Abschnitt 1
1. Zweck und Anwendungsbereich
(a) Mit diesen Auftragsverarbeitungsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG sichergestellt werden.
(b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 zu gewährleisten.
(c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.
(d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.
(e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.
(f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 erfüllt werden.
2. Unabänderbarkeit der Klauseln
(a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.
(b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.
3. Auslegung
(a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.
(b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 auszulegen.
(c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.
4. Vorrang
Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.
5. Fakultativ: Kopplungsklausel
(a) Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.
(b) Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.
(c) Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.
Abschnitt 2 – Pflichten der Parteien
6. Beschreibung der Verarbeitung
Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.
7. Pflichten der Parteien
7.1 Weisungen
(a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.
(b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.
7.2 Zweckbindung
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.
7.3 Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.
7.4 Sicherheit der Verarbeitung
(a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.
(b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
7.5 Sensible Daten
Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.
7.6 Dokumentation und Einhaltung der Klauseln
(a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.
(b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.
(c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.
(d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.
(e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.
7.7 Einsatz von Unterauftragsverarbeitern
(a) Der Auftragsverarbeiter darf keinen seiner Verarbeitungsvorgänge, die er im Auftrag des Verantwortlichen gemäß diesen Klauseln durchführt, ohne vorherige gesonderte schriftliche Genehmigung des Verantwortlichen an einen Unterauftragsverarbeiter untervergeben. Der Auftragsverarbeiter reicht den Antrag auf die gesonderte Genehmigung mindestens eine Woche vor der Beauftragung des betreffenden Unterauftragsverarbeiters zusammen mit den Informationen ein, die der Verantwortliche benötigt, um über die Genehmigung zu entscheiden. Die Liste der vom Verantwortlichen genehmigten Unterauftragsverarbeiter findet sich in Anhang IV. Die Parteien halten Anhang IV jeweils auf dem neuesten Stand.
(b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.
(c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.
(d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.
(e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.
7.8 Internationale Datenübermittlungen
(a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 im Einklang stehen.
(b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.
Klausel 8: Unterstützung des Verantwortlichen
(a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.
(b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.
(c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:
- Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
- Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
- Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
- Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.
(d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.
9. Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.
9.1 Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:
(a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);
(b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:
- die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
- die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
- die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;
(c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679 die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.
9.2 Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:
(a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze)
(b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;
(c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.
Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.
Abschnitt 3 – Schlussbestimmungen
10. Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags
(a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.
(b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn
- der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
- der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 nicht erfüllt;
- der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.
(c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.
(d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.
Anhang 1 – Liste der Parteien
Auftragsverarbeiter:
Name: Lumiform GmbH
Anschrift: Torstraße 201, 10115 Berlin
Kontaktperson: Lumiform Support Team, success@lumiformapp.com
Anhang 2 – Beschreibung der Verarbeitung
(a)Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden
Die Kategorien der betroffenen Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, können je nach der Tätigkeit des für die Verarbeitung Verantwortlichen variieren. Ungeachtet dessen kann es sich insbesondere um die folgenden Kategorien handeln:
- Mitarbeiter
- Zulieferer
- Kunden
- Berater
- Stellenbewerber
(b) Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
Die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten können je nach der Tätigkeit des für die Verarbeitung Verantwortlichen variieren. Ungeachtet dessen kann dies insbesondere die folgenden Kategorien umfassen:
- Name
- Anschrift
- Unterschrift
(c) Art der Verarbeitung
Die Art der Verarbeitung kann die Speicherung, Strukturierung und Veränderung der übermittelten Daten beinhalten.
(d) Zweck(e), für den/die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden
Der Zweck, zu dem die personenbezogenen Daten im Auftrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden, ergibt sich aus dem jeweiligen Vertrag zwischen den Parteien und beinhaltet insbesondere die Erstellung von Formularen und Nutzern.
(e) Dauer der Verarbeitung
Die Dauer der Datenverarbeitung richtet sich nach der jeweiligen Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien.
