Portokasse erklärt: Wie sie funktioniert und wie du sie verwaltest

Portokasse mag wie ein kleines Detail erscheinen – im Wesentlichen ist es ein kleiner Bargeldbestand, der für kleinere Ausgaben bereitgehalten wird. Und sie deckt die kleinen, täglichen Kosten ab, die bei der Führung eines Unternehmens anfallen, ohne zusätzliche Verzögerungen oder Papierkram. Aber ohne ein klares System kann es schwierig werden, den Überblick darüber zu behalten, wo die Ausgaben herkommen.

Dieser Leitfaden wird dir genau erklären, was die Portokasse ist, und dich Schritt für Schritt anleiten, wie du einen Portokassenbestand richtig verwaltest – von der Einrichtung klarer Richtlinien bis hin zur Protokollierung jeder Transaktion.

Was ist die Portokasse?

Die Portokasse ist ein kleiner Geldbetrag, den Unternehmen für schnelle, alltägliche Ausgaben bereithalten. Diese Kosten können unerwartet auftreten, aber sie erfordern normalerweise nicht das Ausstellen eines Schecks oder die Nutzung der Firmenkreditkarte. Und die meisten Unternehmen, die nicht groß genug sind, um Firmenkreditkarten auszugeben, verwenden dennoch Bargeld, um all die kleinen Dinge zu bezahlen, die sie am Arbeitsplatz benötigen.

Beispiele hierfür sind:

• Getränke und Snacks
• Büromaterialien
• Porto für Briefe und Pakete
• Benzin- und Parkgebühren für geschäftliche Besorgungen
• Andere unvorhersehbare kleine Ausgaben

Wie funktioniert ein Portokassensystem?

Auch wenn die Portokasse vielleicht unwichtig erscheint, benötigst du dennoch ein ordentliches System zur Organisation und Buchführung, mit einem klaren Prüfpfad für jede Ausgabe. Du würdest normalerweise einen bestimmten Betrag als „Portokassenbestand“ beiseitelegen, etwa 100 bis 200 Euro, und diesen dann an einem sicheren Ort wie einer verschlossenen Schublade oder einem Tresor aufbewahren. Wenn ein Mitarbeiter einen kleinen Kauf tätigen muss – beispielsweise eine Packung Stifte oder Porto für einen Kundenbrief – nimmt er den benötigten Betrag aus der Kasse.

Normalerweise gibt es einen Portokassenverwalter, der für die Verwaltung des Betrags verantwortlich ist. Entweder der Mitarbeiter oder der Verwalter der Portokasse würde dann den ausgegebenen Betrag in einem Portokassenprotokoll festhalten, zusammen mit Details wie Datum, Betrag und Zweck der Ausgabe. Hin und wieder gleicht der Verwalter der Portokasse das vorhandene Bargeld mit dem Transaktionsprotokoll ab. Wenn der Bestand niedrig wird, füllt der Verwalter die Kasse auf, indem er einen Scheck ausstellt oder Bargeld vom Hauptgeschäftskonto abhebt.

Natürlich solltest du, um Betrug oder übermäßige Ausgaben zu vermeiden, klare Regeln aufstellen, die Folgendes abdecken:

• Ausgabenarten – Wofür kannst du die Portokasse verwenden?
• Ausgabenlimits – Der Höchstbetrag, der auf einmal abgehoben werden kann
• Genehmigungsprozess – Was müssen Mitarbeiter tun, um auf die Portokasse zuzugreifen?
• Dokumentation – Mitarbeiter sollten eine Quittung oder einen Kaufnachweis vorlegen
• Auffüllverfahren – Wie und wann wird die Portokasse aufgefüllt – zum Beispiel könnte der Verwalter einen Spesenbericht oder Quittungen einreichen müssen

Indem du diese Richtlinien festlegst, kannst du Missverständnisse oder Missbrauch vermeiden, und dein Portokassensystem hält die Ausgaben schnell lösbar und leicht nachvollziehbar.

Wozu dient ein Portokassenprotokoll?

Ein Portokassenprotokoll hilft dir, alle kleinen Ausgaben in deinem Büro im Blick zu behalten. Auf diese Weise kannst du persönliche und geschäftliche Ausgaben vollständig trennen. Du denkst vielleicht, es sei zu aufwendig, jeden ausgegebenen Euro aufzulisten. Vielleicht erscheint es einfacher, für kleine Geschäftsausgaben ins private Portemonnaie zu greifen, aber überlege mal. Angenommen, du gibst täglich 5 Euro für verschiedene Dinge aus. Bei etwa 260 Arbeitstagen im Jahr summiert sich das auf 1300 Euro! Und diese Ausgaben sind steuerlich absetzbar!

