¿Qué es un Manual de Bienvenida de una Empresa?
Para dar la primera muestra de cariño y respeto hacia el nuevo trabajador, hacerlo sentir cómodo y seguro, y dar una muy buena primera impresión sobre el orden y buena administración que existen dentro de la organización, el manual de bienvenida es la herramienta perfecta.
Esta herramienta de comunicación interna, además de ayudar a conocer cómo funciona la empresa, sus valores y objetivos, y particularidades del puesto, ahorra tiempo a las organizaciones ya que ayuda a evitar errores o confusiones sobre el funcionamiento de la organización, desarrollo de las tareas, permisos, entre otras cuestiones. Es por esto que el manual de bienvenida debería formar parte de todo negocio.
Para elaborar un manual o guía de bienvenida y facilitar el onboarding o inducción del nuevo empleado, una lista de comprobación de proceso de bienvenida e inducción es gran utilidad práctica. Una lista de comprobación ayuda a los directores y a los responsables de recursos humanos a asegurarse de que están cubriendo todos los pasos necesarios para preparar la incorporación de un nuevo empleado y para guiarle a través del proceso de convertirse en parte de un equipo de éxito. ¿Deseas conocer más?
En este artículo te explicaremos brevemente los siguientes temas:
- Qué contiene un manual de bienvenida.
- Cómo elaborar un manual de bienvenida.
- Contenido de una lista de comprobación de inducción de empleados.
- Soluciones digitales para facilitar el proceso de incorporación de nuevos empleados.
¿Qué contiene el manual de bienvenida?
Como habíamos mencionado, la finalidad del manual es comunicar al nuevo empleado las pautas a seguir en el puesto de trabajo. Se trata pues de una guía para establecer el mejor proceso de incorporación. Normalmente, los manuales describen detalles relacionados con las vacaciones, permisos, horarios, beneficios o procedimientos, pero también son ideales para presentar los valores y objetivos de la compañía.
La información a detallar depende de cada organización, por lo que no existe un formato universal. No obstante, a continuación, enlistamos la información que puedes incluir en tu manual bienvenida para evitar malos entendidos, generar un clima de trabajo favorable, contribuir con el rendimiento de los nuevos empleados y ayudarles a ser parte de tu estrategia y visión lo antes posible:
- Mensaje de bienvenida
- Objetivo del manual
- Información de la empresa
- Historia, misión y visión de la empresa
- Valores y filosofía
- Organigrama de la empresa
- Imagen de la empresa y código de vestimenta
- Directorio
- Plano de la oficina
- Reglas, procesos y políticas internas
- Derechos y obligaciones de trabajador
- Horarios, descansos y pausas
- Permisos
- Bajas
- Vacaciones
- Prevención de riesgos laborales
- Abastecimiento de materiales o similares
- Herramientas de trabajo
- Formaciones
- Trámites
- Cuidado de las instalaciones
- Ciberseguridad
- Beneficios sociales
- Formas de comunicación
- Y demás políticas y procedimientos pertinentes
- Sobre el puesto de trabajo
- Nuevo correo electrónico
- Oficina o lugar de trabajo
- Salarios
- Funciones del puesto
- Tareas a desempeñar
- Objetivos y métricas
- Equipo actual / funciones
- Tour por las instalaciones u oficinas
- Presentación de las personas conocidas como “facilitadoras” (es decir, personas que conocen bien la empresa y son de confianza y brindarán el apoyo necesario hasta terminar el onboarding o proceso de bienvenida y adecuación.
¿Cómo elaborar un manual de bienvenida?
Con base en la información que se considere que se debe comunicar al empleado nuevo debes ir construyendo el manual de bienvenida. Este debe seguir un formato lógico y organizado. Además, te recomendamos tomar en cuenta los siguientes 5 consejos:
- Personaliza el manual: Al ser el primer acercamiento con el nuevo integrante, personaliza el manual con su nombre. Es importante hacer un esfuerzo por dar la bienvenida a todos y cada uno de ellos de forma individualizada.
- Haz un documento ameno y no tedioso: El documento debe ser fácil de leer, sucinto, objetivo y directo al grano. Incluye solo lo necesario y, de ser posible, coordina con tu equipo de diseño o de tecnología. Puedes crear un manual online. Ya nadie usa papel!!! Incluye links, colores, imágenes. Con esto lograrás que el manual se lea con entusiasmo, generando una imagen de modernidad e innovación.
