¿Qué es una lista de evaluación de riesgos en proyectos?
La evaluación de riesgos de un proyecto analiza todos los riesgos identificados en el mismo. De este modo, los gestores de proyectos pueden asignar eficazmente los recursos a los riesgos más prioritarios. Además, esta evaluación constituye la base para crear un plan de mitigación de riesgos. La realización rutinaria de un análisis similar también garantiza la eficacia y el éxito del mismo.
Cuando se utiliza una lista de control, se descubren los riesgos más fácilmente y se puede actuar rápidamente. En una evaluación se pueden registrar, estructurar y ordenar por temas todos los factores clave que hay que comprobar. Una vez comprobados, se pueden evaluar los riesgos e iniciar inmediatamente las contramedidas. Además, recibe constantemente nuevos valores empíricos, de modo que puede optimizarse para cada aplicación.
Este artículo explica los siguientes puntos:
1. Por qué no debe faltar una evaluación de riesgos en un proyecto
2. El análisis de riesgos como componente de la gestión de un proyecto
3. La correcta evaluación de riesgos
4. ¿Qué implica una evaluación de riesgos en la gestión de proyectos?
5. Las ventajas de listas de control digitales para la evaluación de riesgos
Por qué no debe faltar una evaluación de riesgos en un proyecto
Los riesgos no pueden evitarse al ejecutar un proyecto, pero sí puede determinarse su peligro potencial. Una evaluación de los riesgos del proyecto muestra claramente la peligrosidad de un riesgo para el proyecto y la empresa y la probabilidad de que se produzca. Una vez conocidos y cuantificados los riesgos, sus consecuencias y las probabilidades de que se produzcan, la dirección puede seleccionar medidas de protección específicas e incorporarlas a la planificación del proyecto.
La evaluación y el seguimiento de los riesgos de un proyecto mediante el análisis tienen por objeto orientar el proyecto en una dirección de bajo riesgo. Pero para ello hay que crear transparencia para la dirección y los departamentos especializados. El análisis de riesgos les da la transparencia que necesitan para generalizar y optimizar los procesos de toma de decisiones y así reducir los riesgos.
Los riesgos en un proyecto no son nada estáticos. Pueden cambiar en el curso de un proyecto, añadirse o eliminarse. Por ello, tienen un impacto significativo en el éxito del proyecto. Por ello, la evaluación de riesgos del proyecto debe realizarse varias veces durante el mismo para determinar la necesidad de actuar y crear un nivel de seguridad constante.
El análisis de riesgos como componente de la gestión de un proyecto
La evaluación de riesgos es sólo uno de los componentes de la gestión de riesgos de un proyecto. Sin los demás componentes, dicha evaluación general no sólo es difícil, sino también ineficaz.
Por ejemplo, si se descuida la identificación de los riesgos, se pueden incluir riesgos menos importantes en la evaluación de riesgos del proyecto. Centrarse en los riesgos que tienen un pequeño impacto negativo en el proyecto no sólo cuesta recursos, sino que también significa que los riesgos urgentes pueden pasar desapercibidos. El marco de la norma ISO 31000 es una base para diseñar y mantener la gestión de riesgos en las organizaciones – Utilice nuestra lista de comprobación gratuita de la norma ISO 31000.
También es importante establecer un sistema de seguimiento de riesgos tras la evaluación inicial del proyecto. Si no hay seguimiento, no se le notificará cuando surja un riesgo y no tendrá la oportunidad de mitigarlo.
La correcta evaluación de riesgos
Para que su proyecto sea un éxito, es importante evaluar los riesgos del proyecto con regularidad. Para ello, debe saber cómo hacerlo. Los siguientes pasos le mostrarán la mejor manera de evaluar los riesgos a partir de la evaluación de riesgos del proyecto:
Paso 1: Trabaje con lo que tiene
En primer lugar, clasifique los riesgos identificados en previstos y potenciales. Los riesgos previstos son los que ya se han producido en proyectos anteriores. Los riesgos potenciales pueden ocurrir, pero la probabilidad es comparativamente baja.
En el siguiente paso, evalúa los riesgos previstos según la clasificación de riesgo crítico o cómodo. Si hay recursos suficientes para afrontar el riesgo, se trata de un riesgo cómodo. Si no los hay, se trata de un riesgo crítico. Se repite este proceso para los riesgos potenciales.
Por último, para cada riesgo, se determina en qué momento del proyecto podría producirse, a quién afectaría y qué impacto tendría en los resultados del proyecto. A continuación, se crea un plan integral de mitigación de riesgos que cubra todos los riesgos.
Paso 2: Prepararse para lo inesperado
Ni siquiera la mejor evaluación de riesgos del proyecto puede tener en cuenta todos los riesgos. Por eso hay que dejar espacio para los riesgos no identificados o los que no se conocían antes del proyecto. Como es difícil prepararse para algo que no se conoce, es bueno crear planes de contingencia muy generales. Luego puedes adaptarlos y aplicarlos a los distintos tipos de riesgos.
Paso 3: Asegúrese de que todo el mundo sabe lo que está haciendo
La transparencia es importante para afrontar los riesgos con eficacia. Forme a sus empleados sobre qué hacer cuando surgen los riesgos y cómo manejarlos con planes de contingencia. El seguimiento de los riesgos también puede encomendarse sólo a miembros individuales del equipo.
