Plan de inspección de calidad: Guía y consejos

¿Qué es un plan de inspección?

Cada tarea realizada, cada producto producido y cada empleado que representa a su empresa debe estar de acuerdo con el más alto estándar de calidad. Sin embargo, esto no es una hazaña fácil de hacer, ya que los pasos en falso pueden ocurrir en el camino.

La creación de un Plan de Inspección proporcionará una forma sistemática de realizar controles de calidad en cada etapa de su proyecto. A través de este método, su equipo puede seguir una serie de pasos, por lo que puede estar seguro de que el resultado está bien dentro de los estándares de calidad.

Debido a que un plan de inspección se adhiere a la norma ISO 9001 para el control y el servicio de productos, es una gran herramienta para asegurarse de que su producto o proyecto cumple con los requisitos de calidad estándar. Los ingenieros de calidad suelen preparar el plan e inspeccionar, verificar y probar los materiales y procesos necesarios en cada etapa. De este modo, pueden identificar con antelación los puntos de control críticos y las desviaciones, lo que les da tiempo para recalibrar. Esto también les permite realizar los cambios necesarios para que el proyecto no sólo se realice a tiempo, sino que también cumpla las expectativas de calidad.

Este artículo cubre los siguientes temas:

1. Beneficios de un plan de inspección

2. Cómo hacer un plan de inspección efectivo

3. Software para crear planes de inspección

Beneficios de un plan de inspección

Aparte del hecho de que un plan de inspección le ayudará a asegurarse de que termina el producto o proyecto con un mejor resultado, también proporciona beneficios adicionales a su negocio.

1. Identifica los problemas a tiempo

Los proyectos tienen componentes y procesos desafiantes, especialmente en la industria de la construcción. Por eso, identificar los problemas y riesgos de antemano es imprescindible para garantizar que la seguridad y la calidad nunca se vean comprometidas. Y lo que es más importante, la detección temprana evita que los pequeños problemas se conviertan en accidentes que puedan ser perjudiciales para su negocio, sus trabajadores y sus clientes.

2. Asegura que el proyecto avanza según el calendario

Cualquier retraso significativo en el cronograma puede ser costoso. Un plan de pruebas de inspección se asegurará de que todos los procesos se realicen en tiempo y forma. Desde introducir los equipos, coordinar con los subcontratistas, obtener los permisos, y realizar las inspecciones, los procedimientos estarán planificados el plan.

3. Evita que se salga del presupuesto

Los proyectos pueden salirse del presupuesto por muchas razones, pero las tres más comunes son:

• No se asigna una persona para controlar el flujo de los gastos y el presupuesto del proyecto
• Los proyectos o la producción se salen del plazo previsto
• El proyecto o la producción se han ido más allá de su alcance original

Las inspecciones rutinarias con un plan de inspección ayudarán a garantizar que cualquier problema o retraso previsible se aborde inmediatamente para minimizar cualquier gasto que se salga del presupuesto del proyecto.

4. Ayuda a asegurar que usted es capaz de asegurar todos los permisos necesarios

Los permisos están destinados a reforzar la aplicación de las normas de seguridad adecuadas para la salud y el bienestar de los trabajadores, los clientes y los ocupantes del edificio. Además de esto, ayudan a reforzar la validez de su cobertura de seguro en caso de que ocurra un incidente.

Pero aunque los permisos son una necesidad esencial, su adquisición puede ser un proceso largo que implica un montón de pasos exigidos por el gobierno que pueden estar sujetos a retrasos, como la obtención de un permiso de trabajo en frío o un permiso de trabajo en caliente. A través de un plan de inspección, se pueden enumerar y solicitar los permisos importantes de antemano, de modo que se pueden evitar las interrupciones en el calendario del proyecto.

5. Garantiza que la ejecución en cada paso esté adecuadamente supervisada

Debido a la complejidad del trabajo que implica un proyecto, no es raro que se pasen por alto pasos importantes. Esto puede dar lugar a productos defectuosos y a resultados de calidad inferior, así como a riesgos potenciales para la salud y la seguridad tanto de los trabajadores como de los clientes.

