Con la implantación de Lumiform, la renombrada empresa de logística Rigterink ha digitalizado sus procesos basados en papel y ha aumentado significativamente su eficacia en la gestión de la calidad.
Dennis Brepohl, Director General de Rigterink, nos cuenta cómo la solución digital les ha ayudado a optimizar las auditorías y los informes de daños y a aumentar la transparencia. Descubre cómo Lumiform ha revolucionado el trabajo diario en Rigterink y qué otros planes tiene la empresa para el futuro.
Esto es Rigterink
Como empresa familiar de renombre con sede en Nordhorn, Rigterink está especializada en servicios logísticos para fabricantes de marcas de clientes del sector alimentario. Con varias sedes en Alemania y una amplia flota de vehículos, Rigterink ofrece soluciones personalizadas en las áreas de almacenamiento y distribución.
Dennis Brepohl es Director General de Rigterink y lleva muchos años en la empresa. Sus responsabilidades incluyen optimizar los procesos internos y garantizar el cumplimiento de las normas de calidad. Como parte de la transformación digital, Dennis ha desempeñado un papel decisivo en la implantación de Lumiform para digitalizar los procesos basados en papel y aumentar la eficacia en la gestión de la calidad.
Lumiform nos convenció por su principio modular flexible y su facilidad de uso.
El reto
Antes de implantar Lumiform, Rigterink se enfrentaba a varios retos: Muchas auditorías y listas de comprobación se realizaban en papel, lo que suponía una gran carga administrativa y un gran número de carpetas físicas que había que mantener y almacenar. Dennis recuerda: «Llegó un momento en que teníamos tantas carpetas que resultaba difícil hacer un seguimiento de todo. Preparar y llevar a cabo las auditorías era extremadamente lento e ineficaz».
Otro problema era la descentralización de los datos recopilados. La información estaba localizada y era difícil acceder a ella, sobre todo para la dirección, que no siempre podía estar in situ. «Era un reto cotejar toda la información relevante, sobre todo cuando no estabas in situ», explica Dennis.
La pandemia de coronavirus agravó aún más estos retos. La necesidad de gestionar muchos procesos en línea se hizo más urgente al restringirse las visitas físicas y las inspecciones in situ. Esta situación dejó claro que se necesitaba una solución digital para aumentar la eficacia y optimizar los procesos empresariales.
Lumiform como solución
En su búsqueda de una solución, Rigterink se topó con Lumiform. Dennis explica: «Estudiamos varias soluciones digitales, pero Lumiform nos convenció por su principio modular flexible y su facilidad de uso». La posibilidad de personalizar y digitalizar las listas de control y las auditorías fue un factor decisivo.
El equipo estaba y está especialmente impresionado por el desarrollo continuo de la plataforma y el excelente soporte. «Es tranquilizador saber que Lumiform introduce constantemente nuevas funciones y mejoras para ayudarnos», añade Dennis.
Implantación
La implantación de Lumiform en Rigterink comenzó de forma gradual y decidida. Dennis y su equipo empezaron con auditorías internas para probar y personalizar la plataforma. La flexibilidad de Lumiform permitió al equipo adaptar las listas de comprobación a sus necesidades exactas.
Al principio, se formó a dos o tres empleados por ubicación, que luego actuaron como multiplicadores. La formación sobre el uso de la plataforma se impartió in situ para garantizar que todos los empleados entendían y podían utilizar la aplicación y todas sus funciones.
Los primeros casos de uso incluyeron auditorías semanales e informes de daños. «Enseguida nos dimos cuenta de que la aplicación es muy intuitiva», explica Dennis. Los empleados podían hacer fotos de los daños y enviarlas directamente a los servicios de construcción. «Eso aceleró enormemente nuestro proceso», añade.
La implantación se realizó sin problemas y tuvo una respuesta positiva. El equipo de Rigterink reconoció rápidamente el valor añadido de una solución digital: la posibilidad de almacenar los datos de forma centralizada y acceder a ellos en cualquier momento era una gran ventaja. «Es sencillamente práctico», dice Dennis. Todo está en un mismo sitio y disponible en todo momento, lo que mejoró notablemente la eficacia y la transparencia en la gestión de la calidad.
Es tranquilizador saber que Lumiform introduce constantemente nuevas funciones y mejoras para ayudarnos.
