¿Por qué Lumiform?
Gestionada centralmente desde Colonia, Alemania, pero con presencia global en Sudamérica, Europa y EE.UU., Areas es uno de los líderes del mercado en restauración de transporte, ocio y viajes.
Con aeropuertos, estaciones de tren, áreas de servicio de autopistas e instalaciones de ocio en su repertorio, Areas ofrece servicios gastronómicos a los viajeros en los principales nudos de transporte internacional y en numerosos parques Center Parcs de Europa.
Con tantas ubicaciones y diversas áreas de actividad, no siempre era fácil tenerlo todo controlado. «No existía un sistema uniforme», explica Daniela Peters, que en aquel momento era responsable de la gestión de la calidad en Areas y ahora desempeña el cargo de Responsable de Sostenibilidad y Medio Ambiente en la empresa. «Toda la documentación, desde las listas de temperaturas hasta las auditorías de higiene, sólo estaba disponible en papel.»
Peters decidió que había llegado el momento de pasar a un sistema unificado y digital e investigó el mercado en busca de un software flexible para servicios alimentarios, probó aplicaciones y se quedó con Lumiform. Pero, ¿por qué?
Lo mejor de Lumiform es que el programa es increíblemente flexible. Podemos crear nuestras propias consultas para distintos lugares, personalizar los formularios exactamente como queremos y hacer las preguntas que son importantes para cada operación.
La decisión no fue difícil: Otros programas y software que Peters probó no le dejaban mucho margen de maniobra, eran rígidos e inflexibles: Las preguntas se fijaban de antemano, sobre todo en el sector gastronómico. Con Lumiform, en cambio, Areas pudo construir fácilmente un sistema completamente único y adaptar el software a sus necesidades propias y específicas.
Con más de 1.900 tiendas en todo el mundo, a Areas no le basta con utilizar listas de control APPCC precargadas, porque las operaciones individuales son tan diversas como el propio mercado. Por supuesto, todavía hay que cumplir los requisitos APPCC y mantener las listas de temperatura y MHD, pero con Lumiform, Areas ha podido poner en marcha un sistema de control mucho más completo que va más allá de las auditorías obligatorias.
Gracias a la flexibilidad del software Lumiform, Areas ha creado un sistema propio que puede modificarse según las necesidades. En concreto, los parques de Center Parcs que gestiona Areas, aunque similares, están configurados de forma totalmente distinta según la ubicación, tienen diferente número de personal* y cocinas de distinto tamaño. Con Lumiform, los parques pueden cumplir las mismas listas y normativas, pero organizados en recorridos individuales.
«Esto es muy práctico para nuestros equipos in situ», explica Peters: los empleados* sólo tienen que seguir el recorrido que prescribe la aplicación. Esto hace que los equipos sean especialmente independientes.
Cómo utiliza Areas Lumiform
«Al principio realizábamos nuestras auditorías de higiene con Lumiform», informa Peters. Esto fue especialmente útil en la época de la pandemia de COVID-19. Las opciones flexibles para crear y modificar formularios permitieron a Peters añadir fácilmente todas las medidas nuevas al sistema para un seguimiento fiable.
«El software ha sido de gran ayuda en nuestras inspecciones, y no sólo nuestras operaciones, sino también los departamentos de salud han quedado encantados con nuestra documentación con Lumiform».
Después de que Areas utilizara con éxito Lumiform como software para servicios alimentarios en auditorías de higiene y para requisitos especiales durante la pandemia, también se añadieron listas de temperaturas a las operaciones.
Antes de Lumiform, las listas de temperatura se imprimían y colgaban delante de cada almacén frigorífico. Estos papeles había que rellenarlos manualmente, archivarlos y sustituirlos. Todos estos pasos se eliminan ahora gracias al software, «un gran ahorro de tiempo», como señala Peters.
¿La función favorita de Peters en el programa? La función de acciones de Lumiforms. «El hecho de que, cuando detectas un problema, puedas informar inmediatamente a los empleados responsables por correo electrónico con una imagen y una descripción es para mí la función por excelencia», nos cuenta Peters. Gracias a la función de acciones, los mensajes no tienen que pasar por varias paradas, sino que llegan directamente al empleado responsable de la reparación o sustitución.
El software hace que nuestros empleados sean muy independientes. Así que Lumiform nos ahorra una enorme cantidad de pasos, especialmente a la escala a la que operamos.
¿Qué será lo próximo? Próximamente, a Areas también le gustaría utilizar Lumiform para los formularios de limpieza y las listas de control MHD. Para ello, el equipo de gestión de calidad con su sucesor Ching-Chun Chen como Especialista en Gestión de Calidad en la sede central de Colonia está en constante intercambio con los parques.
«Incluso tenemos un asistente en uno de los parques que ya ha utilizado el software Lumiform en el pasado y conoce las posibilidades que ofrece la aplicación», informa Peters.
La importancia de la digitalización para Areas
Además del ahorro de tiempo y de la autonomía que Lumiform ofrece a los equipos internacionales, la función de análisis, en particular, ayuda a Áreas a realizar un seguimiento de todas sus operaciones a la vez. No es necesario escanear ni enviar documentos: La documentación es completamente digital e interna al software.
Gracias a Lumiform, somos más flexibles y transparentes en la carretera, podemos intervenir más fácil y rápidamente en los procesos y optimizarlos de forma selectiva.
Lumiform puede construirse para ser complejo, pero sigue siendo intuitivo y flexible. Todos los equipos que trabajan con Lumiform fueron formados e introducidos poco a poco en el sistema. De este modo, también se quitó a los empleados el miedo a la digitalización.
Según Peters, formar a su sucesor también fue coser y cantar. «La digitalización puede tener muchas ventajas. En el caso de Lumiform, incluso es bastante perfecta»