Finanzdienstleistungen sind vielfältig und damit auch die dafür einsetzbaren Vorlagen. Solche Arbeitshilfen unterstützen Finanzdienstleister dabei, ihre Arbeit strukturiert, effizient und zuverlässig auszuführen. Vorlagen sind immer dann sinnvoll, wenn Aufgaben und Projekte aus mehreren Teilen bestehen, einen komplexen Inhalt haben oder besonders wichtig sind. Sie kommen bei der Kreditberatung genauso zum Einsatz wie beim Wertpapierhandel.

Die ständige Wiederholung in einem Formular oder einer Checkliste bringt Routine in die Arbeit, ohne Nachlässigkeit zuzulassen. Alles ist schriftlich fixiert und kann Punkt für Punkt abgearbeitet werden. Vorlagen bieten demnach einen Überblick und Sicherheit für die anstehende Aufgabe.

Auch für Aufgaben, die selten anfallen, kann der Einsatz von Checklisten sinnvoll sein. In diesem Fall dienen sie als Erinnerungsstütze. Wer weiß schon alle Punkte der Jahresabschlussprüfung? Oder welche Aufgaben er von seinem Kollegen bei dessen Abwesenheit übernehmen soll und was dabei zu beachten ist?

Welche Vorteile bieten Vorlagen für Finanzdienstleister

Finanzdienstleister können Vorlagen im Kundenservice oder für interne Aufgaben und Projekte nutzen. Auch wenn ihr Einsatzgebiet und ihr Inhalt unterschiedlich sein kann, sind die Vorteile von Vorlagen im Checklisten-Format immer die Gleichen:

1. Große Projekte und komplexe Aufgaben können in überschaubare Portionen unterteilt werden.
2. Leichtes Einarbeiten in neue Aufgaben.
3. Unterschiedliche Aufgaben sind leichter zu delegieren.
4. Der Arbeitsablauf ist vorgegeben, so bleibt der Kopf frei für andere Aufgaben.
5. Die Fehlerquote beim Ausfüllen sinkt.
6. Es wird nichts Wichtiges vergessen.
7. Abhaken gibt das gute Gefühl, etwas erledigt zu haben.
8. Indem der Überblick behalten wird, sinkt das Stresslevel.
9. Arbeitsabläufe sind kontrollier- und dokumentierbar.
10. Wertvolle Arbeitshilfen für die Vertretung bei Krankheit oder Urlaub.
11. Es wird Zeit bei der Arbeit gespart.

Übrigens müssen sich die Vorlagen nicht auf Finanzdienstleistungen beschränken. Checklisten sind für Finanzdienstleister auch hilfreich bei Aufgaben im Personalwesen und beim Arbeitsschutz. Ein gutes Beispiel ist die Checkliste für die Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes. Mit dieser gehen Verantwortliche die verschiedenen Arbeitsschritte durch, um sicher zu stellen, dass nichts vergessen wird und alles einwandfrei funktioniert.

Wie erstell ich eine Vorlage für Finanzdienstleistungen?

Häufig müssen Mitarbeiter*innen Vorlagen nicht neu erstellen. In größeren Unternehmen existieren in der Regel Vorlagen für unterschiedliche Aufgaben, unter anderem um eine einheitliche Qualität und Markenauftritt zu gewährleisten. Außerdem finden sich im World Wide Web zahlreiche fertige Vorlagen zum Download, wie beispielsweise in der Lumiform-Vorlagen-Bibliothek.

Aber nicht immer findet sich eine passende Vorlage für Finanzdienstleistungen. Dann muss sie von Grund auf neu erstellt werden. Wenn die folgenden Punkte beachtet werden, fällt es leicht:

1. Thema eingrenzen
Bevor die Vorlage erstellt wird, sollten alle Punkte notiert werden, die zum Thema gehören. Am besten wird der Inhalt zusätzlich mit Kollegen oder Vorgesetzten besprochen, um sich weiteren Input zu holen.

2. Einfach halten
Eine Vorlage muss eine Reihe von Daten abfragen, trotzdem sollte sie einfach gehalten werden. Fragen und Informationen sollten leicht verständlich formuliert werden und sich auf wichtige Daten beschränken.

3. Ordnung schaffen
Es ist sinnvoll, die Aufgaben bzw. Fragen chronologisch zu sortieren. Durch Abschnitte können verwandte Fragen und Informationen zusätzlich kategorisiert werden.

4. Passende Fragen und Antworten auswählen
Es ist wichtig, sich vor dem Erstellen der Vorlage, Gedanken über die Art der Fragestellung und den Antworttyp zu machen. Beispielsweise sind Multiple-Choice-Antworten besser als leere Antwortfelder, das es den meisten Menschen einfacher fällt, auf vorgegebene Antworten zu antworten.

5. Testlauf durchführen
Die neue Vorlage lässt sich am besten in der praktischen Arbeit testen. Wahrscheinlich wird sie beim ersten Durchlauf nicht perfekt sein. Eine gute Chance, die Checkliste noch einmal zu überarbeiten.

Vorlagen sind kein Allheilmittel, sie ersetzen nicht das Know-how der Finanzberater*innen und ihre konzeptionellen Ideen. Aber sie entlasten und unterstützen im Arbeitsalltag. Gerade Berufseinsteiger*innen profitieren von Vorlagen für die vielen verschiedenen und neuen Aufgaben. Aber auch Finanzexpert*innen verzichten bei der Arbeit nicht auf Einsatz von Vorlagen für Finanzdienstleistungen.

FAQ: Häufige Fragen zu Vorlagen für Finanzdienstleister

Lohnt es sich, Vorlagen für Finanzdienstleistungen einzusetzen?

Im Finanzwesen gibt es zahlreiche Aufgaben, bei denen eine Menge von Informationen erfragt oder Prüfungen durchgeführt werden müssen. Hier ist es immer von Vorteil, eine Vorlage zu haben, um strukturiert zu arbeiten und nichts Wichtiges zu vergessen.

Wie aktualisiere ich meine Vorlagen für Finanzdienstleistungen?

Es kommt immer mal wieder vor, dass sich etwas ändert. Deshalb muss eine Vorlage nicht von Grund auf neu erstellt werden. Durch digitale Anwendungen können Änderungen sofort umgesetzt werden und auf die Aktualisierungen zugegriffen werden.

Welche Vorteile bieten Vorlagen Finanzdienstleistern im Kundenservice?

Im Umgang mit Kunden sind Vorlagen für Finanzdienstleister unersetzbar. Egal welche Finanzdienstleistung gefragt ist, mit Vorlagen können wichtige Daten zum Kunden, seinen Lebensumständen und seinen Wünschen erfragt und ausgewertet werden.