Pacific Fire & Security x Lumiform
Das ist Pacific Fire & Security
Pacific Fire & Security Systems ist ein Brand- und Sicherheitsunternehmen, das sich auf die Installation und Wartung von Brandmeldeanlagen, Videoüberwachung, Zugangskontrolle, Brandschutz und passiven Brandschutz spezialisiert hat. Mit 70 Mitarbeitern setzt sich das Unternehmen für Sicherheit und Compliance ein und nutzt Lumiform als digitales Tool zur Effizienzsteigerung und für das Datenmanagement.
Mark Oliver, der Compliance Officer bei Pacific Fire & Security, erklärt, wie das Unternehmen Lumiform effektiv nutzt, um Audits zu optimieren und Compliance in allen Betriebsabläufen zu verbessern.
Die Herausforderung
Vor der Digitalisierung stützte sich Pacific Fire & Security hauptsächlich auf papierbasierte Methoden für Dokumentation und Compliance. Dieser Ansatz war zeitaufwendig und ineffizient, was das Unternehmen dazu veranlasste, digitale Lösungen zu erkunden: „Der Wechsel zur digitalen Lösung wurde durch die Notwendigkeit von Zeitersparnis und zuverlässiger Datensicherung vorangetrieben“, erinnert sich Mark. Um 2021-2022 herum stellten sie auf ein digitales Tool, iAuditor, um, um die Zeiteffizienz, die Benutzerfreundlichkeit und die Datensicherung zu verbessern.
Die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO und des Datenschutzes erforderte auch die Aufbewahrung von Aufzeichnungen für bis zu 15 Jahre. Diese Anforderung unterstrich die Bedeutung einer robusten digitalen Plattform. „Die Notwendigkeit, Aufzeichnungen für 15 Jahre gemäß der DSGVO aufzubewahren, machte deutlich, dass wir eine zuverlässige digitale Lösung benötigten“, erklärt Mark.
Mit dem Wachstum ihrer Geschäftstätigkeit wurde der Bedarf an einer Plattform deutlich, die sich wiederholende Audits effizient abwickeln konnte. Dies führte dazu, dass sie nach einem umfassenderen Tool suchten, das sie schließlich zu Lumiform führte.
Zeitersparnis und Einhaltung der Vorschriften sind unsere größten Erfolge mit Lumiform.
Lösung und Implementierung
Pacific Fire & Security fand ihre Lösung in Lumiform, einer Plattform, die ihre Anforderungen an ein effizientes Compliance-Management erfüllt. „Lumiform erfüllt alle Kriterien, nach denen wir gesucht haben“, betont Mark Oliver und hebt Funktionen wie den Zugang für mehrere Benutzer, die mobile App und bearbeitbare Vorlagen als entscheidend für ihre Arbeit hervor.
Die Umstellung auf Lumiform ging schnell vonstatten und dauerte nur ein paar Wochen. Diese Effizienz wurde durch den Support von Lumiform unterstützt, der dabei half, die Vorlagen an die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. „Der Prozess war unkompliziert, und das Support-Team hat dafür gesorgt, dass alles perfekt eingerichtet war“, erinnert sich Mark.
Inzwischen sind rund 110 Vorlagen im Einsatz, die von etwa 20 Mitarbeiter*innen im Unternehmen genutzt werden. Lumiform ist zu einem festen Bestandteil des Betriebs geworden, der die Datenerfassung verbessert und die Prüfungen vereinfacht.
Ergebnisse und Vorteile
Seit der Einführung von Lumiform hat Pacific Fire & Security erhebliche Verbesserungen in seinen Abläufen festgestellt. Die Plattform hat die Verfolgung und Rückverfolgbarkeit von Audits und Inspektionen überholt und ermöglicht eine genauere Datenerfassung und -verwaltung. Mark hebt die Auswirkungen hervor: „Wir konnten unsere Formulare für eine bessere Datenerfassung optimieren, was von unschätzbarem Wert für uns ist.“
Die Benutzerfreundlichkeit für Ingenieure im Außendienst ist ein hervorstechendes Merkmal. „Aus der Sicht des Endanwenders ist es sehr einfach. Man kann einfach durch die Bildschirme wischen“, erzählt uns Mark und betont, wie intuitiv die Plattform für diejenigen ist, die Audits und Inspektionen durchführen.
