Qu’est-ce qui se cache derrière une auto-inspection dans la pharmacie ?
Un auto-audit dans la pharmacie comprend une évaluation fondamentale des procédures et des processus afin de vérifier si les réglementations applicables sont respectées. Les audits externes annoncés ou non annoncés par le gouvernement ou les compagnies d’assurance visent généralement à détecter la fraude, le gaspillage et les abus. Le non-respect de la réglementation peut donner lieu à des enquêtes pénales, à la suspension de l’agrément et au refus de renouveler l’agrément.
Qu’est-ce qu’une liste de contrôle pour l’audit des pharmacies ?
Une liste de contrôle pour l’audit de la pharmacie est un outil utilisé par les pharmaciens pour effectuer des audits internes réguliers de la pharmacie. L’utilisation régulière de listes de contrôle numériques pour l’audit des pharmacies peut éviter des remboursements coûteux, faire économiser des milliers d’heures de travail et contribuer à garantir le respect des normes de santé et de sécurité.
Cet article couvre les sujets suivants :
1. les raisons d’un audit externe de la pharmacie
2. conseils pour préparer et éviter un audit externe
3. une application puissante et mobile de liste de contrôle pour l’audit de votre pharmacie
Situations qui déclenchent un audit externe de la pharmacie
Les auditeurs examinent de près les questions qui doivent être traitées, notamment les réglementations, les informations sur les prix et le statut des licences et des certifications des employés. Soyez conscient des situations critiques suivantes qui peuvent déclencher un audit dans votre pharmacie :
Plaintes des patients
Pour éviter un premier audit externe, les pharmaciens doivent fournir un service à la clientèle de haute qualité. Par exemple, un audit externe de la pharmacie peut être lancé si un patient signale de manière anonyme qu’un employé vole des médicaments.
Plaintes des concurrents
Avant tout, les pharmacies doivent établir et suivre un protocole de résolution des plaintes lorsqu’elles reçoivent des plaintes de concurrents. Les directeurs de pharmacie devraient revoir leur routine quotidienne pour déterminer quelles activités pourraient donner lieu à des plaintes.
Changements majeurs
Lorsque vous effectuez une auto-inspection en pharmacie, notez les changements importants dans les modes de facturation, les coûts des ingrédients, les quantités délivrées et le calendrier des médicaments. Le personnel des pharmacies devrait surveiller de manière cohérente les registres d’expédition et d’inventaire des médicaments afin d’identifier facilement l’un ou l’autre de ces déclencheurs de vérification.
Déviations significatives
S’il existe un écart au sein d’un groupe de pharmacies similaires, il est essentiel de confirmer que la pharmacie est affectée au bon groupe. S’il existe une différence de tarifs entre les pharmacies de même taille, de même ville ou de même région, un audit de la pharmacie est effectué pour déterminer la cause de cette différence.
5 conseils pour préparer et prévenir les audits externes
Un audit de la pharmacie se poursuivra même si aucun élément déclencheur clair ne peut être trouvé. Les auditeurs rapporteront tout ce qu’ils trouveront. Vous trouverez ci-dessous 5 conseils pour préparer et prévenir efficacement un audit externe à l’aide d’une auto-inspection de la pharmacie
- Préciser à l’avance la portée de l’audit externe pour s’assurer que seules les informations nécessaires sont fournies.
- Rassembler les documents nécessaires tels que les lignes directrices et les procédures, les factures et les protocoles (signature, substances contrôlées, etc.)
- Ne modifiez jamais ces registres ; vérifiez les constatations négatives avant que les auditeurs n’émettent leur rapport d’audit.
- Évitez les problèmes courants dans la tenue des registres, tels que les erreurs de facturation et de frappe pendant le processus de prescription, en contrôlant régulièrement tous les employés.
- Effectuer des audits internes complets en utilisant des listes de contrôle d’audit des pharmacies mobiles afin de garantir de manière proactive la conformité.
L’application de la liste de contrôle pour les audits de pharmacies
Les audits externes non annoncés par les compagnies d’assurance et les autorités peuvent facilement être évités si une nouvelle technologie est utilisée pour l’audit de la pharmacie elle-même. Lumiform, la puissante application d’inspection, peut aider les pharmacies à identifier les défauts et à améliorer les processus avant l’arrivée des auditeurs. Cela permet d’éviter des refacturations et des enquêtes criminelles coûteuses. Donner au personnel de la pharmacie les moyens de le faire :
- Effectuer une auto-inspection complète de la pharmacie à l’aide d’appareils mobiles.
- prendre des photos comme preuve de la meilleure pratique ou de la non-conformité.
- Envoyer des notifications en temps réel sur les mesures correctives et les audits prévus.
- Générez automatiquement des rapports d’audit et envoyez-les aux membres de votre organisation.
- Utilisez gratuitement Lumiform avec de petites équipes. Un compte Premium offre des fonctions encore plus pratiques.