Mit einem Portokassenprotokoll hast du eine detaillierte Liste, die du in deiner Steuererklärung verwenden kannst. Noch besser ist, dass du den Überblick über all die kleinen Dinge behältst, die sich schnell summieren können. Gibst du zu viel Geld für Büro-Cappuccinos aus? Ohne ein Portokassenprotokoll gibt es keinen wirklichen Weg, das festzustellen. Zumindest nicht, ohne Bürokreditkarten auszugeben. Aber wenn du ein kleineres Unternehmen hast, benötigst du diese vielleicht noch nicht

Portokassenprotokolle helfen, Betrug zu verhindern

Eine Befragung des Sozialforschungsinstituts Kantar im Jahr 2022 befand, dass etwa 36% der über 1000 untersuchten deutschen Unternehmen von Mitarbeiterbetrug betroffen sind. Rund 39% sind von Diebstahl und Unterschlagung betroffen. Und das meiste davon sind Kleinigkeiten – gefälschte Spesenabrechnungen, Diebstahl von Inventar und Büromaterialien oder unrechtmäßige Aneignung von Bargeld. Ein Portokassenprotokoll kann helfen, die Versuchung von deinen Mitarbeitern fernzuhalten. Das Ehrensystem kann unter den richtigen Umständen großartig sein, aber es ist viel sicherer, wenn dein gesamtes Bargeld an einem Ort verschlossen und dokumentiert ist.

Wenn du dir Sorgen machst, dass Mitarbeiter die Portokasse plündern, hat die Forschung gezeigt, dass es helfen kann, sie zu ermutigen, Fotos von geliebten Menschen in ihrer Nähe zu haben. Laut der Harvard Business Review waren Studienteilnehmer deutlich ehrlicher bei selbstberichteten Tests, wenn sie ein Bild von geliebten Menschen sehen konnten. Die Theorie besagt, dass das Sehen dieser Fotos Menschen dazu ermutigt, sich ethischer zu verhalten.

Wie führe ich ein Portokassenprotokoll?

Ein Portokassenprotokoll zu führen, muss nicht kompliziert sein. Befolge einfach diese Best Practices, und du wirst es im Handumdrehen beherrschen.

1. Entscheide, wie viel Portokasse du benötigst

Wie viel Bargeld solltest du bereithalten? Viele Unternehmen finden 100 bis 200 Euro als angemessen, aber das hängt von dir ab. Nimmst du oft kleine Lieferungen entgegen, die bezahlt werden müssen? Verwöhnst du deine Mitarbeiter freitags mit Pizza? Und was ist mit Büromaterialien, Druckertinte und so weiter? Bestellst du alles in großen Mengen oder kaufst du nur das, was du gerade brauchst, wenn es ausgeht?

Versuche, eine Woche lang alle deine kleinen Ausgaben zu verfolgen. Das sollte dir eine Vorstellung davon geben, wie viel Portokasse du benötigst. Während du dies tust, ist es sinnvoll zu entscheiden, welche Ausgaben für die Auszahlung aus der Portokasse in Frage kommen. Vielleicht gönnst du deinen Mitarbeitern Pizza am Freitag, aber du möchtest wahrscheinlich nicht ihre täglichen Mittagessen bezahlen.

Überlege auch Folgendes:

• Wie oft möchtest du deinen Portokassenbestand auffüllen?
• Wie niedrig sollte er sein, bevor du ihn auffüllst?
• Wirst du ein Abhebungslimit setzen? Wie hoch sollte es sein?

2. Ernennen eines Portokassenverwalters

Es ist sinnvoll, die Anzahl der Personen, die Zugriff auf deine Portokasse haben, stark zu begrenzen. Eine oder zwei Personen auszuwählen, ist ideal. Wenn alle Zugriff auf die Portokasse haben, führt das nur zu Chaos. Je nach deiner Situation benötigst du vielleicht eine Registrierkasse oder eine Geldkassette. Ein Umschlag in der Schublade des Büroadministrators könnte ebenfalls funktionieren. Aber es wäre hilfreich, einen festgelegten Ort zu haben, um dein Bargeld und das Portokassenprotokoll aufzubewahren – vorzugsweise einen, der verschlossen werden kann.

