora están listos los informes», informa Schwirz. Antes tardábamos entre cuatro y seis horas en redactar un informe de auditoría de protección de datos. Ahora el informe está casi terminado cuando el empleado se va del cliente.
La posibilidad de introducir datos y crear informes directamente in situ ha acelerado drásticamente el proceso. «Hoy sólo necesitamos una hora para finalizarlo todo», añade Schwirz. Este aumento de la eficacia fue mucho mayor de lo esperado y ha facilitado mucho el trabajo diario de los empleados. El tiempo ganado permite al equipo centrarse en otras tareas importantes y mejorar aún más el servicio a los clientes.
Perspectivas
Protekto tiene previsto seguir ampliando el uso de Lumiform y digitalizar aún más áreas de la empresa. «No estamos ni mucho menos al final de nuestro viaje», afirma Schwirz. El siguiente paso es implantar Lumiform en otras áreas, como la seguridad laboral, para beneficiarnos también allí de la eficacia y la estandarización. Protekto desea aumentar el número de formularios utilizados e impulsar constantemente la digitalización.
Además, seguirá colaborando estrechamente con el equipo de Lumiform para integrar nuevas funciones y mejoras que faciliten aún más el trabajo diario de los empleados. A largo plazo, Protekto pretende hacer aún más eficaz la asistencia de 360º a sus clientes y mejorar continuamente su servicio.
Recomendación
Protekto ha tenido experiencias positivas con la introducción de Lumiform y se complace en recomendar la solución a otros. «Puedo recomendar Lumiform sin ninguna duda», subraya Schwirz. Destaca sobre todo el considerable ahorro de tiempo que supone utilizar la plataforma. La posibilidad de crear informes de forma más eficaz y estandarizar la documentación ha facilitado mucho el trabajo diario en Protekto.
Las empresas que se enfrentan a retos similares en documentación y optimización de procesos también podrían beneficiarse de las ventajas de la solución digital. Lumiform ofrece una plataforma fácil de usar que permite agilizar los flujos de trabajo y mejorar la calidad de la documentación, por no hablar del enorme ahorro de tiempo.
Queremos dar las gracias al Sr. Schwirz y a todo el equipo de Protekto por su abierta colaboración y su confianza en Lumiform. Nos complace ver cómo la transformación digital ha mejorado la eficacia y la calidad de los procesos de trabajo de Protekto. Estamos orgullosos de formar parte de esta historia de éxito y esperamos seguir apoyando a Protekto en sus esfuerzos digitales en el futuro.