Esto es el The Gate Garden Hotel
El The Gate Garden Hotel, parte de The Gate, ofrece un oasis de paz en el corazón de Berlín Mitte. Con 32 habitaciones cuidadosamente diseñadas, entre pisos y estudios, el hotel combina el confort con la naturaleza y ofrece a los huéspedes una mezcla única de tranquilidad y vida urbana.
The Gate es un club de trabajo privado y una red dinámica de varios locales en Berlín. Ofrece espacios de trabajo flexibles y personalizados que satisfacen las necesidades de las empresas de nueva creación y de las ya establecidas. The Gate crea entornos de trabajo codiciados tanto por emprendedores como por empresas.
Kristin Rieve y Noah Lotz dirigen el The Gate Garden Hotel prestando especial atención a la excelencia del servicio a los huéspedes y a la eficacia de los procesos. Se aseguran de que todos los huéspedes se sientan bienvenidos y bien atendidos, y ponen especial énfasis en satisfacer los deseos individuales de los clientes y hacer que sus estancias sean lo más agradables posible.
Con Lumiform, hemos encontrado una plataforma que nos permite crear listas de control fáciles de entender y editar.
El reto
Antes de introducir Lumiform, el The Gate Garden Hotel se enfrentaba al reto de hacer más eficientes sus procesos de trabajo. «Teníamos una mezcolanza de métodos, desde Google Drive hasta lápiz y papel y hojas de cálculo de Excel», recuerdan Noah y Kristin.
Estos procesos incoherentes provocaban confusión e ineficacia, lo que también se debía al hecho de que todos los empleados tenían su propio flujo de trabajo. «Era importante introducir un hilo conductor en nuestro trabajo diario», continúa Noah. La necesidad de crear flujos de trabajo intuitivos y estandarizados era obvia para garantizar que todas las tareas pudieran completarse de forma fiable y eficiente.
La solución
Con la introducción de Lumiform, The Gate Garden Hotel encontró una solución eficaz para optimizar sus flujos de trabajo. «Con Lumiform, encontramos una plataforma que nos permite crear listas de comprobación fáciles de entender y editar», explica Noah. Esta solución digital permitió al equipo distribuir claramente las tareas y supervisar su realización.
El funcionamiento intuitivo y la flexibilidad de Lumiform ayudan a organizar eficazmente todas las tareas diarias y garantizan que todos los empleados estén siempre en la misma página. De este modo, Noah y Kristin han creado flujos de trabajo fluidos y estructurados con Lumiform.
La implantación
La implantación de Lumiform en el The Gate Garden Hotel fue como la seda y no llevó más de dos semanas. «Configurar las listas de comprobación fue superfácil e intuitivo», informa Noah.
El equipo empezó creando listas de comprobación para los turnos de mañana y tarde, con el fin de estandarizar estos importantes procesos diarios. Estas listas ayudaron a estructurar la jornada laboral y a garantizar que todas las tareas, desde el control de llaves hasta la preparación del desayuno, se realizaban con eficacia.
La plataforma también se utiliza para digitalizar los procesos de limpieza y gestionar los pedidos de comida. Gracias a su facilidad de uso, los empleados pudieron trabajar rápidamente con el nuevo sistema y aumentar aún más la eficiencia del hotel.
Es emocionante trabajar con la herramienta de IA de Lumiform porque ofrece soluciones creativas y proporciona sugerencias que puedo incorporar a mis ideas.
Beneficios y mejoras
Lumiform ayuda a Noah y Kristin a aumentar la fiabilidad de sus procesos de trabajo y recuerda al equipo las tareas importantes. Como resultado, los procesos cotidianos pueden organizarse con mayor eficacia, lo que garantiza una mayor satisfacción de los clientes y los empleados. En particular, la posibilidad de satisfacer las peticiones individuales de los clientes y reforzar la colaboración entre departamentos ha mejorado notablemente el servicio a los huéspedes.
Procesos estructurados
El equipo, formado por siete empleados, se beneficia considerablemente de los procesos estructurados que permite Lumiform. «Se olvidan menos cosas», explica Noah. Incluso los pequeños detalles, como apagar las luces o preparar el material de trabajo al final del turno, se hacen ahora de forma fiable.
Kristin subraya que, gracias a Lumiform, la música, por ejemplo, ya no se olvida: «En el ajetreo de la vida cotidiana, pequeñas cosas como éstas pueden perderse fácilmente, sobre todo cuando los huéspedes ya están esperando para registrarse o hay que preparar el desayuno. Pero estos detalles, como la música de fondo adecuada, son cruciales para el ambiente. A menudo se subestiman, pero marcan una gran diferencia en la experiencia global de nuestros huéspedes».
Por tanto, las listas de comprobación garantizan que todas las tareas estén claramente definidas y que no se pase nada por alto. Esta estructura es especialmente importante en un equipo pequeño, ya que facilita la colaboración y garantiza que todos los miembros están en la misma página.
Incorporación intuitiva
Kristin y Noah también hablan con entusiasmo de la intuitividad del software, especialmente cuando se trata de la incorporación de nuevos empleados. «La eficacia de la incorporación ha aumentado considerablemente», dice Noah. «Los nuevos miembros del equipo pueden repasar las listas de comprobación de forma independiente y acudir a nosotros con cualquier pregunta. Esto hace que el proceso de incorporación sea mucho más rápido y eficaz». La estructura clara de las tareas también ayuda a evitar incertidumbres y a acortar el periodo de familiarización.
Lumiform es muy fácil de usar y facilita mucho el trabajo diario.
Perspectivas
El The Gate Garden Hotel tiene previsto seguir ampliando Lumiform en todos los departamentos. El equipo ve un gran potencial en el servicio de limpieza y en la gestión de los rincones de golosinas en particular. Noah ya ha utilizado la herramienta de IA de Lumiform y la describe como su función favorita. «Es emocionante trabajar con la IA, ya que ofrece soluciones creativas y sugerencias que puedo incorporar a mis ideas», explica Noah con entusiasmo.
En el futuro, esta tecnología ayudará a que los procesos sean aún más eficientes y a mejorar aún más la calidad del servicio a los huéspedes. También se está estudiando la posibilidad de integrarla con nuevas soluciones de software hotelero para conectar sin fisuras los flujos de trabajo entre departamentos y ofrecer una experiencia aún mejor a los huéspedes.
Recomendación
Noah y Kristin recomiendan Lumiform a cualquiera que quiera mejorar la eficacia de sus flujos de trabajo. «Es muy fácil de usar y permite simplificar considerablemente el trabajo diario», subraya Noah. La flexibilidad de la plataforma es una gran ventaja, sobre todo en un equipo dinámico.
Noah subraya que Lumiform también se puede utilizar en movimiento: «Puedes conectarte con tu propio dispositivo móvil y completar las tareas de forma independiente». Esto aumenta la eficacia y la satisfacción de los empleados. Para los hoteles y empresas similares, Lumiform ofrece una solución ideal para optimizar los procesos y mejorar la garantía de calidad.
Queremos dar las gracias a Kristin Rieve, Noah Lotz y a todo el equipo del The Gate Garden Hotel y The Gate por su colaboración. Estamos deseando apoyarles en sus proyectos innovadores en el futuro y formar parte de su historia de éxito.