Paso 4: Adaptarse rápidamente
Esté atento a los posibles riesgos continuos a lo largo del proyecto. Motive a sus compañeros para que le alerten de los riesgos. Incluso los directores de proyecto más experimentados pueden pasar por alto riesgos importantes durante la identificación de los mismos o incluso durante el proyecto. Además, las diferentes perspectivas pueden ser de gran ayuda en la gestión de riesgos del proyecto.
Paso 5: Registre lo que ha aprendido
Esta evaluación es un proceso dinámico, por lo que la identificación, la mitigación y el seguimiento de los riesgos deben reevaluarse repetidamente. Por ello, después de cada análisis de riesgos, debe anotar lo que ha funcionado y lo que no. También puede evaluar lo que hay que hacer para que la evaluación de riesgos del proyecto sea más eficaz la próxima vez.
¿Qué implica una evaluación de riesgos en la gestión de proyectos?
Los hackeos y las brechas, los fallos de almacenamiento, la pérdida o el compromiso del hardware y los archivos corruptos son sólo ejemplos de los riesgos tecnológicos en la gestión de proyectos. Estos incidentes pueden arruinar todo aquello en lo que su equipo ha trabajado durante meses.
No se puede predecir el futuro. Pero con la evaluación de riesgos, puedes prepararte para acontecimientos imprevisibles e inesperados que pueden causar estragos en tu proyecto. El riesgo no sólo tiene que ver con la seguridad física de los miembros de tu equipo. Tiene que ver con la tecnología, la comunicación, las operaciones y los costes. Hay cinco elementos de los riesgos en la gestión de proyectos:
- Evento de riesgo – Un evento de riesgo es cualquier incidente que podría tener un efecto negativo o positivo en el éxito de su proyecto.
- Marco temporal del riesgo – Se refiere al tiempo durante el cual un riesgo afectará al proyecto si se produce.
- Probabilidad – La probabilidad de un riesgo es la posibilidad de que se produzca. Puede basarse en datos históricos.
- Impacto – El impacto indica el daño que el riesgo, en caso de producirse, causaría al proyecto.
- Factores – Los factores son cualquier situación que pueda conducir a uno o más riesgos del proyecto.
Realizar la evaluación de riesgos en la gestión de proyectos conlleva numerosas ventajas. La evaluación de riesgos en la gestión de proyectos le permite reducir la exposición de su proyecto a los riesgos. Puede ayudarle a tomar decisiones inteligentes y claras sobre cuestiones cruciales en cada fase del proyecto. Una evaluación de riesgos adecuada también hace que los riesgos sean más claros y fácilmente identificables. Estas ventajas son fundamentales para una gestión eficaz del proyecto.
Por encima de todo, la evaluación de riesgos de la gestión de proyectos garantiza la seguridad de todos en el lugar de trabajo. Una evaluación de riesgos exhaustiva puede ayudar a prevenir, o al menos a reducir, las lesiones, los accidentes y las enfermedades a lo largo del proyecto. La evaluación de riesgos es vital para decidir qué medidas de control hay que poner en marcha. Es un factor que contribuye a reducir el absentismo laboral, las reclamaciones de indemnización y las medidas de reacción.
Demostrar que su proceso de evaluación de riesgos está bien planificado mostrará a sus empleados que su salud y seguridad son importantes para usted. Es una forma eficaz de fidelizar a los empleados.
Las ventajas de las listas de control digitales para la evaluación de riesgos
El uso de listas de verificación para el análisis de riesgos de los proyectos es una herramienta práctica y rentable. Las listas de control tienen sentido, especialmente para los procesos de trabajo repetitivos. Si siempre realiza proyectos en un sector concreto, puede incorporar su experiencia de proyectos anteriores a los nuevos para las listas de comprobación de análisis de riesgos. Las listas de comprobación son una poderosa herramienta contra los riesgos y para obtener más calidad.
En el sentido tradicional, las listas de control son de papel, pero no tienen por qué serlo. Pasar a una solución digital como Lumiform vale la pena en la gestión de proyectos. Las listas de control digitales son fáciles de editar, actualizar y compartir con un gran grupo de personas. Además, ya no es necesario llevar carpetas o archivadores. Se puede acceder a todas las listas de comprobación del análisis de riesgos del proyecto y a sus resultados en cualquier momento y lugar a través de un smartphone o una tableta.
Aproveche estas ventajas para la evaluación de riesgos de su proyecto:
- Comience digitalmente de inmediato descargando una lista de comprobación de evaluación de riesgos del proyecto de la biblioteca de plantillas de Lumiform.
- Añada inmediatamente fotos y anotaciones a la evaluación de riesgos de su proyecto, si es necesario.
- Configure la plantilla en segundos gracias al innovador constructor de formularios o cree su primera lista de verificación desde cero.
- Envíe inmediatamente un informe con los resultados al equipo y a las partes interesadas, todo ello generado automáticamente.
- Analice los resultados de su evaluación de riesgos del proyecto en el software de escritorio y compare los resultados de las sucesivas evaluaciones de riesgos del proyecto.
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