- Explica la historia de la institución: Los nuevos miembros deben conocer la historia de la compañía y sus fundadores y la cultura corporativa. Debes lograr una conexión entre la misión, visión y valores y el nuevo integrante. Utiliza el manual para resaltar los aspectos más importantes de la organización.
- Incluye toda información útil y práctica: Añade información de interés como aparcamientos disponibles o cercanos, opciones de teletrabajo, números de teléfono y extensiones, equipos informáticos, bonos de comida, seguros, acceso a servidores, contraseñas, horarios de la oficina, particularidades del contrato de trabajo, la solicitud de una baja por enfermedad, fechas de pago, etc. Recuerda que el objetivo del manual es resolver cualquier duda cuanto antes y permita a los empleados comenzar a trabajar lo antes posible.
- Incluye una sección de retroalimentación para mejorar tu manual de bienvenida y facilitar el proceso de inducción.
¿Qué contenido incluir en una lista de comprobación de inducción de empleados?
Los primeros días después de la incorporación de un nuevo empleado marcarán la pauta de su estancia en la empresa y determinarán si la inversión realizada en este nuevo integrante será o no rentable. Para que la organización haga todo lo posible de su parte para que así sea, debe poder agilizar el proceso de incorporación u onboarding de los nuevos empleados, y asegurarse de que los nuevos integrantes conoces muy bien todo lo relativo con su nuevo puesto de trabajo.
Para ayudar a las empresas con esta importante tarea, ofrecemos 5 listas de control de lo más prácticas, que te ahorrará dolores de cabeza y problemas de organización interna durante los procesos de bienvenida e inducción:
- Lista de comprobación del correo electrónico de bienvenida
- Lista de control previa a la incorporación
- Lista de control del primer día
- Lista de control de la primera semana
- Lista de control del primer mes
Soluciones digitales para procesos de inducción e incorporación de nuevos empleados
Un proceso de incorporación efectivo promueve el compromiso, la cooperación y la retención de los empleados. A medida que la empresa crece, resulta cada vez más difícil mantener la calidad de los procesos de inducción. Esto afecta a la imagen de la empresa y a la motivación y expectativas del nuevo empleado. Para evitar esto y mostrarse como una organización organizada y atenta de sus empleados, el uso de listas de comprobación de inducción de empleados y manual de bienvenida son las mejores herramientas. Imagina ahora contar con herramientas digitales inteligentes.
Lumiform cuenta con una biblioteca de listas de control inteligentes listas para usar. Lo único que debes hacer es buscar la plantilla digital que más se adecue a tus necesidades. Si la plantilla no incluye todos los pasos de inducción de tu organización ¡no te preocupes! Puedes adaptar las listas de control con mucha facilidad desde tu ordenador. Una vez terminadas, puedes compartirlas con tu equipo de trabajo de recursos humanos y realizar las inducciones siguiendo las guías creadas.
Gracias a la aplicación móvil de Lumiform, puedes implementar los procesos de inducción de nuevos empleados desde tu tablet o smartphone. Si se te olvida un paso, Lumiform te envía una alarma de recordatorio. Lo mejor de todo es que no necesitas estar conectado a internet. Basta con que uses las listas de control desde tu dispositivo móvil.
Una de las mejores funcionalidades de Lumiform es que emite informes automáticos sobre el estado de los procesos de inducción y bienvenida de nuevos empleados. Mientras realizas los controles, los datos se recopilan y se ordenan en un informe que puede ser compartido con quien desees. Esto te permite optimizar el proceso de orientación y crear una experiencia de incorporación consistente y de alta calidad.
Al introducir Lumiform en tus procesos accedes a los siguientes beneficios:
- El kit flexible de construcción de formularios te ayuda a convertir cualquier lista de papel o Excel en listas de comprobación digitales en cuestión de minutos.
- Puedes generar datos en tiempo real sobre los procesos internos. Esto hace que la calidad y la seguridad sean medibles y puedas utilizar los datos para optimizar continuamente los procesos.
- Los informes que se crean automáticamente te ahorra el tiempo invertido en el procesamiento manual de datos posterior.
- Al contar con un sistema de comunicación, de alarmas y notificaciones, el equipo de recursos humanos puede trabajar con mayor eficiencia ya que siempre estarán enterados de los incidentes o procesos inconclusos para poder actuar con mayor rapidez y resolver los problemas hasta 4 veces más rápido que antes.
- Identifica rápidamente las áreas que necesitan especial atención con mayor rapidez. Por ejemplo, sabrás la frecuencia con la que cierta actividad o control no se cumple. Así, sabrás por dónde empezar a investigar para luego detectar oportunidades de mejora y optimizar el proceso continuamente.
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