¿Qué es una lista de control para gestión de proyectos?
Una lista de control de gestión de proyectos es un documento utilizado por los equipos de proyectos para crear un marco de trabajo mediante la estandarización de los procesos en la gestión de proyectos. Es una herramienta esencial para que los ocupados gestores de proyectos mantengan a su equipo en la senda del éxito.
En general, este tipo de documentos son hojas de marcadores de posición que ayuda a documentar diversas actividades del proyecto, como:
- Planificación del proyecto
- Establecimiento de objetivos
- Creación del plan de trabajo
- Gestión de costes
- Asignación de tareas
- Seguimiento del estado del proyecto
- Mejorar la comunicación a todos los niveles
La mala comunicación es una de las principales razones del fracaso de los proyectos. Con esta herramienta puede tener en cuenta todas las necesidades de comunicación de un proyecto y planificar una estrategia de comunicación que promueva la colaboración entre todos los niveles del equipo del proyecto. - Asignar correctamente los recursos
La mala asignación de recursos se cita como la segunda causa principal de fracaso de los proyectos. Con una lista de control de gestión de proyectos adecuada (como una carta de proyecto), le resultará más fácil garantizar un proceso coherente en el que se identifiquen y asignen los recursos adecuados antes de iniciar un proyecto. - Ahorre tiempo cumpliendo los hitos a tiempo
La preparación de un proyecto lleva mucho tiempo, sobre todo si tienes que seguir creando plantillas de planes para cada nuevo esfuerzo. Disponer de una lista de comprobación adecuada para la gestión de proyectos contribuirá en gran medida a mejorar la eficiencia desde el principio al eliminar la necesidad de pensar tanto en lo que debe y no debe incluirse en la plantilla. - Reducir el riesgo
Todos los proyectos conllevan riesgos (por ejemplo, conflictos de calendario, emergencias, acontecimientos aleatorios, retrasos y revisiones de los clientes). Una evaluación de riesgos del proyecto los identifica y gestiona para minimizar su impacto negativo en el proyecto. Por ejemplo, esto puede ayudarle a ver y evaluar inmediatamente un riesgo identificado y asignarlo a un empleado responsable que deberá hacerse cargo de él. - Mejorar la documentación de los procesos
Al utilizar las listas de comprobación de gestión de proyectos, se pone de relieve la importancia de documentar y archivar los procesos. Los datos archivados pueden ayudarle en el éxito de los proyectos actuales y futuros. A través de la lista de control, puede acceder y consultar la información pertinente para que su proyecto sea un éxito. - Descargar plantillas revisadas por expertos de la biblioteca de plantillas y empezar a utilizarlas inmediatamente, o convertir su plantilla en papel al formato digital de Lumiform.
- Acceder a su lista de comprobación de gestión de proyectos en cualquier momento y lugar a través de la aplicación mediante un smartphone o una tableta para actualizar los datos en línea o sin conexión.
- Insertar fotos y comentarios en su lista de control de gestión de proyectos.
- Supervisar el rendimiento y el progreso del proyecto en tiempo real. La función de análisis convierte los formularios y listas de control completadas en datos valiosos que usted y su equipo pueden utilizar para mejorar los procesos del proyecto.
- Generar automáticamente informes de gestión de proyectos y compártalos digitalmente con las principales partes interesadas para permitir una comunicación eficiente para la toma de decisiones.
- Almacenar informes y documentos de forma centralizada en la nube para conservar los datos de forma segura y facilitar el acceso.
En este artículo se tratan los siguientes temas:
1. Por qué necesita una lista de control para la gestión de proyectos
2. Los 5 beneficios de las listas de control para la gestión de proyectos
3. Una herramienta digital para la gestión de proyectos
Por qué necesita una lista de control para la gestión de proyectos
Estos formularios pueden facilitarle el trabajo en los proyectos, especialmente en los que se repiten y son similares. Si crea un esquema de proyecto manualmente, tendrá la molestia de volver a crear un nuevo esquema cada vez que inicie un nuevo proyecto. Un tiempo de trabajo que también podrías utilizar bien para las tareas reales del proyecto.
Cuando empiezas un proyecto, hay mucho que hacer. Tienes que crear una propuesta de proyecto, definir su alcance, crear una estructura de desglose del trabajo y mucho más. Sin embargo, si dispone de un conjunto de listas de control para la gestión de proyectos, podrá introducir rápidamente los datos de su proyecto y empezar de inmediato. De este modo, no tendrás que perder tiempo configurando todo desde cero cada vez.
Como se mencionó al principio, es un conjunto de datos con marcadores de posición para el alcance del proyecto, los planes de trabajo, los costes, etc. Como toda esta información está disponible inmediatamente después de introducir los datos, puede centrarse en otras tareas importantes del proyecto y empezar a diagnosticar los problemas durante el proyecto de inmediato e intervenir a tiempo.
Los checklists le ayudan a evitar las trampas de los proyectos, como la mala planificación del proyecto, la escasa gestión de los recursos y la comunicación ineficaz, que hacen fracasar numerosos proyectos.
Las 5 ventajas de una lista de control de gestión de proyectos
Utilice las siguientes 5 ventajas de las listas de comprobación de gestión de proyectos para garantizar el éxito de su próximo proyecto:
Una herramienta digital para la gestión eficaz de los proyectos
Las listas de control en papel no sólo ocupan mucho espacio, sino que también son susceptibles de sufrir daños y pérdidas. Además, pueden ser vistas fácilmente por personas no autorizadas. Con Lumiform puede crear una lista de comprobación para la gestión de proyectos, personalizarla y compartirla con el resto del equipo del proyecto, todo ello con unos pocos toques de su dedo. Además, con Lumiform como software de gestión de proyectos, usted y su equipo de proyectos pueden:
