¿Qué es una lista de control del cumplimiento del RGPD?
Con la introducción del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en mayo de 2018, la protección de datos se normalizó a nivel europeo. Se trata de una de las reformas más completas de la regulación de datos de los últimos años. El reglamento impacta en cómo las empresas de todo el mundo dan forma a sus estrategias de protección de datos externos, así como al acceso y uso de datos internos.
El RGPD pretende dar a los ciudadanos de la UE y del Reino Unido más transparencia y control sobre sus datos. Además, de esta manera, se fusionaron y modernizaron las normativas de protección de datos de los distintos Estados miembros de la UE bajo la anterior directiva de la UE.
El RGPD adopta un enfoque de la protección de datos basado en el riesgo, lo que significa que cada empresa debe crear, revisar, evaluar y supervisar su proceso de recogida y almacenamiento de datos. Esto se debe principalmente a que, a los ojos de las autoridades gubernamentales, las condiciones de recogida, protección y seguridad de los datos son únicas para cada empresa. A la inversa, esto significa que cada empresa debe crear un concepto a medida.
Una auditoria del cumplimiento del RGPD facilita a las empresas la realización de una comprobación inicial del estado actual del reglamento, la creación de un plan y la puesta en marcha de medidas correctivas. Además, la verificación de cumplimiento puede utilizarse para una revisión periódica del cumplimiento y la formación de los empleados en las políticas de protección de datos de la empresa.
El seguimiento del cumplimiento de este reglamento tiene la ventaja para las empresas de que este procedimiento contribuye a una mejor seguridad de los datos, una mayor confianza de los consumidores, menores costes de mantenimiento y una mejor adaptación al progreso tecnológico.
Este artículo trata:
1. Todo lo que verifica una revisión del RGPD
2. Los beneficios de una lista de comprobación del RGPD
3. Una aplicación digital para verificar el cumplimiento del RGPD
Todo esto forma parte de una revisión del RGPD
A medida que una empresa sigue creciendo y cambiando, será necesario añadir o eliminar tecnologías, procesos y personas para cumplir con los requisitos de gestión de datos. El cumplimiento del RGPD es un proceso continuo que nunca puede completarse por completo debido a los cambios en las estructuras empresariales y de mercado.
Las empresas que manejan los datos personales de los ciudadanos de la UE y del Reino Unido deben cumplir estos severos requisitos. De lo contrario, se enfrentan a multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global. Sin embargo, un control del GDRP no consiste únicamente en evitar las multas. Las empresas pueden distinguirse al cumplir con la normativa del RGPD demostrando que se toman en serio la protección del consumidor.
Los controles periódicos ayudan a las empresas a verificar que siguen cumpliendo los requisitos. En la rutina del trabajo diario, las brechas de seguridad pueden pasar desapercibidas, con consecuencias de gran alcance. Los siguientes puntos forman parte de cada comprobación del GDPR y, por lo tanto, constituyen esta base para una lista de verificación correspondiente.
1. Responsable de la protección de datos
Toda empresa que recopile datos personales y tenga más de 10 o 15 empleados debe nombrar a un responsable de la protección de datos. Esta persona ayuda a mantener y supervisar los datos y el procesamiento de tipos especiales de datos a gran escala.
2. Concepto de protección de datos y auditoría
Los procesos relacionados con la protección de datos deben diseñarse siguiendo los requisitos de protección de datos y siguiendo un estándar uniforme. Además, estos procesos relacionados con toda la cadena de suministro deben ser evaluados y auditados para evitar violaciones internas y externas de la privacidad de los datos.
3. Gobernanza de datos
El gobernanza de los datos abarca todas las tecnologías, procesos y personas necesarias para manejar los datos de la empresa de forma coherente y adecuada. Todo lo relacionado con la recopilación de datos debe estar documentado desde su inicio hasta su eliminación. Una documentación actualizada proporciona un control integral sobre la naturaleza de los datos y su tratamiento.
4. Consentimiento para la recogida, almacenamiento y eliminación de datos
Las empresas deben obtener el consentimiento de los clientes antes de recoger y almacenar los datos. Los datos personales deben tener una fecha de caducidad, y los usuarios deben poder solicitar la eliminación de sus datos.
5. Cumplimiento, auditoría y mantenimiento de registros
Las empresas deben ser capaces de demostrar que cumplen con la normativa del GDPR de acuerdo con las normas vigentes. Para ello, las prácticas de protección de datos deben ser auditadas regularmente. También hay requisitos estrictos para el registro de todos los datos almacenados, el procesamiento de esos datos, la transferencia de datos a otros países y la demostración de las actividades relacionadas con los datos personales mediante sistemas de gestión de identidad y acceso (IAM).
6. Obligaciones sobre la violación de datos
Según la ley, las empresas deben notificar a las autoridades de supervisión en un plazo de 72 horas en caso de violación de datos. Los individuos cuyos datos se ven afectados deben ser notificados de la violación de datos «sin demora indebida».
Los beneficios de una lista de comprobación del RGPD
Una lista de comprobación del RGPD sirve como guía para que las empresas apliquen las disposiciones del RGPD de una manera legalmente compatible dentro de la empresa. Cada lista de verificación se basa en los siete principios de protección y responsabilidad descritos en el artículo 5 del GDPR. Se utiliza normalmente para revisar las disposiciones de protección de datos existentes dentro de la organización y como base para la aplicación de las disposiciones del GDPR.
Muchas veces ha resultado útil utilizar las listas de comprobación del RGPD para la formación e información de los empleados y socios contractuales. Esto también es parte de la tarea de cada empresa: garantizar que el RGPD se entienda y se cumpla.
Los beneficios de una lista de comprobación del RGPD
Una lista de comprobación del RGPD sirve como guía para que las empresas apliquen las disposiciones del RGPD de una manera legalmente compatible dentro de la empresa. Cada lista de verificación se basa en los siete principios de protección y responsabilidad descritos en el artículo 5 del GDPR. Se utiliza normalmente para revisar las disposiciones de protección de datos existentes dentro de la organización y como base para la aplicación de las disposiciones del GDPR.
Muchas veces ha resultado útil utilizar las listas de comprobación del RGPD para la formación e información de los empleados y socios contractuales. Esto también es parte de la tarea de cada empresa: garantizar que el RGPD se entienda y se cumpla.
Realizar regularmente una comprobación del RGPD con la lista de comprobación adecuada beneficiará a las empresas de las siguientes maneras:
- Se contrarresta el daño a la reputación y la pérdida de reputación Se evitan las altas amenazas de multas, la responsabilidad por daños y perjuicios y la responsabilidad personal de los responsables
- Se evitan las medidas cautelares de la autoridad reguladora
- Se evita la pérdida de derechos, por ejemplo con las compañías de seguros
Si la empresa carece de capacidad para realizar una comprobación exhaustiva del RGPD, también se puede recurrir a la ayuda de proveedores de servicios externos. Estos descubren los puntos débiles y los riesgos de la empresa en materia de protección de datos mediante una auditoría del RGPD.
Junto con la dirección y/o el responsable de la protección de datos, comprueban qué lagunas existen en la organización, los procesos o la tecnología. En el informe final de la auditoría, se informa a la empresa de si actualmente cumple suficientemente con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos y dónde hay riesgos y necesidad de actuación. Aplicar la protección de datos siguiendo las normas del RGPD es aconsejable para todas las empresas debido a los numerosos riesgos.
Cumpla con el cumplimiento del RGPD con una herramienta digital
El Reglamento General de Protección de Datos obliga a las empresas a proteger mejor los datos personales de clientes y empleados. No hacerlo puede dar lugar a cuantiosas multas . Además, las violaciones de la protección de datos pueden dar lugar a actos delictivos en perjuicio de las empresas y los individuos. El inmenso impacto empresarial puede provocar además daños y pérdidas de reputación .
Al llevar a cabo de forma proactiva comprobaciones rutinarias de la normativa del GDPR, las empresas reducen el riesgo de violaciones de datos. Lo ideal es que una comprobación periódica del RGPD descubra riesgos para los datos que se solucionan rápidamente.
Con aplicaciones digitales, como la app y el software de escritorio de Lumiform , las auditorías pueden automatizarse, ahorrando tiempo y recursos a la empresa y garantizando el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos. Con Lumiform, las molestas listas de papel y la elaborada documentación analógica son cosa del pasado.
Las ventajas de las comprobaciones y auditorías digitales del RGPD de un vistazo:
- El flexible kit de construcción de formularios permite crear en cualquier momento nuevas listas de comprobación individuales del RGPD y adaptarlas una y otra vez.
- Gracias a la aplicación, las comprobaciones del RGPD se pueden realizar fácilmente in situ y se puede acceder a las listas de comprobación y a las auditorías desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Los informes de auditoría del RGPD se generan automáticamente y se pueden compartir al instante.
- El análisis simplificado de los datos recopilados en el software de escritorio identifica y corrige las áreas de riesgo más rápidamente.
- Todos los datos e informes se almacenan de forma segura en la nube y se puede acceder a ellos en cualquier momento. Prueba Lumiform gratis
