Orden de entrega: Guía de uso y plantillas

¿Qué es una orden de entrega?

Una orden de entrega (D/O), también conocida como el formulario de envío, es un documento utilizado por los despachadores para transmitir las instrucciones de entrega a los transportistas. Esencialmente, es emitido por la oficina de destino del transportista a cambio del conocimiento de embarque e identifica las partes legalmente autorizadas a recibir la carga.

Aunque no sirve como prueba de que el destinatario ha recibido la carga, puede servir como rastro de papel para la transición registrada de la responsabilidad del envío del transportista al transitario. Las partes legalmente autorizadas a recibir el envío incluyen al consignatario o al agente de aduanas indicado como "parte notificante" en el embarque.

En este artículo se explican los siguientes puntos:

1. Los elementos de una orden de entrega

2. La importancia de emitir una hoja de pedido de envío

3. Comparación entre la orden de entrega y conocimiento de embarque

4. Cómo se produce el proceso de entrega

5. Mejora tu proceso logístico con una solución digital

Elementos de una hoja de orden de entrega

Para facilitar adecuadamente la entrega de la mercancía y evitar errores, el formulario de pedido de entrega debe incluir la siguiente información:

1. Datos del remitente: Incluye el nombre y la dirección de la persona u organización que inicia la orden de entrega.
2. Detalles del consignatario o destinatario: Indica el nombre y la dirección del destinatario.
3. Números de referencia o seguimiento: Se utiliza para supervisar el estado del envío. Se trata de un número de referencia o de seguimiento.
4. Carrier: Se refiere al transporte del envío utilizado para la entrega. Puede ser por vía marítima o aérea.
5. Puerto: Se refiere al puerto de origen donde se carga el paquete en el transportista y al puerto de destino donde se va a descargar. En las entregas de punto a punto, el puerto de destino suele ser diferente de la dirección de entrega final (lugar de destino).
6. Fecha de entrega: Indica la fecha en la que el destinatario debe recibir el envío.
7. Detalles del envío: Contiene información específica sobre la mercancía a enviar: cantidad, peso y dimensiones. También puede contener instrucciones especiales de entrega del destinatario.

La importancia de emitir una orden de entrega para el envío

La logística es una operación compleja que implica varias partes móviles para funcionar, e incluye múltiples procesos que requieren mucha comunicación, organización y traslado físico de la mercancía. Esta complejidad requiere una documentación adecuada para que la entrega de la carga identifique a las partes responsables en caso de daños o pérdida de la mercancía.

Además, la orden de entrega ayuda a garantizar que las mercancías se entregan a la parte correcta. Debido a que el transportista sólo puede emitir una orden de entrega una vez que haya confirmado que el consignatario ha entregado un conocimiento de embarque debidamente endosado -en el que se verifica que el consignatario es la parte correcta para recibir la carga y ha pagado todos los cargos necesarios- la carga no puede ser sacada fácilmente por cualquiera.

En comparación: Orden de entrega vs. Conocimiento de embarque

Aunque tanto el conocimiento de embarque como la orden de entrega se entregan al consignatario o al agente de importación en un momento del proceso de envío, su función es esencialmente diferente. El B/L es el contrato entre el cargador y el transportista que indica que este último ha recibido la carga y debe entregarla de forma segura al destinatario.

Por otro lado, la orden de entrega es el documento que facilita la liberación de la carga. La validación escrita indica que las obligaciones del transportista han sido liquidadas, y que la carga está lista para ser liberada al consignatario designado.

Cómo ocurre el proceso de entrega

Para entenderlo mejor, veamos un ejemplo:

Un contenedor de 20 pies de ropa fue enviado desde Tailandia a Estados Unidos por mar. Antes de que llegue al puerto de destino, el transportista debe presentar el manifiesto, notificar al consignatario o al agente importador mediante un aviso de llegada o una factura de flete, y enviar los requisitos para el despacho.

Una vez hecho esto, el agente de aduanas realizará ahora lo siguiente para asegurar la orden de entrega.

• Presentar la copia original del conocimiento de embarque y entregarla al transportista. Si el conocimiento de embarque ya ha sido entregado en un puerto, se puede presentar en su lugar una liberación por télex. El mismo principio se aplica a la carta de porte marítima.
• Presentar una carta de autorización del consignatario para reclamar la carga en su nombre. Esto requerirá medidas para garantizar la correcta identificación de los representantes legítimos.
• Pagar todos los gastos necesarios por parte del transportista según lo indicado en la factura de flete.

Una vez realizados todos los pasos, se emitirá oficialmente una orden de entrega y la carga podrá ser entregada por el transportista al destinatario. Esto permite a las partes designadas completar todas las actividades de importación restantes, el despacho y la entrega final. Como remitente, los transportistas y consignatarios deberían siempre comprobar previamente la normativa de exportación para asegurarse de que la mercancía no se queda en la aduana.

Cómo crear órdenes de entrega digitales fácilmente

Las órdenes de entrega en papel no sólo son vulnerables a los daños, sino que también pueden estar sujetas a errores y escritura ilegible. Estos pueden causar a menudo retrasos innecesarios en el proceso de envío. Por otro lado, un formulario digital aporta actualizaciones de datos en tiempo real, una mayor precisión y una cómoda comunicación entre despachadores y coordinadores, ya que la información puede enviarse en cualquier momento y lugar.

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