Resultados
La introducción de Lumiform en Rigterink ha supuesto mejoras significativas en la eficacia y transparencia de los procesos de trabajo. Al digitalizar y centralizar los datos, Rigterink ha podido sobre todo ahorrar tiempo y recursos, al tiempo que ha aumentado la precisión y la trazabilidad de los informes y las comprobaciones. «Es tranquilizador saber que tenemos una visión general de todos los problemas pendientes en todo momento», añade Dennis.
Con Lumiform, el equipo de Rigterink se beneficia de una aplicación fácil de usar que simplifica la comunicación y el procesamiento de tareas. A continuación, examinaremos dos casos de uso especialmente interesantes -informes de daños y controles de calidad-, así como otros casos de uso importantes.
Ejemplo: Informes de daños
Un caso de uso especialmente interesante son los informes de daños que procesa Rigterink. Antes de la implantación de Lumiform, la notificación y tramitación de daños era un proceso largo que requería varios pasos y canales de comunicación. Los empleados primero tenían que documentar los daños manualmente, luego notificarlos por teléfono o correo electrónico y, por último, remitir la información pertinente a los servicios del edificio. Esto provocaba a menudo retrasos y malentendidos.
En cambio, la aplicación Lumiform permite añadir descripciones precisas e información sobre la ubicación, lo que simplifica enormemente el procesamiento. «La posibilidad de hacer fotos de los daños y enviarlas directamente a los Servicios de Construcción ha acelerado enormemente nuestros procesos», explica Dennis. Esto no sólo ha permitido a Rigterink acortar los tiempos de respuesta, sino también mejorar la precisión y la trazabilidad de los informes. La gestión centralizada de datos permite almacenar todos los informes de daños en un solo lugar y acceder a ellos en cualquier momento.
La capacidad de analizar datos y crear informes ha revolucionado nuestra gestión de la calidad.
Ejemplo: Control de calidad
Rigterink también realiza comprobaciones periódicas con Lumiform para garantizar el cumplimiento de las normas de calidad. Antes de utilizar Lumiform, estos controles se realizaban a menudo manualmente y los resultados se almacenaban en carpetas físicas, lo que dificultaba su seguimiento y análisis.
Con Lumiform , estas comprobaciones pueden realizarse ahora digitalmente. La plataforma permite crear listas de comprobación normalizadas y almacenar los resultados de forma centralizada. Esto facilita mucho el seguimiento y el análisis de los datos. «La posibilidad de analizar los datos y crear informes ha revolucionado nuestra gestión de la calidad», afirma Dennis.
La gestión centralizada de los datos permite a la dirección acceder a toda la información relevante en cualquier momento y mantener una visión completa de todos los centros. Esto ayuda a reconocer posibles problemas en una fase temprana y a tomar medidas proactivas.
Además de los informes de daños y los controles de calidad, Rigterink también utiliza Lumiform para otros casos de uso importantes:
- Horarios de limpieza: garantizar la limpieza y la higiene en el almacén.
- Entregas: Controlar y documentar las entradas y salidas de mercancías.
- Auditoríasinternas: Realización de auditorías internas para mejorar continuamente los procesos.
- Gestión de la flota de vehículos: controles de salida y registros para garantizar la calidad de los vehículos.
- Gestión de la calidad: Realización normalizada y periódica de controles y auditorías de calidad para garantizar el cumplimiento de las normas.
Perspectivas y recomendaciones
Rigterink tiene previsto seguir ampliando el uso de Lumiform y extenderlo a otras ubicaciones. «Ya hemos comprobado que Lumiform nos ayuda en muchas áreas y vemos un gran potencial para otras aplicaciones», dice Dennis. La empresa tiene la intención de utilizar la plataforma para aún más procesos y seguir promocionando la solución dentro de la empresa.
Dennis recomienda que otras empresas del sector logístico impulsen la digitalización y confíen en soluciones fáciles de usar como Lumiform. «La posibilidad de digitalizar los procesos y gestionarlos de forma centralizada ha revolucionado nuestra forma de trabajar», explica. «Sólo puedo aconsejar a todo el mundo que dé el paso hacia la digitalización».
Lumiform agradece a Dennis Brepohl la entrevista. Estamos orgullosos de formar parte de la transformación digital de Rigterink y estamos deseando.