Las inspecciones y pruebas frecuentes en este plan proporcionarán la supervisión necesaria y la garantía de calidad para garantizar que no se pase nada por alto. Además, la lista de comprobación del plan de pruebas de inspección no sólo servirá como prueba de que las inspecciones se llevaron a cabo, sino que también puede ayudar a supervisar la ejecución de las mejoras y hacer un seguimiento de las inspecciones de seguimiento. Además, le ayudará a establecer un sistema de calidad racionalizado que puede evitar eficazmente los problemas evitables y proporcionar un plan claro en el cumplimiento de las normas de calidad.

Cómo hacer un plan de inspección efectivo

Un plan de inspección es una de las herramientas de gestión de calidad más importantes que puede utilizar para mejorar la calidad de sus proyectos. Completar los proyectos siguiendo los más altos estándares de calidad no sucederá a través de la intuición o las conjeturas. Requiere un enfoque sistemático que se documenta a fondo en cada etapa.

Aquí hay seis prácticas que puede seguir para escribir su plan de pruebas de inspección.

1. Haga uso de una plantilla o formulario digital (checklist)

El uso de una plantilla digital puede ahorrarle tiempo y energía que son mejor asignados a otras tareas de alto valor. Estas plantillas proporcionan una guía sobre cómo abordar la redacción de un plan de inspección, al tiempo que ofrecen flexibilidad para que pueda adaptarlo a sus proyectos.

La ventaja de la digitalización es que puede almacenar todas sus observaciones, hallazgos e informes en un solo lugar. Teniendo en cuenta que es esencial la evidencia para cumplir con los requisitos de calidad, es imperativo que los registros no sólo sean claros, sino que se almacenen en un lugar seguro y de fácil acceso.

Existen innumerables plantillas de plan de inspección. La que utilices dependerá del tipo de industria a la que te dediques. Algunas de las más comunes son las plantillas de construcción y fabricación, pero también hay plantillas más especializadas, como una plantilla de inspección del plan de pruebas de software, que también están disponibles.

2. Enumerar todas las inspecciones de tareas necesarias

A la hora de enumerar sus tareas para cada inspección, la mejor práctica es indicar las Características Definibles del Trabajo (DFOW) para proporcionar una explicación detallada del qué, cómo, y cuándo de cada inspección. Además, debe seguir la secuencia indicada en la declaración de métodos de trabajo que se exige para los trabajos de alto riesgo. Esto garantizará que los inspectores puedan comprobar si las tareas se realizan correctamente.

Recuerde incluir puntos de inspección importantes o puntos de hitos. Por ejemplo, estos pueden realizarse después de que se haya completado un piso en un edificio de gran altura o una vez que se hayan vertido los cimientos.

3. Asegúrese de que todos los documentos de referencia sean fácilmente accesibles

Diferentes inspecciones requerirán el cumplimiento de múltiples normas o requisitos de seguridad o calidad. Tener preparados los documentos de referencia necesarios ayudará a mejorar la eficiencia de su plan y la precisión de los controles de calidad.

4. Defina todas las designaciones y responsabilidades

Lo último que quiere es interrumpir sus operaciones mientras realiza sus inspecciones. Por lo tanto, antes de comenzar su proyecto, haga un punto para asignar y anotar los roles en su plan. Esto ayudará a evitar cualquier confusión y permitirá a su equipo navegar por la inspección de manera eficiente.

5. Involucre a sus clientes

Tomarse el tiempo para explicar su plan y pedir a sus clientes que presencien un plan aumentará su confianza en su negocio. Una vez que haya terminado con la sesión informativa, pídales que la firmen. Esto no sólo comunica que su sistema de gestión de la calidad está a la altura de los estándares, sino que su empresa es muy creíble y profesional.

6. Muestre las horas y fechas de todas las inspecciones realizadas

Para garantizar la exactitud de su registro, todas las fechas y horas deben figurar en el plan de pruebas de inspección junto con todas las listas de comprobación utilizadas. A continuación, fírmelo y haga que un testigo lo haga también. Esto le proporcionará los documentos necesarios para estar siempre al tanto del proceso del proyecto, a la vez que le servirá de prueba en caso de procedimientos legales.