¿Por qué son imprescindibles las plantillas de gestión de proyectos?must?

Las tareas en la gestión de proyectos son versátiles, de modo que las plantillas pueden ser utilizadas para ellos. Estas ayudas de trabajo ayudan a los directores y equipos de proyecto a ejecutar sus proyectos de forma estructurada, eficiente y fiable. Las plantillas son útiles en la gestión de proyectos para iniciar, planificar, controlar y finalizar proyectos.

En una plantilla, todas las tareas necesarias de un proyecto se registran por escrito. Punto por punto, todo se procesa de forma estructurada. De esta manera, se puede seguir fácilmente el progreso del proyecto, se pueden identificar tempranamente los obstáculos para la ejecución del proyecto y se puede anunciar la necesidad de actuar. Las plantillas ofrecen en consecuencia un overview y seguridad para la próxima tarea.

El uso de listas de control también es útil para tareas que rara vez se producen. En este caso, sirven como un recordatorio. ¿Quién conoce de memoria el contenido de todos los métodos de gestión de proyectos? O qué tareas debe asumir de su colega en su ausencia y qué debe ser observado?

¿Qué ventajas ofrecen las plantillas en la gestión de proyectos?

Cuanto más complejo es el proyecto, más variadas y extensas son las tareas. Los proveedores de servicios financieros pueden usar plantillas en el servicio de atención al cliente o para tareas y proyectos internos. Aunque su área de aplicación y contenido puede variar, los beneficios de las plantillas en formato de lista de verificación son siempre los mismos:

1. Los grandes proyectos y las tareas complejas pueden ser divididos en porciones manejables.
2. Fácilmente familiarízate con las nuevas tareas.
3. Diferentes tareas son más fáciles de delegar.
4. El flujo de trabajo está predeterminado, así que la cabeza queda libre para otras tareas.
5. La tasa de error al rellenar disminuye.
6. Nada importante se olvida.
7. La salida da la buena sensación de haber hecho algo.
<Manteniendo el seguimiento de las cosas, el nivel de estrés disminuye.
8. Los flujos de trabajo son controlables y documentables.
9. Valiosas ayudas de trabajo para la sustitución en caso de enfermedad o vacaciones.
10. El tiempo se guarda en el trabajo.

Por cierto, las plantillas no tienen que limitarse a la gestión del proyecto. las listas de verificación también son útiles para las tareas de recursos humanos y la retroalimentación de los empleados. Un buen ejemplo es la lista de verificación para la creación de una nueva estación de trabajo. Los responsables la utilizan para pasar por los distintos pasos para asegurarse de que nada se olvide y que todo funcione correctamente.

¿Cómo creo una plantilla para la gestión del proyecto?

Especialmente en la gestión de proyectos, los empleados a menudo se encuentran en la situación de tener que crear sus plantillas desde cero para un nuevo proyecto. A menudo una búsqueda breve en Internet ayuda. No es raro encontrar numerosos ejemplos en bibliotecas de plantillas, como la de Lumiform, que se ajustan a su propio tema. Estas pueden ser usadas inmediatamente o requieren sólo unas pocas modificaciones.

Si no es posible encontrar una plantilla adecuada para la gestión del proyecto, se debe hacer una nueva. Aunque hay pocas directrices específicas, eso no significa que crear una sea difícil. Si usted sigue los siguientes cinco consejos, usted hará rápida y eficientemente una nueva plantilla para su proyecto:

1. Reduzca el tema
Antes de escribir la primera línea de la plantilla, lo primero que hay que hacer es definir el tema y las tareas relacionadas. Merece la pena tomar notas en orden cronológico para reunir toda la información necesaria para la plantilla en conjunto. Además, es de esta manera con los colegas y superiores para discutir el contenido de nuevo.

2. Diseño simple
Una plantilla debe solicitar una serie de datos, pero debe estar redactada y estructurada de manera sencilla. Esto permite que el contenido de la plantilla sea fácilmente absorbido y comprendido. Por lo tanto, sólo la información relevante pertenece a una plantilla para la gestión de proyectos.

3. Trabajo libre de errores
Una estructura clara es tan importante como la ortografía y la gramática sin errores. Por un lado, esto mejora la comprensión, y por otro lado, deja una impresión profesional. Cada nueva plantilla debe ser revisada y comprobada por otra persona.

4. Considere las preguntas y respuestas apropiadas
Además de las frases sin errores, el contenido reflexivo y la buena estructura, la selección de los tipos de preguntas y respuestas es importante para crear una plantilla perfecta. Por ejemplo, a la mayoría de la gente le resulta más fácil responder a respuestas predeterminadas. Esta es una buena razón para optar por respuestas de opción múltiple en lugar de cajas de respuesta en blanco.

5. Realizar la prueba
En el mejor de los casos, una nueva plantilla debe ser utilizada durante mucho tiempo. Esto demuestra su eficacia y eficiencia en la práctica. Es probable que se produzcan algunos errores durante la primera ejecución. Es una buena oportunidad para revisar la plantilla de nuevo y hacer una prueba final.

Las plantillas no son una panacea, no reemplazan el conocimiento de los directores de proyectos y sus ideas conceptuales. Pero son relieve y el apoyo en el trabajo diario . Especialmente los principiantes de la carrera se benefician de las plantillas para las diferentes y nuevas tareas. Pero también los empleados con experiencia se benefician de las plantillas para cada proyecto.

FAQ: Preguntas frecuentes sobre las plantillas de gestión de proyectos

¿Cómo utilizo las plantillas en la planificación y control de proyectos?

En la gestión de proyectos, hay numerosas tareas en las que es necesario recoger y evaluar mucha información. Aquí siempre es una ventaja tener una plantilla para trabajar de forma estructurada y no olvidar nada importante.

¿Cómo actualizo mis plantillas en la gestión de proyectos?

Incluso en la gestión de proyectos, los cambios en las plantillas son siempre necesarios. Por lo tanto, una plantilla existente con pasajes obsoletos no tiene que ser creada desde cero. Las aplicaciones digitales como Lumiform permiten hacer cambios sólo en los lugares necesarios. Además, se puede acceder instantáneamente a las actualizaciones de las plantillas digitales.

¿Puedo usar plantillas para mejorar la gestión de mi proyecto?

Las plantillas facilitan la evaluación de los datos a través de su diseño estructurado. Con una aplicación digital como Lumiform, el análisis es pan comido. Descubres los obstáculos y problemas más rápido y antes y más rápido. De esa manera, puedes reaccionar inmediatamente e iniciar medidas.