Dieses benutzerfreundliche Design hat zusammen mit den geplanten Prüfungen zu einer erheblichen Zeitersparnis geführt. „Zeitersparnis und Einhaltung der Vorschriften sind unsere größten Gewinne“, fügt Mark hinzu. „Wir können bei Prüfungen durch Dritte die erforderlichen Dokumente schnell herunterladen und versenden, was den Prozess enorm vereinfacht.
Insgesamt ist Lumiform zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, das die betriebliche Effizienz verbessert und die Einhaltung der Branchenstandards sicherstellt.
Lumiform ist eine kosteneffiziente Plattform, weil sie menschliche Eingriffe reduziert, was zu Einsparungen in allen Bereichen führt.
Zukunftspläne
Pacific Fire & Security plant, Lumiform weiterhin zu nutzen, wenn neue Anforderungen entstehen. Die Flexibilität der Plattform macht sie zur ersten Wahl für alle neuen Anforderungen, die auftauchen. „Wenn eine Anforderung auftaucht, ist Lumiform das erste Tool, das wir in Betracht ziehen“, erklärt Mark in unserem Gespräch.
Sie sind zwar offen für neue Funktionen, aber Stabilität und Funktionalität haben weiterhin Priorität. Das Unternehmen ist entschlossen, Lumiform zu nutzen, um seine Abläufe weiter zu verbessern und sicherzustellen, dass es in Sachen Effizienz und Einhaltung von Vorschriften an der Spitze bleibt.
Empfehlung
Für Unternehmen in ähnlichen Bereichen kann Pacific Fire & Security Lumiform sehr empfehlen. Die Plattform ist vor allem für Unternehmen mit mobilem Personal von Vorteil, die eine effiziente Datenerfassung und regelmäßige Audits benötigen. Mark rät: „Wenn du mobiles Personal hast und Daten effizient erfassen musst, ist Lumiform eine gute Wahl.“ Die Benutzerfreundlichkeit und die umfassenden Funktionen der Plattform machen sie zu einem wertvollen Instrument, um die betriebliche Effizienz zu verbessern und die Einhaltung der Branchenstandards zu gewährleisten.
Wir danken Pacific Fire & Security und Mark Oliver dafür, dass sie ihre Erkenntnisse und Erfahrungen mit uns geteilt haben. Wir sind stolz darauf, ihr Engagement für Sicherheit und Effizienz durch Lumiform zu unterstützen. Danke, dass du uns vertraust, Teil deiner Erfolgsgeschichte zu sein.
Vor der Digitalisierung ihrer Methoden verließ sich Pacific Fire & Security auf papierbasierte Methoden zur Dokumentation und Einhaltung von Vorschriften, die zeitaufwändig und ineffizient waren. Dieser Ansatz erschwerte eine effektive Datenverwaltung und die Einhaltung von Vorschriften, die eine langfristige Aufzeichnung erfordern, wie z.B. GDPR.
Lumiform hat die Einhaltung der Vorschriften verbessert, indem es eine robuste digitale Plattform für effiziente Prüfungen und Datenverwaltung bereitstellt. Mit Funktionen wie dem Zugriff mehrerer Benutzer, der Kompatibilität mit mobilen Geräten und anpassbaren Vorlagen wurden Abläufe rationalisiert, Datengenauigkeit verbessert und Prüfungen durch Dritte vereinfacht.
Pacific Fire & Security empfiehlt Lumiform aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit und umfassenden Funktionen, insbesondere für Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern, die eine effiziente Datenerfassung benötigen weiter. Das benutzerfreundliche Design der Plattform und ihre Fähigkeit, regelmäßige Audits durchzuführen, machen sie zu einem wertvollen Instrument zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz und der Einhaltung von Vorschriften.
