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Betrugsrisikobewertung Mustervorlage

Verwende diese Mustervorlage, um die Wirksamkeit der Kontrollen zu Betrugsbekämpfungsprozessen zu überwachen. Außerdem kannst du verfolgen, ob die Belegschaft eine Kultur der Ehrlichkeit und Ethik praktiziert. Das Endziel der Durchführung einer Betrugsrisikobewertung ist die Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds, das frei von betrügerischen Handlungen oder jeglicher Form von Fehlverhalten ist.


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Betrugsrisikobewertung Mustervorlage

Prüfung

Kultur der Ehrlichkeit und Ethik

Einstellung des Tons an der Spitze:

Gibt es einen schriftlichen Verhaltenskodex?

Wird der Verhaltenskodex bei der Einstellung an alle Mitarbeiter*innen verteilt?

Gibt es mindestens eine jährliche Auffrischungsschulung zum Verhaltenskodex für jede*n Mitarbeiter*in?

Gibt es eine Methode, um festzustellen, ob die Mitarbeiter*innen den Inhalt des Verhaltenskodexes verstehen?

Haben die Mitarbeiter*innen einen Kommunikationsweg, um Fragen zu stellen, wenn ethische Situationen auftreten?

Gibt es einen Mechanismus zur vertraulichen Meldung, den Mitarbeiter*inne nutzen können, um vermuteten oder möglichen Betrug ohne Angst vor Repressalien zu melden?

Wird die Kontaktperson für den Mechanismus für vertrauliche Meldungen umfassend bekannt gemacht, so dass alle Mitarbeiter*innen darüber informiert sind?

Gibt es ein Protokoll für den Umgang mit allen Aktivitäten des Mechanismus für vertrauliche Meldungen?

Werden die Aktivitäten des Mechanismus für vertrauliche Meldungen der Geschäftsführung und dem Vorstand gemeldet?

Schaffung einer positiven Arbeitsumgebung:

Gibt es ein Anerkennungs- und Belohnungssystem oder ein Vergütungsprogramm für Mitarbeiter*innen?

Gibt es eine Whistleblower-Politik, ein System, bei dem sich die Mitarbeiter*innen intern beraten lassen können, bevor sie Entscheidungen treffen, die erhebliche rechtliche oder ethische Auswirkungen haben, und/oder ein Verfahren, das die Mitarbeiter*innen dazu ermutigt, auf vertraulicher oder anonymer Basis zu kommunizieren oder zu berichten, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen, Bedenken im Zusammenhang mit Fehlverhalten oder Verstößen zu haben?

Einstellung und Förderung geeigneter Mitarbeiter*innen:

Werden bei Mitarbeiter*innen, vor allem in Vertrauensstellungen, sowohl kriminelle als auch berufliche Überprüfungen durchgeführt?

Ausbildung:

Gibt es einen Mechanismus, um die Schulung der Mitarbeiter*innen und das Verständnis des Verhaltenskodexes zu verfolgen?

Benachrichtigung und Bestätigung:

Werden die Mitarbeiter*innen dafür verantwortlich gemacht, dass sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben proaktiv gegen das Betrugspotenzial vorgehen?

Werden das Bewusstsein für Betrug und das Management von Betrugsrisiken in die Personalbeurteilung jedes*r Managers*in (vielleicht der Mitarbeiter) einbezogen?

Disziplin:

Gibt es Konsequenzen für Mitarbeiter*innen, die Betrug begehen, und sind diese Konsequenzen konsequent und fair?

Sind die Konsequenzen vorherbestimmt, d.h. in einer Betrugspolitik definiert?

Gibt es ein formelles Verfahren, um die Folgen jedes nachgewiesenen Betrugs zu dokumentieren?

Prozesse und Kontrollen zur Betrugsbekämpfung

Implementierung und Überwachung angemessener interner Kontrollen:

Wird die Risikobewertung von jeder Abteilung, jedem Standort oder Segment separat durchgeführt?

Werden mögliche Fehlverhaltensschemata, Betrugsszenarien, Betrugskategorien und die entsprechenden Geschäftsaktivitäten oder -prozesse identifiziert?

Wurden die Konsequenzen jedes einzelnen Programms berücksichtigt und die Risikotoleranz des Managements berücksichtigt? (z.B. Reputationsschaden, finanzieller Schaden - Geldverlust; rechtlicher Schaden - straf- oder zivilrechtliche Sanktionen)

Wurden sie dokumentiert?

Wurden rote Fahnen des Betrugs bei der Bewertung berücksichtigt? Persönliche Merkmale oder situationsbedingt

Druck, der zu Betrug führen kann; Möglichkeiten der Behörde, die zu Betrug führen können; Möglichkeiten, die Betrug im Management erlauben oder fördern

Wurde die Wahrscheinlichkeit bewertet, dass jeder einzelne Betrug stattfindet? Entfernt; vernünftigerweise möglich; wahrscheinlich

Wurden direkte oder indirekte Kontrollen für die oben dokumentierten Szenarien identifiziert? Zu den grundlegenden Bedienelementen gehören: Trennung der Pflichten in Bezug auf die Genehmigung, die Verwahrung von Vermögenswerten und die Aufzeichnung und Berichterstattung von Transaktionen; aufsichtsrechtliche Prüfungen, Verifizierungen,

Abgleich; automatisierte Bearbeitungsprüfungen und Systemkontrollen; physische und logische Sicherheit von Vermögenswerten; eingebettete Prüfungsprüfungen; Betrugserkennungssoftware

Angemessener Aufsichtsprozess

Kommission oder Verwaltungsrat:

Gibt es einen Kommunikationsmechanismus, durch den die Geschäftsleitung und der Vorstand auf Betrugsbekämpfungsprogramme, Kontrollen und Ergebnisse aufmerksam gemacht werden?

Werden sie über die potenziellen Betrugsrisiken in der Agentur informiert?

Werden sie auf die Elemente der Betrugsbekämpfungsprogramme und -kontrollen der Agentur aufmerksam gemacht?

Werden sie über alle tatsächlichen Betrügereien und die Maßnahmen informiert, die zur Eindämmung künftiger ähnlicher Betrügereien ergriffen werden?

Werden sie über Aktivitäten im Rahmen des Mechanismus für vertrauliche Meldungen informiert?

Verwaltung:

Gibt es ein Mitglied der Geschäftsleitung, das als Verantwortlicher oder Ansprechpartner für die Betrugsbekämpfung benannt wurde?

Ist diese Person die Verbindungsperson zum Büro des Generalinspektors?

Stellt diese Person eine kontinuierliche Verstärkung der Betrugsbekämpfungsprogramme für alle Mitarbeiter*innen zur Verfügung?

Ist diese Person direkt der Geschäftsführung und dem Vorstand für die Betrugsbekämpfungsprogramme der Agentur verantwortlich?

Fertigstellung

Vollständiger Name und Unterschrift des*r Prüfers*in

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