Anhang 3 – Technische und organisatorische Maßnahmen
Anmerkung
Dieses Dokument enthält Informationen, die Geschäftspartnern, Kunden und anderen externen Parteien mit gesetzlichen oder sonstigen Zugriffsrechten zur Verfügung stehen. Der Text verwendet möglicherweise aus Gründen der Lesbarkeit die männliche Form, die Informationen beziehen sich jedoch auf Mitglieder aller Geschlechter.
Präambel
Der Verantwortliche hat geeignete Maßnahmen zur Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit sowie Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung umgesetzt. Im allgemeinen Teil (Grundlegende Maßnahmen) werden technische und organisatorische Maßnahmen beschrieben, die unabhängig von den jeweiligen Diensten, Standorten und Kunden gelten. In den folgenden Abschnitten werden Maßnahmen beschrieben, die über die im allgemeinen Teil dokumentierten Maßnahmen hinausgehen.
Zertifikate
Lumiform verfügt über die folgenden offiziellen Zertifizierungen im Bereich Informationssicherheit:
| Zertifikate | Kommentar |
| ISO27001 | via AWS |
| ISO27017 | via AWS |
| ISO27018 | via AWS |
| Sonstiges / Anmerkungen | Unsere Datensicherheitsstandards sind so konzipiert, dass sie den empfohlenen bewährten Verfahren in anerkannten Standards wie ISO 27001 entsprechen. Unser Ziel ist es, unser Sicherheitsprogramm kontinuierlich zu erweitern und eine formelle Zertifizierung anzustreben. |
Grundsätzliche Maßnahmen
Grundsätzliche Maßnahmen, die der Wahrung der Betroffenenrechte, unverzüglichen Reaktion in Notfällen, den Vorgaben der Technikgestaltung und dem Datenschutz auf Mitarbeiterebene dienen:
- Es besteht ein betriebliches Datenschutz-Management, das systematisch überwacht und mindestens halbjährlich evaluiert wird.
- Es gibt ein Konzept für eine unverzügliche und gesetzeskonforme Reaktion auf Datenschutzverletzungen, das Prüfung, Dokumentation und Meldung umfasst. Dazu gehören Formulare, Anleitungen und notwendige Umsetzungsverfahren.
- Ein Konzept zur Wahrung der Rechte der Betroffenen (z. B. Auskunft, Berichtigung, Löschung) innerhalb gesetzlicher Fristen ist vorhanden, inklusive Formulare, Anleitungen und Umsetzungsverfahren.
- Berechtigungen für Mitarbeiter zur Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Schlüssel, Zugangskarten oder Codes werden bei Ausscheiden oder Zuständigkeitswechsel gemäß einem Berechtigungskonzept entzogen.
- Dienstleister für nebengeschäftliche Aufgaben werden sorgfältig ausgewählt, um den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen. Bei nicht-nebengeschäftlichen Dienstleistern wird der Datenschutz und die Rechte und Pflichten der Auftraggeber/Auftragnehmer in Auftragsverarbeitungen gewährleistet, auch bei Datentransfer in Drittstaaten.
- Mitarbeiter werden im Datenschutz geschult, zur Verschwiegenheit verpflichtet und auf Haftungsfolgen hingewiesen. Besondere Regelungen existieren für Tätigkeiten außerhalb der Betriebsräume oder bei Nutzung von Privatgeräten.
- Der Schutz personenbezogener Daten wird unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Verarbeitungsrisiken bereits bei der Entwicklung und Auswahl von Hardware, Software und Verfahren gemäß dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO) berücksichtigt.
- Eingesetzte Software, Virenscanner und Firewalls werden stets auf dem aktuellen Stand gehalten.
Zutrittskontrolle
Alle Maßnahmen, die dazu geeignet sind, den Zutritt für Unbefugte zu den Datenverarbeitungsanlagen zu verhindern.
- Alarmanlage
- Automatisches Zugangskontrollsystem
- Manuelles Schließsystem
- Sicherheitsschlösser
- Absicherung der Gebäudeschächte
- Türen mit Knauf auf der Außenseite
- Fenstersicherung
- Dauerhaft Personal anwesend
- Klingelanlage mit Kamera
- Regelung der Schlüsselausgabe
- Besucherbuch / Protokoll der Besucher
- Zutrittsregelungen für Besucher
- Besucher in Begleitung durch Mitarbeiter
- Sorgfalt bei Auswahl der Reinigungsdienste
Zugangskontrolle / Zugriffskontrolle
Alle Maßnahmen, die geeignet sind, die Nutzung der Datenverarbeitungssysteme durch Unbefugte zu verhindern sowie alle Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.
