¿Qué son las plantillas de recursos humanos?

Las ayudas de trabajo y las listas de control en recursos humanos facilitan la administración, lo que constituye una gran parte del trabajo de recursos humanos. Estas tareas deben realizarse con cuidado y correctamente, y no es raro que se cumplan los requisitos legales. Por regla general, se pueden crear listas de comprobación para todas las áreas de tareas en la gestión de personal. Los empleados del departamento de personal pueden completar sus tareas de forma fiable y estructurada.

Incluso para los que empiezan su carrera, los modelos de recursos humanos son una valiosa ayuda de trabajo para abrir mejor nuevas áreas de trabajo. Pero los gerentes de recursos humanos experimentados también se benefician de procesos y procedimientos de trabajo simplificados. Una situación en la que todos ganan para los gerentes de recursos humanos, empleados y empleadores.

Los empleados de recursos humanos (también gestión de personal y recursos humanos (RRHH)) tienen una función intermediaria entre el empleador y el empleado. Por lo general, cumplen dos funciones principales en una empresa: la gestión de personal y la administración de personal.

Ambas áreas de responsabilidad comprenden muchas actividades que deben llevarse a cabo con cuidado, de forma estructurada y concienzuda. El factor personal es un factor decisivo para el éxito de cualquier empresa.

¿Para qué se utilizan las listas de comprobación de la auditoría de recursos humanos?

El ámbito de trabajo en recursos humanos es muy amplio. Desde el reclutamiento hasta la despedida de un empleado, todo le pertenece. Clásicamente, recursos humanos distingue entre la administración de personal en la gestión de personal. Dos áreas en las que las listas de control de la auditoría de RRHH apoyan positivamente las tareas responsables de los gerentes de personal son.

En la administración de personal, se trata de las posibilidades de desarrollo del personal y la promoción de los empleados. Para ello, en un proceso llamado «top-down», los objetivos de la empresa se desglosan desde el departamento de recursos humanos hasta los departamentos de la empresa, y los ratios se definen con los directivos. Si los gerentes y los empleados están involucrados, y se tiene en cuenta su retroalimentación, esto se conoce como el proceso de abajo hacia arriba.

Esto proporciona al departamento de recursos humanos información sobre los estilos de liderazgo, los instrumentos de liderazgo, la cultura corporativa y los modelos de gestión. De ello se pueden derivar ofertas concretas de formación y perfeccionamiento, y determinar la fuerza de trabajo y los puestos de trabajo necesarios.

La gestión de personal se refiere principalmente a la contratación. Los empleados del área de recursos humanos anuncian nuevos puestos, revisan los documentos de solicitud y se encargan del proceso de selección del personal adecuado hasta su contratación. En muchas áreas del proceso de solicitud, se pueden utilizar plantillas de listas de verificación como ayuda de trabajo.

Además, la administración de personal se encarga de otras tareas administrativas, como la planificación estratégica de personal, la contabilidad de la nómina, la elaboración de los contratos de los empleados, el control y la aplicación de los requisitos de la legislación laboral.

Muchas de las actividades de la gestión y administración de personal se pueden mapear con plantillas específicas de recursos humanos. Las áreas de responsabilidad incluyen, por ejemplo:

• Contratación de personal
• Selección de personal
• Gestión organizativa de las medidas de desarrollo del personal
• Supervisión de los empleados (embarque y desembarque, entrevistas con los empleados, etc.)
• Procesamiento, como la nómina o el mantenimiento de los archivos de personal

¿Cómo puedo crear un modelo de recursos humanos?

Dependiendo de la aplicación, los modelos HR pueden diferir en su estructura, contenido y diseño. Al principio, la mayoría de la gente encuentra difícil crear un modelo. Lo que parece complicado a primera vista se vuelve más cómodo con cada nueva plantilla iniciada. A menudo, simplemente hay una falta de práctica y el enfoque correcto.

