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Procédure opérationnelle standard: Exemple de liste de contrôle

Améliorez l'efficacité du travail et augmentez la rentabilité de votre entreprise. Créez une POS numérique via une application mobile et suivez facilement ses performances.

Qu’est-ce qu’une procédure opératoire normalisée (PON) ?


Une procédure opérationnelle standard (POS) est un processus normalisé qui comprend une série d’instructions détaillées. Il est destiné à aider les employés à effectuer des tâches complexes de manière correcte et sûre. L’objectif principal d’un POS est de développer un système de qualité efficace, de réduire l’absentéisme et de s’assurer que les réglementations et les normes spécifiques à l’industrie sont respectées. Le non-respect des procédures opératoires normalisées peut entraîner des erreurs importantes dans la production et les opérations.


Les POS sont souvent utilisées dans diverses industries telles que l’industrie manufacturière, l’hôtellerie, la construction et l’industrie pharmaceutique. Ces processus sont conçus pour :


  • Qualité et conformité

  • Activités routinières ou très répétitives

  • Tâches à haut risque

  • Nouveaux processus ou domaines d’activité

  • Programmes de formation


Cet article traite de ces sujets :


1. les 4 principaux avantages de la mise en œuvre de la POS


2. un simple croquis et un modèle de POS


3. comment créer un formulaire POS efficace


4. les technologies mobiles pour rationaliser la documentation des procédures opératoires normalisées



Les 4 principaux avantages de la mise en œuvre de la POS avec l’exemple


Souvent, les entreprises n’investissent pas suffisamment de ressources pour créer un POS pour leurs employés. Parmi les raisons fréquemment citées, on peut citer le temps considérable nécessaire, le nombre limité d’employés formés qui peuvent rédiger une procédure de fonctionnement standard et les difficultés à suivre si les employés l’utilisent et l’exécutent. Toutefois, l’intégration des POS sur le lieu de travail apporte des avantages considérables. Ce fait devrait encourager les formateurs et les gestionnaires à investir le temps nécessaire pour rédiger une POS.


Voici les 4 principaux avantages, avec un exemple de la raison pour laquelle une PON devrait être utilisée sur le lieu de travail



1. améliorer l’efficacité et la qualité


Les variations dans les processus de travail affectent la qualité et l’efficacité du travail. La mise en œuvre d’une POS permet d’éviter ce scénario en aidant à normaliser tous les processus critiques et à réduire les fluctuations du travail. Les procédures opérationnelles normalisées contribuent également à améliorer les systèmes de gestion de la qualité (SGQ) et à préparer les entreprises à passer la certification ISO correspondante et à satisfaire aux exigences légales.


Exemple de POS :


Les procédures opératoires normalisées communes pour la production alimentaire comprennent des tâches telles que le lavage des mains, le nettoyage et la désinfection des surfaces en contact avec les aliments et le processus d’emballage correct. Cela s’applique à tous les employés travaillant dans l’usine pour assurer la sécurité alimentaire et prévenir la contamination des aliments, des ingrédients et des matériaux d’emballage.



2. permet la formation des employés


Les procédures opérationnelles standard complètent le matériel de formation des employés et servent de lignes directrices pour l’accueil des nouveaux employés. Les gestionnaires ayant une expérience professionnelle pertinente doivent participer à l’élaboration des procédures et des étapes de la PON. Les POS sont un outil efficace pour compléter et contrôler la formation en classe, car les employés peuvent accomplir leurs tâches étape par étape, à leur propre rythme.


Exemple de POS :


Les PONs pharmaceutiques communes couvrent des tâches telles que la délivrance, l’achat de médicaments et la vérification de la date de péremption. Les procédures opératoires normalisées garantissent que les pharmaciens veillent à protéger la sécurité de leurs patients et à réduire les omissions et erreurs involontaires dans la délivrance de médicaments appropriés aux patients.



3. augmente la rentabilité


Les PON suivantes contribuent à assurer la cohérence et la qualité des produits et services ou de la livraison Ils contribuent à améliorer et à maintenir les normes de la marque et la satisfaction des clients. C’est important pour assurer le bon fonctionnement des entreprises et leur rentabilité globale.


Exemple de POS :


Les procédures opérationnelles standard des hôtels couvrent des tâches telles que le ménage général, la préparation des lits et des repas et la mise en œuvre de mesures de lutte contre les parasites. C’est important pour maintenir la qualité et la cohérence du service et des normes dans un hôtel et pour assurer un bon service et une bonne expérience au client.



4. assure un environnement sain et sûr


Les POS décrivent en détail comment le travail avec des matières, des processus et des équipements dangereux et dans des conditions difficiles peut être effectué en toute sécurité. Ces procédures contribuent à garantir que les protocoles de sécurité sont suivis de plus près afin de prévenir les accidents imprévus et les décès.


