Was ist ein Servicebericht?
Ein Servicebericht wird von Außendienstmitarbeitern verwendet, um die bei Kundenbesuchen erbrachten Leistungen, wie z.B. Reparatur-, Wartungs- und Installationsarbeiten, zu dokumentieren. Er wird genutzt, um den Arbeitsfortschritt und die Leistung von Technikern oder Servicepraktikern zu kontrollieren. Darüber hinaus wird damit die Erfassung und Berichterstattung von Daten über physische Ressourcen, wie z.B. Fahrzeuge und Ausrüstung, verwaltet.
Ein Servicebericht ist jedoch nicht mit einem Kontrollinstrument zu verwechseln. Der Bericht hilft dir in erster Linie alle Aspekte des Besuchs zu dokumentieren, um für den nächsten Besuch bestens vorbereitet zu sein.
Dieser Artikel behandelt die Themen:
1. Die wichtigen drei Schritte eines Serviceberichts
2. Welche Inhalte sind für einen Servicebericht wichtig
3. Wie du mit App & digitalen Checklisten schneller zum Bericht kommst
Wichtige drei Schritte während eines Servicebericht
Die Berichterstattung ist ein wesentliches Element eines umfassenderen Außendienstmanagementsystems (FSM) in einem Unternehmen. FSM wird verwendet, um die Effizienz und Sicherheit der Arbeitnehmer*innen zu gewährleisten sowie die Ausrüstung eines Unternehmens zu verwalten, welche bei der Betreuung der Kunden im Außendienst eingesetzt wird.
Serviceberichte werden beispielsweise in den Bereichen Telekommunikation, Technik, HLK, Gebäudewartung sowie Gesundheitswesen eingesetzt.
Beachte diese drei elementaren Schritte während eines Besuchsberichts:
- Definiere welche Art von Servicepraktik durchgeführt werden soll (z.B. Reparatur, Wartung etc.)
- Beschreibe das Problem, welches behoben werden soll.
- Dokumentiere jeglichen Fortschritt der Korrekturmaßnahmen
Welche Inhalte sind für einen Besuchsbericht wichtig?
Ein Servicebericht sollte während des Besuchs oder unmittelbar danach erstellt werden. Wird der Bericht erst einige Tage später geschrieben, können viele wichtige Punkte in Vergessenheit geraten. Nimm deshalb das Erstellen eines Serviceberichts als notwendige Aufgabe in die Tätigkeitsbeschreibung auf. So wird das Ausfüllen zur Pflicht und zur Gewohnheit und kann nicht vergessen werden.
Ausgangslage für einen Servicebericht sind die Qualität der Fragen und Informationen, die abgefragt werden. Je nach Anwendung sind die inhaltlichen Schwerpunkte sehr unterschiedlich sein. Dennoch gibt es einige grundlegende Aspekte, die in den meisten Fällen in einem Servicebericht nicht fehlen dürfen.
Ein Servicebericht sollte kurz und knapp geschrieben sein. Außerdem ist es wichtig, dass er auch für jeden gut lesbar und verständlich ist. Im Folgenden werden die Aspekte aufgezeigt, die in einem Servicebericht nicht fehlen dürfen.
- Datum
- Unternehmen/Firma
- Personen
- Dauer des Gesprächs
- Gesprächsinhalte
- Gesprächsatmosphäre
- Besonderheiten
- Kritik des Kunden
- Lob des Kunden
- Besondere Bedürfnisse
- Getroffene Vereinbarungen
- Empfehlungen
- Chancen und Risiken
Allgemeine Angaben
Informationen zum Besuch
Nach Abschluss der Berichterstellung solltest du deine Arbeit mit einer Unterschrift beenden. Im Anschluss kann der Servicebericht ausgewertet werden. Dadurch lassen sich im Nachhinein weitere strategische und organisatorische Entscheidungen definieren. Des Weiteren kannst du nun eine To-Do-Liste für weitere Schritte oder Maßnahmen erstellen. Der Servicebericht dient als Ausgangspunkt für Analysen im Außendienst.
Mit App und digitalen Checklisten schneller zum Bericht
Mit einer digitalen Checkliste erstellst du schneller und effizeinter einen Servicebericht – online oder offline. Mit deinem Tablet oder Smartphone tippst du die relevanten Information beim Kunden direkt in die App ein. Anschließend bekommst du einen übersichtlichen und vollständigen Bericht über deinen Besuch.
Mit der Desktop-Version erstellst du deine Prüflisten und wertest die gesammelten Daten anschließend am Computer aus. So kannst du beispielsweise Risiken und Schwächen direkt erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten.
Checklisten in digitaler Form, wie sie das mobile App und Desktop-Software von Lumiform ermöglicht, bieten ihren Anwender*innen weitere Vorteile. So können alle Verantwortliche jederzeit und ortsunabhängig auf die Checklisten zugreifen. Wenn Probleme auftreten und Korrekturmaßnahmen umgesetzt werden müssen, kann darüber sofort aus der App informiert werden. Nutze auch weitere Vorteile für deine tägliche Arbeit:
- Der flexible Formular-Baukasten hilft dir jede individuelle Papierliste innerhalb weniger Minuten in digitale Checklisten umzuwandeln.
- Über die super intuitive mobile Applikation kannst du mit deinen Teamkollegen jede Prüfung im Feld kinderleicht, zeitsparend durchführen.
- Alle Prüfungsergebnisse werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können an Stakeholder verschickt werden.
- Umfangreiche Analysen helfen dir dabei ineffiziente Bereiche in deinem Unternehmen schneller aufzudecken und somit Prüfungsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
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