Mit einem Portokassenprotokoll effizient deine Ausgaben dokumentieren

Was ist eine Portokasse?

Von der Hauptkasse getrennt geführt ist eine Portokasse diejenige Kasse in einem Büro oder Unternehmen, aus welcher geringfügige Beträge (z.B. Briefmarken) entnommen und mit welcher Kleinstbeträge beglichen werden.

Mit einem Portokassenprotokoll behältst du stets den Überblick über alle kleinen Ausgaben im Büro. So verwenden viele Unternehmen, die nicht groß genug sind, um Firmenkreditkarten auszugeben, Bargeld, um all die kleinen Dinge zu bezahlen, die sie am Arbeitsplatz benötigen. Dazu zählen Dinge wie:

• Getränke und Snacks
• Jeglicher Bürobedarf
• Briefmarken für Briefe und Pakete
• Benzin- oder Parkgebühren für geschäftliche Besorgungen
• Sonstige unvorhersehbare kleine Ausgaben

Statt für winzige geschäftliche Ausgaben womöglich sogar in dein persönliches Portemonnaie zu greifen, kannst du mit einem Portokassenjournal problemlos private und geschäftliche Ausgaben vollständig voneinander trennen. Denn auch wenn es mühsam erscheinen mag, jeden Euro, der das Unternehmen verlässt, aufzulisten – der Aufwand lohnt sich. Allein 5 Euro am Tag belaufen sich bei etwa 260 Arbeitstagen im Jahr auf 1.300 Euro, Ausgaben, die von der Steuer absetzbar sind.

Mit einem Portokassenprotokoll liegt dir nämlich eine aufgeschlüsselte Liste vor, die du bei der Steuererklärung angeben kannst und die deine Buchhaltung ergänzt. Ganz nebenbei analysierst du auch das Kaufverhalten im Büro und erkennst zum Beispiel, ob vielleicht zu viel Geld für Büro-Cappuccinos oder Snacks ausgegeben wird ?

In diesem Artikel lernst du:

1. Wie du mithilfe von Portokassenprotokollen Betrug verhindern und aufdecken kannst

2. Wie du ein Portokassenprotokoll führen solltest

3. Warum eine digitale Lösung ideal für Portokassenprotokolle ist

Welche Vorteile haben Portokassenprotokolle?

Ebenso, wie ordentliche und korrekt geführte Inventarlisten dabei helfen können interne Fehler oder auch Betrug und Diebstahl durch Mitarbeiter*innen aufzudecken, so kann ein Portokassenprotokoll auf ähnliche Weise nützlich sein. Werden die Spesenabrechnungen ordentlich ausgefüllt? Wird Büromaterial entwendet oder Bargeld veruntreut? Ein Dokumentation der Portokasse kann helfen, deine Mitarbeiter gar nicht erst in Versuchung zu führen.

Eine Portokasse hilft dir also nicht nur dabei den Überblick über deine Ausgaben zu behalten, Steuerrückzahlungen einzuholen, sondern auch dabei Unaufrichtigkeiten entweder ganz zu vermeiden oder rechtzeitig aufzudecken, bevor deinem Unternehmen geschadet werden kann.

Wie führe ich eine Portokasse?

Das Führen eines Portokassenprotokolls für die Buchhaltung muss nicht kompliziert sein und wenn du dich an folgende Schritte hältst erstellst du deine Dokumentation im Handumdrehen:

1.Wie viel Geld sollte die Portokasse enthalten?

Wie viel Bargeld solltest du vorrätig halten? Die meisten Unternehmen halten 100 bis 200€ für einen guten Betrag, aber das hängt von den Bedürfnissen deines Unternehmens ab ab. Wenn du zum Beispiel oft kleine Lieferungen entgegennimmst, die bezahlt werden müssen oder bestellst du freitags immer Pizza fürs Büro? Wird viel Bürobedarf verbraucht oder wird viel Druckertinte benötigt? Je nachdem, was für dich am Besten ist, ist es gut dir über deine Notwendigkeiten klar zu werden und daraufhin zu planen. Vielleicht ergibt es mehr Sinn einige Artikel in großen Mengen zu bestellen, um Geld zu sparen, oder reicht es Dinge nur dann nachzukaufen, wenn sie zur Neige gehen?

In einem ersten Schritt ist es hilfreich, wenn du versuchst eine Woche lang alle kleinen Ausgaben zu erfassen, so kannst du dir ein Bild darüber machen, wie viel Geld die Portokasse enthalten sollte.

Überlege dir außerdem:

• Wie oft du deine Portokasse auffüllen möchtest.
• Ab welchem Betrag sie wieder aufgefüllt werden soll.
• Ob es ein Entnahmelimit geben soll.