Exemple de POS :


Les POS de construction courantes comprennent des tâches telles que des discussions sur les outils ou des réunions préliminaires, des évaluations des risques et des analyses de sécurité au travail. Cela est essentiel pour discuter et évaluer les tâches à haut risque que les employés effectueront et pour développer des moyens d’effectuer ces tâches en toute sécurité.



Un simple croquis et un modèle de POS



Première page


La page de titre comprend le titre complet du POS, le numéro du POS, le numéro de la version ou la date d’approbation, le nom et la signature de l’auteur, le nom et la signature de la personne autorisant le POS et la date de signature.


Table des matières


Indiquez les numéros de page et le nombre total de pages de la procédure opératoire standard.


Objet


Le but définit les objectifs et la portée de la procédure opérationnelle standard.


Procédure


La procédure fournit des descriptions claires et convaincantes des différentes étapes du processus.


Assurance de la qualité


L’assurance qualité spécifie les critères de contrôle du produit/service, du système ou du processus décrit.


Références


Toutes les procédures opérationnelles permanentes connexes utilisées dans la présente procédure.




Comment rédiger une POS efficace


Les modèles de PON se présentent sous différentes formes selon l’objectif, le secteur et le groupe cible et peuvent aller des instructions de processus aux listes de contrôle et aux organigrammes. Toutefois, ils devraient tous se concentrer sur les trois domaines essentiels suivants pour créer un formulaire de PON général efficace :



1. objet


Ce domaine fournit un objectif clair de ce qui doit être réalisé et pourquoi le POS est important. Dans ce domaine central, il convient de répondre aux questions suivantes : « Quel est le processus cible », « Qu’est-ce qui doit être modifié dans ce processus » et « Pourquoi rédiger une procédure opératoire normalisée pour ce processus ». Un objectif clairement énoncé devrait aider les employés à comprendre pourquoi ils doivent suivre les procédures de fonctionnement normalisées pertinentes et ne pas se contenter d’exécuter des processus pour le plaisir.


Exemple de POS (entretien ménager dans le bureau) :


Le POS vise à définir les services domestiques et à garantir que les lieux de travail sont exempts de saleté et de désordre. C’est essentiel pour maintenir un environnement de travail sûr et pour éviter des incidents mineurs ou majeurs.



2. le champ d’application


Cette section décrit les tâches spécifiques qui sont couvertes pour le groupe cible. Il s’agit des personnes qui doivent suivre les procédures opératoires normalisées et de la liste des tâches et responsabilités pertinentes couvertes par ces procédures. Il peut également être utile d’expliquer ce qui ne relève pas du champ d’application de cette procédure particulière et de faire référence à d’autres documents auxquels il peut être fait référence dans d’autres tâches.


Exemple de POS (entretien ménager dans le bureau) :


Cette POS est destinée à aider le personnel de gestion des installations à couvrir les tâches suivantes :


  • Nettoyage des vitres

  • Entretien des tapis

  • Dépoussiérage

  • Gestion des déchets

Ce formulaire de POS ne s’applique pas à l’identification des dommages causés aux équipements et aux travaux de réparation. Pour plus d’informations sur ces tâches, voir le


Rapport d’incident POS.



3ème procédure


Ce rapport contient une liste d’étapes détaillées pour l’accomplissement efficace des tâches mentionnées ci-dessus. Les étapes du processus doivent être écrites de manière ordonnée, concise et facilement compréhensible. Toutes les étapes doivent être suivies par le personnel.



À quoi sert la technologie moderne lorsqu’un POS est créé ?


Les formulaires POS sur papier rendent difficile le suivi du respect et de l’exécution des procédures par les employés dans leur travail quotidien. Un outil numérique efficace de POS doit être facile à utiliser pour le personnel. Il donne aux formateurs et aux gestionnaires une visibilité et un contrôle sur la bonne exécution des tâches.


Lumiform est un outil d’inspection numérique qui vous aide à créer et à optimiser une procédure opératoire normalisée. Grâce à l’application mobile et à la plateforme web, vous pouvez


  1. Créer des modèles de POS sans papier pour toute tâche importante.

  2. Lisez et exécutez les procédures opératoires normalisées sur votre appareil mobile.

  3. Prendre des photos pour appuyer la vérification de l’exécution des étapes de la procédure opératoire normalisée.

  4. Saisir les signatures électroniques.

  5. Envoyez les POS à vos supérieurs, n’importe quand et n’importe où.

  6. Stockez toutes les procédures opérationnelles standard de manière centralisée et accédez à celles-ci à tout moment et en tout lieu.

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