- Login mit Benutzername + Passwort
- Login mit biometrischen Daten
- Stets aktueller Virenschutz
- Stets aktuelle Softwareversionen
- Verschlüsselter Datentransfer über https/TLS oder vergleichbare Schutzsysteme
- Netzwerk Firewall
- Mobile Device Management
- Verschlüsselung von Datenträgern
- Verschlüsselung von Smartphones
- Sperre externer Schnittstellen (USB etc.)
- Einsatz von Intrusion-Detection-Systemen
- Automatische Desktopsperre
- Verschlüsselung von Notebooks/Tablets
- Verwalten von Benutzerberechtigungen
- Erstellen von Benutzerprofilen
- Verzeichnis und Regelungen für mobile Datenträger
- Richtlinie „Sicheres Passwort“
- Richtlinie „Löschen/Vernichten“
- Richtlinie „Clean Desk“
- Richtlinie zur Bildschirmsperrung
- Allgemeine Richtlinie Datenschutz und/oder Sicherheit
- Mobile Device Policy
- Anleitung „Manuelle Desktopsperre“
- Aktenschredder
- Physische Löschung von Datenträgern
- Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, konkret bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
- Einsatz von Berechtigungskonzepten
- Minimale Anzahl an Administratoren
- Verwaltung von Benutzerrechten durch Administratoren
- Personal Firewall
- Richtlinie zum Einsatz von USB-Sticks
Weitergabekontrolle
Alle Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.
- E-Mail-Verschlüsselung (S/MIME, PGP, TLS, vergleichbar)
- Protokollierung der Zugriffe und Abrufe
- Daten werden nur an autorisierte Dritte weitergegeben
- Pseudonymisierung
- Verschlüsselung von Datenträgern und Verbindungen
- Dedizierte Weitergabeberechtigungen
- Bereitstellung über verschlüsselte Verbindungen wie sftp, https
- Nutzung von Signaturverfahren
Eingabekontrolle
Alle Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.
- Protokollierung von Dateneingaben, Änderungen und Löschungen
- Manuelle oder automatisierte Kontrolle der Protokolle
- Übersicht, mit welchen Programmen welche Daten eingegeben, geändert oder gelöscht werden können
- Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen)
- Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts
- Aufbewahrung von Formularen, von denen Daten in automatisierte Verarbeitungen übernommen worden sind
- Klare Zuständigkeiten für Löschungen
- Administratoren- und Stellvertreterkonzept
Auftragskontrolle
Alle Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können.
- Vorherige Prüfung der vom Auftragnehmer getroffenen Sicherheitsmaßnahmen und deren Dokumentation
- Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (besonders im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit)
- Abschluss der notwendigen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bzw. EU-Standard-Vertragsklauseln
- Schriftliche Weisungen an den Auftragnehmer
- Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragnehmers auf Datengeheimnis
- Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten durch den Auftragnehmer, falls eine Bestellpflicht besteht
- Vereinbarung wirksamer Kontrollrechte gegenüber dem Auftragnehmer
- Regelung zum Einsatz weiterer Subunternehmer
- Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags
Verfügbarkeitskontrolle / Integrität
Alle Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.
- Feuer- und Rauchmeldeanlagen
- USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung)
- Datenschutztresor (S60DIS, S120DIS, andere geeignete Normen mit Quelldichtung etc.)
