Esto es la Fundación Manuel Neuer Kids
La Fundación Manuel Neuer Kids (MNKF) es una organización sin ánimo de lucro que apoya a niños y jóvenes socialmente desfavorecidos de la región del Ruhr. Su objetivo es animar a los jóvenes y mostrarles perspectivas de una vida mejor. En el centro de todo ello se encuentra el centro infantil y juvenil MANUS, que ofrece un lugar seguro donde niños y jóvenes pueden desarrollar sus habilidades y crecer como personas. Además de programas educativos y comidas regulares, se ofrecen actividades educativas vivenciales para fomentar la integración social.
Kevin van Boxem, director pedagógico de MANUS, es educador social y experiencial. Dirige un equipo dedicado que se ocupa de hasta 90 niños y jóvenes cada día. Kevin describe el trabajo de la fundación como esencial para el desarrollo de los jóvenes, ayudándoles a participar activa y críticamente en la sociedad. Bajo su dirección, se presta especial atención al apoyo a los jóvenes desfavorecidos para darles el impulso necesario para configurar sus vidas de forma positiva.
El reto
En 2022, la Fundación Manuel Neuer Kids se hizo cargo de la gestión interna de sus instalaciones, lo que supuso pasar de un proveedor externo a un concepto propio. «La transición de los sistemas basados en papel a una solución digital era urgente», recuerda Kevin.
El anticuado sistema en papel dificultaba considerablemente la gestión de la calidad y la organización de las cocinas. Kevin describe lo engorroso que era gestionar y archivar todos los datos manualmente. La necesidad de hacer los procesos más eficientes y transparentes llevó a buscar una solución digital que cumpliera los elevados estándares de la organización.
La disponibilidad constante de la aplicación fomenta el comportamiento proactivo y aumenta el sentido de la responsabilidad.
La solución
Para superar los retos, la Fundación Infantil Manuel Neuer decidió introducir Lumiform. «Necesitábamos una solución que hiciera más eficaz nuestra gestión de la calidad», informa Kevin. Lumiform permite digitalizar los procesos y ofrece una plataforma fácil de usar que permite a Kevin y a su equipo gestionar todos los datos relevantes de forma centralizada y clara. Esta decisión supuso un paso decisivo hacia una forma de trabajar moderna y flexible.
La atención se centró en tres áreas principales que Kevin quería cartografiar digitalmente:
- Higiene, para garantizar el cumplimiento de las normas sanitarias;
- Gestión de la cocina, para optimizar los procesos y los controles de calidad; y
- Garantía de calidad, para asegurar un alto nivel mediante documentación digital.
La implantación
La introducción de Lumiform comenzó con una fase paralela de pruebas cuidadosamente planificada. «Queríamos asegurarnos de que la transición se realizaba sin problemas», explica Kevin. Durante un mes, los sistemas en papel funcionaron en paralelo con la solución digital para comprobar su viabilidad y aceptación. Kevin y su equipo colaboraron estrechamente para personalizar los formularios digitalmente y garantizar la facilidad de uso.
Una vez concluida con éxito la fase de pruebas, Lumiform se implantó por completo. La formación del personal fue rápida, ya que la aplicación está diseñada para ser intuitiva. Kevin subraya: «Los empleados pudieron trabajar rápidamente con el nuevo sistema, lo que nos facilitó mucho el cambio.
Antes pasaba algo por alto, pero ahora nada pasa desapercibido.
Ventajas y resultados
La introducción de Lumiform ha aportado mejoras significativas a la Fundación Infantil Manuel Neuer. Kevin, que se considera un fanático de la digitalización, bromea: «¡Todo el mundo decía que Kevin iba a volver con su tecnología!». Pero Lumiform ha demostrado ser la elección correcta. La aplicación permite mejorar la supervisión y el control a distancia, algo que Kevin aprecia especialmente.
La integración de fotos en la documentación facilita mucho el seguimiento y la garantía de calidad. Estas herramientas digitales no sólo han aumentado su propia eficacia, sino que también han reforzado la confianza del equipo en los nuevos procesos. Lumiform ha demostrado ser esencial para garantizar y mejorar continuamente los altos estándares de la Fundación.
Mayor compromiso y sentido de la responsabilidad
La introducción de Lumiform también aumentó significativamente el compromiso de los empleados. El funcionamiento intuitivo de la aplicación motivó al equipo a cumplir escrupulosamente las normas de higiene. Kevin observó que la tableta se ha afianzado en el sector de la cocina y que los empleados la utilizan con regularidad.
«Antes era difícil conseguir que todo el mundo la utilizara, pero ahora es algo natural», explica Kevin. La disponibilidad constante de la aplicación fomenta el comportamiento proactivo y aumenta el sentido de la responsabilidad. Los empleados se sienten respaldados por una estructura clara y están dispuestos a cumplir las estrictas normas de la Fundación.
La aplicación permite una presentación clara de todos los datos relevantes, facilitando su análisis y evaluación.
Mejora de la calidad de los datos y reducción de errores
Gracias a Lumiform, la calidad de los datos de los procesos a controlar ha mejorado considerablemente. El registro digital minimiza los errores manuales y garantiza registros de datos más precisos. Kevin destaca que ahora utiliza la aplicación todos los días para comprobar la información más reciente. «Antes podía pasar algo por alto, pero ahora nada pasa desapercibido», afirma.
La app ofrece una presentación clara de todos los datos relevantes , lo que facilita su análisis y evaluación. La documentación fotográfica también proporciona apoyo visual, lo que mejora la trazabilidad de los procesos. Estas mejoras contribuyen de forma decisiva a aumentar la eficacia y garantizar unos altos niveles de calidad.
Planes de futuro
La Fundación Manuel Neuer Kids tiene previsto seguir ampliando el uso de Lumiform. Uno de sus objetivos es integrar la gestión de la salud y la seguridad para elevar aún más los niveles de seguridad. Kevin van Boxem explica: «Vemos un gran potencial para ampliar nuestras herramientas digitales a otras áreas operativas».
La adaptación y mejora continuas de los procesos digitales tienen como principal objetivo garantizar la calidad de la asistencia. También está previsto utilizar nuevas funciones de Lumiform para agilizar aún más los procesos y ofrecer a los empleados una ayuda adicional en su entorno de trabajo diario.
Recomendaciones
El paso a la tecnología digital fue exactamente el paso adecuado para nosotros.
Kevin recomienda a otras organizaciones que se abran a la transformación digital. «Lumiform nos ha demostrado lo eficaces y fáciles de usar que pueden ser las soluciones digitales», subraya. La aplicación no sólo ofrece una interfaz intuitiva , sino también una asistencia completa que facilita la transición.
Kevin subraya que pasar de los sistemas basados en papel a los procesos digitales conlleva importantes ventajas de coste-beneficio. Anima a los demás a ver la digitalización como una oportunidad para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la calidad de los servicios.
Queremos dar las gracias a Kevin van Boxem por su perspicaz entrevista y estamos orgullosos de poder apoyar un proyecto tan importante como el de la Fundación Infantil Manuel Neuer.