Je nachdem, wie viel Kontrolle du benötigst, kannst du Portokassengutscheine verwenden und zwei Portokassenverwalter ernennen. Einer hält das Geld, und der andere genehmigt Anfragen und unterschreibt die Gutscheine. Die Gutscheine sollten Folgendes enthalten:

• Das Datum
• Die Gutscheinnummer
• Den benötigten Betrag der Portokasse
• Den Grund für die Auszahlung
• Den Namen und die Unterschrift der Person, die die Zahlung genehmigt
• Den Namen und die Unterschrift der Person, die das Geld erhält

Dieser Gutschein sollte dann zusammen mit dem Portokassenprotokoll und den Quittungen für diese Einkäufe aufbewahrt werden. Auf diese Weise hast du alles sortiert, wenn es am Ende des Monats oder Quartals Zeit ist, deine Steuern zu machen.

3. Beschaffe das Bargeld

Gehe zum Geldautomaten oder schreibe einen Scheck für die Portokasse. Erfasse diese Ausgabe in deinem Buchhaltungsprotokoll, damit du den Überblick behältst.

4. Lehre allen, wie man das neue Portokassensystem benutzt

Wenn du dich entschieden hast, Portokassengutscheine zu verwenden, kannst du allen zeigen, wo diese aufbewahrt werden und wie man sie ausfüllt. Erkläre ihnen, zu wem sie gehen müssen, um ihre Anfragen genehmigen und auszahlen zu lassen. Mache deine Mitarbeiter mit den von dir festgelegten Richtlinien vertraut. Erkläre, welche Ausgaben für die Portokasse geeignet sind und wie hoch die Limits sind.

5. Starte dein Portokassenprotokoll

Ein Portokassenprotokoll zu führen, ist einfach. Der Portokassenverwalter muss nur daran denken, jede Ausgabe so schnell wie möglich zu protokollieren. Wenn er zu lange wartet, vergisst er es wahrscheinlich, was den ganzen Zweck zunichtemacht. Ein Gutscheinsystem macht hier alles viel einfacher, da es bereits einen Nachweis für jede Ausgabe gibt.

Ein Portokassenprotokoll kann so einfach wie sechs Spalten sein:

• Datum
• Portokassenauszahlungsnummer
• Beschreibung der Ausgabe
• Bargeld rein
• Bargeld raus
• Saldo

Wenn dein Portokassensystem elektronisch ist, führt sich dein Portokassenprotokoll praktisch von selbst. Dein Kassenverwalter muss keine Mathematik machen. Alles, was er tun muss, ist, die Informationen einzugeben, und die App erledigt den Rest für dich.

Wechsle zu digitalen Portokassenprotokollen

Ein Portokassenbuch zu nutzen, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Portokasse ausreichend und richtig verwendet wird. Obwohl papierbasierte Portokassenbücher für bestimmte Transaktionen ausreichen mögen, bieten digitale Portokassenbücher viele Vorteile. Der Umstieg erhöht beispielsweise die Sicherheit, minimiert das Risiko von Verlust und Beschädigung und verhindert unautorisierte Ausgaben.

Lumiform ist ein digitales Tool für Checklisten und Formulare. Es ermöglicht die Digitalisierung des gesamten Portokassenprozesses. Erstelle automatisch monatliche Berichte und analysiere die Entwicklung deiner Ausgaben. Nutze Lumiform für dein Portokassenprotokoll, indem du Folgendes machst:

• Starte sofort digital, indem du eine unserer Vorlagen aus Lumiforms Bibliothek verwendest.
• Passe die heruntergeladene Vorlage in wenigen Schritten mit dem Drag-and-Drop-Formular-Baukasten an die Spezifikationen deines Unternehmens an oder erstelle eine benutzerdefinierte Vorlage von Grund auf.
• Erfasse die erforderlichen Daten einfach unterwegs mit der App auf deinem Smartphone oder Tablet – das ist auch offline möglich.
• Erstelle bei Bedarf einen Bericht über deine Portokasse und sende ihn sofort an andere Verantwortliche.
• Analysiere die gesammelten Daten über das Dashboard und entwickle Maßnahmen, um deine Ausgaben zu reduzieren.
• Alle Daten werden automatisch in einem sicheren Cloud-Speicher hochgeladen, um sicherzustellen, dass keine Informationen verloren gehen oder unbefugten Personen zugänglich sind.