Los siguientes cinco consejos ayudarán a los empleados a crear plantillas utilizables para el trabajo de recursos humanos:

1. Formular concretamente
Idealmente, una plantilla puede ser completada en unos pocos minutos. Esto significa que está estructurada y formulada de manera fácil de entender. Algunas plantillas de temas también pueden abarcar varias páginas que son completamente correctas si el tema lo requiere. Pero también aquí la regla es: formular de forma breve y precisa.

2. Preguntas adecuadas
Para garantizar que los empleados y solicitantes hagan declaraciones útiles, deben evitarse las formulaciones generales, ambivalentes o imprecisas. Por ejemplo, a muchas personas les resulta más fácil rellenar plantillas con respuestas predeterminadas. Por lo tanto, se deberían preferir las respuestas de opción múltiple a los campos de respuesta en blanco.

3. Procesos internos de la empresa
Los empleados de recursos humanos siempre deben actuar en el mejor interés de la empresa. Por lo tanto, deben considerar cómo las revisiones de los empleados, la capacitación y la dotación de personal pueden tener un impacto positivo en el desarrollo de la empresa. Esto también incluye determinar quién es el responsable de la evaluación a largo plazo, así como considerar cómo pueden utilizarse los datos obtenidos.

4. Personalizar
Dirigirse a un solicitante o empleado transmite directamente que se está prestando atención a la persona de enfrente. Para muchas funciones laborales, se puede utilizar una redacción personalizada para las listas de verificación. Siempre debe indicarse una persona de contacto para cualquier consulta.

5. Realizar una prueba
Especialmente delante de los solicitantes de la empresa, nada es más embarazoso que los errores en la contratación de plantillas. Por lo tanto, una nueva plantilla siempre debe pasar por al menos una prueba. Probablemente no será perfecta la primera vez y tendrá que ser revisada.

La creación de plantillas de listas de verificación para auditorías de RRHH se hace aún más fácil con el uso de aplicaciones digitales. A través del software de escritorio y de la app, las nuevas creaciones y actualizaciones pueden ser implementadas más fácilmente. Todos los empleados de recursos humanos también tienen acceso instantáneo a las nuevas y actualizadas plantillas de recursos humanos. La cumplimentación de las plantillas también se puede hacer a través de una solución digital como una aplicación. Esto ahorra un caos de papel innecesario, facilita el acceso a la plantilla necesaria y el intercambio dentro del equipo.

Preguntas frecuentes sobre plantillas de recursos humanos

¿En qué ámbitos son útiles las plantillas de recursos humanos?

Las plantillas de recursos humanos son adecuadas para numerosos casos de uso. Para reclutar nuevos empleados, así como para sesiones de retroalimentación, evaluaciones de formación y nóminas.

¿Las plantillas de recursos humanos facilitan la documentación de los expedientes de personal?

Incluso cuando los departamentos de recursos humanos utilizan soluciones digitales para sus plantillas y la gestión de la documentación, se facilitan a sí mismos la documentación necesaria para los archivos de personal. Toda la documentación se almacena de forma centralizada y se puede acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por lo general, se proporciona una solución en nube para este fin.

¿Cómo puedo actualizar mis plantillas de recursos humanos?

En las recursos humanos, siempre es necesario realizar cambios en las plantillas. Por lo tanto, no es necesario recrear un documento existente con secciones obsoletas desde cero. Las aplicaciones digitales como Lumiform permiten hacer actualizaciones en los únicos lugares necesarios. Además, se puede acceder inmediatamente a la nueva versión de las plantillas digitales.

Con plantillas digitales, el personal a cargo de la gestión de RRHH puede acceder, mantener y asegurarse de que toda la información relevante se encuentre actualizada y al alcance de todo el equipo. También es posible crear documentos digitales más específicos para poder, por ejemplo, determinar la condición y seguridad de los trabajos en altura o proteger a los trabajadores de los riesgos físicos en el lugar de trabajo. ¡Cualquier formulario de trabajadores puede ser creado con Lumiform!

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