2. Bestimme einen Verwalter der Portokasse

Es ist eine gute Idee, die Anzahl der Personen, die Zugang zur Portokasse haben, einzuschränken. Idealerweise wählst du eine oder zwei Personen aus, die Zugang zum Geld haben und mit der Dokumentation vertraut gemacht werden. So vermeidest du Chaos und unvollständige Protokolle. Brauchst du eine Registrierkasse oder vielleicht ein Schließfach? Oder reicht eventuell auch einfach ein Umschlag in der Schreibtischschublade des Büroleiters? Am besten ist es, wenn du einen festen Platz für die Portokasse und das Kassenbuch festlegst – vorzugsweise einen, der abgeschlossen werden kann.

Du kannst auch Kassenbelege besorgen und zwei Kassenverwalter ernennen. So kann eine Person das Bargeld verwalten, während die andere Anträge genehmigt und Belege unterzeichnet. Die Belege sollten hierbei mindestens folgende Angaben enthalten:

• Das Datum
• Die Belegnummer
• Den benötigten Betrag aus der Portokasse
• Der Grund für die Auszahlung
• Name und Unterschrift der Person, die die Zahlung genehmigt
• Name und Unterschrift der Person, die das Geld erhält

Dieser Beleg sollte dann zusammen mit dem Kassenbuch und den Quittungen für diese Einkäufe aufbewahrt werden. Auf diese Weise hast du am Ende des Monats, oder wenn es Zeit ist, die Steuern zu machen, alles griffbereit.

3. Einweisung in das Portokassensystem

Wenn du dich für die Einführung von Kassenbelegen entschieden hast, solltest du allen zeigen, wo diese aufbewahrt werden und wie man sie ausfüllt. Erläutere, an wen deine Mitarbeiter*innen sich wenden müssen, damit ihre Anträge genehmigt und ausgezahlt werden können. Mache deine Mitarbeiter*innen außerdem mit den Richtlinien vertraut, die du aufgestellt hast und kommuniziere eindeutig, welche Ausgaben durch die Portokasse übernommen werden sollen und welche Limits es gibt.

4. Protokolliere deine Portokasse

Das Führen eines Portokassenprotokolls ist einfach. Der Kassenwart muss nur daran denken, jede Ausgabe so schnell wie möglich zu dokumentieren, damit keine Ausgaben vergessen werden.

Ein Portokassenprotokoll kann ganz einfach in sechs Spalten gegliedert werden:

• Datum
• Auszahlungsnummer
• Beschreibung der Ausgabe
• Kasseneingang
• Auszahlung
• Saldo

Wenn dein Portokassensystem elektronisch ist, führt sich dein Portokassenbuch praktisch von selbst, denn so muss dein Kassenwart nicht mehr nachrechnen und menschliche Fehler können vermieden werden.

Wie unterstützt du die Buchhaltung deiner Portokasse mit einem digitalen Tool?

Obwohl papierbasierte Kassenbücher für bestimmte Transaktionen ausreichend sein können, bieten digitale Kassenbücher dir viele Vorteile. Du erhöhst die Sicherheit der Portokasse, minimierst das Risiko von Verlust und Beschädigung und verhinderst unberechtigte Ausgaben.

Lumiform ist ein intuitives Checklisten- und Formular-Tool, das es dir ermöglicht die dein Portokassenprotokoll zu digitalisieren. Erstelle zum Beispiel automatisch monatliche Berichte und analysiere diese oder nutzen folgenden die Vorteile von Lumiform:

• Starte sofort digital durch, indem du eine unserer Vorlagen aus der Lumiform Bibliothek verwendest.
• Um dir noch mehr Flexibilität zu bieten, kannst du bei Lumiform alle vorgefertigten Vorlagen auch ganz einfach mit dem Formularbaukasten anpassen – oder du erstellst deine ganz eigene Vorlage problemlos von Grund auf.
• Erfasse deine Ausgaben einfach unterwegs (und sogar offline) mit der Lumiform-App auf deinem Smartphone oder Tablet – so wird keine Ausgabe und kein Beleg mehr vergessen.
• Lasse dir automatisch einen Bericht über deine Portokasse erstellen und senden Sie diesen sofort an andere Verantwortliche.
• Analysiere die gesammelten Daten über das Dashboard. So kannst du mögliche Maßnahmen zur Reduzierung deiner Ausgaben anleiten oder dein Budget anpassen.
• Alle Daten werden automatisch in einen sicheren Cloud-Speicher hochgeladen, um sicherzustellen, dass keine Informationen verloren gehen oder für Unbefugte zugänglich sind. So kannst du dich entspannt zurücklehnen und dich auf andere Dinge konzentrieren.