So erstellst du Bestellformulare mit Vorlage

Was ist ein Bestellformular?

Ein Bestellformular ist ein Dokument, das im Versand verwendet wird, um Lieferanweisungen an Spediteure weiterzugeben. Im Wesentlichen wird es von der Bestimmungsstelle des Spediteurs im Austausch gegen den Ladeschein ausgestellt und identifiziert die Parteien, die rechtlich befugt sind, die Ladung zu empfangen.

Auch wenn er nicht als Nachweis dafür dient, dass der Empfänger die Ladung erhalten hat, kann er als Nachweis für den Übergang der Verantwortung für die Sendung vom Frachtführer auf den Spediteur dienen. Zu den Parteien, die rechtlich befugt sind, die Sendung in Empfang zu nehmen, gehört der Empfänger oder der Zollagent, der als „benachrichtigte Partei“ angegeben ist.

In diesem Artikel erklären wir dir:

1. Was die wichtigsten Elemente eines Bestellformulars sind

2. Die Bedeutung der Ausstellung eines Bestellzettels für den Versand

3. Den Unterschied zwischen Bestellformular und Ladeschein

4. Wie der Lieferprozess abläuft

5. Wie eine digitale Anwendung dir dabei helfen kann Bestellformulare zu erstellen

Elemente eines Bestellformulars

Um die Zustellung von Waren zu erleichtern und Fehler zu vermeiden, sollte ein Bestellformular grundsätzlich die folgenden Informationen enthalten:

1. Versenderangaben: Enthält den Namen und die Adresse der Person oder Organisation, die den Lieferauftrag erteilt.
2. Empfänger und Empfänger Details: Gibt den Namen und die Adresse des Empfängers an.
3. Referenz- oder Tracking-Nummern: Dient dazu, den Status der Sendung zu überwachen.
4. Transportunternehmen: Bezieht sich auf das Transportmittel, das für die Zustellung verwendet wird. Das kann entweder auf dem See- oder Luftweg sein.
5. Hafen: Bezieht sich auf den Ursprungshafen, in dem das Paket in den Transporteur geladen wird, und den Bestimmungshafen, in dem es entladen werden soll. Bei Punkt-zu-Punkt-Lieferungen unterscheidet sich der Bestimmungshafen normalerweise von der endgültigen Lieferadresse (Bestimmungsort).
6. Zustelldatum: Gibt das Datum an, an dem der Empfänger die Sendung erhalten soll.
7. Sendungsdetails: Enthält spezifische Informationen über die zu versendenden Waren: Menge, Gewicht und Abmessungen. Es kann auch spezielle Lieferanweisungen des Empfängers enthalten.

Warum Bestellformulare im Versand erstellt werden

Logistik ist ein komplexer Vorgang, an dem mehrere bewegliche Teile beteiligt sind, damit er adäquat funktionieren kann. Zudem umfasst er zahllose Prozesse, die viel Kommunikation, Organisation und den physischen Transport der Waren erfordern. Diese Komplexität erfordert eine ordnungsgemäße Dokumentation der Frachtübergabe, um die Parteien zu identifizieren, die im Falle von Schäden oder verlorenen Waren haften.

Darüber hinaus hilft der Lieferauftrag, sicherzustellen, dass die Waren an die richtige Partei übergeben werden. Da der Frachtführer erst dann einen Lieferschein ausstellen kann, wenn er sich vergewissert hat, dass der Empfänger ein ordnungsgemäß indossiertes Konnossement ausgehändigt hat – d.h., dass der Empfänger die richtige Partei ist, die die Ladung erhalten soll, und dass er alle notwendigen Kosten beglichen hat – kann die Ladung nicht einfach von irgendjemandem angenommen werden.

Im Vergleich: Bestellformular vs. Ladeschein

Obwohl sowohl der Ladeschein als auch das Bestellformular bzw. der Lieferschein dem Empfänger oder dem Importagenten zu einem bestimmten Zeitpunkt im Versandprozess ausgehändigt werden, unterscheiden sie sich in ihrer Funktion grundlegend. Der Ladeschein, oder das Konnossement, ist der Vertrag zwischen Verlader und Frachtführer, der besagt, dass letzterer die Fracht erhalten hat und sie sicher an den Empfänger ausliefern muss.

Auf der anderen Seite ist das Bestellformular das Dokument, das die Freigabe der Ladung ermöglicht. Die schriftliche Bestätigung zeigt an, dass die Verpflichtungen des Verfrachters erfüllt wurden und die Ladung bereit ist, an den benannten Empfänger übergeben zu werden.

Wie der Lieferprozess abläuft

Um das besser zu verstehen, schauen wir uns ein Beispiel an:

Ein 20-Fuß-Container mit Kleidung wurde auf dem Seeweg von Thailand in die Vereinigten Staaten verschifft. Bevor er im Zielhafen ankommt, muss der Frachtführer das Manifest vorlegen, den Empfänger oder den einführenden Agenten durch eine Ankunftsanzeige oder Frachtrechnung benachrichtigen und die Anforderungen für die Freigabe übermitteln.

Sobald dies geschehen ist, wird der Zollagent die folgenden Schritte durchführen, um die Freigabe zu erhalten:

• Die Originalkopie des Ladescheins vorzeigen und dem Frachtführer übergeben. Wenn das Konnossement bereits in einem Hafen aufgegeben wurde, kann stattdessen eine Telex-Freigabe vorgelegt werden. Das gleiche Prinzip gilt für einen Seefrachtbrief.
• Eine Vollmacht des Empfängers vorlegen , um die Ladung in seinem Namen einzufordern. Dies erfordert Maßnahmen, um die ordnungsgemäße Identifizierung der rechtmäßigen Vertreter sicherzustellen.
• Zahlung aller notwendigen Gebühren durch den Frachtführer überprüfen, wie sie in der Frachtrechnung angegeben sind.

Nachdem alle Schritte erledigt sind, wird offiziell ein Ablieferungsauftrag ausgestellt, und die Fracht kann vom Frachtführer an den Empfänger übergeben werden. Damit können die genannten Parteien alle verbleibenden Importaktivitäten, die Abfertigung und die endgültige Auslieferung abschließen. Als Verlader sollten Spediteure und Empfänger immer vorab die Ausfuhrbestimmungen prüfen, um sicherzustellen, dass die Ware nicht beim Zoll bleibt.

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Lieferaufträge aus Papier sind nicht nur anfällig für Beschädigungen, sondern zeichnen sich auch häufig durch unleserliche Handschrift und zahlreiche Fehler aus. Diese können oft zu unnötigen Verzögerungen im Versandprozess führen. Ein digitales Formular hingegen bringt Datenaktualisierungen in Echtzeit, verbesserte Genauigkeit und eine bequeme Kommunikation zwischen Disponenten und Koordinatoren, weil Informationen jederzeit und überall gesendet werden können.

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