- RAID System / Festplattenspiegelung
- Backup & Recovery-Konzept (ausformuliert)
- Ständig kontrolliertes Backup- und Recoverykonzept
- Notfallkonzept durch eigene IT und externen Dienstleister
- Durchführung von Belastbarkeitstests
- Technischer Schutz vor Datenverlust und unbefugten Zugriffen durch Virenschutz, Anti-Spyware und Spamfilter
- Separater Überspannungsschutz
- Zusätzliche Sicherungskopien mit Lagerung an besonders geschützten Orten
- Differenzielle und Komplett-/Vollsicherung, cloudbasiert und durch NAS-System
- Regelmäßige Tests zur Datenwiederherstellung und Protokollierung der Ergebnisse
- Existenz eines Notfallplans (z.B. BSI IT Grundschutz 100-4)
- Getrennte Partitionen für Betriebssysteme und Daten
Gewährleistung des Zweckbindungs-/Trennungsgebotes
Alle Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.
- Trennung von Produktiv- und Testumgebung
- Physikalische Trennung (Systeme/Datenbanken/Datenträger)
- Steuerung über Berechtigungskonzept
- Festlegung von Datenbankrechten
- Datensätze sind mit Zweckattributen versehen
- Installation eines mandantenfähigen Systems
Anhang 4 – Liste der Unterauftragsverarbeiter
Lumiform arbeitet mit einer Reihe vertrauenswürdiger Unterauftragsverarbeiter zusammen, um die Bereitstellung unserer Dienste zu unterstützen. Diese Unterauftragsverarbeiter können Kundendaten verarbeiten, um uns dabei zu helfen, den bestmöglichen Service zu bieten. Nachfolgend finden Sie eine Liste unserer aktuellen Unterauftragsverarbeiter, zusammen mit den von ihnen angebotenen Diensten und ihren Standorten.
Liste der Unterauftragsverarbeiter
Infrastruktur-Unterauftragsverarbeiter
Die folgenden Unterauftragsverarbeiter verarbeiten Daten, um das Hosting und die Infrastruktur unserer Plattform zu unterstützen.
| Name | Erbrachte Leistung | Standort |
| Amazon Web Services | Datenhosting | Deutschland |
Unterauftragsverarbeiter für Analysen und Data Warehouses
Die folgenden Unterauftragsverarbeiter verarbeiten Daten, um Lumiform-Daten und -Analysen bereitzustellen.
| Name | Erbrachte Leistung | Standort |
| Chartmogul | Analyse von Abonnements | Deutschland |
| Datadog | Leistungsüberwachung | USA |
| Analyse von Websites, Tools für den Arbeitsplatzbetrieb | USA | |
| LogRocket | Fehlerüberwachung | USA |
| Mixpanel | Analyse des Benutzerverhaltens | USA |
| Mouseflow | Analyse der Benutzererfahrung | Dänemark |
| Sentry | Fehlerüberwachung | USA |
Unterauftragsverarbeiter für Kundenbeziehungen und Kommunikation
Die folgenden Unterauftragsverarbeiter verarbeiten Daten, wenn Sie mit unseren Support- und Vertriebsteams in Kontakt treten.
| Name | Erbrachte Leistung | Standort |
| Aircall | Telekommunikationsdienstleistungen | Frankreich |
| Apollo.io | Plattform für Kundenbindung und -informationen | USA |
| HubSpot | Kunden- und Vertriebsunterstützung | Irland |
| Slack | Interne Chat-Kommunikation | USA |
| Twilio | E-Mail- und Telekommunikationsdienste | USA |
Unterauftragsverarbeiter für Zahlungsabwicklung
Die folgenden Unterauftragsverarbeiter verarbeiten Daten, wenn Sie Zahlungen für unsere Dienstleistungen leisten.
| Name | Service provided | Location |
| Chargebee | Zahlungsabwicklung | USA |
Consent management subprocessors
The following subprocessors will process data to manage and record your consent preferences on our platform.
| Name | Service provided | Location |
| Usercentrics | Einwilligungsmanagement | Deutschland |
Letzte Aktualisierungen
| Änderungsdatum | Änderung | Bemerkung |
| 26. November 2024 | Hinzugefügt: Apollo.io, Chargebee LogRocket, Mouseflow. Entfernt: Intercom, Stripe, Hotjar, Jira, Vonage. Geändert: Sendgrid zu Twilio (von Twilio übernommen). | Aktualisierungsmitteilung für Unterauftragsverarbeiter |